Новый сотрудник в базе 1С 8.3: учётная запись, права и вход с его компьютера

Чтобы подключить пользователя к 1С, нужны три действия. Создайте его в базе: Администрирование → Настройки пользователей и прав → Пользователи → «Создать». Выдайте права через группы доступа. Затем добавьте эту базу в список запуска на компьютере сотрудника. Для серверной базы понадобятся имя кластера и имя базы, для файловой — сетевая папка, в которую у сотрудника есть права на запись.

Обычная ситуация: в понедельник выходит новый бухгалтер, а в пятницу вечером главбух просит «завести его в 1С». Учётную запись создают за пять минут. Час уходит потом, когда у человека пустое меню, база не видна в списке или вход упирается в лицензию. Ниже весь путь по порядку, с типичными сбоями на каждом этапе. Инструкция подходит для типовых конфигураций на БСП: Бухгалтерия 3.0, ЗУП 3.1, УТ 11, КА и ERP. Пути меню в них совпадают.

Что подготовить перед подключением пользователя

Соберите всё заранее, тогда подключение займёт один заход.

• 👤 Права администратора в базе. Создавать пользователей может только тот, у кого есть профиль «Администратор» (роль «Полные права»). Если в базе ещё нет ни одного пользователя, первым создайте администратора, иначе любой человек, запустивший 1С, войдёт с полными правами.
• 🔑 Свободная клиентская лицензия. Каждый сеанс пользователя занимает лицензию. При 5 лицензиях шестой одновременно работающий сотрудник не войдёт. Проверьте запас до того, как обещать доступ.
• 💻 Платформа на компьютере сотрудника. Версия клиента должна совпадать с версией сервера 1С до последней цифры. Для файловой базы это не так строго, но лучше ставить ту же версию, что у коллег.
• 📁 Расположение базы. Для файловой базы — путь вида \\server\1C\Buh. Для серверной — имя сервера кластера и имя базы в кластере (не путать с названием в списке запуска).
• 📝 Что сотрудник будет делать. Бухгалтер по банку, кадровик, кладовщик — от этого зависит набор профилей.

Как создать пользователя 1С в режиме «Предприятие»

В конфигурациях на БСП пользователя создают в самой программе, а не в Конфигураторе. Причина простая: в Конфигураторе появится только учётная запись информационной базы. В справочнике «Пользователи» карточки не будет, группы доступа к ней не привяжутся, а интерфейс окажется пустым или неполным.

Шаги создания учётной записи

1. Откройте Администрирование → Настройки пользователей и прав.
2. Перейдите по ссылке «Пользователи» и нажмите «Создать».
3. Заполните «Полное имя» — так сотрудник будет отображаться в документах в поле «Ответственный» и в журнале регистрации.
4. Проверьте флажок «Вход в программу разрешён». Без него карточка — просто элемент справочника, войти под ней нельзя.
5. Укажите «Имя (для входа)» — логин, который сотрудник выберет или введёт при запуске.
6. Выберите способ аутентификации (подробнее ниже) и задайте пароль кнопкой «Установить пароль ».
7. Нажмите «Записать», а не «Записать и закрыть»: дальше понадобятся права доступа из этой же карточки.

Способы входа: пароль 1С или Windows

Для входа через Windows в поле пользователя ОС указывают учётную запись в формате \\DOMAIN\ivanov. Выбрать её можно кнопкой выбора рядом с полем, а не печатать руками.

Флажок «Показывать в списке выбора» отвечает за то, увидит ли человек свою фамилию в выпадающем списке при входе. В офисе на 30 человек список удобнее отключить: сотрудник вводит логин сам, а посторонний не видит перечень всех учётных записей.

Быстрый способ: копирование коллеги

Если новый сотрудник приходит на место ушедшего или на такую же должность, выделите в списке пользователя-образец и нажмите «Скопировать» (F9). Новая карточка получит те же группы доступа. Останется сменить имя, логин и пароль. Это быстрее, чем расставлять 10–15 галочек заново, и меньше шансов забыть нужную роль.

Права доступа и группы: что выдать пользователю

Сам по себе пользователь в БСП ничего не может. Права ему дают группы доступа, а группы строятся на профилях: «Бухгалтер», «Главный бухгалтер», «Кадровик», «Расчётчик», «Администратор» и т.д. Набор профилей зависит от конфигурации.

Как назначить права

1. В карточке пользователя нажмите «Права доступа».
2. Отметьте флажками нужные группы доступа.
3. Запишите изменения. Права начнут действовать при следующем входе пользователя в программу.

Если подходящей группы нет, её создают в Администрирование → Настройки пользователей и прав → Группы доступа: «Создать» → выбрать профиль → добавить участников.

