Добавление контрагента в 1С: карточка, реквизиты, договоры

Новый контрагент заводится так: Справочники → Контрагенты → Создать, в карточке указываете ИНН — и, если подключён сервис 1С:Контрагент, наименование, КПП, адрес и ОГРН подтягиваются из ЕГРЮЛ сами. Дальше остаётся добавить банковский счёт и договор.

Руки до ручного набора доходят редко: подключить контрагента в 1С быстрее через автозаполнение по ИНН. Ниже — как создать карточку , загрузить данные из реестра, настроить банковские реквизиты, договоры и группы, а также как контрагенты попадают в базу при обмене с внешними системами. Всё показано на 1С:Бухгалтерии 3.0, интерфейс «Такси».

Где лежат контрагенты и как создать карточку

Справочник открывается через Справочники → Покупатели и продавцы → Контрагенты (в типовой БП 3.0 пункт так и называется — Контрагенты). Карточка одна на все роли: один и тот же партнёр может быть и покупателем, и поставщиком, второй раз его заводить не нужно.

Нажмите Создать. Первым делом программа спросит вид контрагента:

• 🏢 Юридическое лицо — организации с ИНН из 10 цифр и КПП.
• 👤 Физическое лицо — ИП и обычные физлица, ИНН из 12 цифр, КПП нет.
• 🏬 Обособленное подразделение — привязывается к головной организации, у него свой КПП.
• 🏛 Государственный орган — для расчётов с бюджетом, фондами, судами.

Вид влияет на набор полей и на то, как заполняется платёжка, поэтому выбирайте его точно. Переключить вид в уже сохранённой карточке можно, но лучше задать правильно сразу.

Помимо реквизитов, в карточке есть блок контактной информации — телефон, электронная почта, фактический адрес. Эти поля не обязательны для учёта, но без e-mail не получится отправить партнёру электронный документ или акт сверки прямо из программы, так что почту лучше внести сразу.

Рядом живёт справочник контактных лиц: бухгалтер поставщика, менеджер, руководитель. Привязывать их к карточке удобно, когда в договоре нужно указать подписанта или когда с одной организацией вы общаетесь через нескольких человек. Заполнять контактных лиц поголовно не нужно — только тех, с кем реально ведёте переписку.

Автозаполнение по ИНН: загрузка из ЕГРЮЛ и ЕГРИП

Главная причина не набирать реквизиты вручную — сервис 1С:Контрагент. Он входит в договор ИТС и тянет данные напрямую из реестров ФНС.

Как это работает: в новой карточке введите ИНН в соответствующее поле и нажмите кнопку заполнения рядом с ним (или клавишу подтверждения). Программа обращается к ЕГРЮЛ (для организаций) или ЕГРИП (для ИП) и подставляет:

1. полное и сокращённое наименование;
2. КПП и ОГРН/ОГРНИП;
3. юридический адрес;
4. фамилию руководителя (для юрлиц).

Если автозаполнение не сработало, чаще всего причина в том, что сервис просто не подключён. Подключается он в разделе Администрирование → Интернет-поддержка и сервисы: там нужно ввести логин и пароль от портала ИТС. Без действующего договора ИТС автозаполнение и проверка работать не будут — реквизиты придётся вбивать руками.

Отдельно от заполнения сервис умеет проверять партнёра: видит ли ФНС эту организацию, не стоит ли отметка о недостоверности сведений, не началась ли ликвидация. Результат проверки виден прямо в карточке — цветным индикатором состояния: зелёный значит, что данные в реестре подтверждены, красный — что с организацией что-то не так и стоит разобраться до сделки.

Автозаполнение экономит не только время, но и нервы на опечатках. Длинное наименование с кавычками, 13-значный ОГРН, адрес с индексом — всё это легко ввести с ошибкой руками, а неверный ИНН или КПП потом всплывёт в декларации по НДС или в сверке с налоговой. Поэтому даже если реквизиты есть на бумаге, лучше дать программе заполнить карточку по ИНН, а печатный вариант использовать для сверки.

Проверка благонадёжности перед началом работы

Завести карточку мало — перед первой отгрузкой или авансом партнёра стоит проверить. Это та самая должная осмотрительность, на которую налоговая смотрит при оценке сделок по статье 54.1 НК РФ: если контрагент окажется «фирмой-однодневкой», расходы и вычеты по нему могут снять.

При подключённом сервисе часть работы программа берёт на себя. В карточке доступно досье контрагента — сводка из открытых источников: дата регистрации, виды деятельности по ОКВЭД, сведения о директоре и учредителях, отметки о дисквалификации, данные о банкротстве и исполнительных производствах.

На что смотреть в первую очередь:

• 📅 возраст компании — организация, созданная пару недель назад, требует осторожности;
• 🚩 отметка о недостоверности сведений в ЕГРЮЛ — тревожный сигнал;
• ⚖️ статус — действующая, в процессе ликвидации или уже исключённая;
• 👤 массовость адреса и директора — если по адресу зарегистрированы сотни фирм.

