Приёмка алкоголя по ТТН ЕГАИС в 1С: принять, отказать или составить акт расхождений

Чтобы подтвердить накладную в ЕГАИС через 1С, загрузите входящую ТТН из УТМ, откройте документ «ТТН входящая ЕГАИС», сопоставьте позиции с вашей номенклатурой, сверьте количество с фактом и отправьте ответ поставщику: принять, отказать или принять с актом расхождений. Через несколько минут УТМ вернёт квитанцию, и статус документа сменится. Только после этого продукция встанет на ваш остаток в ЕГАИС.

Без подтверждения товар в ЕГАИС «висит» между вами и поставщиком. Вы не сможете ни продать его через кассу, ни перепродать оптом, ни передать в торговый зал. Порядок одинаков для 1С:Бухгалтерии 3.0, Управления торговлей 11, Розницы и УНФ: отличаются только меню, где лежит список ТТН.

Что подготовить до подтверждения ТТН

Ответ на накладную уходит в ЕГАИС через универсальный транспортный модуль (УТМ). 1С сама ничего в ЕГАИС не отправляет: она кладёт документ в УТМ, а тот подписывает его ключом и передаёт дальше. Поэтому сначала проверьте цепочку целиком.

• 🔑 Ключ с КЭП вставлен в компьютер, где работает УТМ. Сертификат действующий, не истёк.
• 🖥 УТМ запущен. Откройте в браузере на этом компьютере http://localhost:8080 — должна открыться страница модуля с вашим ФСРАР ID и датами сертификатов.
• 🔗 В 1С указан адрес УТМ. Если УТМ стоит на другом компьютере, в настройках подключения вместо localhost прописан его IP-адрес, а порт 8080 открыт в брандмауэре.
• 🏢 Организация и склад связаны с ФСРАР ID. В 1С каждому месту деятельности (лицензии, торговой точке) соответствует своя запись с идентификатором ФСРАР. Накладная приходит на конкретный ID, и в 1С она «приземлится» именно в ту организацию, к которой он привязан.
• 📦 Номенклатура готова к сопоставлению. У алкогольных позиций заполнен вид алкогольной продукции и признак, что товар алкогольный. Без этого программа не даст связать строку ТТН с вашей карточкой.

Пошагово: как подтвердить накладную в ЕГАИС через 1С

Шаг 1. Загрузите входящие документы

Откройте список входящих ТТН ЕГАИС. В БП 3.0 он находится в разделе Склад, в УТ 11 — в разделе Закупки, в Рознице — в рабочем месте ЕГАИС. Если не видите список, наберите «ТТН» в строке поиска по интерфейсу.

Нажмите команду обмена с ЕГАИС (в списке она обычно называется «Обмен» или выполняется автоматически по расписанию). 1С заберёт из УТМ всё, что пришло: накладные поставщиков, справки, квитанции. Новая ТТН появится со статусом, который означает «получена, ответ не отправлен».

Шаг 2. Сопоставьте номенклатуру

Откройте накладную. Во вкладке с товарами каждая строка — это позиция из классификатора ЕГАИС: наименование, алкокод, объём, крепость, производитель. Рядом должна стоять ваша номенклатура.

1. Если строка пустая, выберите для неё карточку из своего справочника.
2. Если подходящей карточки нет, создайте её прямо из формы сопоставления.
3. Проверьте, что объём тары совпадает: 0,5 л и 0,7 л одной марки — разные позиции.

Сопоставление запоминается. Следующая накладная с тем же алкокодом подтянет вашу карточку сама.

Шаг 3. Сверьте накладную с фактом

Пересчитайте товар по бутылкам, а не по коробкам. Для крепкого алкоголя отсканируйте акцизные марки 2D-сканером, если ведёте пошмарочную приёмку: 1С покажет, какие марки есть в накладной, а каких нет на руках.

Не подтверждайте накладную «вслепую» до пересчёта. После принятия все бутылки из ТТН встают на ваш остаток в ЕГАИС, и недостачу потом придётся списывать актом.

Шаг 4. Отправьте ответ поставщику

В форме ТТН есть команды ответа. Выберите одну из трёх:

Команда сформирует ответ и положит его в УТМ. Ключ должен быть вставлен: подпись ставится в момент отправки.

Шаг 5. Дождитесь квитанции и оформите поступление

Снова выполните обмен. Пришла квитанция — статус ТТН сменится на «принят» (или «отказ», «акт расхождений отправлен»). На основании ТТН создайте учётный документ поступления: в БП 3.0 это «Поступление (акты, накладные, УПД)», в УТ 11 — «Приобретение товаров и услуг». Можно и наоборот: сначала провести поступление, а потом связать его с ТТН.

