Запускаем обмен электронными документами в 1С:Розница

Чтобы начать принимать и отправлять электронные документы в 1С:Розница, настройка делается в разделе Администрирование → Обмен электронными документами. Там включается сервис 1С-ЭДО, создаётся учётная запись, выпускается идентификатор участника — и после обмена приглашениями с контрагентом накладные, счета-фактуры и УПД начинают ходить прямо внутри программы.

Разберём подключение ЭДО в 1С:Розница по шагам: что подготовить заранее, как настроить электронный документооборот, пригласить поставщиков, отправлять и подписывать документы и что делать с ошибками роуминга. Пути и названия даны для 1С:Розница 2.3 на платформе 8.3 с интерфейсом «Такси».

Что подготовить до включения сервиса

Три вещи должны быть готовы до того, как вы зайдёте в настройки.

• 🔐 Квалифицированная электронная подпись (КЭП). Выпускается в удостоверяющем центре ФНС (для руководителя) или у его доверенных лиц. Без действующей КЭП идентификатор участника ЭДО не выдадут.
• 💿 Криптопровайдер. Чаще всего это КриптоПро CSP. Он должен быть установлен на том компьютере, где работают с ЭДО, а сертификат — виден в системе.
• 📄 Действующая подписка ИТС. 1С-ЭДО работает в рамках договора ИТС. Входящие документы бесплатны всегда, на исходящие у большинства тарифов есть включённый пакет комплектов.

Оператором для 1С-ЭДО выступает «Калуга Астрал». Отдельно регистрироваться у него не нужно — учётная запись и идентификатор оформляются изнутри 1С:Розница. С контрагентами, которые подключены к другим операторам, обмен идёт через роуминг.

Ещё одно условие — подключённая интернет-поддержка пользователя. Она открывает доступ к сервисам 1С, через которые работает ЭДО. Проверить и включить её можно в разделе Администрирование → Интернет-поддержка и сервисы: там вводится логин и пароль от портала 1С:ИТС. Если интернет-поддержка не подключена, помощник создания учётной записи ЭДО дальше первого шага не пойдёт.

О стоимости коротко. Приём документов не тарифицируется. Отправка считается комплектами (один комплект — это документ с ответными подписями получателя). Сверх бесплатного лимита по ИТС цена ориентировочно около 10 ₽ за комплект — точные пакеты смотрите в своём договоре ИТС.

Включаем сервис ЭДО и создаём учётную запись

Откройте Администрирование → Обмен электронными документами. Это главный узел всех настроек ЭДО в рознице.

1. Разверните группу настроек обмена с контрагентами и включите флажок, разрешающий обмен электронными документами (сервисы ЭДО). После этого в программе появятся команды для работы с электронными документами.
2. Перейдите к списку учётных записей ЭДО (ссылка в той же группе настроек) и создайте новую запись.
3. В помощнике подключения выберите сертификат вашей КЭП из списка установленных. Программа проверит подпись и предложит зарегистрировать организацию у оператора.
4. Проверьте реквизиты организации — ИНН, КПП, наименование подтягиваются из карточки. Ошибка в ИНН или КПП на этом шаге потом приведёт к отклонению документов контрагентами, перепроверьте внимательно.

После подтверждения оператор создаёт учётную запись и выдаёт идентификатор участника ЭДО — это уникальный код вашей организации в системе обмена. Именно по нему вас находят контрагенты.

Если в базе ведётся несколько организаций, учётную запись ЭДО заводят для каждой отдельно — идентификатор привязан к ИНН.

Идентификатор участника и приглашения контрагентам

Пока вы и поставщик не связаны приглашением, документы ходить не будут. Связь устанавливается один раз.

Чтобы пригласить контрагента, откройте его карточку или рабочее место ЭДО и отправьте приглашение к обмену. Понадобится идентификатор контрагента либо его ИНН/КПП — по ним программа найдёт участника в сети оператора.

Сценарии связи различаются по тому, где подключён контрагент:

После того как приглашение принято обеими сторонами, пара «ваш идентификатор ↔ идентификатор контрагента» зафиксирована. Повторно приглашать не нужно.

Статус приглашения виден в рабочем месте ЭДО. Пока он не стал подтверждённым, отправка документов этому контрагенту недоступна — это нормально, дождитесь ответа.

Если контрагент не подключён к ЭДО

Бывает, что поставщик вообще не работает с электронным документооборотом. Принудительно включить его в обмен нельзя. Варианты здесь такие:

• отправить ему приглашение на подключение — иногда это толчок, чтобы завести ЭДО у своего оператора;
• продолжать принимать от него бумажные документы и вводить поступления вручную, а по ЭДО работать с остальными поставщиками;
• если контрагент готов, но не знает как, — направить его к своему оператору ЭДО за бесплатным идентификатором.

