Учётная запись электронной почты в 1С: от SMTP-сервера до счёта клиенту в один клик

Чтобы подключить почту к 1С 8.3, откройте Администрирование → Органайзер, перейдите по ссылке «Учетные записи электронной почты», нажмите Создать, введите адрес и пароль приложения от почтового ящика. Программа сама подберёт серверы SMTP и IMAP, а кнопка проверки настроек покажет, уходит ли письмо. Если автоподбор не сработал — серверы, порты и шифрование вписывают вручную.

Чаще всего настройка ломается не в 1С, а на стороне почты: обычный пароль вместо пароля приложения, выключенный доступ по IMAP, закрытый порт на сервере. Поэтому сначала проверьте ящик, а потом уже карточку учётной записи в 1С.

Путь и механизм общие для типовых конфигураций на БСП: Бухгалтерия 3.0, ЗУП 3.1, УТ 11, Комплексная автоматизация. Различаются только места, где лежит раздел «Органайзер», — об этом в таблице первого раздела.

Что подготовить до настройки почты в 1С

До того как открывать 1С, соберите:

• 📧 Адрес ящика, с которого пойдут письма. Лучше общий (buh@компания.ru), а не личный ящик бухгалтера: человек уволится, а переписка с контрагентами останется.
• 🔑 Пароль приложения. Яндекс, Mail.ru и Gmail не пускают сторонние программы по основному паролю. Пароль приложения создают в настройках безопасности почтового аккаунта.
• 📬 Включённый доступ по IMAP в настройках самого почтового сервиса (у Яндекса — раздел «Почтовые программы»).
• 🌐 Открытые порты 465 или 587 (отправка) и 993 (приём) на компьютере или сервере 1С.
• 👤 Права администратора в информационной базе: без них раздел настроек будет недоступен.

Где лежит раздел с почтовыми настройками:

Пошаговое подключение почты к 1С 8.3

Шаг 1. Включите почту в органайзере

1. Откройте раздел «Органайзер» по пути из таблицы выше.
2. В группе «Почта» отметьте флажок работы с электронной почтой. Он открывает механизм почтовых сообщений и сразу показывает ссылку на учётные записи.
3. Если нужен полноценный почтовый клиент внутри 1С (входящие, переписка с контрагентом), отметьте и флажок взаимодействий — он рядом, в той же группе.

Шаг 2. Создайте учётную запись

1. Перейдите по ссылке «Учетные записи электронной почты».
2. Нажмите Создать.
3. Введите адрес почты и пароль приложения. Поле «Имя отправителя» — это то, что увидит получатель: «ООО Ромашка, бухгалтерия» читается лучше, чем голый адрес.
4. Укажите назначение: только отправка или отправка и получение. Для счетов клиентам достаточно отправки.
5. Нажмите Далее. 1С попробует подобрать серверы по домену адреса.

Шаг 3. Если автоподбор не сработал — заполните вручную

Для собственного домена компании автоподбор часто ошибается. Тогда выберите ручную настройку и заполните поля:

Логин для SMTP и IMAP — полный адрес почты, а не часть до «@». Флажок авторизации на сервере исходящей почты должен стоять: без него ни один публичный сервис письмо не примет.

Шаг 4. Проверьте настройки

Сохраните учётную запись и нажмите кнопку проверки настроек в её карточке. 1С отправит тестовое письмо на этот же адрес и попробует подключиться к входящей почте. Пришло письмо — отправка работает. Ошибка — смотрите текст и раздел с ошибками ниже.

Шаг 5. Решите, кто пользуется ящиком

В карточке учётной записи можно указать владельца. Ящик без владельца доступен всем пользователям с правом отправки писем. Личный ящик менеджера с владельцем видит только сам менеджер. Для общего ящика бухгалтерии владельца обычно не указывают.

Отправка документов из 1С по электронной почте

Ради этого почту обычно и подключают: счёт, акт или накладная уходит клиенту из документа, без сохранения PDF на рабочий стол.

Как отправить счёт клиенту

1. Откройте документ «Счет на оплату покупателю» (или любой другой с печатной формой).
2. Нажмите Печать и выберите нужную форму.
3. В форме предпросмотра нажмите кнопку отправки по почте (значок конверта).
4. Выберите формат вложения: PDF подходит почти всегда, Excel — если клиент хочет править цифры.
5. 1С подставит адрес из контактной информации контрагента. Проверьте тему и текст, нажмите Отправить.

Можно отправить сразу несколько форм одним письмом: отметьте в окне печати комплект, например счёт и договор, — они придут двумя вложениями.

Что видно в истории отправки

Если включены взаимодействия, отправленное письмо сохраняется в 1С и привязывается к контрагенту и документу-основанию. Через полгода на вопрос «вы нам акт присылали?» ответ ищется за минуту: открываете контрагента и смотрите его переписку.

Без флажка взаимодействий письмо уходит, но в базе от него не остаётся следа. Если история важна, включите флажок до первой отправки, а не после.

Почта на Exchange, Яндекс 360 и собственном домене

С корпоративной почтой больше нюансов, чем с личным ящиком. 1С работает с почтой по стандартным протоколам SMTP, IMAP и POP3. Своего протокола Exchange у платформы нет.

