Внешний отчет в 1С: разовый запуск, регистрация в справочнике или расширение
Содержание
Дополнительный отчет в 1С 8.3 подключают через справочник: Администрирование → Печатные формы, отчеты и обработки, флажок «Дополнительные отчеты и обработки», затем по одноимённой ссылке открыть список, нажать «Создать» и выбрать файл .erf. После записи карточки отчет появляется в выбранных разделах программы, у выбранных пользователей.
Есть и быстрый путь: открыть файл через Файл → Открыть из главного меню. Так запускают разовый или «чужой» отчет, который не умеет регистрироваться в справочнике. Для постоянной работы всего отдела нужен именно справочник: отчет хранится в базе, его не надо носить на флешке, а доступ раздаётся по пользователям. Порядок действий ниже одинаков для БП 3.0, ЗУП 3.1, УТ 11 и других конфигураций на Библиотеке стандартных подсистем (БСП).
Откуда берётся файл отчета и чем он должен быть
Внешний отчет
— это отдельный файл с расширением .erf. Обработки, с которыми его часто путают, имеют расширение .epf. Подключаются они одинаково, но в справочнике попадают в разные списки команд.
Где обычно берут такие файлы:
- 🧑💻 Свой программист или франчайзи. Отчет пишут под задачу: сводная по продажам менеджеров, контроль остатков по складам, реестр для банка.
- 🛒 Каталоги готовых разработок. Платные и бесплатные отчеты под конкретную конфигурацию и релиз.
- 🔄 Другая база. Отчет выгружают из справочника соседней базы кнопкой выгрузки в файл и подключают у себя.
- 🗂 Конфигуратор. Программист сохраняет отчет из своей разработки как внешний файл.
Перед подключением выясните у автора три вещи:
- Для какой конфигурации и с какого релиза написан отчет. Отчет для УТ 11 в БП 3.0 работать не будет: там другие справочники и регистры.
- Поддерживает ли он регистрацию в справочнике дополнительных отчетов. Для этого в модуле объекта должна быть экспортная функция
СведенияОВнешнейОбработке(). Без неё файл откроется только черезФайл → Открыть. - В какой версии платформы его сохранили. Файл, записанный в более новой платформе, может не открыться в базе, которая работает на платформе с меньшим номером.
Попросите у разработчика и исходник, и краткое описание: какие параметры заполнять, какие объекты базы читает отчет. Это сократит разбор ошибок, если после обновления конфигурации что-то сломается.
Что проверить перед подключением: настройки и права
Без двух условий команда подключения либо не видна, либо выдаёт отказ.
Включена функциональность
Флажок «Дополнительные отчеты и обработки» находится в разделе администрирования. Путь отличается в зависимости от конфигурации:
| Конфигурация | Где включить |
|---|---|
| Бухгалтерия предприятия 3.0 | Администрирование → Печатные формы, отчеты и обработки |
| ЗУП 3.1 | Администрирование → Печатные формы, отчеты и обработки |
| Управление торговлей 11 | НСИ и администрирование → Администрирование → Печатные формы, отчеты и обработки |
После установки флажка рядом становится активной ссылка «Дополнительные отчеты и обработки» — это и есть вход в справочник.
У пользователя есть права
Регистрировать отчет может пользователь с правами администратора либо пользователь, которому выдана роль на добавление и изменение дополнительных отчетов и обработок. Права раздают через профили групп доступа в разделе Администрирование → Настройки пользователей и прав.
Для разового открытия через Файл → Открыть нужно отдельное право на интерактивное открытие внешних отчетов и обработок. Обычным пользователям его, как правило, не дают: это сознательная мера защиты базы.
Защита от опасных действий
С платформы 8.3.9 при открытии внешнего файла программа показывает предупреждение о возможной угрозе безопасности. Это работа флажка «Защита от опасных действий» в свойствах пользователя. Флажок задают в Конфигураторе: Администрирование → Пользователи, карточка пользователя.
Снимать его ради удобства не стоит. Предупреждение появляется один раз при подключении, а защищает от случайного запуска непроверенного кода.
Три способа подключить дополнительный отчет в 1С 8.3
Способы различаются тем, где хранится отчет и кто им пользуется.
| Способ | Когда выбирать | Ограничения |
|---|---|---|
Файл → Открыть | Разовый запуск, проверка нового файла, отчет без поддержки регистрации | Нужно право на открытие внешних отчетов; файл хранится у пользователя |
| Справочник дополнительных отчетов | Постоянная работа, несколько пользователей, отчет под БСП | Файл должен содержать СведенияОВнешнейОбработке() |
| Расширение конфигурации | Отчет должен стать частью программы и жить в стандартном меню | Нужен программист; расширение проверяют после каждого обновления |
Способ 1. Открыть файл через главное меню
- Нажмите кнопку главного меню (значок с тремя полосками в левом верхнем углу окна).
- Выберите
Файл → Открыть. - Укажите файл
.erfна диске и подтвердите предупреждение безопасности. - В открывшейся форме заполните параметры и нажмите «Сформировать».
Отчет живёт только в этом сеансе. После закрытия программы его снова придётся открывать с диска. В веб-клиенте файл сначала загружается в браузер, поэтому путь выбирают на компьютере пользователя, а не на сервере.
Способ 2. Зарегистрировать отчет в справочнике
Это основной способ для рабочей базы.
