Выравниваем складские остатки в 1С под фактическое наличие

Остатки в 1С подтягивают к факту через инвентаризацию: пересчитывают товар, вносят факт в документ и проводят разницу двумя документами — оприходованием излишков и списанием недостач. В 1С:Управление торговлей 11 это документ «Пересчет товаров», в 1С:Бухгалтерии 3.0 — «Инвентаризация товаров» в разделе Склад. Править остатки «ручной операцией» или удалять старые документы не нужно: так вы сломаете себестоимость и потеряете историю.

Если расхождение появилось из-за ошибки учёта, а не из-за реальной пропажи, выравнивать остатки инвентаризацией тоже рано. Сначала найдите документ, который дал сбой, и исправьте его. Пересчёт нужен, когда учёт верный, а товара на полке больше или меньше.

Почему остатки в 1С расходятся с фактом: ищем причину

Выравнивать цифры, не зная причины, бессмысленно: через месяц расхождение вернётся. Типичные источники:

• 📦 Поступление не введено или введено на другой склад. Товар лежит, а в базе его нет.
• 🔀 Пересортица. Продали «Кабель 3×1,5», а со склада ушёл «Кабель 3×2,5». По одной позиции минус, по другой плюс на ту же сумму.
• ⏱️ Неверный порядок документов. Реализация датирована раньше поступления — в БП это даёт отрицательный остаток на счёте 41.
• 🧾 Непроведённые или помеченные на удаление документы. Цифры в отчёте их не учитывают.
• 📏 Единицы измерения. Приняли упаковками по 10 штук, а продаёте штуками — коэффициент в карточке номенклатуры указан неверно.
• 🏷️ Реальные потери: бой, порча, кража, естественная убыль.

Первые пять причин лечатся исправлением документов. Только последняя — инвентаризацией.

Для поиска удобнее всего отчёт по движениям конкретной позиции за период. В БП это Отчёты → Анализ субконто или карточка счёта 41 с отбором по номенклатуре. В УТ 11 — «Ведомость по товарам на складах» с расшифровкой до документов.

Пересчёт товаров в 1С:Управление торговлей 11

В УТ 11 инвентаризация разбита на два этапа: складской (сколько штук лежит) и финансовый (оформить излишки и недостачи). Документы находятся в разделе Склад и доставка.

1. Создайте задание на пересчёт

1. Откройте Склад и доставка → Пересчеты товаров и нажмите «Создать».
2. Укажите склад. Если на складе используются ячейки — помещение или зону.
3. Заполните табличную часть: все остатки склада или выборочно — по группе, по стеллажу, по позициям с движением за период.
4. Статус «Подготовлено». Распечатайте бланк пересчёта — в нём нет учётного количества, чтобы кладовщик считал честно.

2. Внесите фактическое количество

Переведите документ в статус «Внесение результатов» и заполните колонку факта. Программа сама покажет отклонение по каждой строке. После проверки — статус «Выполнено».

3. Оформите излишки и недостачи

На основании выполненного пересчёта создаются:

Пересортицу оформляйте до оприходования и списания. Иначе вы приходуете «лишний» кабель по одной цене и списываете «пропавший» по другой — в учёте появится доход и расход, которых не было.

В излишках обязательно проверьте цену. Если она пустая или нулевая, товар встанет на склад с нулевой себестоимостью, и валовая прибыль по нему будет завышена.

Как подтянуть остатки в 1С:Бухгалтерии 3.0

В Бухгалтерии нет отдельного складского контура: остаток — это сальдо счёта 41 (или 10, 43) в разрезе номенклатуры и склада.

Порядок действий

1. Склад → Инвентаризация товаров → «Создать». Укажите дату, организацию, склад и ответственного.
2. Нажмите «Заполнить» — табличная часть заполнится учётными остатками на дату.
3. Внесите фактическое количество в колонку факта. Отклонение посчитается автоматически.
4. Проведите или запишите документ и распечатайте ИНВ-3 для подписей комиссии.
5. Через «Создать на основании» сформируйте «Оприходование товаров» — по строкам с излишком.
6. Так же создайте «Списание товаров» — по строкам с недостачей.

Что сформируется в проводках

Документ «Списание товаров» доводит недостачу только до счёта 94. Закрыть 94 на 44, 73.02 или 91.02 нужно отдельной ручной операцией — по решению руководителя и документам о виновных.

