Зарплатный проект в 1С: от договора с банком до выгрузки ведомости

Зарплатный проект в 1С подключают так: сначала создают сам проект в справочнике (раздел Выплаты в 1С:ЗУП 3.1 или Зарплата и кадры в 1С:Бухгалтерии 3.0), указывают банк и номер договора, затем вводят лицевые счета сотрудников и выгружают первую ведомость в банк. Весь обмен с банком идёт файлами стандартного формата либо напрямую через сервис 1С:ДиректБанк, если банк его поддерживает.

Зарплатный проект — это договор, по которому банк зачисляет зарплату сотрудникам на карты, а вы передаёте в банк реестры (ведомости) на перечисление. Со стороны 1С задача разбивается на две части: один раз настроить проект и реквизиты, а дальше — каждый месяц формировать ведомость и подгружать подтверждения от банка.

Ниже — порядок для двух самых частых конфигураций: зарплатной (ЗУП 3.1) и бухгалтерской (БП 3.0 с блоком зарплаты). Логика одинаковая, различаются только названия разделов меню.

С чего начать: договор, реквизиты и данные сотрудников

Прежде чем что-то настраивать в программе, завершите организационную часть. От этого зависит, какие данные вы введёте в 1С.

• 📄 Заключите с банком договор на зарплатный проект. Банк присвоит ему номер и, как правило, внутренний код — их вы впишете в карточку проекта.
• 🏦 Уточните у банка формат обмена: будете ли вы выгружать файл реестра вручную или банк подключит прямой обмен (ДиректБанк). От этого зависит настройка выгрузки.
• 👥 Соберите данные сотрудников: ФИО точно как в банке, и — если карты уже выпущены — номера лицевых счетов (это 20-значный счёт карты, а не номер карты из 16 цифр).
• 💳 Решите, кто открывает карты: если сотрудников подаёте через 1С, карты ещё не выпущены — понадобится заявка на открытие счетов.

Проверяем банк и расчётный счёт организации в 1С

Зарплатный проект ссылается на банк и на расчётный счёт, с которого уходят деньги. Поэтому сначала проверьте эти два справочника.

Банк. Откройте справочник банков и убедитесь, что банк вашего проекта есть в списке, а его БИК указан верно. В типовых конфигурациях справочник банков заполняется из классификатора автоматически; если банка нет — добавьте по БИК, остальные реквизиты подтянутся.

Расчётный счёт организации. Проверьте карточку организации: раздел Настройка → Организации (ЗУП) или Главное → Организации (Бухгалтерия), вкладка с банковскими счетами. Счёт, с которого вы будете платить зарплату , должен быть заведён и помечен как основной либо выбираться в ведомости вручную.

Если организаций несколько, зарплатный проект привязывается к конкретной организации — учтите это при создании.

Создаём зарплатный проект в справочнике

Теперь сам проект. Справочник называется Зарплатные проекты, но лежит в разных местах:

Нажмите Создать и заполните карточку:

1. Наименование — произвольное, для вас (например, «Сбербанк, карты сотрудников»).
2. Банк — выберите из справочника; подтянется БИК.
3. Номер и дата договора — из договора с банком.
4. Код проекта / номер зарплатного договора — внутренний код, если банк его выдал. Часто именно он попадает в файл реестра, поэтому не пропускайте поле, если банк его требует.
5. Использовать обмен электронными документами — включите, если планируете прямой обмен (ДиректБанк); для выгрузки файлом флаг не обязателен.

Сохраните карточку. Если поля для зарплатных проектов в программе не отображаются вовсе, проверьте, что в настройках расчёта зарплаты включена сама возможность их вести — соответствующий флажок находится в настройках состава начислений и выплат (Настройка → Расчёт зарплаты в ЗУП).

Вводим лицевые счета сотрудников

Чтобы 1С знала, на какой счёт зачислять зарплату каждому, лицевые счета привязывают к сотрудникам. Есть два сценария.

Карты уже выпущены. Вы знаете 20-значные лицевые счета. Введите их документом «Ввод лицевых счетов» (в ЗУП — раздел Выплаты; в Бухгалтерии — Зарплата и кадры). В документе выбираете зарплатный проект, добавляете сотрудников и в каждой строке указываете его лицевой счёт. После проведения счёт закрепится за сотрудником по этому проекту.

Карты открываете через банк. Сформируйте документ «Заявка на открытие лицевых счетов», добавьте сотрудников и выгрузите файл заявки в банк. Банк откроет счета и вернёт ответный файл — его загружают документом «Подтверждение открытия лицевых счетов». После загрузки лицевые счета проставятся автоматически, вручную их вбивать не нужно.

