Как подключить рассылку в 1С: учётная запись, SMTP, шаблоны и рассылка отчётов по расписанию

Чтобы подключить рассылку в 1С, сначала заведите учётную запись электронной почты: Администрирование → Органайзер, включите использование почты и откройте список «Учетные записи электронной почты». Для Яндекса укажите SMTP-сервер smtp.yandex.ru, порт 465, SSL и пароль приложения, а не обычный пароль от ящика. После этого 1С отправляет счета, акты и отчёты прямо из программы.

Типичная ситуация: бухгалтер в конце месяца рассылает 40 актов сверки, каждый сохраняет в PDF и прикладывает к письму вручную. Настройка почты в 1С:Предприятии занимает 10–15 минут и убирает эту работу. Порядок одинаков для 1С:Бухгалтерии 3.0, ЗУП 3.1 и УТ 11: почта там построена на общей Библиотеке стандартных подсистем.

Подготовка: какой почтовый ящик взять и какие реквизиты получить

Рассылать из 1С можно с любого ящика, который поддерживает SMTP. Выбор влияет на лимиты, доставляемость и то, как письма выглядят у получателя.

Перед настройкой соберите пять реквизитов:

1. 📧 Адрес ящика, с которого пойдут письма.
2. 🖥 Адрес SMTP-сервера (исходящая почта).
3. 🔢 Порт и тип защиты соединения: SSL/TLS или STARTTLS.
4. 🔑 Логин — обычно совпадает с адресом.
5. 🔐 Пароль приложения, если провайдер его требует.

Параметры популярных провайдеров

Входящая почта (IMAP или POP3) для рассылки не нужна. Её настраивают, только если хотите принимать письма прямо в 1С.

Пароль приложения: шаг, без которого почти ничего не работает

Яндекс, Mail.ru и Gmail не пускают сторонние программы по основному паролю. 1С для них — «почтовый клиент», поэтому нужен отдельный пароль:

• Яндекс: в настройках почты разрешите доступ почтовым программам, затем в Яндекс ID создайте пароль приложения типа «Почта».
• Mail.ru: в настройках безопасности аккаунта создайте пароль для внешнего приложения.
• Gmail: включите двухэтапную аутентификацию, после этого в аккаунте Google станет доступен раздел паролей приложений.

Настройка SMTP: учётная запись электронной почты в 1С

В 1С:Бухгалтерии 3.0, ЗУП 3.1 и УТ 11 путь одинаковый.

Включение почты в программе

1. Откройте Администрирование → Органайзер.
2. Установите флажок использования электронной почты (почтовых сообщений).
3. Перейдите по ссылке «Учетные записи электронной почты».
4. Нажмите «Создать».

Мастер подключения

Программа откроет помощник. Он просит только адрес и пароль:

1. Введите адрес ящика и пароль приложения.
2. Укажите, как будет подписан отправитель: например, «ООО Ромашка, бухгалтерия».
3. Выберите назначение записи: только отправка или отправка и получение. Для рассылки хватит отправки.
4. Нажмите «Далее». Для Яндекса, Mail.ru и Gmail 1С подставит сервер и порт сама и сразу проверит соединение.

Если помощник не знает вашего провайдера или проверка не прошла, перейдите к ручной настройке.

Ручные параметры

В карточке учётной записи заполните:

• Сервер исходящей почты (SMTP) — например, smtp.yandex.ru.
• Порт — 465 или 587.
• Защищённое соединение — включите для 465 (SSL) и 587 (STARTTLS).
• Логин — полный адрес, buh@firma.ru, а не только buh.
• Пароль — пароль приложения.
• Требуется авторизация на сервере исходящей почты — включено; логин и пароль те же, что для ящика.

Адрес отправителя должен совпадать с логином. Яндекс и Mail.ru отбрасывают письма, где в поле «От» стоит чужой адрес.

Общая или личная учётная запись

Одну запись можно сделать общей для всех пользователей базы, а можно закрепить за конкретным сотрудником. Общая удобна для рассылки документов от имени бухгалтерии. Личная — когда каждый менеджер пишет клиентам со своего адреса и ответы приходят ему.

Проверка: пробное письмо до первой рассылки

В карточке учётной записи есть команда проверки настроек. Она подключается к серверу и пытается авторизоваться. Сообщение об успехе значит, что сервер, порт и пароль верны.

Проверка соединения не гарантирует доставку. Поэтому дальше:

1. Откройте любой документ, например «Счет покупателю».
2. Нажмите «Печать» и выберите форму.
3. В окне печатной формы нажмите кнопку отправки по почте (значок конверта).
4. Выберите формат вложения — PDF подходит почти всегда.
5. В поле «Кому» укажите свой второй адрес и отправьте.

