Номенклатура в 1С: от первой карточки до загрузки всего каталога

Справочник номенклатуры в 1С:Бухгалтерии 3.0 открывается из раздела Справочники → Товары и услуги → Номенклатура, в 1С:Управлении торговлей 11 и 1С:ERP — из раздела НСИ и администрирование → НСИ → Номенклатура. «Подключить номенклатуру» на практике означает одно из двух: завести карточку конкретного товара или услуги вручную либо загрузить сразу весь каталог из Excel, а затем привязать его к счетам учёта и документам.

От того, как заполнены карточки, зависит дальше всё: правильные проводки, корректный НДС, учёт остатков по складам, печатные формы. Карточку, заведённую наспех, потом приходится переделывать по всем документам, где она уже засветилась. Поэтому минимум обязательных полей лучше продумать один раз.

Где открыть справочник номенклатуры

Путь к списку отличается по конфигурациям, но сам справочник есть в каждой из них.

В любой конфигурации справочник открывается и через поиск по командному интерфейсу: нажмите значок лупы в верхней панели, наберите «Номенклатура» и перейдите по ссылке. Это удобно, когда не помните точный раздел.

Как завести карточку товара или услуги

Чтобы добавить позицию, в списке номенклатуры нажмите Создать. Откроется карточка. Заполните её по порядку.

1. Наименование. Рабочее, короткое — по нему вы будете искать позицию в документах. Полное наименование для печатных форм задаётся отдельным полем ниже.
2. Вид (или тип) номенклатуры. В Бухгалтерии переключатель Товар / Услуга; в Управлении торговлей и ERP — ссылка на справочник видов номенклатуры, который задаёт шаблон карточки. От этого выбора зависят доступные поля и счета учёта.
3. Входит в группу. Папка иерархии, куда ляжет позиция. Про группы — отдельный раздел ниже.
4. Единица измерения. Для товаров обычно шт, для услуг — часто единица не важна, но поле заполнить стоит.
5. Ставка НДС. Подставляется по умолчанию из учётной политики, но проверяйте: для льготных товаров и услуг ставка своя.
6. Артикул, штрихкод, код ТН ВЭД. Заполняйте, если ведёте по ним учёт, торгуете маркированным товаром или занимаетесь импортом.

После заполнения нажмите Записать и закрыть. Для услуги достаточно наименования, вида «Услуга» и ставки НДС — склад и штрихкоды ей не нужны.

Ещё пара полей, о которых забывают:

• Полное наименование — именно оно попадает в счета-фактуры и накладные. Рабочее наименование может быть сокращённым («Бумага А4»), а полное — развёрнутым («Бумага офисная А4, 80 г/м², 500 листов»). Если оставить полное пустым, в печать уйдёт рабочее.
• Номенклатурная группа — для Бухгалтерии заполните, если ведёте учёт выручки и затрат по направлениям. Подробнее — в следующем разделе.
• Страна происхождения и номер ГТД — нужны для импортных товаров, иначе в документах реализации их придётся указывать вручную каждый раз.

С единицами измерения один нюанс: в карточке задаётся единица хранения остатков (обычно шт), а в документах можно указывать дополнительную единицу — например, покупаете коробками, а учёт ведёте в штуках. Коэффициент пересчёта задаётся в карточке единицы. Это избавляет от ручного деления на количество в упаковке.

Перед массовым заведением позиций определитесь со структурой групп и правилами именования — переделывать потом дороже, чем договориться на берегу.

Группы справочника и номенклатурные группы — это разное

Здесь путаются чаще всего. В 1С есть два похожих по названию, но совершенно разных механизма.

🗂 Группы справочника — это папки, в которые вы складываете позиции для удобства поиска: «Материалы», «Товары», «Услуги», внутри — подпапки по видам. Чисто визуальная иерархия, на учёт она не влияет. Чтобы создать папку , в списке нажмите Создать группу.

📊 Номенклатурные группы (в Бухгалтерии) — это аналитика учёта выручки и затрат на счетах 90.01, 20, 44. По ним строится отчётность о себестоимости и рентабельности по направлениям деятельности. Отдельный справочник, который заполняется в карточке в поле Номенклатурная группа.

Вывод простой: папки делайте для себя, а номенклатурные группы — под управленческий учёт. Одна номенклатурная группа может объединять позиции из разных папок справочника.

Глубокую иерархию папок (пять-шесть уровней) лучше не строить — искать в ней неудобно. Два-три уровня для большинства баз достаточно.

Характеристики и дополнительные свойства

Когда один товар продаётся в разных вариантах — цвет, размер, фасовка, — на каждый вариант заводить отдельную карточку не нужно. Для этого есть характеристики номенклатуры.

В Управлении торговлей и ERP характеристики включаются на уровне вида номенклатуры: в карточке вида ставится признак использования характеристик. После этого у товара появляется возможность задать варианты (например, «Футболка» → характеристики «S/белая», «M/чёрная»), и остатки ведутся в разрезе каждого варианта.

В Бухгалтерии 3.0 использование характеристик включается флажком в настройках функциональности (Главное → Функциональность, закладка про запасы). Для простого бухгалтерского учёта характеристики чаще не нужны — их подключают, когда требуется детализация остатков.

Если же нужно просто хранить в карточке дополнительную информацию — вес, производитель, срок годности, — используйте дополнительные реквизиты и сведения. Механизм включается в разделе Администрирование → Общие настройки → Дополнительные реквизиты и сведения.

• 📝 Дополнительный реквизит — хранится в самой карточке, участвует в печатных формах и отборах.
• 🔖 Дополнительное сведение — хранится отдельно, карточку при его изменении перезаписывать не нужно.

