СБИС и облачная 1С:Фреш: как наладить обмен документами и отчётность

Частая ошибка — скачать модуль СБИС для 1С и пытаться открыть его в 1С:Фреш так же, как в базе на своём компьютере. В облаке это не сработает: сервис запускает только расширения и обработки, допущенные к работе в сервисе, а произвольный файл с диска открыть нельзя. Подключить СБИС к 1С:Фреш можно тремя путями: модулем СБИС, если он доступен в каталоге вашего сервиса; через роуминг между 1С-ЭДО и СБИС; или обменом файлами в формате ФНС.

Выбор зависит от того, где у вас «живёт» документооборот. Если вся бухгалтерия в 1С:Фреш, а СБИС нужен только из-за контрагентов, чаще всего хватает роуминга. Если компания годами работает в СБИС и там же сдаёт отчётность, нужен модуль или регулярная загрузка документов из СБИС в 1С:Фреш файлами.

Что проверить до подключения: тариф, подпись, браузер

Начните с инвентаризации. Без этих пунктов ни один способ не заработает с первого раза.

• 🔑 Абонентский договор СБИС. Тариф Тензора с электронным документооборотом. Модуль для 1С обычно идёт отдельной опцией: уточните у своего обслуживающего офиса СБИС, включена ли она.
• ☁️ Тариф 1С:Фреш. Доступ к нужному приложению (чаще всего «Бухгалтерия предприятия» или «Управление нашей фирмой») с правами администратора приложения.
• ✍️ Квалифицированная электронная подпись (КЭП) руководителя или уполномоченного лица. Для сотрудника, который подписывает документы от имени компании, — ещё и машиночитаемая доверенность (МЧД) по формату ФНС.
• 🌐 Браузер с расширениями. В веб-клиенте 1С для работы с файлами и подписью нужно установить расширение для работы с 1С:Предприятием и криптопровайдер (например, КриптоПро CSP), если подпись хранится на токене.
• 📇 Чистые справочники. ИНН и КПП у контрагентов заполнены и не задвоены — по ним идёт сопоставление при обмене.

Три способа связать СБИС и 1С:Фреш

Прежде чем что-то устанавливать, определите схему. Ниже — сравнение по главным признакам.

Роуминг — самый «облачный» вариант: ничего не ставится в базу, всё делается штатными средствами 1С. Модуль удобнее, если сотрудники привыкли к интерфейсу СБИС и хотят видеть статусы там. Файлы — запасной путь, который выручает всегда.

Установка модуля СБИС для 1С в облачной базе

Модуль 1С СБИС — это доработка от Тензора, которая добавляет в конфигурацию команды отправки и получения документов. В локальной базе его подключают как расширение или внешнюю обработку . В 1С:Фреш порядок другой.

Шаг 1. Найдите модуль в каталоге сервиса

1. Войдите в приложение под пользователем с правами администратора.
2. Откройте Администрирование → Печатные формы, отчёты и обработки.
3. Посмотрите разделы с расширениями и дополнительными обработками. Здесь показаны решения, которые сервис разрешает подключить к вашему приложению.
4. Найдите в списке решение от СБИС (Тензор) поиском по слову «СБИС».

Если модуля в каталоге нет, загрузить его самостоятельно не получится. В этом случае обратитесь к своему партнёру 1С, обслуживающему подписку на 1С:Фреш, и в офис СБИС: они скажут, какой вариант интеграции доступен для вашего тарифа.

Шаг 2. Подключите и активируйте

1. Выберите модуль и включите его для своей области данных.
2. Перезапустите приложение: закройте вкладку браузера и войдите заново. Новые команды появятся только после повторного входа.
3. При первом запуске модуль попросит авторизоваться в СБИС — логин и пароль от личного кабинета или вход по сертификату.
4. Выберите организацию, если в базе их несколько. Модуль сопоставляет организацию 1С с абонентом СБИС по ИНН и КПП.

Альтернатива модулю: роуминг через 1С-ЭДО

Если модуль недоступен, настройте ЭДО встроенными средствами:

1. Откройте Администрирование → Обмен электронными документами.
2. Включите использование электронного документооборота и создайте учётную запись ЭДО на организацию с вашей КЭП.
3. Отправьте контрагенту, который работает в СБИС, приглашение к обмену. Роуминг между операторами настраивается через операторов: если приглашение не доходит, подайте заявку на роуминг своему оператору 1С-ЭДО.

После этого входящие документы из СБИС приходят прямо в 1С:Фреш, а ваши — уходят контрагенту в его кабинет СБИС.

Права пользователей и разграничение доступа

В 1С:Фреш права настраиваются в двух местах, и путаница здесь — частая причина «у меня нет кнопки».

Уровень сервиса. Владелец абонента добавляет сотрудника в личном кабинете 1С:Фреш и открывает ему доступ к конкретному приложению. Без этого пользователь просто не войдёт в базу.

Уровень приложения. Внутри базы права задаются через Администрирование → Настройки пользователей и прав → Группы доступа. Здесь решают, кто может:

• 📥 видеть входящие электронные документы и загружать их в учёт;
• ✍️ подписывать и отправлять документы;
• ⚙️ настраивать обмен и подключать расширения.

