Новая организация в базе 1С: от пустой карточки до первого документа

Чтобы получить новую организацию в 1С:Бухгалтерии 8.3, откройте Главное → Организации, нажмите Создать, выберите «Юридическое лицо» или «Индивидуальный предприниматель», введите ИНН и нажмите Заполнить. Программа сама подтянет наименование, КПП, ОГРН, адрес и руководителя из ЕГРЮЛ/ЕГРИП. Останется проверить реквизиты, задать учётную политику и банковский счёт.

Без этого база бесполезна: документы не проводятся, отчёты пустые, печатные формы выходят без реквизитов. Порядок действий важен: если пропустить учётную политику или банковский счёт, потом придётся перепроводить документы за месяцы. Инструкция для интерфейса «Такси» в БП 3.0; где путь в ЗУП 3.1 другой, это сказано отдельно.

Где в 1С справочник организаций и как создать новую запись

Справочник «Организации» общий для всей базы. В него попадают все юрлица и ИП, по которым вы ведёте учёт в одной информационной базе.

В БП 3.0, пока в базе одна организация, в меню вместо списка может стоять пункт «Организация» — он сразу открывает карточку. Вторая организация добавляется из списка: откройте его через раздел «Главное» и нажмите Создать.

Порядок создания:

1. Откройте список организаций.
2. Нажмите Создать и выберите вид: юридическое лицо или индивидуальный предприниматель. От выбора зависит набор полей: у ИП нет КПП, вместо наименования — ФИО.
3. Введите ИНН (10 цифр для юрлица, 12 — для ИП).
4. Нажмите Заполнить рядом с ИНН, если подключена интернет-поддержка. Если нет — заполните поля вручную (следующий раздел).
5. Укажите систему налогообложения, если форма её просит при создании.
6. Нажмите Записать, а не сразу Записать и закрыть: в записанной карточке становятся доступны ссылки на учётную политику, банковские счета и другие связанные настройки.

Сколько организаций можно вести в одной базе

В ПРОФ-версии БП десять и двадцать организаций в одной базе — обычная практика для групп компаний и бухгалтерских аутсорсеров. Если у вас другая поставка, прежде чем заводить вторую фирму, проверьте условия своей лицензии.

Карточка организации: какие реквизиты заполнить вручную

Ручной ввод нужен, когда нет интернет-поддержки или организация только что зарегистрирована и ещё не видна в сервисе. Работайте по выписке из ЕГРЮЛ или листу записи — не по памяти и не по старому договору.

Основные поля:

• 🏷️ Сокращённое наименование — как организация видна в списках и документах базы, например ООО «Вектор».
• 📄 Полное наименование — строго по уставу и ЕГРЮЛ, оно идёт в отчётность и печатные формы.
• 🔢 ИНН и КПП — КПП у юрлица по месту постановки на учёт, у ИП поля нет.
• 🧾 ОГРН / ОГРНИП и дата регистрации.
• 🔤 Префикс — короткий код, который добавляется к номерам документов. По нему видно, какой организации принадлежит счёт или накладная.
• 📍 Адреса: юридический, фактический, почтовый. Юридический — точно как в ЕГРЮЛ.
• ✍️ Подписи: руководитель и главный бухгалтер с датой, с которой они действуют.
• 🏦 Налоговый орган: код инспекции, в которую сдаются отчёты, и ОКТМО.
• 📊 Коды статистики: ОКПО, ОКВЭД, ОКОПФ, ОКФС.

Префикс: зачем он, если организация одна

Сейчас организация одна, а через год может появиться вторая. Без префикса номера документов разных фирм перемешаются, и найти «счёт № 154» станет сложнее. Задайте префикс сразу — это две буквы, а менять потом неудобно: у старых документов номера останутся прежними.

Банковский счёт

Счёт заводится из карточки организации по ссылке на банковские счета. Достаточно ввести БИК: наименование банка и корсчёт подставятся из классификатора банков. Номер счёта — 20 цифр, программа проверит ключ по БИК и предупредит, если цифра введена неверно.

Заполнение реквизитов по ИНН из ЕГРЮЛ и ЕГРИП

Автозаполнение — самый быстрый и надёжный способ. Данные берутся из открытых сведений государственного реестра, поэтому опечатки в КПП, ОГРН и адресе исключены.

Что нужно, чтобы кнопка Заполнить работала:

1. Подключите интернет-поддержку: Администрирование → Интернет-поддержка и сервисы, войдите под логином и паролем портала 1С:ИТС.
2. Убедитесь, что у вас действует договор ИТС: сервис заполнения реквизитов входит в него.
3. Вернитесь в карточку организации, введите ИНН и нажмите Заполнить.

