Новый сотрудник в базе 1С 8.3: учётная запись, пароль и права доступа
Содержание
Чтобы получить нового пользователя в 1С 8.3, его создают в режиме 1С:Предприятие: Администрирование → Настройки пользователей и прав → Пользователи → Создать. Там задают имя для входа, пароль и права через профили групп доступа. Конфигуратор (Администрирование → Пользователи) нужен в двух случаях: база пустая и в ней нет ни одного администратора, или конфигурация нетиповая и не умеет управлять доступом из пользовательского режима.
Выбор простой. Типовые конфигурации — Бухгалтерия 3.0, ЗУП 3.1, УТ 11, КА, ERP — построены на Библиотеке стандартных подсистем. В них пользователей настраивают только из Предприятия: программа сама связывает карточку сотрудника, учётную запись и набор ролей. Ручная правка ролей в Конфигураторе там ломает эту связь.
С чего начать: какая у вас база и кто может добавлять пользователей
Создать пользователя может только тот, у кого есть административные права. В типовых конфигурациях это профиль «Администратор». Если вы входите под бухгалтером, пункта управления пользователями просто не будет на экране.
Перед работой проверьте три вещи:
- 🔑 Есть ли у вас права администратора. Откройте раздел
Администрирование. Если ссылкиНастройки пользователей и правнет, попросите администратора базы. - 🗂️ Какой вариант базы. Файловая база открывается по пути к папке, клиент-серверная — по имени сервера и базы. Это видно в окне запуска, внизу под списком баз.
- 👥 Есть ли в базе вообще пользователи. Если 1С открывается сразу, без окна логина, список пользователей пуст. Любой, кто запустит базу, получает полные права.
Пустой список пользователей — частая ситуация в небольших фирмах. Пока он пуст, любой сотрудник с доступом к ярлыку может удалить документы или поменять учётную политику. Первым делом заведите администратора.
Где искать список пользователей в разных конфигурациях:
| Конфигурация | Путь в режиме Предприятие |
|---|---|
| Бухгалтерия предприятия 3.0 | Администрирование → Настройки пользователей и прав → Пользователи |
| Зарплата и управление персоналом 3.1 | Администрирование → Настройки пользователей и прав → Пользователи |
| Управление торговлей 11 | НСИ и администрирование → Настройки пользователей и прав → Пользователи |
В УТ 11 раздел администрирования объединён с нормативно-справочной информацией, поэтому путь начинается с НСИ и администрирование. Дальше всё одинаково.
Создание пользователя в режиме 1С:Предприятие
Это основной способ для типовых конфигураций. Ниже пример для Бухгалтерии 3.0, в ЗУП и УТ форма та же.
Шаг 1. Откройте список и создайте карточку
- Перейдите в
Администрирование → Настройки пользователей и прав. - Нажмите ссылку
Пользователи. - В списке нажмите
Создать.
Откроется карточка пользователя. Сначала заполните поле Полное имя — так сотрудник будет виден в документах и отчётах, например «Смирнова Анна Петровна».
Шаг 2. Разрешите вход и задайте логин
- Включите флажок
Вход в программу разрешен. Без него карточка останется просто записью в справочнике, а войти в базу человек не сможет. - Отметьте вход по аутентификации 1С:Предприятия.
- В поле имени для входа укажите короткий логин:
SmirnovaAPилиСмирнова. Он появится в списке выбора при запуске. - Нажмите кнопку установки пароля и введите его дважды.
💡 Не делайте логин из полного ФИО с пробелами. Короткое имя проще вводить, а при выгрузке журнала регистрации сразу понятно, кто что сделал.
Шаг 3. Запишите карточку
Нажмите Записать. Пользователь создан, но работать ему пока нечем: прав нет. Если он войдёт сейчас, увидит почти пустой интерфейс. Права назначаются отдельно — об этом следующий раздел.
Как быстро завести похожего сотрудника
Если в отдел пришёл второй бухгалтер, удобнее скопировать карточку коллеги. Выделите её в списке и нажмите Скопировать в командной панели. Программа предложит новую карточку, в которую остаётся вписать ФИО, логин и пароль.
После записи откройте права нового пользователя и сверьте их с образцом. Так вы не выдадите лишнего, если у коллеги были персональные исключения.
Права доступа: профили, группы доступа и роли
В типовых конфигурациях права выдают не по одной роли, а наборами. Схема такая:
- 🧩 Роль — элементарное разрешение из конфигурации: читать справочник, проводить документ, открывать отчёт.
- 📦 Профиль группы доступа — готовый набор ролей под должность: «Бухгалтер», «Главный бухгалтер», «Администратор».
- 👥 Группа доступа — профиль плюс список пользователей и, при необходимости, ограничения по организациям.
Сотрудник получает права, когда попадает в одну или несколько групп доступа. Если групп несколько, права складываются.
Как выдать права новому пользователю
- Откройте карточку пользователя.
- Перейдите по ссылке
Права доступав верхней части формы. - Отметьте флажками нужные группы или профили.
- Нажмите
Записать.
Второй путь — из самой группы. В разделе Настройки пользователей и прав откройте Группы доступа, выберите группу и добавьте пользователя в её состав. Этот способ удобнее, когда нужно сразу включить в группу пятерых.