Разница тонкая, но на практике для свойств товара почти всегда берут дополнительные реквизиты.

Загрузка номенклатуры из Excel и из другой базы

Вбивать сотни позиций руками не нужно. Есть несколько способов перенести готовый каталог.

Загрузка из Excel . В Бухгалтерии 3.0 в списке номенклатуры есть команда Загрузить — она открывает мастер загрузки из табличного файла (.xlsx, .xls, .mxl). Порядок такой:

1. Подготовьте файл: шапка-строка с названиями колонок, ниже — данные. Уберите объединённые ячейки и пустые строки.
2. В мастере сопоставьте колонки файла с полями номенклатуры: наименование, артикул, единица, ставка НДС.
3. Проверьте, какие позиции мастер нашёл в базе, а какие создаст заново, и запустите загрузку.

Если в вашей конфигурации кнопки загрузки в списке нет, задачу решает универсальная обработка Загрузка данных из табличного документа — её берут из состава типовых обработок или с диска поддержки.

Перенос из другой базы 1С. Если каталог уже ведётся в другой базе, настройте синхронизацию данных (Администрирование → Синхронизация данных) или выгрузите справочник через стандартный обмен. Так переносятся не только наименования, но и привязки к счетам учёта.

Сервис 1С:Номенклатура. Для товаров со штрихкодом есть сервис, который заполняет карточку по готовому описанию из общего каталога: наименование, производитель, код ТН ВЭД подставляются автоматически. Подключается в настройках интернет-поддержки.

Как номенклатура попадает в документы и счета учёта

Карточка сама по себе ничего не учитывает — учёт появляется, когда позицию проводят в документе. Чтобы проводки формировались автоматически и правильно, настройте привязку к счетам.

Счета учёта номенклатуры в Бухгалтерии задаются не в самой карточке, а в отдельном регистре Счета учёта номенклатуры (открывается по ссылке из списка номенклатуры или из раздела справочников). Правила задаются по комбинации: вид номенклатуры + склад + организация. Например, для группы «Материалы» — счёт 10.01, для товаров — 41.01.

Это ключевой момент автоматизации: один раз настроив правила по группам, вы избавляете бухгалтера от выбора счёта в каждом документе. При проведении Поступления, Реализации, Требования-накладной счёт подтянется сам.

Дальше номенклатура подбирается в табличную часть документов:

• 📦 Поступление (акты, накладные) — оприходование товара, Дт 41 / 10 Кт 60.
• 💰 Реализация (акты, накладные) — продажа, выручка на 90.01, списание себестоимости.
• 🏭 Требование-накладная, Отчёт производства за смену — движение материалов и выпуск.

Проверить, что позиция «ожила» в учёте, можно оборотно-сальдовой ведомостью по счёту 41 или 10 с отбором по номенклатуре, а также отчётом по остаткам товаров на складах.

Если в документе товар подбирается, а цена не подставляется, значит для него не заданы цены. Для розницы и торговли цены хранятся в регистре цен и заполняются документом установки цен; в Бухгалтерии цену проще указывать прямо в документе. Отдельный частый вопрос — почему при продаже не списывается себестоимость: это обычно означает, что на складе нет остатка этой позиции (не было оприходования) либо выбран неверный склад.

Частые ошибки при заведении номенклатуры

• Дубли карточек. Один и тот же товар заведён дважды с чуть разным названием — остатки «разъезжаются» по двум позициям. Лечится поиском и удалением дублей (или обработкой Поиск и удаление дублей), но лучше не допускать: перед созданием ищите позицию в списке.
• Неверная ставка НДС. Подставилась ставка из учётной политики, а товар льготный. В документах пойдёт неправильный НДС. Проверяйте ставку в карточке.
• Не настроены счета учёта. При проведении документа 1С требует указать счёт вручную или выдаёт ошибку. Решение — заполнить регистр счетов учёта по группам, а не править каждый документ.
• Товар заведён как услуга. У «услуги» нет складского учёта, остатки по ней не ведутся. Если потом окажется, что это товар, придётся менять вид и перепроводить документы.
• Путаница папок и номенклатурных групп. Позиции разложены по папкам, а поле Номенклатурная группа не заполнено — отчётность по выручке в разрезе направлений не строится.

Что можно автоматизировать

Ручная работа с номенклатурой хорошо поддаётся автоматизации — особенно когда позиций много.

• 🔁 Счета учёта по правилам — настройка регистра счетов учёта по группам (см. выше). Главный приём, который снимает ручной ввод счетов.

• ✏️ Групповое изменение реквизитов. Выделите в списке нужные позиции и через команду группового изменения смените сразу у всех ставку НДС, единицу или номенклатурную группу. Удобно после массовой загрузки.

• 💹 Загрузка цен. Цены продажи и закупки грузятся из прайс-листа поставщика тем же мастером загрузки из файла.

• 🏷 Штрихкоды и маркировка. Для маркированных товаров карточка связывается с данными ГИС МТ «Честный знак»; штрихкоды печатаются на этикетках прямо из 1С.

• 🌐 Обмен с сайтом и маркетплейсами. Номенклатура выгружается во внешние площадки, а заказы и остатки принимаются обратно — через типовые механизмы обмена или отдельные модули.

• 🔍 Быстрый подбор в документах. Если у товаров заполнены штрихкоды, позиция в документ подбирается сканером за секунду — без прокрутки списка. А поиск по подстроке позволяет находить товар по куску артикула или названия прямо в поле ввода.

Начинать стоит с правил счетов учёта и группового изменения реквизитов — это даёт самый быстрый эффект при наименьших усилиях. Штрихкоды и обмен с площадками подключают уже тогда, когда ручной ввод становится узким местом.

Частые вопросы