Затем проверьте три вещи у получателя:

• ✅ письмо пришло во «Входящие», а не в «Спам»;
• ✅ вложение открывается и имя файла читаемое;
• ✅ отправитель отображается так, как вы указали в мастере.

Шаблоны писем и автоматическая рассылка документов и отчётов

После подключения почты рассылку стоит ускорить: шаблоны избавят от набора текста, а рассылка отчётов — от ручного запуска.

Шаблоны сообщений

1. В Администрирование → Органайзер включите использование шаблонов сообщений.
2. Откройте список шаблонов и создайте новый.
3. Укажите, для какого объекта он нужен — например, для счёта покупателю.
4. Напишите тему и текст. Через команду добавления параметров вставьте поля документа: номер, дату, сумму, контрагента.
5. Отметьте, какие печатные формы прикладывать автоматически.

Пример текста шаблона:

Добрый день!

Направляем счёт № [Номер] от [Дата] на сумму [СуммаДокумента] руб.
Просим оплатить в течение 5 банковских дней.

С уважением, бухгалтерия ООО «Ромашка»

Имена параметров в квадратных скобках подставляются из списка, который показывает 1С. Набирать их вручную не нужно.

Отправка пачки документов

В списке документов выделите несколько строк (Ctrl или Shift + клик) и откройте печать. Программа сформирует формы по всем выделенным документам. При отправке по почте адрес подставится из контактной информации контрагента — если он там заполнен.

Заполните e-mail в карточках контрагентов заранее. Иначе программа будет спрашивать адрес по каждому письму.

Рассылка отчётов по расписанию

Подсистема «Рассылки отчетов» отправляет сформированный отчёт по расписанию: например, оборотно-сальдовую ведомость директору каждый понедельник.

1. Откройте Администрирование → Печатные формы, отчеты и обработки и включите рассылки отчётов.
2. Перейдите в список рассылок и создайте новую.
3. Добавьте отчёты и их варианты, выберите формат файла (PDF, Excel).
4. Укажите получателей: список адресов или группу пользователей.
5. На вкладке расписания задайте периодичность и время.
6. Выберите учётную запись, с которой пойдут письма.

Рассылка по расписанию работает через регламентные задания. В клиент-серверной базе их выполняет сервер 1С. В файловой базе регламентные задания выполняются, только пока открыт хотя бы один сеанс, поэтому ночная рассылка в файловом варианте без запущенной 1С не уйдёт.

Диагностика ошибок подключения к почтовому серверу

Большинство отказов видны по ответу сервера: 1С показывает его в тексте ошибки. Код в начале ответа подсказывает причину.

Проверка порта со стороны компьютера

Если 1С пишет, что сервер недоступен, проверьте порт средствами Windows. В PowerShell:

Test-NetConnection smtp.yandex.ru -Port 465

Значение TcpTestSucceeded : True значит, что сеть пропускает соединение и искать надо в настройках 1С. False — разговор с администратором сети.

Если ничего не помогло

Создайте новую учётную запись с нуля вместо правки старой: в старой могут остаться неверные параметры, которые не видны на форме. Проверьте её на другом ящике, например на свежем Яндексе. Письмо ушло — дело в настройках исходного ящика или провайдера. Не ушло и с нового — причина в сети или на сервере 1С.

Последний шаг — записать точный текст ошибки и время отправки и передать администратору почтового сервера. По этим данным он найдёт отказ в журнале своего сервера за пару минут.

Безопасность и законные ограничения рассылок

Пароли и права

• 🔐 Используйте пароль приложения: его можно отозвать в любой момент, не меняя пароль ящика.
• 👤 Право редактировать учётные записи почты дайте только администратору базы.
• 🚪 Увольняется сотрудник с личной учётной записью — отзовите его пароль приложения и отключите запись в 1С.
• 📁 Не храните в теле шаблона паспортные данные и номера карт: письмо уходит открытым текстом на чужие серверы.

Лимиты провайдеров

У бесплатных ящиков есть суточные ограничения на число писем и получателей. Точные цифры провайдеры публикуют в справке и меняют без предупреждения. При превышении ящик блокируют на отправку на сутки, а при повторах — дольше.

Для рассылки документов контрагентам (счета, акты, сверки) лимитов обычно хватает. Рассылка сотен писем в день с бесплатного ящика — путь к блокировке.

Что говорит закон

Счёт или акт конкретному контрагенту — деловая переписка. Другое дело — рекламная рассылка по базе клиентов: по ст. 18 Закона № 38-ФЗ «О рекламе» она допустима только с предварительного согласия получателя.

Адрес электронной почты физического лица — персональные данные. Если 1С рассылает письма клиентам-физлицам, обработка их адресов подпадает под Закон № 152-ФЗ «О персональных данных».

Частые вопросы о почтовой рассылке в 1С