Готовый профиль или свой
Предустановленные профили менять нельзя: они обновляются вместе с конфигурацией. Если нужен нестандартный набор, скопируйте похожий профиль в разделе Профили групп доступа, переименуйте его и уберите лишние роли.
| Задача | Как лучше сделать |
|---|---|
| Новый сотрудник на типовой должности | Включить в существующую группу доступа |
| Нужен доступ только к одной организации из нескольких | Ограничение доступа на уровне записей, разрез «Организации» |
| Кассиру нужны кассовые документы и ничего больше | Свой профиль на основе типового, лишние роли сняты |
| Временный доступ аудитору | Отдельная группа, после проверки снять флажок Вход в программу разрешен |
Ограничение по организациям
Если в базе несколько юрлиц, а сотрудник работает только с одним, включите ограничение на уровне записей. В Настройки пользователей и прав отметьте флажок ограничения доступа на уровне записей. После этого в группах доступа появится возможность указать конкретные организации.
Включение ограничения на уровне записей запускает обновление служебных данных доступа. В большой базе это может идти долго и нагружать сервер. Включайте настройку вечером или в выходной.
Пароли и настройки входа
В том же разделе есть настройки входа: минимальная длина пароля, проверка сложности, срок действия. Для базы с зарплатными данными разумный минимум — пароль от 8 символов со сменой раз в несколько месяцев.
Не пересылайте пароль в общем чате. Задайте временный, передайте лично и попросите сотрудника сразу сменить его. Сменить свой пароль пользователь может сам, без администратора — через настройки в главном меню программы.
Пользователи в Конфигураторе: первый администратор и нетиповые базы
В Конфигураторе находится список пользователей информационной базы на уровне платформы. Открыть его: Администрирование → Пользователи.
Когда туда идти
- 🆕 Базу только что создали из шаблона или загрузили из
.dt, а пользователей нет. - 🔒 Единственный администратор уволился, и под его учёткой войти нельзя.
- 🛠️ Конфигурация самописная и не содержит подсистемы управления доступом.
Как создать первого администратора
- Запустите Конфигуратор для нужной базы.
- Откройте
Администрирование → Пользователи. - Нажмите кнопку добавления.
- На вкладке
ОсновныезаполнитеИмяиПолное имя, отметьте аутентификацию 1С:Предприятия и задайте пароль. - На вкладке
Прочиеотметьте ролиПолные праваиАдминистратор системы. - Нажмите
ОК.
Дальше войдите в режим Предприятие под этим пользователем. Типовая конфигурация обнаружит администратора и сама включит его в группу «Администраторы». Всех остальных сотрудников создавайте уже из Предприятия.
Роль Администратор системы в типовых конфигурациях даёт право управлять пользователями. Без неё даже с Полными правами раздел Настройки пользователей и прав может оказаться неполным.
Почему не стоит раздавать роли в Конфигураторе
В конфигурациях на БСП роли пользователя вычисляются из групп доступа. Если поставить роль руками в Конфигураторе, при следующей записи групп доступа программа перезапишет набор ролей по своим правилам. Итог — права «пропадают» сами собой, и никто не помнит почему.
В нетиповых базах без такой подсистемы Конфигуратор — единственный способ. Там роли отмечают прямо на вкладке Прочие у каждого пользователя.
Что делать, если пароль администратора утерян
Если в базе есть другой пользователь с ролью Администратор системы, он сбрасывает пароль из Предприятия. Если такого нет, восстанавливайте базу из резервной копии, где пароль известен, или обратитесь к специалисту, который обслуживает базу. Способы обхода аутентификации правкой файлов базы не рассматриваем: они рискуют повредить данные.
Клиент-серверная база: что меняется
Для пользователя порядок создания тот же: Предприятие, раздел администрирования, карточка. Отличия касаются входа и обслуживания.
Вход через Windows
В клиент-серверных базах часто включают аутентификацию операционной системы. Сотрудник входит без пароля 1С — по своей доменной учётке.
- В карточке пользователя отметьте аутентификацию операционной системы.
- Укажите учётную запись в формате
\\DOMAIN\ivanov. - Запишите карточку.
При запуске платформа сверит текущего пользователя Windows с указанным. Если имя домена или логин набраны с ошибкой, вход не пройдёт, и 1С покажет обычное окно логина.
💡 Аутентификацию 1С:Предприятия при этом можно оставить включённой с паролем. Тогда сотрудник войдёт и с чужого компьютера, введя логин и пароль вручную.
Администратор базы и администратор кластера — разные учётки
В консоли кластера 1С есть свои администраторы: кластера и центрального сервера. Они не связаны со списком пользователей базы. Создание сотрудника в базе ничего не меняет в консоли, и наоборот.
Но консоль спросит логин и пароль администратора информационной базы, когда вы попытаетесь изменить её параметры или установить блокировку сеансов. Держите эти данные под рукой.
Лицензии
Создание пользователя лицензию не тратит. Лицензия занимается в момент, когда открывается сеанс. Можно завести 30 пользователей при 10 лицензиях — одновременно смогут работать только 10.
Проверить занятость можно в консоли кластера: раздел сеансов базы показывает, кто сейчас подключён. С сервера то же самое выдаёт rac session list --licenses.
Запуск под нужным пользователем из командной строки
Для обработок по расписанию и ярлыков с автоматическим входом используют параметры /N и /P:
"C:\Program Files\1cv8\common\1cestart.exe" ENTERPRISE /S"srv1c\buh" /N"Обмен" /P"пароль"
Для файловой базы вместо /S указывают /F с путём к папке. Пароль в таком ярлыке хранится открытым текстом, поэтому заведите для заданий отдельного пользователя с минимальными правами.
Ошибки при создании и входе нового пользователя
Ещё одна частая ситуация — пользователь создан, но в журнале регистрации его действия идут под другим именем. Так бывает, когда несколько человек работают под одной учётной записью. Заводите каждому свою: иначе по журналу не понять, кто удалил документ.