Банковские счета и реквизиты для платежей

Чтобы 1С формировала платёжные поручения, у контрагента должен быть хотя бы один банковский счёт. В карточке есть раздел Банковские счета — откройте его и нажмите Создать.

Ключевое поле — БИК банка. Введите девять цифр БИК: если классификатор банков загружен (а при подключённой интернет-поддержке он обновляется автоматически), наименование банка и корреспондентский счёт подставятся сами. Останется ввести только номер расчётного счёта партнёра — 20 цифр.

Полезные детали по счетам:

• Счетов может быть несколько. Один отметьте основным — он будет подставляться в документы по умолчанию.
• Для расчётов в валюте в счёте указывается валюта; тогда программа возьмёт его в валютные платёжки.
• Казначейский счёт бюджетной организации вводится вместе с номером счёта и БИК территориального органа — такие реквизиты обычно берут из счёта на оплату.

Договоры и условия расчётов

Договор в 1С — это не просто бумага, а объект учёта: именно по нему программа ведёт взаиморасчёты и подбирает счета. В карточке контрагента есть раздел Договоры, создавайте запись там.

Обязательный реквизит — вид договора. Он определяет, как партнёр участвует в расчётах:

В договоре задаются и условия расчётов:

• Валюта — рубли или иностранная; для валютных договоров подтянется курс.
• Вид взаиморасчётов — по договору в целом или по расчётным документам (накладным, счетам).
• Счета учёта расчётов можно задать по умолчанию — тогда в документах не придётся выбирать их каждый раз.

Кроме вида, в договоре заполняют номер и дату — они попадут в счета, накладные и акты, а также в назначение платежа. Если бумажного договора нет (разовая покупка по счёту), заведите технический договор «Основной» — программе он всё равно нужен, чтобы вести расчёты.

Один из договоров партнёра можно пометить основным: его 1С подставит в новый документ автоматически, и при оформлении типовых операций выбирать договор вручную не придётся.

На один договор можно вести долгие расчёты. Если с партнёром идёт и закупка, и продажа — заведите два договора, по одному на каждую сторону. Так авансы и задолженность не перемешаются, а акт сверки сформируется корректно по каждой роли отдельно.

Группы и классификация партнёров

Когда контрагентов становится больше сотни, плоский список превращается в кашу. В справочнике работают группы (папки): создайте их кнопкой Создать группу и раскладывайте партнёров по удобному признаку — «Поставщики услуг», «Покупатели розница», «Банки», «Госорганы».

Что это даёт на практике:

• быстрый поиск — список фильтруется по текущей группе;
• удобные отборы в отчётах по взаиморасчётам;
• порядок при массовой работе: можно выделить группу и, например, сформировать акты сверки по всем сразу.

Перенести контрагента в другую группу можно перетаскиванием в дереве слева или командой перемещения в командной панели списка. Название группы не влияет на учёт — это чисто навигация, так что схему папок придумывайте под себя.

Если с кем-то работаете постоянно, добавьте карточку в избранное (значок звёздочки) — так она всегда под рукой в начале списка, независимо от группы. А когда контрагентов тысячи, помогает настройка колонок и сортировки списка по ИНН или наименованию: один раз настроили отображение — и нужный партнёр находится за секунды.

Как контрагенты попадают в базу при обмене с внешними системами

Вручную заводят не всех. При обмене данными контрагенты переносятся из других систем — и здесь важно понимать, что происходит.

Синхронизация между базами 1С. Если настроен обмен Бухгалтерии с «Управлением торговлей» или другой базой, контрагенты создаются автоматически при переносе документов. Настраивается это в Администрирование → Синхронизация данных. Главный риск — задвоение: один и тот же партнёр заводится в обеих базах руками и при синхронизации не сопоставляется. Чтобы этого избежать, сопоставление идёт по ИНН и КПП, поэтому заполняйте их сразу.

Загрузка из банка и клиент-банка. При загрузке выписки новые плательщики и получатели могут автоматически заводиться в справочник — программа ищет их по ИНН в назначении платежа. Если не нашла, предложит создать карточку прямо из обработки загрузки.

Обмен через оператора ЭДО. Чтобы обмениваться с партнёром электронными документами, его нужно пригласить к обмену в разделе Продажи/Покупки → Электронные документы. После того как контрагент примет приглашение, его карточка связывается с идентификатором участника ЭДО у оператора. Сам факт приглашения карточку не создаёт — партнёр уже должен быть в справочнике.

Выгрузка файлом, когда прямого обмена нет. Если базы не связаны напрямую, контрагентов переносят через файл: из одной базы список выгружается в формате обмена, в другой — загружается стандартной обработкой синхронизации. Сопоставление снова идёт по ИНН и КПП, поэтому перед выгрузкой стоит убедиться, что эти поля заполнены у всех записей, которые вы переносите. Пустой ИНН приведёт к тому, что партнёр заведётся как новый.

Частые вопросы