- Откройте
Администрирование → Печатные формы, отчеты и обработки → Дополнительные отчеты и обработки. - Нажмите «Создать». В части релизов кнопка называется «Добавить из файла…».
- Подтвердите предупреждение о безопасности и выберите файл
.erf. - Программа прочитает сведения из файла и заполнит карточку: наименование, вид, версию, список команд.
- Настройте размещение и доступ (об этом в следующем разделе).
- Нажмите «Записать и закрыть».
Если файл не поддерживает регистрацию, программа сообщит об этом на шаге 4 и карточку не создаст. Тогда остаётся способ 1 или доработка файла программистом.
Способ 3. Встроить отчет через расширение
Программист добавляет отчет в расширение конфигурации
(файл .cfe). Механизм расширений доступен с платформы 8.3.6. Загрузка расширения в базу и применение изменений — отдельные шаги, после которых отчет появляется в выбранной подсистеме как обычный типовой.
Включать отчет прямо в основную конфигурацию через Конфигуратор не советуем. Это снимает конфигурацию с полной поддержки и усложняет каждое следующее обновление.
Как настроить карточку отчета после подключения
Сразу после загрузки отчет зарегистрирован, но может быть никому не виден. Видимость задаёт карточка.
Публикация
Поле «Публикация» принимает три значения:
- ✅ Используется — отчет доступен всем, кому настроен доступ.
- 🔧 Режим отладки — отчет виден только администраторам. Удобно, чтобы проверить новый файл в рабочей базе, не показывая его бухгалтерии.
- ⛔ Отключена — отчет остаётся в базе, но нигде не появляется.
Размещение по разделам
Нажмите на ссылку размещения в карточке и отметьте разделы командного интерфейса: «Продажи», «Склад», «Зарплата и кадры» и т. д. В отмеченных разделах появится команда «Дополнительные отчеты», а в ней — ваш отчет.
Пользователи и быстрый доступ
В табличной части команд можно указать, у каких пользователей отчет выводится в быстром доступе. Остальные сотрудники с подходящими правами найдут его через команду «Дополнительные отчеты» в разделе.
Варианты и расписание
Если отчет построен на системе компоновки данных, у него могут быть варианты: например, «По менеджерам» и «По номенклатуре». Пользователь сохраняет свои настройки в варианты так же, как в типовых отчетах.
Для части отчетов в карточке доступна рассылка по расписанию — через механизм рассылки отчетов, если он включён в базе.
Если в карточке указаны разделы, но сотрудник отчета не видит, первым делом проверьте поле «Публикация» и его группу доступа. Перезапуск программы у пользователя после изменения настроек тоже обязателен.
Ошибки при подключении внешнего отчета и что с ними делать
Большинство проблем видно сразу по тексту сообщения или по поведению программы.
Если ни один вариант не подошёл, откройте отчет в Конфигураторе: Файл → Открыть, затем запустите программу в режиме отладки. Отладчик остановится на строке с ошибкой, и программисту будет проще найти причину.
Как обновить или удалить дополнительный отчет
Обновление на новую версию
Новую версию файла не нужно регистрировать заново: настройки размещения и доступа сохранятся.
- Откройте карточку отчета в справочнике дополнительных отчетов.
- В командной панели карточки выберите загрузку из файла.
- Укажите новую версию
.erfи подтвердите предупреждение безопасности. - Проверьте номер версии в карточке и нажмите «Записать и закрыть».
Перед заменой выгрузите текущую версию в файл командой выгрузки из той же карточки. Если новая версия окажется с ошибкой, вернуть рабочую можно за минуту.
После обновления конфигурации прогоните все дополнительные отчеты хотя бы один раз. Типовые объекты меняются от релиза к релизу, и отчет, написанный под старый релиз, может начать выдавать ошибки или неверные суммы.
Удаление
Удалить отчет можно двумя путями:
- 🚫 Отключить. В поле «Публикация» выберите «Отключена». Отчет исчезнет из разделов, но останется в базе — его легко вернуть.
- 🗑 Пометить на удаление. Выделите отчет в списке и установите пометку удаления. Окончательно он удалится при очистке помеченных объектов в разделе администрирования.
Для отчетов, подключённых через расширение, порядок другой: расширение отключают или удаляют в списке расширений.
Безопасность внешних отчетов: что проверять перед загрузкой
Внешний отчет выполняет код на вашей базе с правами того, кто его запускает. Отчет может не только читать данные, но и менять их, если так написан.
Минимальные правила для рабочей базы:
- 🔍 Брать файлы только у известного разработчика. Отчет из форума или чужой рассылки — это непроверенный код.
- 🧪 Сначала проверять на копии базы. Подключите отчет в тестовую копию, сформируйте с разными параметрами и сверьте цифры с типовыми отчетами.
- 🔐 Не выдавать всем право открывать внешние файлы. Пусть подключением занимается администратор через справочник, а сотрудники пользуются уже зарегистрированными отчетами.
- 🛡 Не отключать защиту от опасных действий у обычных пользователей.
- 📁 Хранить исходники. Держите копии всех подключённых файлов с указанием версии и даты. При переносе базы или сбое восстановить набор отчетов будет проще.
Перед первым запуском незнакомого отчета в рабочей базе сделайте резервную копию. Отчет, который по ошибке записывает данные, может испортить документы за весь период.
В облачных сервисах на технологии 1С:Фреш действуют свои ограничения: произвольный внешний файл там, как правило, подключить нельзя. Отчеты проходят проверку и подключаются из каталога сервиса.