Закрытие долгов контрагентов в 1С: оплата, зачёт, списание

Задолженность в 1С Бухгалтерии гасится тремя способами: оплатой (документ Списание с расчётного счёта или Поступление на расчётный счёт), взаимозачётом встречных долгов и списанием остатка через документ Корректировка долга. Какой способ выбрать — зависит от того, что закрываем: реальные деньги, встречное требование контрагента или безнадёжный хвост, который платить уже некому.

Главное правило: сначала найдите, на каком счёте и по какому документу «висит» долг, и только потом гасите. Поставить оплату «не на тот» договор или документ расчётов — типичная причина, из-за которой сальдо по контрагенту не сходится, хотя деньги прошли.

Коротко о том, какой способ когда применять:

Сверка расчётов: где искать долг перед погашением

Долг контрагента в 1С хранится на счетах расчётов, и у каждого — свой смысл:

• 📌 60.01 — наша задолженность перед поставщиком (мы должны);
• 📌 60.02 — авансы, выданные поставщику (поставщик должен нам поставку);
• 📌 62.01 — задолженность покупателя перед нами (нам должны);
• 📌 62.02 — авансы, полученные от покупателя (мы должны отгрузить);
• 📌 76 — прочие расчёты (претензии, депоненты, страхование, аренда у физлиц).

Чтобы увидеть картину целиком, откройте Отчёты → Оборотно-сальдовая ведомость по счёту и выберите счёт 60 или 62. Включите группировку по субконто Контрагенты и Договоры, а для глубокого разбора — ещё и Документы расчётов с контрагентом. Дебетовое сальдо по 62.01 — вам должны; кредитовое по 60.01 — должны вы.

Для разбора конкретного контрагента удобнее Карточка счёта: она показывает каждую операцию построчно — отгрузку, оплату, зачёт — и нарастающее сальдо после каждой. По ней сразу видно, с какого документа пошло расхождение. Ещё точнее работает отчёт Анализ субконто с выбором субконто Контрагенты и Договоры: он сводит обороты по всем счетам расчётов одного контрагента в одну таблицу.

Если сумма по контрагенту не сходится с его данными, постройте Акт сверки взаимных расчётов (раздел Покупки или Продажи). Документ собирает все операции за период по договору и показывает конечное сальдо — его можно распечатать и отправить контрагенту на подпись. На отдельной вкладке акта вносятся данные контрагента, и тогда расхождение подсвечивается прямо в печатной форме.

Погашение оплатой: как привязать деньги к долгу

Самый частый способ — закрыть долг деньгами. Для расчётов с поставщиком используется Списание с расчётного счёта с видом операции «Оплата поставщику», для расчётов с покупателем — Поступление на расчётный счёт с видом «Оплата от покупателя».

Ключевое поле в обоих документах — «Погашение задолженности». У него три значения:

1. Автоматически — программа сама распределяет сумму по самым ранним непогашенным документам (метод ФИФО). Подходит в большинстве случаев.
2. По документу — вы вручную указываете конкретный документ расчётов (накладную, акт, счёт), который гасит платёж. Используйте, когда контрагент платит по конкретной отгрузке.
3. Не погашать — сумма просто ложится авансом на счёт 60.02 или 62.02, без привязки к отгрузке.

Порядок действий для оплаты поставщику:

1. Откройте Банк и касса → Банковские выписки и создайте Списание с расчётного счёта.
2. Вид операции — «Оплата поставщику», укажите контрагента, договор и сумму.
3. В поле «Погашение задолженности» выберите «Автоматически» или «По документу».
4. Проверьте счета расчётов: 60.01 — для гашения долга, 60.02 — для аванса.
5. Проведите документ.

Проводки при оплате формируются так:

Взаимозачёт встречных долгов между контрагентами

Когда вы одновременно должны контрагенту и он должен вам, деньги гонять туда-обратно не нужно — долги закрываются взаимозачётом. В 1С это делается документом Корректировка долга (Покупки → Расчёты с контрагентами → Корректировка долга или такой же пункт в разделе Продажи).

Вид операции — «Зачёт задолженности». В шапке укажите:

• «Зачесть задолженность» — чью (покупателя, поставщика или третьего лица);
• «В счёт задолженности» — перед кем.

