Скан, PDF или договор к документу 1С: где кнопка со скрепкой и как хранить файлы без раздувания базы

Чтобы подкрепить документ в 1С, откройте его и нажмите в командной панели формы кнопку со скрепкой — «Присоединенные файлы». В открывшемся списке нажмите Добавить и выберите файл с компьютера, сканирование или создание по шаблону. Файл сохранится в базе и будет открываться из этого документа у всех пользователей. Механизм общий для типовых конфигураций на БСП: Бухгалтерия 3.0, ЗУП 3.1, УТ 11, КА 2, ERP, УНФ.

Типичная ситуация: поставщик прислал подписанную накладную, аудитор просит показать договор к поступлению, а бумажный оригинал лежит в архиве в другом здании. Если скан подкреплён к документу в 1С, его находят за десять секунд, прямо из карточки поступления.

Что значит «подкрепить» документ и что для этого есть в 1С

В бухгалтерском обиходе «подкрепить» означает приложить к учётной записи подтверждение: скан первички, договор, письмо, фото товара. В 1С 8.3 для этого есть подсистема присоединённых файлов. У каждого документа и у многих справочников (контрагенты, договоры, сотрудники, номенклатура) есть свой список файлов.

Что умеет механизм:

• 📎 хранить любое количество файлов на один документ — PDF, JPG, DOCX, XLSX и другие форматы;
• 🖨️ получать изображение со сканера прямо в документ, минуя папку «Загрузки»;
• ✏️ редактировать файл с блокировкой: пока один пользователь правит договор, другой видит, что файл занят;
• 🔍 искать файлы по имени и по тексту (если включено полнотекстовое индексирование);
• 🗄️ хранить файлы либо внутри информационной базы, либо в томах на диске.

Иногда под «подкрепить» имеют в виду другое: связать документ с документом-основанием. Например, счёт на оплату — с реализацией. Это делается не файлами, а реквизитами документа или вводом на основании. Связи видны по кнопке «Структура подчиненности» в командной панели. Об этом — коротко в разделе про способы.

Подготовка: где будут лежать файлы

До массовой загрузки сканов решите, где их хранить. Это определяет размер базы и скорость резервного копирования.

Настройка хранения находится в разделе Администрирование → Общие настройки, в группе настроек работы с файлами. Там включают хранение в томах и создают сами тома: имя, путь, максимальный размер. Там же задают максимальный размер одного файла и запрещённые расширения.

💡 Если база уже распухла от файлов, после включения томов файлы можно перенести из базы в тома штатным переносом в той же группе настроек. Делайте это в нерабочее время: перенос тысяч файлов нагружает сервер.

Как подкрепить документ: четыре способа

Способ 1. Файл с компьютера

1. Откройте документ, например Покупки → Поступление (акты, накладные, УПД) и нужную накладную.
2. Нажмите в командной панели кнопку со скрепкой. Если её не видно, раскройте меню Еще — команда «Присоединенные файлы» есть там.
3. В списке файлов нажмите Добавить и выберите вариант загрузки с компьютера.
4. Укажите файл. Он появится в списке с именем, размером и автором.
5. При необходимости откройте карточку файла и заполните описание: «оригинал получен 12.03, папка № 4».

Можно проще: перетащите файл мышью из Проводника прямо в открытый список присоединённых файлов. Так удобно грузить сразу три-пять сканов.

Способ 2. Скан напрямую со сканера

1. Откройте список присоединённых файлов документа.
2. Нажмите Добавить и выберите сканирование.
3. При первом запуске 1С предложит установить компоненту сканирования — согласитесь. Нужны права на установку на этом компьютере.
4. Выберите сканер, разрешение, цветность и формат (PDF или изображение).
5. Отсканируйте страницы. Многостраничный акт сохраняется одним файлом, если выбран формат PDF и включено объединение страниц.

Настройки сканирования запоминаются для пользователя. Рекомендуемые параметры для первички: ч/б или оттенки серого, 200–300 dpi, PDF. Цветной скан 600 dpi даёт файл в 5–10 раз тяжелее без пользы для читаемости.

Способ 3. Файл по шаблону

Вариант «по шаблону» создаёт новый файл из заготовки: например, типовой договор в DOCX. Шаблоны лежат в общем справочнике файлов. Удобно для служебных записок и сопроводительных писем, которые пишутся под каждый документ.

Способ 4. Печатная форма с факсимиле — вместо скана

Если «подкрепить» нужно своё исходящее — счёт или акт для клиента, — сканировать не надо. В карточке организации (Главное → Организации) есть раздел «Логотип и печать»: туда загружают изображение печати и подписей руководителя и главного бухгалтера. После этого в печатных формах счёта появляется вариант с печатью и подписями. Его сохраняют в PDF кнопкой сохранения в форме печати и присоединяют к документу способом 1.

Связь с документом-основанием

Когда нужно не приложить файл, а показать, чем подтверждена операция внутри 1С, создавайте документы через Создать на основании. Например, реализацию — из счёта, оплату — из реализации. Цепочку потом видно в «Структуре подчиненности». Это не заменяет скан, но аудитор сразу видит логику операции.

Подкрепление в разных конфигурациях 1С

Кнопка, список файлов и настройка томов одинаковы во всех типовых решениях на БСП. Отличается то, что программа подкрепляет сама и где отмечают оригиналы.

💡 Электронный документ из ЭДО прикреплять вручную не нужно: он уже связан с документом учёта. Ручной скан к нему создаёт дубль и путаницу «какой экземпляр главный».

