График рабочего времени в 1С:ЗУП и ERP — от календаря до табеля

Чтобы подключить ГРМ (график рабочего времени) в 1С, нужны три шага: актуальный производственный календарь , заполненный на год график в справочнике «Графики работы сотрудников» и ссылка на этот график в кадровом документе сотрудника. В 1С:ЗУП 3.1 справочник открывается через Настройка → Графики работы сотрудников, а назначается график в приёме на работу или кадровом переводе.

Без графика программа не знает нормы часов. Оклад считается от нуля, табель пустой, отпускные и больничные рассчитываются с перекосом. Ниже порядок, в котором настройку делают на практике: снизу вверх, от календаря к сотруднику.

Подготовка: права и настройки перед подключением графика

Начните с проверки, что у вас вообще есть доступ к нужным справочникам. Графики работы и производственные календари — нормативно-справочные данные. Их меняют кадровики и расчётчики, а не рядовые пользователи.

Где проверить права:

1. Откройте Администрирование → Настройки пользователей и прав.
2. Перейдите в «Группы доступа» и найдите группу, в которую входит пользователь.
3. Посмотрите профиль группы. Для работы с графиками нужен профиль кадровика или расчётчика зарплаты, либо полные права.

Что ещё проверить до создания графика:

• 🏢 Организация заполнена. В карточке организации указан регион. Это важно для регионального календаря (см. следующий раздел).
• 🕒 Суммированный учёт. Если в компании есть вахта, сменная работа с переработками или водители, заранее решите, нужен ли суммированный учёт времени. Он включается в настройках расчёта зарплаты (Настройка → Расчет зарплаты), и от него зависит, какие флажки появятся в графике.
• 🧾 Штатное расписание. Если в программе ведётся штатное расписание, график можно закрепить за позицией. Тогда при приёме он подставится сам.

Производственный календарь — основа графика рабочего времени

Любой пятидневный или шестидневный график в 1С считается от производственного календаря. Календарь говорит программе, какие дни выходные, какие праздничные, а какие предпраздничные (на час короче, по ст. 95 ТК РФ).

Календарь поставляется вместе с обновлениями конфигурации. Данные на следующий год появляются после того, как правительство утверждает перенос выходных дней, обычно ближе к осени. Если вы сидите на старом релизе, календаря на новый год в базе может не быть.

Как проверить календарь в ЗУП 3.1:

1. Откройте Настройка → Производственные календари.
2. Выберите календарь «Российская Федерация».
3. Переключитесь на нужный год и посмотрите, раскрашены ли дни. Пустой год означает, что данных нет.

Если данных нет — сначала обновите конфигурацию. Вручную заполнять календарь можно, но тогда при следующем обновлении придётся сверять ваши правки с поставкой.

Региональные календари

В некоторых республиках есть свои праздники. Например, в Татарстане и Башкортостане отдельные нерабочие дни не совпадают с федеральными. Для таких организаций:

• создайте или выберите региональный календарь в том же списке;
• укажите его в графиках, по которым работают сотрудники этих организаций.

💡 Если у вас две организации в разных регионах, делайте отдельные графики под каждый календарь. Один общий график «Пятидневка» на оба региона даст неверную норму в месяцы с региональными праздниками.

Как календарь превращается в норму часов

Пример для 40-часовой недели. В месяце 22 рабочих дня, один из них предпраздничный.

Для 36-часовой недели день длится 7,2 часа, и норма в том же месяце составит 22 × 7,2 − 1 = 157,4 часа.

Как создать график работы в 1С и выбрать его вид

Справочник «Графики работы сотрудников» хранит все режимы работы компании. Новый график создают кнопкой «Создать» в списке. При создании программа предлагает основу: пятидневку, шестидневку или сменный график. Дальше форму можно донастроить.

Пятидневка и шестидневка

Это графики, которые полностью опираются на производственный календарь. Что заполнить:

1. Наименование — понятное людям: «Пятидневка 40 ч», «Пятидневка 36 ч (вредность)».
2. Производственный календарь — федеральный или региональный.
3. Флажок учёта праздников — включён. Тогда праздники станут выходными, а предпраздничные дни сократятся.
4. Время работы по дням недели.
5. Кнопкой заполнения сформируйте расписание на год.

