Подача единой формы сведений в СФР из 1С:ЗУП и Бухгалтерии — от настройки до протокола

ЕФС-1 из 1С подают так: кадровый документ (приём, перевод, увольнение, договор ГПХ) регистрирует мероприятие, затем в Кадры → Электронные трудовые книжки создаётся документ ЕФС-1, заполняется по кнопке «Заполнить», подписывается и уходит в Социальный фонд через 1С-Отчетность. Стаж и раздел 2 по травматизму формируют отдельно, в списке регламентированных отчётов.

Частая ошибка кадровика — считать ЕФС-1 одним отчётом с одним сроком. На деле это три независимые части с разной периодичностью. Перепутаете — получите штраф по одной части, хотя другие сданы вовремя. В 1С:ЗУП 3.1 и 1С:Бухгалтерии 3.0 у каждой части свой документ и своя кнопка заполнения.

Подготовка 1С к подаче ЕФС-1: что проверить заранее

Половина отказов СФР — это не ошибка в отчёте, а пустое или неверное поле в справочниках. Отчёт берёт данные оттуда и сам ничего не исправляет. Поэтому перед первой отправкой пройдитесь по трём местам.

Карточка организации

Откройте Настройка → Организации (в Бухгалтерии — Главное → Организации) и проверьте:

• 🏢 Регистрационный номер в СФР — единый, 10 цифр. Старый номер ФСС с 2023 года для ЕФС-1 не нужен (ФСС и ПФР с 2023 года объединены в Социальный фонд, СФР).
• 🔢 ИНН и КПП — должны совпадать с данными, под которыми организация стоит на учёте в фонде.
• 🏷️ Код подчинённости — пятизначный код территориального органа СФР. Он нужен для раздела 2 и есть в уведомлении о регистрации.
• 📋 ОКВЭД — основной вид деятельности, от него зависит тариф на травматизм.

Для обособленных подразделений, которые сами отчитываются в СФР, эти реквизиты заполняют в карточке подразделения отдельно.

Учётная политика и тариф на травматизм

В ЗУП ставку взносов от несчастных случаев задают в учётной политике организации: из карточки организации перейдите по ссылке учётной политики и откройте вкладку со страховыми взносами. Там же указывают скидку или надбавку к тарифу, если СФР её установил.

Если ставка не заполнена, раздел 2 выйдет с нулями, и это заметят только при сверке с фондом.

Сотрудники и должности

• 👤 СНИЛС у каждого работника и исполнителя по договору ГПХ. Без него строка в отчёт попадёт, но СФР её не примет.
• 🧾 ФИО — строго как в паспорте, с буквой «ё», если она есть в документе.
• 💼 Должности — в справочнике должностей заполните код по ОКЗ. Поле не всегда обязательное, но СФР сверяет трудовую функцию с классификатором, и пустой код часто даёт предупреждение.

Кадровые мероприятия в ЕФС-1: подраздел 1.1 о трудовой деятельности

Подраздел 1.1 — это бывшая форма СЗВ-ТД плюс сведения о договорах ГПХ. Сюда попадают события, которые меняют электронную трудовую книжку.

Как мероприятие попадает в отчёт

1. Проведите кадровый документ. В нём должен стоять признак отражения в трудовой книжке — в документах приёма, перевода и увольнения это отдельный флажок или блок «Трудовая книжка».
2. Перейдите в Кадры → Электронные трудовые книжки. Там видны все зарегистрированные мероприятия и отчёты по ним.
3. Создайте новый документ ЕФС-1 о трудовой деятельности.
4. Нажмите «Заполнить» — программа подтянет все мероприятия, по которым сведения ещё не отправлены.
5. Проверьте каждую строку: дату, вид мероприятия, должность, номер и дату приказа.

Если перевод не меняет должность и трудовую функцию (например, только оклад), в трудовую книжку он не записывается — снимите признак отражения, иначе в СФР уйдёт лишняя запись.

Договоры ГПХ

Исполнители по договорам подряда и оказания услуг попадают в 1.1 только по факту заключения и прекращения договора. Сам договор в ЗУП оформляют документом «Договор (работы, услуги)». Дата начала и окончания из него переходит в отчёт автоматически.

Договор продлили допсоглашением — новой записи о заключении не будет, но дата прекращения сдвинется. Подавайте сведения о прекращении только когда договор реально закончился.

Сведения о трудовой функции и стаже: подраздел 1.2

Подраздел 1.2 заменил СЗВ-СТАЖ. Его сдают по итогам года — не позднее 25 января, а при выходе работника на пенсию — в течение трёх календарных дней после его заявления.

Что заполняется автоматически

• 📅 периоды работы в отчётном году по каждому сотруднику и исполнителю ГПХ;
• 🌡️ коды особых условий труда, если они указаны в должности или штатном расписании;
• 🧭 территориальные условия — районы Крайнего Севера и приравненные местности;
• 🏖️ периоды, которые идут в стаж с особым кодом: отпуск по уходу за ребёнком, отпуск без сохранения зарплаты, больничный.