Microsoft Exchange и Microsoft 365

• 🏢 Exchange на своём сервере. Попросите администратора включить на сервере SMTP-приём с авторизацией и IMAP. Получите от него адрес сервера, порт и тип шифрования. Логин часто нужен в виде ДОМЕН\пользователь или полного адреса — зависит от настроек сервера.
• ☁️ Microsoft 365. Microsoft отключила простую авторизацию по логину и паролю для большинства протоколов. Подключение «адрес + пароль» может просто не пройти. Варианты: SMTP-ретранслятор (relay) на стороне компании, отдельный ящик на другом сервисе для рассылок из 1С или помощь администратора тенанта.

Яндекс 360 для бизнеса и почта на домене

Бывший Яндекс Коннект теперь называется Яндекс 360. Ящик buh@ваш-домен.ru в нём настраивается теми же серверами smtp.yandex.ru и imap.yandex.ru. Тонкость одна: пароли приложений и доступ почтовых программ может запретить администратор организации в панели Яндекс 360. Если у бухгалтера пароль приложения не создаётся — вопрос к админу домена.

Собственный почтовый сервер

Для своего сервера (Postfix, Exim, хостинговая почта) параметры даёт хостинг. Проверьте сертификат: если он самоподписанный, 1С может отказаться устанавливать защищённое соединение. Правильный выход — нормальный сертификат на сервере, а не отключение шифрования в 1С.

Шаблоны писем, рассылки отчётов и правила

После подключения почты можно убрать ручной набор одних и тех же писем.

Шаблоны сообщений

Флажок шаблонов включается в том же разделе «Органайзер». В шаблоне задают тему и текст с параметрами: номер документа, сумма, имя контрагента, дата. При отправке из документа 1С предложит выбрать шаблон и подставит значения.

Пример текста шаблона для счёта:

Добрый день!
Направляем счёт № [Номер] от [Дата] на сумму [Сумма] руб.
Оплатить, пожалуйста, до [Срок].
С уважением, бухгалтерия [Организация]

Квадратные скобки здесь условные: в 1С параметры вставляются из списка доступных полей кнопкой в форме шаблона, вручную их набирать не нужно.

Рассылки отчётов

Механизм «Рассылки отчетов» отправляет отчёт по расписанию: например, оборотно-сальдовую ведомость директору каждый понедельник в 8:00 или акт сверки ключевым клиентам в начале квартала. В Бухгалтерии 3.0 он включается в Администрирование → Печатные формы, отчеты и обработки. В рассылке указывают отчёт с настройками, получателей, формат файла и расписание.

Правила для входящих

При включённых взаимодействиях для входящей почты задают правила обработки: письма с определённого адреса или с нужным словом в теме раскладываются по папкам. Получение писем тоже идёт по регламентному заданию, поэтому без серверной базы входящие подтягиваются только при открытой программе.

Безопасность и скорость почтовой интеграции

• 🔐 Отдельный ящик для 1С. Утечка пароля из базы не должна открыть доступ к личной переписке директора.
• 🔑 Только пароль приложения. Его можно отозвать в один клик, не меняя основной пароль. Уволился бухгалтер — отозвали пароль, создали новый.
• 👥 Права пользователей. Создавать и менять учётные записи должен администратор. Рядовым пользователям достаточно права отправки писем.
• 📎 Размер вложений. Публичные сервисы ограничивают размер письма, обычно на уровне 25–30 МБ. Пакет сканов закрывающих документов легко превышает лимит. Отправляйте частями или ссылкой.
• 📊 Лимиты отправки. Бесплатные ящики режут массовые письма: при рассылке сотне клиентов за минуту ящик могут временно заблокировать за спам. Для массовых рассылок нужен специальный сервис.
• 🧹 Объём базы. Если 1С забирает всю входящую почту с вложениями, база растёт быстро. Настройте получение только нужных папок или храните вложения вне базы, если конфигурация это позволяет.

Пароль от учётной записи 1С хранит в защищённом хранилище базы, и в карточке он не показывается. Но выгрузка базы в .dt переносит учётные записи вместе с настройками. Передаёте копию базы подрядчику — после этого смените пароль приложения.

Другие способы связать почту и 1С

Типовой механизм подходит большинству. Но есть случаи, когда удобнее иначе.

Почта не заменяет ЭДО. Счёт-фактура, отправленная PDF-файлом, остаётся копией: оригинал по-прежнему нужен на бумаге или в формате ЭДО с квалифицированной подписью.

Отправка письма кодом

Для своей обработки или расширения подходит объект платформы ИнтернетПочта. Минимальный рабочий пример отправки письма с вложением:

Профиль = Новый ИнтернетПочтовыйПрофиль;
Профиль.АдресСервераSMTP = "smtp.yandex.ru";
Профиль.ПортSMTP = 465;
Профиль.ИспользоватьSSLSMTP = Истина;
Профиль.ПользовательSMTP = "buh@example.ru";
Профиль.ПарольSMTP = ПарольПриложения; // не храните пароль в тексте модуля

Сообщение = Новый ИнтернетПочтовоеСообщение;
Сообщение.Отправитель = "buh@example.ru";
Сообщение.Получатели.Добавить("client@example.ru");
Сообщение.Тема = "Счёт на оплату";
Сообщение.Тексты.Добавить("Добрый день! Счёт во вложении.");
Сообщение.Вложения.Добавить("C:\Temp\schet.pdf");

Почта = Новый ИнтернетПочта;
Почта.Подключиться(Профиль);
Почта.Послать(Сообщение);
Почта.Отключиться();

В типовых конфигурациях лучше вызывать программный интерфейс БСП для работы с почтой: он берёт настройки из уже созданной учётной записи, и пароль не приходится передавать в код.

Частые вопросы о почте в 1С