Скан, Excel, XML или выписка: какой путь выбрать, чтобы документ оказался в базе 1С

Загрузить документ в 1С можно пятью способами, и выбор зависит от того, что у вас на руках. Скан или PDF прикрепляют к документу базы через скрепку «Присоединенные файлы». Таблицу Excel подгружают в табличную часть кнопкой Загрузить. Файл УПД в формате ФНС (XML) и входящие из ЭДО превращаются в готовое поступление почти без ручного ввода. Выписку банка загружают из файла клиент-банка в Банк и касса → Банковские выписки.

Если документов сотни и они приходят регулярно, ручная загрузка уже не подходит: нужен обмен данными или своя обработка. Пути меню даны для 1С:Бухгалтерии 3.0 на платформе 8.3 с интерфейсом «Такси»; в ЗУП 3.1 и УТ 11 механизмы те же (они из общей библиотеки), отличаются только разделы меню.

С чего начать: какой способ загрузки документа подходит вашему файлу

Сначала поймите, что именно вы хотите получить в базе. «Подгрузить документ» в 1С означает одно из трёх:

• 📎 приложить файл к уже существующему документу или карточке (скан договора, фото чека) — учётных данных не появляется;
• 🧾 создать учётный документ из файла (УПД, накладная, выписка) — появляются суммы, проводки, движения;
• 📊 заполнить табличную часть готового документа строками из таблицы (300 позиций накладной из Excel).

Как подгрузить скан, PDF, JPG или TIFF к документу 1С

Сканы прикладывают к документу как файл. В 1С:Бухгалтерии в шапке почти любого документа и карточки справочника есть кнопка со скрепкой. Цифра рядом — сколько файлов уже приложено.

Прикрепить готовый файл с диска

1. Откройте документ, например Покупки → Поступление (акты, накладные, УПД) → нужная накладная.
2. Нажмите скрепку — откроется список присоединенных файлов.
3. Нажмите Добавить и выберите вариант с файлом с компьютера.
4. Укажите файл. Можно выделить несколько сразу.
5. Закройте окно — счётчик на скрепке увеличится.

Форматы не ограничены: PDF, JPG, PNG, TIFF, DOCX, XLSX. Файл открывается двойным щелчком в программе, которая назначена в Windows.

Сканировать прямо из 1С

В том же меню Добавить есть вариант «Со сканера». Для него нужны:

• 🖨️ сканер с драйвером TWAIN, установленный на компьютере пользователя;
• 🧩 компонента сканирования — 1С предложит установить её при первом запуске;
• ⚙️ настройки: разрешение (для документов хватает 200–300 dpi), цветность, формат итогового файла.

Многостраничный документ удобнее сохранять одним PDF или многостраничным TIFF, а не пачкой JPG по странице.

Где хранятся файлы

По умолчанию файлы лежат внутри информационной базы. На 10–20 тысячах сканов база заметно растёт, резервные копии делаются дольше. Администратор может включить хранение в томах на диске: Администрирование → Общие настройки, блок про присоединенные файлы, — там задаётся способ хранения и тома.

Скан, который нужно провести, а не просто хранить

Если накладную нужно не только приложить, но и завести в учёт, есть сервис «1С:Распознавание первичных документов». Он платный (часть пакетов страниц включена в тарифы 1С:ИТС, сверх них — докупаются). Скан или фото загружают в списке поступлений, сервис возвращает черновик документа с контрагентом, номенклатурой и суммами. Бухгалтер проверяет строки и проводит.

Импорт табличной части из Excel: пошагово

Самый частый сценарий: поставщик прислал счёт на 150 позиций в Excel, и набирать его руками никто не хочет.

Шаг 1. Подготовьте таблицу

• Одна строка — одна позиция, без объединённых ячеек и промежуточных итогов.
• Отдельные колонки: наименование или артикул, количество, цена, сумма, ставка НДС.
• Числа — числами, без «шт.» и «руб.» в той же ячейке.
• Шапку счёта (номер, итоги, подписи) удалите или оставьте выше таблицы — строки шапки при загрузке можно пропустить.