Где взять профессиональные данные

Коды льготного стажа и досрочной пенсии 1С берёт из настроек должностей и позиций штатного расписания. Если у вас есть вредные условия по результатам спецоценки, заполните класс условий труда там же — вручную в отчёте эти данные потеряются при следующем перезаполнении.

Типовые ситуации по стажу

Если в году у работника есть больничный, он входит в общий период работы и отдельной строкой обычно не выделяется — это поведение по умолчанию, проверяйте его в форме перед отправкой.

Реквизиты страхователя и раздел 2 о травматизме

Раздел 2 — бывший 4-ФСС. Его сдают ежеквартально, не позднее 25-го числа месяца после квартала. В титульной части стоят реквизиты страхователя и сведения о подчинённости: регистрационный номер, код подчинённости, ИНН, КПП, ОКВЭД.

Где сформировать

• ЗУП 3.1: Отчетность, справки → 1С-Отчетность, кнопка «Создать», в поиске по виду отчёта наберите «ЕФС».
• Бухгалтерия 3.0: Отчеты → Регламентированные отчеты, «Создать», тот же поиск.

Выберите период и организацию, нажмите «Заполнить». Программа соберёт базу для взносов, начисленные взносы, данные о несчастных случаях и спецоценке.

Проверка сумм

Перед отправкой сравните раздел 2 с бухгалтерией:

1. Начисленные взносы на травматизм за квартал — с оборотом по субсчёту 69.11 (или тому, который настроен у вас для этих взносов).
2. Базу для взносов — с отчётом по начислениям за тот же период.
3. Ставку — с уведомлением СФР о размере тарифа.

Расхождения обычно дают сторнированные начисления прошлых периодов или документ, проведённый задним числом после закрытия квартала.

Отправка ЕФС-1 через 1С-Отчетность: порядок действий

Организации с численностью больше 10 человек подают ЕФС-1 только в электронном виде. Для этого в 1С должна быть подключена 1С-Отчетность с направлением в СФР.

Перед первой отправкой

• 🔑 сертификат электронной подписи руководителя или представителя с действующей МЧД установлен на компьютере;
• 📡 в настройках документооборота организации отмечено направление в Социальный фонд;
• 🔄 в Администрирование → Интернет-поддержка и сервисы подключена интернет-поддержка, иначе не обновятся форматы.

Отправка пошагово

1. Откройте готовый документ ЕФС-1 и нажмите «Проверить». Программа покажет ошибки формата и незаполненные поля.
2. Исправьте всё, что подсвечено красным. Предупреждения (жёлтые) отправке не мешают, но прочитайте их.
3. Нажмите «Отправить». Программа подпишет файл, зашифрует и передаст оператору.
4. В журнале 1С-Отчетности дождитесь квитанции о доставке — обычно это минуты.
5. Протокол проверки СФР приходит позже: от нескольких часов до пары рабочих дней. Обновляйте статус кнопкой «Обновить».

Если нет 1С-Отчетности

Выгрузите файл из формы отчёта (команда выгрузки есть в меню формы) и отправьте его через другую систему сдачи отчётности или личный кабинет страхователя на сайте СФР. Формат файла один и тот же.

Протокол СФР и исправление ЕФС-1

После проверки фонд возвращает протокол. Его видно в журнале 1С-Отчетности по ссылке у отправленного отчёта.

Частые причины отклонения строк

• ❌ СНИЛС не найден или ФИО не совпадает с данными фонда — проверьте документ работника, исправьте карточку.
• ❌ Мероприятие «Увольнение» без предшествующего «Приёма» — значит, сведения о приёме не подавались. Сначала отправьте их.
• ❌ Дата мероприятия позже даты отчёта или раньше даты регистрации организации.
• ❌ Код ОКЗ не соответствует наименованию должности.

Как исправить уже принятые сведения

Подраздел 1.1. Ошибочную запись отменяют: создайте новый ЕФС-1, добавьте ту же строку мероприятия и установите в ней признак отмены. Затем подайте правильные сведения новой строкой. В ЗУП для этого в табличной части есть отдельная колонка или флажок отмены.

Подраздел 1.2. Создайте сведения о стаже с типом «корректирующие» по тем людям, у которых ошибка, или «отменяющие», если человек попал в отчёт по ошибке.

Раздел 2. Подают уточнённый раздел за тот же квартал с номером корректировки 001, 002 и так далее. В нём указывают полные правильные данные, а не только разницу.

Ошибки при подаче ЕФС-1, которых можно избежать

• 🕓 Сдавать 1.1 раз в месяц пачкой. Для приёма и увольнения срок — следующий рабочий день. Ежемесячная пачка подходит только переводам.
• 🔁 Создавать новый отчёт вместо отмены. Повторная отправка той же строки без признака отмены даёт дубль записи в электронной трудовой книжке.
• ✍️ Править суммы раздела 2 вручную. При следующем перезаполнении правки пропадут, а расхождение с бухгалтерией останется.
• 🏢 Забыть про обособленное подразделение. Если оно само зарегистрировано в СФР, ЕФС-1 по его людям подают под его реквизитами.

Частые вопросы