Подключение к облачной 1С: от выбора сервиса до первого входа сотрудников

Чтобы подключить 1С Облако, достаточно трёх действий: выбрать сервис (облачная 1С от фирмы 1С или аренда у партнёра), зарегистрироваться и получить адрес входа, затем открыть программу в браузере или добавить облачную базу в список тонкого клиента . Своя база переносится выгрузкой из настольной 1С, сотрудники подключаются по приглашению на почту. На всё уходит от 15 минут до одного рабочего дня, если нужно переносить данные.

Покупать сервер, ставить платформу и заниматься обновлениями не придётся: это делает поставщик облака. От вас нужны интернет, современный браузер и решение, кто из сотрудников и с какими правами будет работать в базе.

Какое облако 1С выбрать: три модели работы

Под словами «1С в облаке» продают три разных продукта. От выбора зависит, как вы будете входить в программу и что сможете в ней менять.

Типичная ошибка выбора: компания с доработанной конфигурацией регистрируется в общем сервисе, а потом выясняет, что свою базу туда загрузить нельзя. Сервис принимает только типовые конфигурации без изменений в основной части. Если в вашей базе программист что-то правил в конфигураторе, смотрите в сторону аренды или RDP.

Сколько стоит облачная 1С и как не переплатить

Стоимость считается за пользователя в месяц или за пакет пользователей. Ниже ориентиры по рынку, цены приблизительные и меняются у разных поставщиков.

На что смотреть при выборе тарифа:

• 👥 Число одновременных пользователей. Платят за тех, кто работает в базе, а не за всех сотрудников. Директору, который раз в неделю смотрит отчёты, хватит отдельного «лёгкого» доступа, если он есть у поставщика.
• 🏢 Количество организаций. На базовых тарифах обычно одна организация. Если ведёте учёт ИП и ООО, нужен тариф уровня ПРОФ.
• 📦 Какие приложения входят. Бухгалтерия и зарплата иногда идут одним пакетом, иногда ЗУП оплачивается отдельно.
• 🔐 Сервисы интернет-поддержки. Отправка отчётности, ЭДО и банк могут быть в тарифе, а могут подключаться за отдельную плату.
• 💳 Срок оплаты. Оплата за 6-12 месяцев сразу почти всегда дешевле помесячной.

Пробный период у большинства сервисов составляет 30 дней. Его хватает, чтобы загрузить свою базу, провести пару документов и понять, устраивает ли скорость работы.

Что нужно на компьютере для работы в облаке

Облачной 1С не нужен мощный компьютер: расчёты идут на сервере, а на ваш экран приходят формы и отчёты.

Минимум для работы:

• 🌐 Браузер последних версий: Яндекс Браузер, Google Chrome, Mozilla Firefox, Microsoft Edge или Safari.
• 📶 Стабильный интернет. Для одного бухгалтера комфортно от 5-10 Мбит/с, для офиса на 5-7 человек ориентируйтесь на 20-30 Мбит/с. Важна не столько скорость, сколько отсутствие обрывов.
• 💻 Процессор и память офисного уровня: 4 ГБ оперативной памяти хватает для браузера с 1С.
• 🖨️ Для печати на принтер и работы с торговым оборудованием лучше ставить тонкий клиент, а не работать в браузере.

Когда нужен тонкий клиент вместо браузера:

• работа с электронной подписью на токене или в реестре компьютера;
• сканеры штрихкодов, фискальные регистраторы, весы;
• много одновременно открытых окон и тяжёлые отчёты;
• нестабильный браузер на рабочем месте или политика безопасности, запрещающая расширения.

Тонкий клиент скачивается прямо из сервиса: при первом входе программа предлагает установить нужную версию. Версию платформы подбирать вручную не нужно, сервис сам подскажет подходящую.

Для работы с электронной подписью в браузере ставятся расширение для работы с файлами и криптографией и программа-криптопровайдер (КриптоПро CSP или ViPNet CSP). 1С сама предложит установить расширение при первой попытке подписать документ.

Подключение 1С Облака по шагам

Порядок ниже рассчитан на сервис фирмы 1С. У партнёров шаги похожи, только регистрация идёт через их личный кабинет.

Шаг 1. Регистрация и выбор приложения

1. Зайдите на сайт облачного сервиса или в личный кабинет партнёра.
2. Укажите email и телефон, придумайте пароль. Этот email станет логином владельца абонента.
3. Подтвердите почту по ссылке из письма.
4. Выберите приложение: «Бухгалтерия предприятия», «Зарплата и управление персоналом», «Управление нашей фирмой» и т.д.
5. Выберите вариант создания базы: пустая, демонстрационная или загрузка своих данных.

Регистрируйте абонента на корпоративную почту, к которой имеет доступ не один человек. Если владелец абонента уволится вместе с личным ящиком, восстановить права будет долго и хлопотно.

Шаг 2. Перенос своей базы из настольной 1С

Если у вас уже есть база на компьютере, переносить данные вручную не нужно.

1. Обновите локальную базу до последнего релиза. Сервис принимает данные только той версии конфигурации, что работает у него, или близкой к ней.
2. Сделайте резервную копию: в конфигураторе Администрирование → Выгрузить информационную базу, получится файл .dt.
3. В самой базе найдите в разделе Администрирование пункт про выгрузку данных для перехода в сервис (обычно в группе «Обслуживание»). Программа сохранит архив .zip.
4. В облачном сервисе при создании приложения выберите загрузку из файла и укажите этот архив.
5. Дождитесь письма о завершении загрузки. Небольшая база загружается за 10-30 минут, база на несколько гигабайт — несколько часов.