Шаг 2. Загрузите строки в документ

1. Создайте документ поступления, заполните шапку: организацию, контрагента, договор, склад.
2. Над табличной частью «Товары» нажмите Загрузить.
3. В открывшейся форме вставьте строки из Excel через буфер (Ctrl+C в Excel → Ctrl+V в форму) или выберите файл.
4. Сопоставьте колонки: каждой колонке таблицы укажите реквизит — номенклатура, количество, цена.
5. Выберите, как искать номенклатуру: по наименованию, артикулу или штрихкоду.
6. Нажмите кнопку перехода к следующему шагу. 1С покажет, какие строки сопоставлены, а какие нет.
7. Для несопоставленных строк выберите номенклатуру вручную или разрешите создать новые элементы.
8. Завершите загрузку и проверьте итог документа с итогом файла.

Шаг 3. Сверьте

Итоговая сумма документа должна совпасть с суммой в файле до копейки. Если отличается на несколько рублей — обычно виновато округление цены: в файле цена с 4 знаками, а в 1С — с 2. Тогда загружайте сумму, а цену пусть рассчитает программа.

Загрузка справочников из Excel

Номенклатуру, контрагентов и цены грузят тем же механизмом из списка справочника. Например, в Справочники → Номенклатура команда загрузки находится в меню Ещё. Логика та же: таблица → сопоставление колонок → проверка → запись.

Электронные документы: УПД, счета-фактуры, накладные в XML

Электронный УПД в формате ФНС — это XML-файл. В нём уже есть ИНН сторон, номенклатура, НДС и реквизиты. Поэтому его загрузка даёт полноценный документ, а не вложение.

Через ЭДО

Если вы и поставщик подключены к оператору электронного документооборота, документы приходят в 1С сами:

1. Откройте «Текущие дела ЭДО» — рабочее место есть в разделах Покупки и Продажи.
2. Найдите входящий УПД, откройте его.
3. Сопоставьте номенклатуру поставщика со своей. 1С запоминает сопоставление, и в следующий раз строки подтянутся сами.
4. Подпишите документ и создайте по нему поступление.

Счёт-фактура в электронном виде подписывается только квалифицированной подписью (КЭП). Для первички стороны могут договориться и о неквалифицированной подписи — это закреплено в соглашении об ЭДО.

Из файла без ЭДО

Поставщик прислал XML по почте — его тоже можно загрузить:

1. Покупки → Поступление (акты, накладные, УПД).
2. В командной панели списка нажмите Загрузить и выберите загрузку из файла.
3. Укажите XML. 1С распознает формат, найдёт контрагента по ИНН и предложит сопоставить номенклатуру.
4. Проверьте созданный документ и проведите.

Банковские выписки

Банк и касса → Банковские выписки → Загрузить. Укажите файл обмена из клиент-банка (обычно kl_to_1c.txt, внутри формат 1CClientBankExchange). 1С создаст документы списания и поступления, найдёт контрагентов по ИНН и счёту. Нераспознанные операции останутся с пустым контрагентом — их разносят вручную. При подключённом 1С:ДиректБанке выписка загружается без файла, кнопкой запроса из банка.

Автоматическая загрузка документов через обмен данными

Когда документы рождаются в другой программе 1С (торговля, розница, филиал), переносить их файлами каждый день нет смысла. Настройте синхронизацию.

Где: Администрирование → Синхронизация данных. Включите флажок синхронизации, затем создайте настройку обмена с нужной программой.

Расписание задают в настройке обмена: например, каждые 30 минут в рабочее время. Конфликты (документ изменили в обеих базах) решаются по приоритету, который указывается там же.

