Транспортная накладная в 1С: от справочника перевозчиков до обмена ЭТрН

Чтобы подключить ТТН в 1С, сначала решите, какой документ нужен. Для бумажной накладной ничего подключать не надо: в 1С:Бухгалтерии 3.0, УТ 11 и ERP печатная форма открывается из реализации через кнопку Печать. Для электронной транспортной накладной (ЭТрН) нужны три вещи: обмен через 1С-ЭДО или другого оператора, квалифицированная подпись и перевозчик, подключённый к оператору ГИС ЭПД.

Под словом «ТТН» в 1С прячутся три разных документа. Товарно-транспортная накладная 1-Т — старая форма Госкомстата. Транспортная накладная (ТрН) — действующая форма по Правилам перевозок грузов. ТТН в ЕГАИС — электронный документ для алкоголя, у него свой механизм обмена через УТМ.

Дальше речь о ТрН и ЭТрН. ЕГАИС — отдельная история со своим транспортным модулем.

Подготовка базы 1С: релиз, права и функциональность

Первым делом проверьте релиз. Электронные транспортные накладные появились в типовых конфигурациях после запуска ГИС ЭПД в 2022 году. На старых релизах будет только печатная форма. Номер релиза смотрите в Справка → О программе (кнопка с буквой «i» в заголовке окна).

Для бумажной накладной хватает обычной роли менеджера по продажам или бухгалтера. Для электронной нужно больше:

• 🔑 право на работу с электронными документами — в профиле группы доступа пользователя;
• 🌐 подключённая интернет-поддержка: Администрирование → Интернет-поддержка и сервисы;
• 📨 настроенный обмен: Администрирование → Обмен электронными документами;
• 🔐 сертификат КЭП организации, установленный на компьютере, и криптопровайдер.

В УТ 11 и ERP включите учёт доставки. Флажок находится в НСИ и администрирование → Настройка НСИ и разделов → Склад и доставка, группа про доставку. Без него в реализации не будет вкладки с адресом, способом доставки и перевозчиком.

Справочники для транспортной накладной: перевозчик, водитель, автомобиль

Накладная собирается из справочников. Если они пустые, документ придётся заполнять руками каждый раз, а ЭТрН не пройдёт проверку формата.

Что заполнить заранее:

1. Контрагент-перевозчик. ИНН, КПП, юридический адрес, телефон. Для ЭТрН перевозчик должен быть в списке контрагентов ЭДО со статусом приглашения «принято».
2. Грузополучатель. Если груз идёт не на юридический адрес покупателя, заведите отдельный адрес доставки в карточке контрагента.
3. Водитель. ФИО, номер водительского удостоверения, телефон. Где хранится водитель, зависит от конфигурации: в одних — отдельный справочник, в других — поле прямо в накладной.
4. Транспортное средство. Марка, госномер тягача и прицепа, тип владения (собственность, аренда, лизинг).
5. Склад отгрузки. Его адрес попадает в пункт погрузки, поэтому адрес у склада должен быть заполнен полностью, с индексом.
6. Номенклатура. Вес и объём единицы. Без них не посчитается масса брутто груза, а это обязательный реквизит ТрН.

В УТ 11 и ERP у реализации есть реквизит «Способ доставки». Для накладной важны два варианта: доставка силами перевозчика и силами продавца. От выбранного варианта зависит, кто будет указан перевозчиком.

Как оформить транспортную накладную в 1С пошагово

Порядок такой: сначала проводится реализация, потом на её основании создаётся накладная. Накладная не формирует проводок и не двигает остатки — это перевозочный документ.

В 1С:Бухгалтерии 3.0

1. Откройте Продажи → Реализация (акты, накладные, УПД) и проведите документ отгрузки.
2. Для бумажной формы нажмите Печать и выберите «Транспортная накладная» или «Товарно-транспортная накладная (1-Т)».
3. Для ЭТрН нажмите Создать на основании и выберите «Транспортная накладная».
4. Заполните перевозчика, водителя, автомобиль, пункты погрузки и выгрузки, массу и число мест.
5. Запишите и проведите документ.

В УТ 11 и ERP

1. В реализации на вкладке доставки укажите способ доставки, перевозчика и адрес.
2. Проведите реализацию.
3. Если доставкой занимается логист, сначала создаётся «Задание на перевозку» (Склад и доставка → Доставка). В нём собирают несколько распоряжений в один рейс, указывают машину и водителя.
4. Транспортную накладную создайте на основании реализации или задания на перевозку через Создать на основании.
5. Проверьте, что в накладную подтянулись все строки груза, и проведите её.

Одна накладная — один рейс одной машины. Если груз по одной реализации едет двумя машинами, нужны две накладные. Если одна машина везёт три реализации одному получателю, достаточно одной накладной с тремя основаниями, когда конфигурация это позволяет.