Розница и опт: в чём разница при приёмке

Сам ответ на ТТН у всех одинаковый. Различается то, что происходит с продукцией дальше.

Розница

После принятия алкоголь попадает в регистр № 1 (условный «склад»). Продавать через кассу можно только то, что числится в регистре № 2 («торговый зал»). Поэтому розничному магазину после подтверждения нужно ещё передать продукцию в торговый зал: в 1С для этого есть отдельный документ ЕГАИС о передаче в регистр № 2. Создайте его на основании принятой ТТН, чтобы не набирать позиции вручную.

Пиво и пивные напитки розница тоже принимает через ЕГАИС: закупку нужно подтвердить, хотя продажи на кассе через УТМ при этом не фиксируются.

Опт

Оптовик принимает товар на свой остаток и дальше сам выписывает исходящие ТТН покупателям. Принятая продукция должна совпадать со справками, которые пришли вместе с накладной: по ним ЕГАИС отслеживает происхождение партии. Если что-то не сходится, оптовику выгоднее сразу оформить акт расхождений, чем потом разбираться с покупателями, у которых отгрузка «не встанет».

Как проверить, что ЕГАИС приняла накладную

Статус в 1С — первое, на что смотрим. Но он меняется только после обмена, поэтому полезно знать ещё два способа.

1. Документ в 1С. Откройте ТТН и найдите историю обмена или связанные квитанции. Текст квитанции покажет, приняла ли система ответ.
2. Страница УТМ. На http://localhost:8080 видно, сколько документов ушло и не застряли ли исходящие в очереди. Если исходящий документ висит долго, связь УТМ с ЕГАИС нарушена.
3. Личный кабинет ЕГАИС. Вход по КЭП на сайте ЕГАИС. Там отображаются накладные по вашему ФСРАР ID с их статусами. Это независимая проверка: если в кабинете ТТН принята, а в 1С нет, проблема в обмене 1С с УТМ, а не в самой приёмке.

Что настроить, чтобы подтверждать накладные быстрее

Каждая ТТН требует решения человека: подтверждать накладные полностью автоматически без пересчёта нельзя и опасно. Зато всё остальное можно ускорить.

• ⏱ Обмен по расписанию. Включите регламентное задание обмена с ЕГАИС, и новые ТТН будут подтягиваться сами, например каждые 10–15 минут. Не придётся нажимать «Обмен» руками.
• 🔁 Сопоставление один раз. Потратьте время на первую поставку от каждого поставщика: дальше позиции с тем же алкокодом сопоставятся автоматически.
• 📲 Приёмка сканером или ТСД. Сканирование марок при приёмке заменяет ручной пересчёт и сразу показывает, каких бутылок не хватает.
• 🧾 Документ поступления на основании ТТН. Не вбивайте накладную дважды: учётный документ создаётся из ТТН с уже сопоставленной номенклатурой.
• 👤 Права пользователей. Дайте товароведу право отвечать на ТТН, а кассирам — нет. Так случайного «принять» не будет.

Если накладная не подтверждается: разбор ошибок

Если поставщик не отвечает на акт расхождений

Пока поставщик не принял или не отклонил акт, остатки не меняются. Позвоните ему и попросите обработать акт в своей программе. Если он акт отклонил, договоритесь о решении: либо он выпускает новую ТТН на фактическое количество, либо вы отказываетесь от накладной целиком.

Если подтвердили по ошибке

Отменить уже принятую накладную со своей стороны нельзя. Выход зависит от ситуации: возврат поставщику исходящей ТТН (для оптового склада), либо списание недостающих бутылок актом. Перед любым из вариантов согласуйте действия с поставщиком и бухгалтерией, чтобы учёт в 1С и в ЕГАИС разошёлся минимально.

Частые ошибки при приёмке по ТТН ЕГАИС

• ❌ Ответ на ТТН откладывают на потом. Поставщик видит неподтверждённую отгрузку, а у вас товар не встаёт на остаток. Отвечайте в день поставки.
• ❌ Принимают целиком при бое. Одна разбитая бутылка — это повод для акта расхождений, а не для полного подтверждения.
• ❌ Забывают передать в торговый зал. В рознице продукция принята, но касса не пробивает: она не во втором регистре.
• ❌ Сопоставляют «похожую» номенклатуру. Бутылка 0,5 л, привязанная к карточке 0,7 л, исказит остатки и в 1С, и в отчётах по алкоголю.
• ❌ Работают с двух баз на один УТМ. Ответы и квитанции перемешиваются, документы получают статус «уже обработан».

Частые вопросы