Загрузка документов программно: обработка, COM, OData, HTTP

Если готовых механизмов не хватает, пишут внешнюю обработку или интеграцию.

Внешняя обработка чтения Excel

Платформа 8.3 читает файлы xlsx и mxl через табличный документ. Пример функции, которая возвращает строки файла таблицей значений: колонка 1 — артикул, 2 — количество, 3 — цена, первая строка — заголовки.

&НаСервере
Функция ПрочитатьСтрокиИзExcel(АдресФайла)

    ИмяФайла = ПолучитьИмяВременногоФайла("xlsx");
    ДвоичныеДанные = ПолучитьИзВременногоХранилища(АдресФайла);
    ДвоичныеДанные.Записать(ИмяФайла);

    ТабДок = Новый ТабличныйДокумент;
    ТабДок.Прочитать(ИмяФайла, СпособЧтенияЗначенийТабличногоДокумента.Значение);

    Результат = Новый ТаблицаЗначений;
    Результат.Колонки.Добавить("Артикул");
    Результат.Колонки.Добавить("Количество");
    Результат.Колонки.Добавить("Цена");

    Для НомерСтроки = 2 По ТабДок.ВысотаТаблицы Цикл
        Префикс = "R" + Формат(НомерСтроки, "ЧГ=0") + "C";
        Артикул = СокрЛП(ТабДок.Область(Префикс + "1").Текст);
        Если ПустаяСтрока(Артикул) Тогда
            Продолжить;
        КонецЕсли;
        НоваяСтрока = Результат.Добавить();
        НоваяСтрока.Артикул = Артикул;
        НоваяСтрока.Количество = Число(СтрЗаменить(ТабДок.Область(Префикс + "2").Текст, ",", "."));
        НоваяСтрока.Цена = Число(СтрЗаменить(ТабДок.Область(Префикс + "3").Текст, ",", "."));
    КонецЦикла;

    УдалитьФайлы(ИмяФайла);
    Возврат Результат;

КонецФункции

Дальше по каждой строке ищут номенклатуру (Справочники.Номенклатура.НайтиПоРеквизиту("Артикул", ...)) и добавляют строку в табличную часть документа. Если в числовой ячейке окажется текст, Число() вызовет исключение — оберните присваивание в Попытка ... Исключение, чтобы получить номер плохой строки.

Внешние системы

• 🔌 COM-соединение — для скриптов на Windows-сервере: внешняя программа подключается к базе и создаёт документы. Требует лицензию на соединение.
• 🌐 OData — стандартный REST-интерфейс по адресу /odata/standard.odata/ опубликованной базы. Объекты, доступные через него, отмечает администратор.
• 🧩 HTTP-сервисы — свой API в расширении конфигурации: сайт отправляет JSON, 1С создаёт документ.

Доработки делайте в расширении, а не в основной конфигурации: так она остаётся на поддержке и обновляется без сравнения-объединения.

Как ускорить загрузку больших объёмов документов

Загрузка 50 документов и 50 000 — разные задачи. Что реально ускоряет вторую:

1. Записывайте без проведения, проводите потом пакетом. В БП 3.0 это обработка «Групповое перепроведение документов » в разделе Операции.
2. В обработке ставьте ДокументОбъект.ОбменДанными.Загрузка = Истина перед записью. Платформа пропустит проверки и обработчики формы — так работают типовые обмены. Цена — ответственность за корректность данных на вас.
3. Группируйте записи в транзакции по 100–500 объектов, а не по одному и не все сразу. Одна гигантская транзакция держит блокировки и падает целиком.
4. Загружайте в нерабочее время, если база файловая: пока идёт загрузка, коллеги будут ловить ожидание блокировок.
5. Кешируйте поиск номенклатуры — один запрос в соответствие «артикул → ссылка» вместо 50 000 вызовов НайтиПоРеквизиту.

Если документ не загружается: ошибки и что с ними делать

Частые вопросы