На вкладках Дебиторская задолженность и Кредиторская задолженность нажмите Заполнить — программа подтянет открытые остатки. Суммы зачёта должны совпасть: зачитывается меньшая из встречных.

Если контрагенты разные (например, долг переводится на правопреемника или на связанную фирму), используйте вид операции «Перенос задолженности» — он двигает остаток с одного контрагента/договора на другой без движения денег.

Зачёт авансов: настройка и ручное закрытие

Авансы в 1С зачитываются при проведении отгрузки или поступления автоматически — но только если это настроено. Способ задаётся в карточке договора, поле «Зачёт авансов»:

• Автоматически — аванс зачитывается при первой же отгрузке/поступлении;
• По документу — зачёт только по тому документу, который вы укажете;
• Не зачитывать — зачёт делается отдельно, вручную.

Если по контрагенту одновременно висят и долг, и аванс по одному счёту, закройте их документом Корректировка долга с видом операции «Зачёт авансов».

Чтобы понять, какой вид корректировки долга вам нужен, сверьтесь с деревом решений:

Исправление ошибок и ручная корректировка долга

Иногда долг «висит» из-за ошибки ввода: оплата встала не на тот договор, задвоилась накладная, аванс не зачёлся. Такие остатки правятся не новыми платёжками, а корректировкой.

Что проверить и чем исправить:

• Оплата на чужой договор. Откройте Списание или Поступление, поменяйте договор, перепроведите. Сальдо пересчитается само.
• Задвоенный документ поступления или реализации. Найдите дубль через ОСВ по счёту (две одинаковые суммы по одному контрагенту) и пометьте лишний на удаление.
• Копеечные расхождения из-за округления. Закрываются Корректировкой долга с видом «Списание задолженности » на сумму разницы.
• Долг на счёте 76 вместо 60/62. Проверьте вид договора в карточке контрагента — для торговых операций должен стоять «С поставщиком» или «С покупателем», а не «Прочее».

Списание безнадёжной дебиторской задолженности

Если покупатель не платит, а взыскать уже нельзя — долг списывается. Безнадёжной дебиторскую задолженность делают, в частности, истечение срока исковой давности (три года по ст. 196 ГК РФ) и ликвидация должника.

Списание оформляется документом Корректировка долга, вид операции — «Списание задолженности», закладка Дебиторская задолженность. Перед проведением проверьте счёт списания в расходах.

Списанная дебиторка не исчезает бесследно: сумму пять лет держат на забалансовом счёте 007 на случай, если должник вдруг рассчитается. Когда срок истёк — остаток со счёта 007 просто списывается.

В налоговом учёте безнадёжные долги уменьшают прибыль по правилам ст. 266 НК РФ: либо напрямую во внереализационных расходах, либо через резерв по сомнительным долгам, если он создавался.

Зеркальный случай — кредиторская задолженность, которую с вас уже не требуют (поставщик ликвидирован, срок прошёл). Её списывают тем же документом с закладки Кредиторская задолженность, но в доходы:

Как не копить долги: контроль и профилактика

Погашение — это лечение. Чтобы долги не росли, настройте контроль заранее:

Для оценки «возраста» долга удобен отчёт Задолженность покупателей / Задолженность поставщикам (раздел Руководителю или Продажи/Покупки — в зависимости от релиза). Он разбивает остатки по интервалам просрочки (до 30 дней, 30–60 и так далее) и сразу показывает, где долг «перезрел» и пора звонить контрагенту.

Важно различать сомнительный и безнадёжный долг. Сомнительный — это просроченная задолженность, которую ещё можно взыскать; под неё создают резерв. Безнадёжный — долг, взыскать который уже нельзя; его списывают. Резерв позволяет отнести вероятные потери на расходы заранее, а при фактическом списании — закрыть долг без удара по прибыли в момент, когда он окончательно признан безнадёжным.

В 1С резерв по сомнительным долгам начисляется на счёт 63 автоматически — при выполнении операции Расчёт резервов по сомнительным долгам в составе Закрытия месяца, если в учётной политике включено его создание. Программа сама оценивает просрочку по каждому долгу и доначисляет либо восстанавливает резерв.

Частые вопросы