После загрузки откройте оборотно-сальдовую ведомость за последний закрытый период и сравните с той же ведомостью в локальной базе. Совпали остатки по счетам 51, 60, 62, 68, 69, 70 — перенос прошёл без потерь.

Шаг 3. Первый вход в программу

Вход возможен двумя способами.

Через браузер. Откройте сервис, войдите под логином и паролем, нажмите на нужное приложение. Программа откроется в новой вкладке.

Через тонкий клиент.

1. Запустите 1С:Предприятие и в окне выбора баз нажмите Добавить.
2. Выберите Добавление в список существующей информационной базы.
3. Тип расположения — На веб-сервере.
4. Вставьте адрес базы из личного кабинета сервиса. Он выглядит как ссылка вида https://адрес-сервиса/a/ea/номер/.
5. Завершите мастер и запустите базу. Логин и пароль те же, что для сайта.

Адрес конкретной базы обычно показывается в списке приложений сервиса: в свойствах приложения или в подсказке «Как подключиться через тонкий клиент».

Как дать доступ сотрудникам

Пользователи облачной 1С живут на двух уровнях: в учётной записи абонента и внутри конкретного приложения.

Добавление пользователя

1. Владелец или администратор абонента открывает в сервисе раздел пользователей.
2. Нажимает «Добавить» и вводит email и имя сотрудника.
3. Отмечает, к каким приложениям у него будет доступ: например, только к Бухгалтерии, без ЗУП.
4. Сотрудник получает письмо с приглашением, переходит по ссылке и задаёт свой пароль.

Роли внутри приложения

После первого входа сотрудника в базе появляется пользователь с минимальными правами. Права настраивает администратор приложения: Администрирование → Настройки пользователей и прав → Группы доступа.

Не раздавайте всем права администратора «чтобы не мешали». Тот, кто случайно удалит пометкой справочник контрагентов или поменяет учётную политику, будет администратором, и найти его по журналу регистрации всё равно придётся.

Когда сотрудник уходит

Отключайте доступ в день увольнения: снимите флажки приложений в карточке пользователя абонента или заблокируйте его. Освободившееся место в тарифе можно сразу отдать новому человеку.

Не получается войти: частые ошибки подключения

Если сервис пишет, что достигнут лимит пользователей, значит, все места в тарифе заняты. Освободите место, отключив доступ неактивному сотруднику, или докупите пользователя в личном кабинете.

Банк, ЭДО, отчётность и другие сервисы в облачной 1С

Облачная база работает с теми же внешними сервисами, что и настольная. Отличия в основном в том, как подключается подпись и оборудование.

• 🏦 Банк. Прямой обмен с банком (1С:ДиректБанк) настраивается из раздела Банк и касса. Выписки загружаются без файлов, платёжки уходят в банк из 1С. Если банк не поддерживает прямой обмен, работает обычная выгрузка и загрузка файлов kl_to_1c.txt и 1c_to_kl.txt.
• 📨 ЭДО. Обмен электронными документами с контрагентами подключается через Администрирование → Интернет-поддержка и сервисы. Нужна электронная подпись руководителя или уполномоченного лица.
• 📊 Отчётность в ФНС, СФР, Росстат. Подключение к сервису отправки отчётности оформляется заявлением прямо из программы. Во многих облачных тарифах он уже входит в стоимость.
• 🔄 Обмен с другими базами. Облачная Бухгалтерия обменивается данными с УНФ, ЗУП, УТ, если обе базы в одном абоненте или поддерживают синхронизацию через интернет . Настройка в Администрирование → Синхронизация данных.
• 🛒 Интернет-магазины и маркетплейсы. Типовые обмены с маркетплейсами доступны в УНФ и УТ. Нетиповые модули интеграции от сторонних разработчиков в общий сервис не поставить, для них нужна аренда у партнёра.
• 🏷️ Маркировка и ЕГАИС. Работа с ЕГАИС требует транспортного модуля УТМ на компьютере в магазине, а честный знак — подписи и подключённого сканера. Это решается тонким клиентом и локальной установкой оборудования.

Насколько безопасно хранить учёт в облаке

Данные в облаке защищены не хуже, а для малого бизнеса обычно лучше, чем база на компьютере бухгалтера. Слабое место почти всегда на стороне пользователя.

Что делает поставщик:

• 🗄️ Ежедневные резервные копии баз, хранение копий за несколько недель.
• 🔒 Шифрованное соединение HTTPS между вами и сервером.
• 🏢 Размещение в дата-центрах на территории России.
• 🛠️ Обновление платформы и конфигурации без вашего участия.

Что должны сделать вы:

1. Задать каждому сотруднику свой логин и стойкий пароль, не записывать его на стикере у монитора.
2. Сразу отключать доступ уволившимся.
3. Раз в месяц сохранять свою копию: в сервисе есть выгрузка данных приложения в файл. Это страховка на случай спора с поставщиком или смены сервиса.
4. Не работать с базой с чужих компьютеров и из открытых Wi-Fi-сетей без VPN.
5. Включить подтверждение входа или ограничения по IP, если поставщик это предлагает.

Хранение персональных данных сотрудников в облаке законно, если поставщик выполняет требования к их защите. Крупные облачные сервисы 1С указывают это в договоре-оферте. Проверьте раздел о персональных данных в договоре до того, как загружать туда ЗУП.

Последний пункт важнее, чем кажется. Если после переезда кто-то продолжает проводить документы в старой локальной базе, через месяц у вас будут две разные бухгалтерии и долгая ручная сверка.

Частые вопросы