Рекомендуемая схема для небольшой бухгалтерии:

Подпись конкретного сотрудника привязывается к его сертификату. Если бухгалтер подписывает документы за директора, ему нужна МЧД, загруженная в учётную запись ЭДО или в кабинет СБИС.

Первая синхронизация: организации, контрагенты, номенклатура

После авторизации обмен ещё не готов. Нужно, чтобы 1С и СБИС «узнали» одни и те же объекты.

Организации и контрагенты

Сопоставление идёт по ИНН и КПП. Типичные проблемы:

• 🔁 два контрагента с одним ИНН в 1С — программа не поймёт, к кому отнести документ;
• 🏢 у обособленного подразделения указан КПП головной организации;
• ✏️ у ИП заполнен КПП, которого у него быть не должно.

Перед первой загрузкой пройдитесь по справочнику Справочники → Контрагенты. Отберите по ИНН и объедините дубли штатной обработкой поиска и удаления дублей в разделе администрирования.

Номенклатура

Это самая трудоёмкая часть. У поставщика товар называется «Бумага А4 SvetoCopy 500л», у вас — «Бумага офисная А4». При первой загрузке программа предложит сопоставить позицию поставщика с вашей номенклатурой. Сделайте это один раз — 1С запомнит соответствие, и следующие документы от этого поставщика загрузятся автоматически.

Как из СБИС загрузить документы в 1С:Фреш

Здесь два сценария: автоматически через модуль или роуминг и вручную файлом.

Автоматическая загрузка

При работающем модуле или роуминге входящие УПД, акты и накладные попадают в список входящих электронных документов. Порядок работы:

1. Откройте Покупки и перейдите к входящим электронным документам (через рабочее место ЭДО или через команду модуля СБИС).
2. Выберите документ и посмотрите статус: новый, сопоставлен, требует внимания.
3. Если система подсветила несопоставленные строки — сопоставьте номенклатуру и контрагента.
4. Нажмите команду создания документа учёта. Программа создаст «Поступление (акты, накладные, УПД)» и, если нужно, счёт-фактуру полученный.
5. Проверьте суммы и проведите документ.
6. Подпишите ответную часть (титул покупателя) и отправьте.

Загрузка файлом, когда интеграции нет

Этот способ подходит, чтобы загрузить документы из СБИС в 1С:Фреш даже без модуля:

1. В СБИС онлайн откройте нужный входящий документ.
2. Скачайте его в формате XML — это формализованный файл по формату ФНС. PDF и скан для загрузки не подходят.
3. В 1С:Фреш откройте Покупки → Поступление (акты, накладные, УПД).
4. В командной панели списка найдите команду загрузки из файла электронного документа (в разных релизах она находится в подменю «Загрузить» или ЭДО).
5. Выберите XML с компьютера. Браузер передаст его в облако.
6. Сопоставьте контрагента и номенклатуру, создайте документ и проведите.

Загружайте именно XML. Файл с расширением .pdf или .zip программа не распознает как первичный документ, а архив из СБИС сначала распакуйте.

Чтобы один документ не задвоился при последующей настройке модуля, ставьте в комментарии пометку «загружен файлом». Перед автоматической загрузкой сверьте такие документы по номеру и дате.

Отправка отчётности и исходящих документов через СБИС

Исходящая первичка

Реализацию и счёт-фактуру выставленный отправляют прямо из документа:

1. Откройте документ «Реализация (акты, накладные, УПД)» и проведите его.
2. В командной панели документа выберите команду отправки электронного документа (через ЭДО или через модуль СБИС).
3. Подпишите КЭП и отправьте. Статус документа меняется по мере того, как контрагент его получает и подписывает.

Электронный счёт-фактура подписывается только КЭП. Первичку стороны вправе подписывать и неквалифицированной подписью, если так закреплено в соглашении об ЭДО.

Регламентированная отчётность

Если отчётность вы сдаёте через СБИС, а учёт ведёте в 1С:Фреш, рабочая схема такая:

1. Сформируйте отчёт в Отчёты → Регламентированные отчёты.
2. Проверьте контрольные соотношения встроенной проверкой.
3. Нажмите «Выгрузить» и сохраните файл отчёта на компьютер.
4. В СБИС создайте отчёт загрузкой из файла, подпишите и отправьте в ФНС, СФР или Росстат.

Файл, выгруженный из 1С, уже соответствует формату контролирующего органа. Править его в СБИС не нужно: если в отчёте ошибка, исправьте данные в 1С и выгрузите заново. Так учёт и сданная отчётность не разойдутся.

Почему обмен не работает: разбор типовых сбоев

Ошибки, которые повторяются на старте

• ❌ Подключают модуль и роуминг одновременно. Один и тот же документ приходит дважды. Выберите один канал на одну организацию.
• ❌ Сопоставляют номенклатуру «на лету» разными людьми. Два бухгалтера привязывают один товар поставщика к разным позициям. Закрепите эту работу за одним сотрудником.
• ❌ Работают под общей учётной записью. В журнале не видно, кто подписал документ, а МЧД выдана на конкретного человека. Каждому сотруднику — свой пользователь в 1С:Фреш.

Частые вопросы