Как проверить, что файл действительно подкреплён

Файл в списке — ещё не гарантия, что его откроет коллега. Проверьте три вещи.

1. Файл открывается у другого пользователя. Попросите коллегу открыть документ и файл со своего компьютера. Если база в томах и путь задан неверно, у вас файл откроется из локального кэша, а у него — с ошибкой.
2. Файл не «занят». В списке у файла, который взяли на редактирование, отображается, кто его редактирует. Пока редактирование не завершено, остальные видят старую версию.
3. Содержимое то, что нужно. Откройте файл и сверьте номер и дату на скане с номером и датой документа. Самая частая ошибка — скан от соседней накладной того же поставщика.

Для выборочной проверки за период откройте журнал документов , например список поступлений за квартал, и пройдитесь по документам крупных контрагентов. Если в вашей конфигурации есть учёт первичных документов, отберите документы со статусом «оригинал не получен» — это и есть список дыр.

Пакетное подкрепление: обработки и код

Когда за месяц приходит 500 сканов, грузить их по одному долго. Схема автоматизации обычно такая:

1. Сканы называют по правилу: номер документа и дата, например 0000-000123_2026-03-12.pdf.
2. Файлы складывают в одну папку, доступную серверу 1С.
3. Внешняя обработка или расширение перебирает файлы, по имени находит документ и присоединяет файл.
4. Файлы, для которых документ не нашёлся, переносятся в папку «не разобрано» для ручного разбора.

В типовых конфигурациях на БСП 3.x присоединение файла программно делается через общий модуль РаботаСФайлами. Пример серверной процедуры для поступлений:

&НаСервере
Процедура ПрикрепитьСканыИзКаталога(Каталог)

    Файлы = НайтиФайлы(Каталог, "*.pdf");
    Для Каждого Файл Из Файлы Цикл

        // Имя файла: <номер>_<ГГГГ-ММ-ДД>.pdf
        Части = СтрРазделить(Файл.ИмяБезРасширения, "_");
        Если Части.Количество() <> 2 Тогда
            Продолжить;
        КонецЕсли;

        ДатаДок = Дата(СтрЗаменить(Части[1], "-", ""));
        Документ = Документы.ПоступлениеТоваровУслуг.НайтиПоНомеру(Части[0], ДатаДок);
        Если Документ.Пустая() Тогда
            Сообщить("Не найден документ для файла " + Файл.Имя);
            Продолжить;
        КонецЕсли;

        Адрес = ПоместитьВоВременноеХранилище(Новый ДвоичныеДанные(Файл.ПолноеИмя));

        ПараметрыФайла = РаботаСФайлами.ПараметрыДобавленияФайла();
        ПараметрыФайла.ВладелецФайлов = Документ;
        ПараметрыФайла.ИмяБезРасширения = Файл.ИмяБезРасширения;
        ПараметрыФайла.РасширениеБезТочки = Сред(Файл.Расширение, 2);
        ПараметрыФайла.ВремяИзмененияУниверсальное = Файл.ПолучитьУниверсальноеВремяИзменения();

        РаботаСФайлами.ДобавитьФайл(ПараметрыФайла, Адрес);

    КонецЦикла;

КонецПроцедуры

Что учесть при запуске:

• НайтиПоНомеру ищет номер в пределах периода, к которому относится указанная дата (для поступлений обычно год), поэтому дата в имени файла нужна.
• Номер в имени должен совпадать с номером в 1С полностью, с префиксом и нулями.
• Код выполняется на сервере, значит Каталог — путь, видимый серверу.
• Перед запуском на рабочей базе прогоните обработку на копии и проверьте 10–20 документов вручную. Повторный запуск по той же папке присоединит файлы второй раз — после обработки переносите файлы в архивную папку.

Готовые обработки пакетной загрузки сканов продаются и распространяются франчайзи. Перед подключением внешней обработки к рабочей базе проверьте, что она подписана поставщиком или вы видели её код.

Юридическая сторона: что даёт скан в 1С

Скан, прикреплённый в 1С, — удобная копия, но не первичный документ.

• 📄 По закону № 402-ФЗ (ст. 9) первичный документ составляется на бумаге или в электронном виде с электронной подписью. Скан бумажной накладной электронным первичным документом не является: оригинал на бумаге храните.
• ✍️ Электронный документ из ЭДО, подписанный по закону № 63-ФЗ, — сам по себе оригинал. Для счёта-фактуры нужна квалифицированная подпись; для прочей первички стороны могут договориться и о неквалифицированной.
• 🗓️ Срок хранения первичных документов — не менее 5 лет после отчётного года (ст. 29 402-ФЗ), для налоговых целей — 5 лет по подп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ. Сканы в 1С удобно держать столько же, но бумагу они не отменяют.
• 🔒 Сканы паспортов и других документов сотрудников — это персональные данные. Ограничьте доступ к таким файлам правами пользователей: бухгалтеру по расчётам с поставщиками они не нужны.

Если фирма хочет отказаться от бумажного архива, путь один — переводить документооборот с контрагентами в ЭДО, а не сканировать бумагу.

Ошибки при подкреплении и как их избежать

Ещё две ошибки, которые всплывают на проверке:

• ❌ Один скан на десять документов. Сканируют пачку накладных одним PDF и прикрепляют к первому документу. Потом найти нужную страницу невозможно. Правило: один документ — один файл.
• ❌ Имя файла «Сканирование_0045.pdf». В поиске такой файл не найти. Переименуйте его до загрузки или впишите в описание номер, дату и контрагента.

Частые вопросы