Излишки по ФСБУ 5/2019 приходуют по справедливой стоимости, а для налога на прибыль они включаются во внереализационные доходы. Поэтому цену в оприходовании ставьте рыночную, а не нулевую.

Отрицательные остатки: исправлять, а не перекрывать

Минус по номенклатуре — это не недостача. Он говорит, что программа «продала» товар, которого по документам ещё не было. Перекрывать его оприходованием — ошибка: на складе появится товар, который у вас уже есть, и через поступление остаток задвоится.

Что делать вместо этого:

1. Сформируйте отчёт по остаткам на конец периода с отбором «Количество меньше 0». В БП — ОСВ по счёту 41 с развёрнутым сальдо по номенклатуре.
2. По каждой позиции откройте движения и найдите первую дату ухода в минус.
3. Посмотрите, какое поступление должно было быть раньше. Обычно его ввели позже или поставили не тот склад.
4. Исправьте дату или склад документа. Если поступление датировано позже продажи в тот же день — поправьте время документа.
5. В БП после правок перепроведите документы за период — например, в рамках Операции → Закрытие месяца, чтобы пересчиталась себестоимость.

Если поступление действительно потеряно и товар пришёл без документов — оформите его поступлением от поставщика, как только появятся документы. Оприходование излишков в этом случае не подходит.

Маркированный товар: остатки в 1С и в Честном ЗНАКе

Для маркированных товаров остатков два: в базе 1С и на балансе вашей организации в ГИС МТ «Честный ЗНАК». Подтягивать нужно оба, иначе следующая продажа упадёт с ошибкой проверки кода.

Коды в документах 1С заполняют сканированием. Списание без кодов для маркированного товара — частая причина расхождения: в базе товара уже нет, а в ГИС МТ он числится за вами.

💡 Сверку удобно начинать с выгрузки из личного кабинета Честного ЗНАКа — списка кодов на балансе — и сравнивать его со сканами фактического пересчёта. Коды, которые есть в кабинете, но не найдены на полке, — кандидаты на вывод из оборота.

Пересчёт с ТСД: быстрее и без ручного ввода

На складе от нескольких сотен позиций считать вручную долго, а ошибки при вводе факта сами создают ложные расхождения. Терминал сбора данных снимает обе проблемы.

Как это работает в общих чертах:

1. Терминал подключают как подключаемое оборудование: в БП и УТ 11 эти настройки находятся в разделе Администрирование (в УТ 11 — НСИ и администрирование). Нужен драйвер под вашу модель или сторонняя программа обмена, например «Склад 15» от Клеверенс.
2. Документ пересчёта или инвентаризации выгружают на терминал.
3. Кладовщик сканирует штрихкоды; количество суммируется по позиции.
4. Результат загружают обратно в колонку факта и проверяют отклонения.

Что важно настроить заранее:

• 🔢 штрихкоды должны быть у всех позиций в базе, включая упаковки с коэффициентом;
• 🏷️ для маркированных товаров ТСД должен читать DataMatrix и передавать коды, а не только штрихкод EAN;
• 📍 при адресном хранении считайте по ячейкам — так проще найти, куда «уехала» позиция.

Если терминала нет, выручает телефон с мобильным приложением для сбора штрихкодов и выгрузкой в файл. Многие табличные части в типовых конфигурациях умеют загружать данные из таблицы — так факт попадает в документ без перепечатки.

Проверка результата и как не допустить новых расхождений

После проведения оприходования и списания сформируйте остатки ещё раз на ту же дату:

• в БП — ОСВ по счёту 41 (10, 43) по складу; сальдо по количеству должно совпасть с колонкой факта инвентаризации;
• в УТ 11 — «Ведомость по товарам на складах» и остатки в финансовом разрезе, если склад ордерный;
• для маркировки — сравнение остатка в 1С с числом кодов на балансе в ГИС МТ.

Если хоть одна позиция не сошлась — значит, в документе списания или оприходования пропущена строка, либо после даты инвентаризации есть ещё движения.

Чтобы следующий пересчёт был спокойнее:

1. Включите контроль остатков при проведении расходных документов. Программа не даст продать то, чего нет.
2. Запретите редактирование закрытых периодов — установите дату запрета изменения данных.
3. Делайте выборочные пересчёты раз в неделю-месяц по ходовым и дорогим позициям, а не только годовую инвентаризацию.
4. Подбирайте товар сканером, а не по названию из списка — это убирает большую часть пересортицы.
5. Проводите поступления в день прихода, а не «когда дойдут руки».

Частые вопросы