С чего начать работу в 1С:Торговля и Склад 11

«1С:Торговля и Склад 11» на платформе 8.3 — это современная редакция 11 конфигурации «1С:Управление торговлей» (УТ). Старая «Торговля+Склад» версии 7.7 к ней отношения не имеет: интерфейс, документы и сама логика учёта здесь другие. Эта инструкция для начинающих проведёт вас с нуля — от первого запуска программы до отчётов по продажам.

Первое, что видит новичок после входа, — левую панель разделов: Главное, CRM и маркетинг, Продажи, Закупки, Склад и доставка, Казначейство, Финансовый результат и контроллинг, НСИ и администрирование. Любое действие начинается с выбора раздела — именно там лежат справочники, документы и отчёты по своей теме.

Первый запуск: заполняем сведения о фирме и настройки учёта

В новой, пустой базе сначала описывают саму организацию. Откройте раздел НСИ и администрирование и найдите группу настроек с реквизитами предприятия. Там заполняют наименование, ИНН/КПП, систему налогообложения и банковские счета. Если фирм несколько — заводят каждую отдельной карточкой организации.

Дальше включают нужную функциональность. В УТ 11 почти всё можно отключить, чтобы интерфейс не был перегружен. В настройках разделов (НСИ и администрирование) включите то, с чем будете работать:

• 🧾 использование заказов клиентов и заказов поставщикам;
• 📦 ордерный склад , если приёмка и отгрузка идут отдельными документами;
• 💱 учёт НДС и несколько видов цен, если они вам нужны;
• 👥 разделение на управленческий и регламентированный учёт.

Отдельно задают валюту управленческого учёта и учётную политику организации: систему налогообложения, порядок учёта НДС и способ оценки себестоимости. Эти параметры влияют на то, как программа считает прибыль и формирует цены, поэтому их определяют до ввода первых документов, а не задним числом.

Интерфейс «Такси»: разделы, списки и команды

УТ 11 работает в интерфейсе «Такси». Слева — панель разделов, сверху у каждого списка — командная панель с кнопками Создать, Найти, печать и групповые действия. Начальная страница собирает ваши основные списки в одном окне: её состав настраивается кнопкой настройки начальной страницы.

Навигация устроена одинаково для всех объектов:

1. выбираете раздел в левой панели;
2. открываете нужный список (справочник, журнал документов или отчёт);
3. создаёте элемент кнопкой Создать или открываете существующий двойным щелчком;
4. заполняете поля и сохраняете — у документов это кнопка Провести и закрыть.

Строка поиска над списком ищет по наименованию и коду. Для быстрого фильтра щёлкните по колонке правой кнопкой — список отберётся по значению. Эти приёмы работают во всех разделах, так что освоив один список, вы поймёте остальные.

Справочники: номенклатура, партнёры и склады

До первого документа база должна знать, чем вы торгуете и с кем работаете. Это три опорных справочника.

Номенклатура. Карточка товара заводится из раздела НСИ и администрирование (справочник «Номенклатура») либо прямо из документа кнопкой создания новой позиции. В карточке указывают наименование, вид номенклатуры (он задаёт тип — товар или услуга — и ставку НДС), единицу измерения и, при необходимости, артикул и штрихкод.

Партнёры и контрагенты. Здесь у новичков первая развилка. В УТ 11 это два разных понятия:

• партнёр — это бизнес-единица, с которой вы работаете (магазин, сеть, клиент);
• контрагент — это юридическое лицо или ИП, с которым оформляются документы.

У одного партнёра может быть несколько контрагентов (например, две компании одного холдинга). Для небольшого клиента обычно создают партнёра и один контрагент к нему — помощник создания делает это за один проход.

Виды цен. Цена в документах не берётся из воздуха — она хранится в видах цен (закупочная, оптовая, розничная и т. д.). Минимум один вид цены задают сразу, иначе в продажах придётся вбивать суммы вручную. Цены номенклатуры удобно заполнять документом установки цен, а не по одной карточке.

Склады. Минимум один склад нужен обязательно, иначе товар некуда оприходовать. Если складов несколько или приём и отгрузка оформляются отдельно от фактического движения, в настройках склада включают ордерную схему. Для начала достаточно одного склада с обычной (неордерной) схемой — так меньше документов на каждую операцию.

Поступление товаров от поставщика

Приход товара оформляют в разделе Закупки. Базовый документ — приобретение (поступление) товаров и услуг. Порядок простой:

1. откройте Закупки, создайте документ закупки;
2. выберите поставщика (партнёра и контрагента) и склад, куда приходуете товар;
3. на вкладке с товарами подберите номенклатуру, укажите количество и цену закупки;
4. проверьте ставки НДС и сумму;
5. нажмите Провести и закрыть.

Если вы работаете по заказам поставщику, сначала оформляют Заказ поставщику, а поступление вводят на его основании — тогда количество и цены подтянутся автоматически. При ордерном складе фактический приём фиксирует отдельный складской ордер, а финансовый документ закупки оформляет бухгалтер или менеджер.

