Выплата зарплаты в 1С:ЗУП: от ведомости до перечисления

Выплата зарплаты в 1С:ЗУП 3.1 собирается из двух документов: Начисление зарплаты и взносов считает суммы и удерживает НДФЛ, а Ведомость (в банк, в кассу или на счета) фиксирует факт выплаты и формирует данные для перечисления. Раздел для всех ведомостей — Выплаты.

Деньги уходят сотруднику за минусом исчисленного НДФЛ и прочих удержаний — алиментов, профсоюзных взносов, займов. Страховые взносы на руки не влияют: их платит работодатель сверх начисленной суммы. Ниже — весь маршрут от проверки начислений до выгрузки реестра в банк.

Сроки и структура выплат: аванс и окончательный расчёт

Зарплату закон требует платить не реже чем каждые полмесяца — то есть минимум два раза в месяц. Конкретные даты закрепляются в правилах внутреннего распорядка, коллективном или трудовом договоре. Между выплатами — не больше 15 дней.

На практике это две выплаты:

• Аванс (зарплата за первую половину месяца) — выплачивается, как правило, в последних числах текущего месяца.
• Окончательный расчёт — не позднее 15 календарных дней после окончания периода, за который начислена зарплата.

В 1С:ЗУП аванс и окончательный расчёт разделяются видом выплаты в ведомости. Как считается аванс (фиксированная сумма, процент от оклада или расчёт за фактически отработанные дни), задаётся в карточке сотрудника или в целом по организации — поле Аванс в настройках.

С чего начать: проверяем начисления перед выплатой

До формирования ведомости зарплата должна быть начислена и закрыта. Откройте Зарплата → Начисление зарплаты и взносов, создайте документ за месяц и нажмите Заполнить. Программа подтянет оклады, премии, больничные, отпускные и рассчитает НДФЛ с взносами.

Перед выплатой стоит свериться по трём точкам:

• 💰 Суммы к выплате — вкладка Начисления в документе показывает начислено, удержано и «на руки» по каждому.
• 📊 НДФЛ — вкладка НДФЛ: исчисленный налог должен совпасть с тем, что уйдёт в ведомость как удержание.
• ✂️ Удержания — вкладка Удержания подтянет алименты и займы, если они заведены документами на сотрудника.

Способ выплаты задаётся либо в целом по организации (Настройка → Организации → Учётная политика и другие настройки → Бухучёт и выплата зарплаты), либо индивидуально в карточке сотрудника. От него зависит, какую ведомость создавать.

Ведомость в банк: массовое перечисление на карты

Самый частый вариант — перечисление на зарплатные карты. Откройте Выплаты → Ведомости в банк и создайте документ.

Порядок заполнения:

1. Укажите месяц и организацию.
2. В поле Выплачивать выберите, что перечисляем: Зарплата за месяц, Аванс, Отпуск, Больничный или Расчёт при увольнении.
3. Выберите Зарплатный проект, по которому работает банк (если проект один — подставится сам).
4. Нажмите Заполнить — таблица наполнится сотрудниками с суммами к выплате.
5. Проведите документ.

Проверьте колонку «К выплате» до проведения: именно эти суммы уйдут в банк, откатить перечисление после выгрузки реестра сложно.

Если нужно выплатить не всем сразу, а выборочно, снимите галочки с лишних строк или заполните ведомость по конкретному подразделению — для этого в шапке есть отбор по подразделению и способу выплаты. По одному сотруднику удобно платить межрасчётные суммы: больничный, отпускные, премию.

Если сотрудники получают деньги в разных банках без единого зарплатного проекта, используйте Выплаты → Ведомости на счета — там для каждого указываются свои реквизиты. А когда часть людей на картах, а часть получает наличными, создайте две ведомости: банковскую и кассовую, каждую со своим способом выплаты.

Выплата через кассу: ведомость и расходный ордер

Когда зарплата выдаётся наличными, маршрут другой. Создайте Выплаты → Ведомости в кассу, заполните так же, как банковскую, и проведите.

Дальше работают два документа:

• По закрытой ведомости формируется расчётно-платёжная ведомость (печатные формы Т-49 или Т-53) — по ней сотрудники расписываются в получении.
• На общую сумму выданного бухгалтер проводит расходный кассовый ордер в бухгалтерской программе (в ЗУП касса обычно не ведётся — выплата отражается документом, а деньги списываются в 1С:Бухгалтерии).

Печатные формы доступны кнопкой Печать в самой ведомости — выбирайте нужную форму списком. Т-53 (платёжная ведомость) используют, когда выдают только деньги, а Т-49 (расчётно-платёжная) — когда на одном бланке нужны и расчёт, и роспись. На практике для разовой выдачи наличных чаще берут Т-53.

Депонированные суммы не сгорают: сотрудник может получить их позже по расходному ордеру. В ЗУП такие суммы остаются в составе невыплаченной зарплаты и попадают в следующую ведомость, если вы её переформируете.

Удержание НДФЛ при выплате зарплаты

С 2023 года датой получения дохода в виде зарплаты считается день выплаты, а не последний день месяца. Поэтому НДФЛ удерживается при каждом перечислении денег — и с аванса, и с окончательного расчёта.