Ограничение по организациям

Когда в одной базе ведут несколько юрлиц, бухгалтеру ООО «Альфа» часто незачем видеть документы ИП Петрова. Для этого в Настройки пользователей и прав включают флажок «Ограничивать доступ на уровне записей». После этого в группе доступа появляется выбор значений, например список разрешённых организаций.

Типовые наборы

Принцип один: выдайте минимум, а добавить всегда успеете. Профиль «Администратор» обычному сотруднику не нужен, даже если «так быстрее». С ним он может удалить помеченные объекты по всей базе или поменять учётную политику.

Подключение пользователя к серверу 1С и к файловой базе

Пользователь в базе создан. Теперь база должна появиться в окне запуска на компьютере сотрудника.

Добавление базы вручную

1. Запустите 1С:Предприятие. Откроется окно со списком баз.
2. Нажмите «Добавить» → «Добавление в список существующей информационной базы».
3. Введите название, которое увидит сотрудник, например «Бухгалтерия ООО Альфа».
4. Выберите тип расположения и заполните параметры:

5. Оставьте вариант аутентификации «Выбирать автоматически» и нажмите «Готово».

Строка подключения, которую потом видно в свойствах базы, выглядит так:

File="\\fs01\1C\Buh";
Srvr="srv1c";Ref="buh_alfa";

Первая строка — для файловой базы, вторая — для серверной.

Особенности серверного подключения

Клиент сначала обращается к агенту сервера 1С (порт 1540), затем к менеджеру кластера (1541) и к рабочим процессам. Их диапазон задаётся в свойствах рабочего сервера, по умолчанию это 1560-1591. Все эти порты должны быть открыты в брандмауэре между компьютером сотрудника и сервером. Если кластер работает на нестандартном порту, в поле кластера пишут srv1c:2541.

Имя базы в кластере — то, под которым она зарегистрирована в консоли администрирования серверов. Название в списке запуска может быть любым, а здесь ошибка в одной букве даёт отказ подключения.

Особенности файловой базы

Главный приём, о котором забывают: у учётной записи Windows сотрудника должны быть права на чтение и запись в каталог базы. Права только на чтение не подойдут — 1С пишет в каталог служебные файлы блокировки. Проверьте и права общего доступа к папке, и NTFS-права на сервере.

Если сотрудников много: общий список баз

Раздавать базы руками на 20 компьютеров неудобно. Платформа умеет брать список баз из общего файла. Положите на сетевой ресурс файл .v8i со списком баз, а в файле 1CEStart.cfg на компьютерах пропишите строку:

CommonInfoBases=\\fs01\1C\bases.v8i

Файл 1CEStart.cfg для всех пользователей компьютера лежит в C:\ProgramData\1C\1CEStart\. После правки новые базы из общего файла появляются у всех при следующем запуске 1С. Новому сотруднику остаётся только установить платформу.

Первый вход: профиль и интерфейс нового пользователя

После первого входа проверьте вместе с сотрудником три вещи. Так вы сразу поймаете ошибки в правах, а не через неделю.

• 🏢 Основная организация и подразделение. В Бухгалтерии 3.0 это Главное → Персональные настройки. Если не заполнить, в каждом новом документе придётся выбирать организацию вручную.
• 🧭 Состав разделов. Пользователь видит только разделы, на которые у него есть права. Кадровик в ЗУП не увидит «Зарплату», если ему дали только кадровый профиль. Это нормально, а не сбой.
• 🖥 Панели и начальная страница. Расположение панелей сотрудник меняет сам через главное меню (кнопка с тремя полосками) → Вид → Настройка панелей. Его изменения не затрагивают других пользователей.

Удобно перенести готовые настройки от опытного коллеги: отчёты, формы списков, избранное. В разделе Администрирование → Настройки пользователей и прав есть ссылка на настройки пользователей с командой копирования настроек от одного пользователя другому. Это экономит новичку первый день на расстановку колонок в журналах.

Сменить свой пароль пользователь может сам, если вход по паролю 1С. Администратору не нужно хранить чужие пароли: при забытом пароле он задаёт новый временный в карточке.

Почему пользователь не может войти в 1С: диагностика

Ниже — сообщения и симптомы, с которыми сталкиваются в первый день, и что проверить по каждому.

Если не помогло

Откройте журнал регистрации: Администрирование → Обслуживание → Журнал регистрации. Отфильтруйте события по пользователю и уровню «Ошибка». Там видно, на каком этапе срывается вход и с какого компьютера была попытка.

Если запуск падает ещё до окна входа, проверьте версию платформы на компьютере сотрудника. Для серверной базы она должна совпадать с версией сервера. Иначе клиент не подключится, и ставить нужно ту же сборку, что на сервере.

Частые вопросы