Установка и настройка 1С ЗУП с нуля: от платформы до первой зарплаты

Чтобы подключить 1С ЗУП с нуля, нужно пройти четыре крупных шага: установить платформу 1С:Предприятие 8.3, создать информационную базу из шаблона ЗУП 3.1, заполнить сведения об организации и настроить обмен с бухгалтерской программой. После этого можно заводить сотрудников и считать первую зарплату.

Весь путь занимает от получаса до пары часов — большую часть времени съедает не установка, а заполнение реквизитов и учётной политики. Ниже — порядок действий без пропусков: какую версию взять, что должно быть на компьютере, как развернуть базу и где проверить, что первая выплата посчиталась верно.

Какую редакцию ЗУП взять: базовая, ПРОФ или КОРП

Прежде чем ставить программу, определитесь с редакцией — от неё зависит цена и возможности. Актуальная версия конфигурации — 1С:Зарплата и управление персоналом, редакция 3.1.

Для одной компании с типовым учётом хватает ПРОФ. Базовую берут, когда организация одна, пользователь один и дорабатывать программу не планируется. КОРП нужен, если требуются функции мотивации, охраны труда в расширенном виде или управленческая аналитика по персоналу.

Что должно быть на компьютере до установки

ЗУП работает поверх платформы 1С:Предприятие 8.3, поэтому сначала проверьте, потянет ли компьютер обе составляющие.

Минимум для комфортной работы одного пользователя:

• 🖥 операционная система Windows 10/11 или Windows Server 2016 и новее; поддерживаются также Linux и macOS, но под Windows меньше сюрпризов;
• 🧠 оперативная память — от 4 ГБ, а при базе с историей за несколько лет лучше 8 ГБ;
• 💽 место на диске — несколько гигабайт под платформу плюс запас под рост базы;
• 🌐 доступ в интернет — понадобится для получения обновлений, лицензий и сдачи отчётности.

Заранее подготовьте три вещи: дистрибутив платформы и шаблон конфигурации (их качают из личного кабинета на портале 1С по договору ИТС), пин-коды или аппаратный ключ лицензии и регистрационный номер продукта. Без действующей лицензии платформа не запустит рабочую базу — исключение только учебная версия.

Установка платформы 1С:Предприятие 8.3

Платформа ставится первой, конфигурация — после неё.

1. Распакуйте скачанный дистрибутив платформы и запустите setup.exe от имени администратора.
2. В мастере оставьте предложенный состав компонентов. Для обычного пользователя достаточно варианта по умолчанию; администрирование сервера и конфигуратор ставить отдельно не нужно — они входят в основной набор.
3. Дождитесь завершения и, если установщик предложит поставить драйвер аппаратной защиты (HASP), согласитесь — он нужен для USB-ключа. При программной лицензии драйвер не обязателен.
4. После установки на рабочем столе появится ярлык запуска 1С:Предприятия.

Если у вас аппаратный ключ — вставьте его в USB-порт сейчас. Программную лицензию активируете позже, при первом запуске базы: платформа сама предложит ввести регистрационный номер и пин-код.

Создание информационной базы из шаблона

Теперь разворачиваем саму базу ЗУП. Перед этим установите шаблон конфигурации: запустите setup.exe из скачанного комплекта ЗУП — он положит шаблон в каталог, откуда платформа его подхватит.

1. Запустите ярлык 1С:Предприятия. В окне со списком баз нажмите Добавить.
2. Выберите Создание новой информационной базы.
3. Отметьте Создание из шаблона и раскройте ветку «1С:Зарплата и управление персоналом», затем версию 3.1 — её номер релиза должен быть не ниже того, что рекомендован на портале поддержки.
4. Задайте имя базы (например, ЗУП Организация) и укажите папку хранения. Для файлового варианта это локальный или сетевой каталог.
5. Оставьте вариант аутентификации и язык по умолчанию, завершите мастер.

Новая база появится в списке. Первый запуск дольше обычного — платформа разворачивает структуру и начальные данные. Если на этом шаге всплыло окно активации лицензии, введите регистрационный номер и пин-код из конверта или личного кабинета.

Первоначальное заполнение: организация и учётная политика

При первом входе в пустую базу ЗУП предлагает начальную настройку — пройдите её, а не пропускайте: программа спросит, с какого месяца начинаете учёт, сколько организаций ведёте и какие возможности включить.

Дальше заполните карточку организации:

• откройте раздел Настройка → Реквизиты организации (при нескольких юрлицах — Настройка → Организации);
• внесите наименование, ИНН, КПП, ОГРН, адрес и банковские реквизиты;
• укажите регистрационные номера в налоговой и в Социальном фонде (ФСС и ПФР объединены в СФР с 2023 года — код регистрации в фонде берите из уведомления СФР);
• в карточке организации откройте вкладку с учётной политикой и настройками и задайте параметры исчисления НДФЛ и взносов, тариф страховых взносов и районный коэффициент, если он применяется.