Механика в программе:

• НДФЛ исчисляется в документе Начисление зарплаты и взносов.
• НДФЛ удерживается в момент проведения ведомости — сумма налога привязывается к факту выплаты.
• После выплаты налог нужно перечислить в бюджет единым налоговым платежом.

Сроки уплаты НДФЛ сейчас привязаны к двум периодам внутри месяца:

Для контроля удобен отчёт Налоги и взносы → Отчёты по налогам и взносам → Удержанный НДФЛ — он показывает налог в разрезе дат выплат и помогает собрать суммы для уведомления.

Частая ошибка — расхождение между исчисленным и удержанным НДФЛ. Исчисленный появляется при начислении зарплаты, удержанный — только при проведении ведомости. Пока сотруднику не выплатили, налог считается исчисленным, но не удержанным, и в уведомление он не попадёт. Поэтому проводите ведомости до подачи уведомления, иначе суммы не сойдутся с данными 6-НДФЛ.

Калькулятор выше считает «на руки», НДФЛ и взносы от суммы начисления — удобно свериться с тем, что ЗУП поставит в ведомость.

Страховые взносы: что с ними при выплате

Страховые взносы не удерживаются из зарплаты сотрудника — это расход работодателя сверх начисленного фонда. На сумму выплаты «на руки» они не влияют.

Ключевые моменты:

• Взносы на пенсионное, медицинское и социальное страхование считаются единым тарифом (базовый — 30% в пределах предельной базы, сверх неё — 15,1%).
• Начисляются они тем же документом Начисление зарплаты и взносов, что и зарплата.
• Срок уплаты — до 28 числа месяца, следующего за месяцем начисления, с подачей уведомления до 25 числа.
• Взносы «на травматизм» (от несчастных случаев) платятся отдельно и администрируются Социальным фондом России (СФР — так с 2023 года называется объединённый фонд вместо ПФР и ФСС).

Алименты и удержания по исполнительным листам

Если на сотрудника пришёл исполнительный документ, удержание нужно завести до расчёта зарплаты — тогда оно автоматически уменьшит сумму к выплате в ведомости.

Порядок:

1. Откройте раздел Зарплата (или Кадры) и найдите список исполнительных документов — создайте запись по пришедшему листу.
2. Укажите вид удержания (алименты, долг, возмещение), получателя и правило расчёта: процент от дохода, доля или твёрдая сумма.
3. Задайте период действия и способ перечисления получателю.

Удержание считается с дохода за вычетом НДФЛ, а не с начисленной суммы — это требование закона об исполнительном производстве.

Лимиты удержаний, которые программа контролирует:

• до 50% заработка — по общему правилу;
• до 70% — по алиментам на несовершеннолетних детей, возмещению вреда здоровью и ущерба от преступления.

Перечисление алиментов получателю оформляется отдельно — обычно по той же ведомости на выплату или отдельным платёжным поручением с указанием получателя и назначения.

Отдельный случай — когда начисленной зарплаты не хватает, чтобы удержать всю сумму по листу (например, сотрудник был в отпуске без сохранения и заработал мало). Тогда удерживается доступный максимум в пределах лимита, а остаток переносится и догоняется из следующих выплат. ЗУП ведёт такой «долг» по исполнительному документу автоматически — вручную пересчитывать остаток не нужно, но стоит сверить его во вкладке Удержания следующего месяца.

Платёжные поручения и выгрузка реестра в банк

После проведения банковской ведомости деньги в банк уходят не из ЗУП напрямую, а через файл обмена или зарплатный проект.

Два рабочих сценария:

Через зарплатный проект (электронный обмен с банком). В настройках зарплатного проекта (Выплаты → Зарплатные проекты) включается электронный обмен. Тогда прямо из ведомости кнопкой выгрузки формируется файл реестра в формате банка. Файл загружается в клиент-банк, банк зачисляет суммы на карты, а ответный файл с подтверждением загружается обратно в ЗУП.

Через платёжное поручение на общую сумму. Если обмена файлами нет, в бухгалтерской программе создаётся одно платёжное поручение на общую сумму ведомости с перечислением на реестр банка, а детализация по сотрудникам передаётся банку отдельно.

Отдельные платёжки понадобятся также на:

• 🧾 НДФЛ — в составе единого налогового платежа (единая платёжка на ЕНС, КБК ЕНП);
• 🧾 страховые взносы — тоже через ЕНП;
• 🧾 алименты и удержания — напрямую получателям по реквизитам из исполнительного листа.

Проверить, что всё выплачено и ничего не зависло, помогает отчёт Выплаты → Отчёты по выплатам → Невыплаченная зарплата — он покажет сотрудников с остатком к выплате.

Порядок действий при выплате через зарплатный проект по шагам:

1. Провести ведомость в банк за нужный период.
2. Выгрузить файл реестра из ведомости в формат банка.
3. Загрузить файл в клиент-банк и отправить на исполнение.
4. Получить от банка подтверждающий файл о зачислении.
5. Загрузить подтверждение обратно в ЗУП — статус сотрудников сменится на «выплачено».

Пока подтверждение не загружено, зарплата в программе числится невыплаченной, даже если банк уже зачислил деньги. Это нормальная логика обмена: статус закрывается ответным файлом.

Частые вопросы по выплате зарплаты в 1С