При массовом подключении удобнее загрузить счета из файла, который прислал банк: в документе ввода лицевых счетов обычно есть команда заполнения по сотрудникам, а при файловом обмене счета проставит подтверждение открытия. Вручную по одному счёту вбивают, когда подключают двух-трёх новичков к уже работающему проекту.

Проверить, у кого счёт заполнен, а у кого нет, удобно по списку документов ввода лицевых счетов или по отбору в ведомости: сотрудники без счёта в ведомость на этот проект просто не попадут. Новому сотруднику счёт вводят до первой выплаты — иначе его зарплата не уйдёт в банк вместе со всеми.

Формируем и выгружаем ведомость в банк

Это ежемесячная операция. После начисления зарплаты деньги перечисляют документом «Ведомость в банк».

1. В разделе выплат создайте Ведомость в банк.
2. Укажите месяц, организацию и зарплатный проект — программа отберёт только тех сотрудников, у кого есть лицевой счёт по этому проекту.
3. Выберите, что выплачиваем: зарплату за месяц, аванс, отпускные и т. д. — от этого зависит, какие суммы подтянутся.
4. Нажмите Заполнить. В таблице появятся сотрудники и суммы к перечислению.
5. Проверьте итог ведомости — он должен совпасть с суммой к выплате за период.

Дальше — выгрузка. В ведомости есть команда выгрузки файла (кнопка с названием вроде Выгрузить файл или Обмен с банком). Программа сформирует файл реестра в формате, согласованном с банком, и предложит сохранить его. Этот файл вы загружаете в интернет-банк или клиент-банк, где подписываете и отправляете.

После зачисления банк возвращает ответный файл. Его подгружают документом «Подтверждение зачисления зарплаты»: 1С отметит, кому зарплата зачислена, а по кому были ошибки (например, закрытый счёт). Непрошедшие суммы останутся «висеть» как невыплаченные — их переводят в следующую ведомость.

Аванс и зарплату перечисляют отдельными ведомостями: в поле «Выплачивать» выбираете аванс — попадут только авансовые суммы, выбираете зарплату за месяц — остаток. Межрасчётные выплаты (отпускные, больничные, разовые премии) тоже оформляют своей ведомостью, часто к конкретной дате выплаты. Для каждой формируется свой файл реестра — не пытайтесь слить разные виды выплат в один документ, банку они уходят раздельно.

Сверяйте итог ведомости не на глаз, а с суммой к выплате по расчётному листку или ведомости выплаты за период: расхождение почти всегда означает, что отобран не тот месяц, не тот вид выплаты или в проект не попал кто-то из сотрудников без лицевого счёта.

Автоматизация: ДиректБанк и регламент выплат

Выгрузка файлов вручную — это минимально рабочий вариант. Два способа ускорить процесс.

1С:ДиректБанк. Если ваш банк поддерживает прямой обмен, файлы вообще не нужны: ведомость уходит в банк из 1С по кнопке, а статусы зачисления возвращаются автоматически. Подключение настраивается в карточке зарплатного проекта или банковского счёта — ищите команду настройки обмена с банком (Настроить обмен с банком / Подключить ДиректБанк). Банк выдаёт параметры подключения и, как правило, требует электронную подпись .

Регламент выплат. Чтобы ведомости формировались единообразно, задайте в настройках зарплаты порядок выплаты (в банк по зарплатному проекту) и, при необходимости, сделайте проект выплаты по умолчанию для сотрудников. Тогда при начислении программа сама подставит нужный способ, и ведомость заполнится без ручного отбора.

Если сотрудники получают деньги в разных банках, заведите несколько зарплатных проектов и формируйте по ведомости на каждый — выгрузки пойдут в соответствующие банки раздельно.

Типовые проблемы при подключении и выплатах

Большинство сбоев — это несоответствие данных в 1С и в банке. Разберите по симптому.

Обмен форматами и интеграция с банком

Обмен данными о зарплатном проекте идёт в стандартизированном формате, который 1С и банки поддерживают совместно. Практически это значит: вы выбираете в карточке проекта формат, который называет ваш банк, а 1С формирует файл по этим правилам.

• 📁 Файловый обмен — универсальный вариант, работает с любым банком, который принимает файл реестра. Вы выгружаете файл из ведомости и загружаете его в интернет-банк.
• 🔌 ДиректБанк — прямой обмен без файлов, доступен для банков из списка поддерживаемых. Удобнее, но требует подключения и подписи.
• 🔑 Для подписи и прямого обмена нужна электронная подпись — та же, что для банк-клиента, либо отдельная, выданная банком.

Если банк прислал собственное описание формата или свою обработку для 1С, сверьтесь с его инструкцией: отдельные банки дополняют стандартный формат своими полями. Версию формата и перечень поддерживаемых банков проверяйте в настройках обмена — там же видно, доступен ли для вашего банка прямой обмен или только файл.