Что подтягивается из реестра:

Что придётся ввести самому:

• главного бухгалтера и кассира;
• банковские счета;
• контактный телефон и e-mail;
• ОКТМО, если оно не подставилось (проверьте его обязательно — без ОКТМО не пройдут декларации и платёжки по налогам).

Как обновить реквизиты, если они изменились

Сменился адрес или директор — не правьте поля руками. Откройте карточку, нажмите Заполнить повторно: программа сравнит данные базы с реестром. Подписанта всё равно проверьте вручную — нужна корректная дата, с которой действует новый руководитель.

Учётная политика новой организации

Без учётной политики организация в базе есть, но работать в ней нельзя: документы не проведутся, программа напомнит, что учётная политика не задана. Это следующий обязательный шаг после записи карточки.

Где настраивается:

В БП учётная политика хранится по периодам. Дата начала должна быть не позже даты первого документа. Начинаете учёт с 1 января — ставьте 1 января. Организация зарегистрирована 15 марта — ставьте дату регистрации.

Что выбрать в первую очередь:

1. Система налогообложения: общая, УСН («доходы» или «доходы минус расходы»), АУСН — от неё зависит, какие ещё настройки откроются.
2. Для ОСН: метод начисления амортизации, способ оценки МПЗ (по средней или ФИФО), порядок списания косвенных расходов, применение ПБУ 18/02.
3. Для УСН: объект налогообложения и ставка — для регионов с пониженными ставками важно указать её точно.
4. НДС: с 2025 года упрощенцы с доходом выше 60 млн руб. в год платят НДС; проверьте, что в учётной политике указана ваша ставка (общая или пониженная 5 % / 7 %) или освобождение.
5. Страховые взносы: тариф (основной, МСП и т. д.).

Учётную политику для бухучёта организация утверждает приказом — так требует 402-ФЗ и ПБУ 1/2008. Настройка в 1С отражает этот приказ, а не заменяет его. Сначала решение, потом галочки в программе.

Сервисы проверки и электронный документооборот

Когда карточка и учётная политика готовы, подключите то, что облегчает ежедневную работу. Всё ниже требует интернет-поддержки.

Проверка контрагентов

В Администрирование → Интернет-поддержка и сервисы включите проверку контрагентов. После этого программа сверяет ИНН и КПП партнёров с данными ФНС и помечает в документах тех, кто ликвидирован или не найден в реестре. Это защищает от отказа в вычете НДС по счёт-фактуре с неверными реквизитами.

ЭДО с контрагентами

Для обмена счетами-фактурами и УПД в электронном виде нужна учётная запись ЭДО:

1. Подготовьте квалифицированную электронную подпись (КЭП) руководителя или МЧД для сотрудника, который будет подписывать.
2. Откройте настройки обмена электронными документами в разделе Администрирование.
3. Создайте учётную запись для организации, выберите оператора и сертификат.
4. Дождитесь регистрации у оператора и отправьте приглашения контрагентам.

КЭП обязательна для счетов-фактур. Первичку стороны могут договориться подписывать и неквалифицированной подписью, но на практике почти все используют КЭП.

Сдача отчётности

Для отправки деклараций в ФНС и отчётов в СФР из базы подключите сервис сдачи отчётности (например, 1С-Отчётность). Заявление на подключение оформляется прямо из программы — в разделе регламентированных отчётов, по реквизитам организации, которые вы уже заполнили. Поэтому ошибка в КПП или коде инспекции здесь всплывает первой.

Если организаций больше одной: что учесть

Многие ищут, как получить в 1С организацию «ещё одну», не создавая новую базу. Одна база на несколько фирм удобна, но с оговорками.

Что настроить при нескольких организациях:

• 🔐 Права доступа по организациям — если разным бухгалтерам нужны разные фирмы. Включается ограничение доступа на уровне записей в настройках пользователей и прав.
• 🔤 Разные префиксы — обязательно, иначе номера перемешаются.
• 📋 Отборы в отчётах — каждый отчёт формируйте с отбором по организации; без отбора ОСВ покажет сумму по всем.

Типичные ошибки при создании организации

Удаление организации в 1С — двухэтапное: пометка на удаление, затем удаление помеченных объектов администратором. Программа не даст удалить карточку, на которую ссылаются документы, и покажет список этих ссылок.

Частые вопросы