Смешанная схема (часть поставщиков по ЭДО, часть на бумаге) — обычная практика на старте. Переводить всех сразу не обязательно: начните с тех, кто уже подключён к любому оператору, а остальных подтягивайте по мере готовности.

Какие документы и в каком формате ходят через ЭДО

Розница — это в основном приём документов от поставщиков. Через ЭДО удобно получать и проводить:

• 🧾 УПД (универсальный передаточный документ) — заменяет накладную и счёт-фактуру одним файлом;
• 📦 товарные накладные (ТОРГ-12) и акты;
• 🧮 счета-фактуры, в том числе корректировочные.

Форматы электронных документов задаёт ФНС, а не оператор. Для счёта-фактуры и УПД используется утверждённый формат налоговой — программа формирует его автоматически, вам не нужно ничего настраивать вручную.

Важное различие по подписи:

• Счета-фактуры и УПД со статусом счёта-фактуры — только квалифицированной электронной подписью (КЭП). Это требование Налогового кодекса.
• Первичку без функции счёта-фактуры (накладную, акт) по соглашению сторон допустимо подписывать и неквалифицированной подписью. Но на практике проще всё подписывать одной КЭП.

В настройках обмена по контрагенту можно задать, какие виды документов вы готовы принимать и отправлять, и нужно ли по ним формировать ответную подпись. Если поставщик присылает УПД, по нему со стороны покупателя формируется ответный титул — программа предложит его подписать.

Отдельно стоит вопрос, кто подписывает. Если КЭП выпущена на руководителя — всё просто. Если подписывает сотрудник со своей подписью физлица, понадобится машиночитаемая доверенность (МЧД) по формату ФНС. Её оформляют заранее и регистрируют; оператор формат доверенности не задаёт, он только её передаёт. Для магазина, где документы подписывает директор своей КЭП, МЧД не нужна.

Отправка, получение и подписание документов

Центральное место работы — форма «Текущие дела ЭДО» в разделе обмена электронными документами. Здесь собрано всё, что требует вашего действия.

Как идёт входящий документ от поставщика:

1. Поставщик отправляет вам, например, УПД. Документ появляется в текущих делах ЭДО во входящих.
2. Вы открываете его, сверяете позиции и суммы с заказом.
3. По кнопке создаётся документ учёта в рознице (поступление товаров) — его реквизиты заполняются из электронного документа.
4. Если требуется ответная подпись (по УПД), подписываете её своей КЭП. Документооборот по этому документу закрывается.

Исходящий документ (если вы отправляете, например, акт или накладную) формируется из документа базы: в его форме есть команда создания и отправки электронного документа. Программа формирует файл в формате ФНС, подписывает его вашей КЭП и передаёт оператору.

Сопоставление номенклатуры поставщика

Это отдельный момент, который экономит часы на каждой поставке. При первом получении документа от поставщика его товары придётся сопоставить с вашими карточками номенклатуры: в форме электронного документа для каждой строки указывается, какой товар базы ей соответствует.

Соответствия сохраняются в отдельном регистре. Следующие поставки от того же контрагента заполняются автоматически — программа узнаёт товары по коду и наименованию из прошлого сопоставления. Если поставщик переименовал позицию или добавил новую, сопоставить придётся только её.

Автоматическая отправка и получение

Чтобы не нажимать «обменяться» вручную, в настройках обмена электронными документами включается регламентное задание периодического обмена с сервером ЭДО. Оно само забирает входящие и отправляет готовые документы с заданной периодичностью (например, раз в несколько минут в рабочее время).

Автоматическое подписание исходящих обычно не включают: подпись КЭП требует контроля, и безопаснее подтверждать её вручную из текущих дел ЭДО. А вот автоматический приём входящих удобен — документы от поставщиков будут появляться в базе без вашего участия.

Статусы документов, роуминг и разбор ошибок

У каждого электронного документа есть состояние документооборота: отправлен, ожидается подпись получателя, подписан, закрыт. Пока состояние не стало завершённым, по документу остаётся действие — оно и висит в текущих делах ЭДО. Не придумывайте статусы по памяти: ориентируйтесь на то, что показывает программа в конкретной карточке.

Если документ «завис», причина почти всегда в одном из нескольких мест. Вот как их различить.

Для контроля и сверки используйте список электронных документов (архив ЭДО): по нему видно, какие документы отправлены, какие ждут подписи и какие закрыты. Все подписанные электронные документы юридически значимы и хранятся в базе — отдельно распечатывать и подшивать их не нужно.

При запросе налоговой электронные счета-фактуры и УПД представляются по телекоммуникационным каналам связи в том же формате, в каком они были подписаны. Выгружать их в бумагу и сканировать не требуется — это одно из главных удобств ЭДО по сравнению с обычным документооборотом.

Частые вопросы