Сменный график

Сменные графики строят циклами: например, «сутки через трое» или «два через два». Задаётся длина цикла в днях и часы работы в каждом дне цикла. Дату начала цикла выбирайте внимательно: от неё зависит, на какие числа месяца выпадут смены.

Для смен важно решить, учитывает ли график праздники. Если смена в праздник — обычная рабочая смена, учёт праздников в таком графике обычно отключают, а работу в праздник оплачивают отдельным начислением.

Неполное рабочее время и вечерние/ночные часы

• ⏳ Неполное время. В графике есть отдельная настройка неполного рабочего времени. Для неё указывают норму полного времени, чтобы оклад пересчитывался пропорционально. Пример: сотрудник работает 4 часа при норме 8, получает половину оклада.
• 🌙 Ночные часы. Если смена переходит через 22:00, включите учёт ночных часов. Программа выделит их отдельно, и их можно оплатить доплатой за работу ночью.

Какой вид графика выбрать

После того как по графику начислена зарплата, не меняйте его задним числом. Изменения в прошлом периоде приведут к перерасчётам у всех сотрудников на этом графике. Нужен другой режим — создайте новый график и переведите людей.

Привязка графика к сотрудникам: приём, перевод, массовая смена

Сам по себе график ничего не делает. Его надо назначить сотруднику через кадровый документ. Документы лежат в журнале Кадры → Приемы, переводы, увольнения.

При приёме на работу

В документе «Прием на работу» есть поле «График работы». Если штатное расписание ведётся, оно заполнится из позиции. Если нет — выберите график вручную. С даты приёма сотрудник начинает работать по этому графику.

При переводе на другой график

Для одного сотрудника используйте документ «Кадровый перевод». В нём отметьте, что меняется график, и выберите новый. Дата перевода — первый день по новому режиму.

Массовая смена графика

Когда переводят целый отдел, удобнее документ «Изменение графика работы списком». В табличную часть подбираются сотрудники, указывается новый график и дата. Один документ вместо двадцати переводов.

Временные отклонения: индивидуальный график

Если сотрудник отработал не по своему графику — например, вышел на подмену или работал в нестандартные смены — не создавайте под него новый справочник. Для таких случаев есть документ «Индивидуальный график». Он задаёт часы на конкретный месяц только этому человеку и не трогает основной график.

Графики работы в 1С:ЗУП и 1С:ERP: что совпадает и чем отличается

В 1С:ERP и 1С:Комплексной автоматизации кадровый и зарплатный блок построен на той же библиотеке, что и ЗУП 3.1. Поэтому справочник «Графики работы сотрудников», производственные календари, приём, перевод и индивидуальные графики работают одинаково.

Отличия касаются навигации и производства:

💡 Поиск по интерфейсу в «Такси» — поле в панели разделов. Введите «Графики работы», и программа покажет команду открытия справочника, даже если вы не знаете раздел.

В ERP не путайте два вида графиков. Графики сотрудников отвечают за норму часов и зарплату. Графики для рабочих центров и производства влияют на планирование загрузки. Если в табеле не та норма, смотреть надо именно в график сотрудника.

Если ERP работает в связке с отдельной ЗУП (зарплата ведётся в ЗУП, а в ERP — только управленческий учёт), графики настраивайте там, где считается зарплата. Иначе получите два расходящихся справочника.

Ошибки при подключении графика и как их найти

Ниже — симптомы, которые чаще всего приводят к поиску «почему не работает график». Нажмите на симптом, чтобы увидеть причину.

Как не допустить проблем в начале года

• 📅 В декабре проверьте, что в базе есть производственный календарь на следующий год.
• 🔁 Заполните все действующие графики на новый год до первого расчёта зарплаты.
• 👥 Сверьте норму января по графику «Пятидневка» с официальным календарём — это быстрый тест, что всё на месте.
• 🗂 Неиспользуемые графики пометьте на удаление, чтобы их не выбирали по ошибке.

Частые вопросы