Затем заполните базовые справочники: подразделения, должности, графики работы и, если ведёте штатное расписание, сам документ штатного расписания. Без графика работы программа не сможет посчитать норму времени, а значит и оклад.

Настройка обмена с 1С:Бухгалтерией

ЗУП считает зарплату, налоги и взносы, но проводки по счетам 70, 68, 69 и выплаты отражает бухгалтерская программа. Чтобы не вводить суммы вручную, настраивают синхронизацию.

Обмен настраивается в разделе Администрирование → Синхронизация данных. Общий порядок:

1. В обеих программах включите флаг синхронизации данных и задайте префикс для документов — так будет видно, из какой базы пришёл документ.
2. Создайте настройку обмена, выбрав второй программой 1С:Бухгалтерию соответствующей редакции (для БП 3.0 — обмен с ЗУП 3.1 типовой).
3. Укажите способ подключения: прямое к базе-партнёру, через сетевой каталог или через веб-сервис.
4. Сопоставьте организации и выполните первую синхронизацию. Программа сверит справочники и перенесёт накопленные данные.

После настройки из ЗУП в Бухгалтерию уходят сведения о зарплате для формирования проводок и ведомости на выплату. Отражение зарплаты в бухучёте настраивается через способы учёта затрат — их привязывают к начислениям и подразделениям.

Обмен запускается вручную по кнопке или по расписанию — периодичность задаётся в той же настройке синхронизации. Для начинающего удобнее ручной запуск в конце месяца: сначала закрыли расчёт в ЗУП, проверили суммы, потом отправили данные в Бухгалтерию. Если синхронизация выдала предупреждения о неперенесённых объектах, их список открывается прямо из окна обмена — там видно, какой элемент не сопоставился и почему.

Подключение отчётности в контролирующие органы

Зарплатная программа сдаёт много отчётов: 6-НДФЛ и уведомления по НДФЛ в налоговую, РСВ, а также единую форму ЕФС-1 в Социальный фонд (она заменила прежние СЗВ-ТД, СЗВ-СТАЖ и 4-ФСС). Чтобы отправлять их прямо из программы, подключают сервис электронной отчётности.

Рабочее место отчётности находится в разделе Отчётность, справки. Для прямой отправки:

1. Откройте мастер подключения к сервису электронной отчётности и заполните заявление: организация, сотрудник-подписант, список контролирующих органов (ФНС, СФР, при необходимости Росстат).
2. Получите квалифицированную электронную подпись (КЭП) на руководителя или уполномоченное лицо — без неё отчёты не подписать и не отправить. КЭП оформляет удостоверяющий центр ФНС или его доверенные лица.
3. Дождитесь одобрения заявления оператором и органами — обычно это занимает от нескольких часов до пары дней.
4. После активации отчёты формируются в программе и отправляются кнопкой, а статусы приёма приходят туда же.

Если электронную отправку пока не подключили, отчёты всё равно формируются в программе — их можно выгрузить в файл или распечатать и сдать другим способом. Но для регулярной сдачи прямой канал экономит заметно времени.

Первый расчёт зарплаты и проверка результата

Когда организация, сотрудники и графики заведены, можно считать зарплату.

1. Примите сотрудников на работу документами приёма — в них задаются оклад, вид начисления и график. Без приёма человека в расчёте не будет.
2. В разделе Зарплата создайте документ начисления зарплаты и взносов за месяц и нажмите заполнить — программа подтянет оклады, отработанное время, рассчитает НДФЛ и страховые взносы.
3. Проверьте суммы по каждому сотруднику прямо в документе: начислено, удержанный НДФЛ, к выплате.
4. В разделе Выплаты сформируйте ведомость на перечисление в банк или на выплату через кассу.

Зарплата выплачивается не реже двух раз в месяц, поэтому первой выплатой обычно становится не весь оклад, а аванс — зарплата за первую половину месяца. В ЗУП он считается отдельным документом с выбором способа: процентом от оклада, фиксированной суммой или расчётом за фактически отработанные дни первой половины. Для аванса, рассчитанного за отработанное время, НДФЛ удерживается при выплате — программа посчитает его автоматически, если даты выплаты заполнены корректно.

Проверить, что всё посчиталось верно, удобно отчётами из раздела Зарплата → Отчёты по зарплате:

• 📄 расчётный листок — детализация по одному сотруднику: что начислено и удержано;
• 📊 свод начислений и удержаний — общая картина по организации за месяц;
• 🧮 анализ взносов и НДФЛ — чтобы суммы в отчётности совпали с расчётом.

После того как первая зарплата посчитана, ведомость проведена, а данные ушли в Бухгалтерию и отчётность — подключение ЗУП можно считать завершённым. Дальше это рутина: каждый месяц начисление, выплата, уведомления и отчёты.

Частые вопросы