Подключение ЭТрН: обмен с оператором ГИС ЭПД

Электронная транспортная накладная не уходит напрямую в государственную систему. Путь такой: 1С → оператор ЭДО, аккредитованный как оператор ИС ЭПД → ГИС ЭПД. Перевозчик и получатель тоже работают через своих операторов.

Шаги подключения

1. Подключите обмен. В Администрирование → Обмен электронными документами создайте учётную запись ЭДО для организации, если её ещё нет. В мастере выберите сертификат КЭП руководителя или уполномоченного лица.
2. Проверьте, что оператор работает с ЭПД. Не каждый оператор ЭДО — оператор информационной системы электронных перевозочных документов. Уточните это у своего оператора до старта.
3. Пригласите перевозчика и получателя. Отправьте приглашения из списка контрагентов ЭДО и дождитесь, пока их примут.
4. Оформите МЧД, если подписывает не руководитель. Машиночитаемая доверенность — по формату ФНС; оформляется на сотрудника, который будет подписывать титулы.
5. Отправьте тестовую накладную на реальный рейс с небольшим грузом и пройдите весь цикл до конца.

Как устроен документооборот

ЭТрН состоит из титулов. Каждый участник подписывает свой:

Ваша 1С отвечает только за свои титулы. Если вы грузоотправитель, вы формируете и подписываете Т1, остальные титулы приходят от контрагентов входящими документами.

Если вы не отправитель, а получатель

Получателю настраивать отдельный документ не нужно. Входящая ЭТрН приходит через тот же обмен ЭДО и появляется среди входящих электронных документов. Ваша задача — вовремя подписать титул Т3 после приёмки груза.

Подписывайте Т3 только после пересчёта мест и проверки состояния груза. Если что-то повреждено или не довезено, отразите это в титуле: подписанный без замечаний титул потом трудно оспорить.

Водитель обычно подтверждает действия через мобильное приложение оператора, которое выдаёт перевозчик. В 1С грузоотправителя это отражается сменой статуса накладной.

Печать ТТН и ТрН, подписи на бумаге и в электронном виде

Бумажная ТрН печатается в нескольких экземплярах: по одному для грузоотправителя, грузополучателя и перевозчика. Количество задаётся в окне печати перед выводом на принтер.

Что проверить на печатной форме:

• 📝 раздел о грузе: наименование, число мест, масса брутто;
• 🚚 раздел о транспортном средстве: тип, марка, госномер;
• 👤 водитель и номер его удостоверения;
• 📍 адреса погрузки и выгрузки с датой и временем;
• ✍️ места для подписей и печатей отправителя, перевозчика и получателя.

Часть полей заполняется ручкой при погрузке: фактическое время прибытия, подпись водителя, отметки о состоянии груза. Оставлять их пустыми в 1С нормально.

Если форма не устраивает (нужен логотип или другой порядок колонок), не правьте типовой макет в конфигурации. Добавьте свою печатную форму через Администрирование → Печатные формы, отчёты и обработки — внешней обработкой или расширением. Тогда обновление релиза её не сотрёт.

Электронная ЭТрН подписывается квалифицированной подписью. Печатать её не нужно: юридическую силу имеет подписанный файл. Распечатка визуального представления — просто копия для удобства водителя или склада.

Ошибки при подключении ТТН в 1С и как их исправить

Контроль перевозок и сверка документов

После отправки накладная живёт своей жизнью: перевозчик принимает груз, везёт, сдаёт. Следить за этим удобнее в 1С, чем звонить водителю.

Где смотреть статусы:

• 📋 в списке транспортных накладных — колонка состояния ЭДО;
• 🔔 в рабочем месте Текущие дела ЭДО — входящие титулы, которые ждут вашей подписи;
• 🧾 в самой реализации — связанные документы через Структура подчинённости.

Что стоит проверять раз в неделю:

1. Накладные, по которым нет титула Т3 от получателя дольше обычного срока доставки. Это сигнал, что груз не доехал или получатель забыл подписать.
2. Реализации без накладной при способе доставки «силами перевозчика». Отберите их в списке реализаций по способу доставки.
3. Расхождения массы: вес в реализации и в накладной должны совпадать.

Расходы на доставку в 1С:Бухгалтерии отражаются отдельно — документом поступления услуг от перевозчика. Связывать его с накладной программа не требует, но в комментарии к поступлению полезно указать номер накладной: так проще сверять акты перевозчика с рейсами.

В УТ 11 и ERP задания на перевозку дают картину по рейсам: какая машина, сколько точек, какие распоряжения. Список заданий можно сгруппировать по перевозчику и периоду, чтобы видеть загрузку каждого.

Частые вопросы