После проведения товар появляется на складе и становится доступен для продажи. Себестоимость для будущей прибыли программа берёт именно из цены закупки в этом документе, поэтому её заполняют аккуратно: заниженная или нулевая цена поступления завысит прибыль в отчётах.

Отдельная частая ситуация — поступление с доставкой или таможенными расходами. Такие суммы не кладут в строки товаров, а оформляют отдельным документом распределения дополнительных расходов, чтобы они легли в себестоимость пропорционально. Проверить, что приход встал на склад, можно, не выходя из документа, — по отчёту об остатках (о нём ниже).

Продажа товаров: заказ клиента и реализация

Продажа живёт в разделе Продажи. Типовая цепочка из двух документов:

1. Заказ клиента — фиксирует договорённость: что, сколько и по какой цене клиент хочет купить. По заказу можно резервировать товар и отслеживать его статус (согласован, к обеспечению, к отгрузке).
2. Реализация товаров и услуг — собственно продажа и списание товара со склада. Её удобно вводить на основании заказа клиента: все строки подтянутся, останется провести.

Если учёт простой и заказы не ведутся, реализацию создают напрямую из журнала документов продажи. В строках выбирают товар, подставляется цена из назначенного вида цен, указывается склад списания.

Для розницы есть отдельный механизм — рабочее место кассира (РМК) и документ розничной продажи с эквайрингом и фискальным регистратором. Его включают в настройках, если торгуете в рознице с ККТ.

Деньги: касса и безналичные платежи

Движение денег учитывается в разделе Казначейство. Четыре документа закрывают почти все ситуации новичка:

Платёж привязывают к контрагенту и, если нужно, к конкретному заказу или реализации — тогда программа видит, какой документ оплачен, а какой нет. Это основа для отчёта по взаиморасчётам: кто кому должен и на какую сумму. Если платёж не привязать к основанию, он «повиснет» как аванс, и сверка с клиентом станет неудобной.

Выписку банка удобно загружать обменом с банк-клиентом, а не вводить каждую строку руками: программа сама создаст документы поступления и списания по файлу выписки, останется проверить привязку к контрагентам. Настраивается обмен в разделе казначейства.

Отчёты: анализ продаж, прибыли и остатков на складе

Отчёты — то, ради чего ведут учёт. Они собраны по разделам: продажи — в Продажах, склад — в Складе и доставке, деньги — в Казначействе.

Для начинающего достаточно трёх:

• 📊 анализ продаж (выручка, количество, по номенклатуре и клиентам) — показывает, что и кому продано;
• 💰 валовая прибыль — выручка минус себестоимость, то есть реальный заработок, а не просто оборот;
• 📦 ведомость по товарам на складах / остатки — сколько чего физически лежит на складе на выбранную дату.

Любой отчёт открывается кнопкой Сформировать после выбора периода. Настройки (Ещё → настройка варианта) позволяют добавить колонки, группировки и отборы, а удачный вариант — сохранить, чтобы не собирать заново. Например, анализ продаж можно сгруппировать сначала по менеджеру, потом по клиенту и номенклатуре — и один отчёт закроет сразу несколько вопросов.

Отдельно стоит подружиться с отчётом по взаиморасчётам с партнёрами: он показывает долги клиентов и ваши долги поставщикам на дату. Вместе с валовой прибылью и остатками эти три отчёта дают картину «сколько я заработал, сколько мне должны и что лежит на складе» — минимум, который нужен владельцу небольшой торговли.

Частые ошибки новичков и полезные приёмы

Типичные ошибки

• Путают партнёра и контрагента. Договоры и документы оформляются на контрагента (юрлицо), а аналитика по продажам — на партнёра. Заведите оба корректно сразу.
• Дубли номенклатуры и партнёров. Из-за них «разъезжаются» остатки и взаиморасчёты. Перед созданием — всегда поиск.
• Продают при нулевом остатке. Если контроль остатков не включён, программа позволит уйти в минус. Приход оформляйте до реализации.
• Не проводят документы. Записанный, но не проведённый документ не делает движений: товар не списался, деньги не учлись. Нужна именно кнопка Провести.
• Смешивают управленческий и регламентированный учёт. УТ 11 — управленческая система; бухгалтерскую отчётность по умолчанию сдают из «1С:Бухгалтерии», в которую данные передаются обменом.

Полезные возможности

• 🔄 Синхронизация с «1С:Бухгалтерией» — реализации, поступления и платежи переносятся в бухгалтерскую базу автоматически, без двойного ввода.
• 🔎 Подбор товаров в документах — по остаткам, ценам и штрихкоду, с вводом количества прямо в форме подбора.
• 🏷️ Статусы и обеспечение заказов — видно, что согласовано, что зарезервировано и что готово к отгрузке.
• 📨 Печать и отправка документов клиенту по электронной почте прямо из формы документа.
• 🔐 Права доступа — кассиру, менеджеру и кладовщику открывают только их разделы через профили групп доступа.

Проверьте себя

Частые вопросы