Работа в 1С:Бухгалтерии 8.3 от настройки до сдачи отчётов

Пользоваться 1С:Бухгалтерией 8.3 проще всего в одном и том же порядке: сначала настроить организацию и учётную политику в разделе Главное, затем ввести остатки, потом каждый день вносить первичку (банк, касса, покупки, продажи), раз в месяц запускать Операции → Закрытие месяца и в конце квартала сдавать отчёты из раздела Отчеты → Регламентированные отчеты. Этот цикл одинаков для ООО и ИП, меняются только настройки налогов.

Типичная ситуация: бухгалтер приходит в компанию, где базу «завели как получилось». Половина проблем — пропущенный первый шаг: не та система налогообложения, остатки введены проводками вручную, месяц закрыт без перепроведения. Ниже — порядок работы в 1С:Бухгалтерии предприятия редакции 3.0, интерфейс «Такси».

1. Первичная настройка программы и учётной политики

Начните с карточки организации и трёх настроек. Без них программа будет проводить документы «не по вашим правилам».

Карточка организации

Откройте Главное → Организации. Заполните:

• 🏢 наименование, ИНН, КПП, ОГРН, юридический адрес;
• 🏦 банковский счёт (вкладка или ссылка «Банковские счета»);
• 🧾 коды статистики и налоговую инспекцию — они попадут в отчёты;
• ✍️ ответственных лиц: руководитель, главный бухгалтер, кассир — для подписей в печатных формах.

Учётная политика и налоги

Путь: Главное → Настройки → Учетная политика. Здесь выбирается система налогообложения (ОСНО, УСН «доходы», УСН «доходы минус расходы», для ИП — ещё ПСН), способ оценки МПЗ, порядок списания общехозяйственных расходов (на 90.08 «директ-костинг» или на 20 счёт), применение ПБУ 18/02.

Рядом — Главное → Настройки → Налоги и отчеты. Там задаются ставки, порядок уплаты, параметры НДС и налога на прибыль, выбор упрощённых способов учёта.

Функциональность

Главное → Настройки → Функциональность включает и выключает разделы. Нет у вас производства — снимите флажок, и в меню не будет лишних документов. Работаете с валютой, маркировкой, банковскими картами — включите нужное. Отключённая функция просто скрывает документы и реквизиты, данные не удаляются.

Права и защита периода

• 👥 Пользователи и права: Администрирование → Настройки пользователей и прав.
• 🔒 Даты запрета изменения: в разделе Администрирование, группа «Проведение документов». После сдачи отчёта закройте период, чтобы никто не поправил документы прошлого квартала.
• 💾 Резервная копия (файловая база): Администрирование → Обслуживание → Резервное копирование и восстановление.

2. Справочники и ввод начальных остатков

Справочники — это то, что повторяется в документах. Их удобнее заполнять по мере работы, но основные лучше завести сразу.

Какие справочники нужны с первого дня

💡 Счета учёта номенклатуры настраиваются один раз в регистре «Счета учета номенклатуры» (ссылка есть в списке номенклатуры). Тогда в каждом поступлении счёт подставится сам — не придётся править его в каждой строке.

Помощник ввода остатков

Если компания начинает учёт в 1С не с нуля, а с середины жизни, остатки вводят через Главное → Помощник ввода остатков. Помощник открывает план счетов : щёлкаете по счёту и создаёте документ «Ввод остатков» по нужному разделу — ОС, товары, расчёты с контрагентами, денежные средства.

Ключевые правила:

1. Дата ввода остатков — последний день периода перед началом учёта. Начинаете с 1 января — остатки на 31 декабря.
2. Вторая сторона проводки — вспомогательный счёт 000. После ввода всех остатков сальдо по 000 должно быть нулевым. Не ноль — значит, баланс введён с ошибкой.
3. Остатки по расчётам с контрагентами вводятся в разрезе договоров и документов расчётов. Иначе зачёт аванса и сверка «поедут».
4. Для ОСНО по каждому разделу вводятся и данные налогового учёта (НУ), и сумма НДС для товаров и предоплат.

3. Банк и касса: ежедневные операции

Раздел Банк и касса — то, куда бухгалтер заходит чаще всего.

Банковские выписки

Банк и касса → Банковские выписки. Три способа получить движение по счёту:

Платёжки поставщикам готовятся в Банк и касса → Платежные поручения. Их можно выгрузить в банк файлом 1c_to_kl.txt или отправить через ДиректБанк.

💡 При загрузке выписки программа ищет контрагента по ИНН и договор. Если вид операции определён неверно (например, «Прочее поступление» вместо «Оплата от покупателя»), исправьте его в документе — от вида операции зависят проводки.

Налоги через ЕНС

С 2023 года налоги и взносы платятся единым налоговым платежом. В списании с расчётного счёта выберите вид операции для уплаты налога, а начисления по налогам программа учитывает на счёте 68.90 «Единый налоговый счёт». Уведомления об исчисленных суммах формируются в регламентированных отчётах.

Касса

Банк и касса → Кассовые документы: приходный (ПКО) и расходный (РКО) кассовые ордера. Здесь же — кассовая книга и выдача под отчёт. Если работаете с онлайн-кассой, чеки ПКО можно пробивать прямо из 1С при подключённом оборудовании.

4. Покупки, продажи, склад и производство

Это основной объём первички. Документы находятся в разделах Покупки, Продажи, Склад, Производство.

Поступление и реализация

• 📥 Покупки → Поступление (акты, накладные, УПД) — товары, материалы, услуги от поставщиков. Вид документа выбирается при создании: «Товары», «Услуги», «Товары, услуги, комиссия» и т. д.
• 📤 Продажи → Реализация (акты, накладные, УПД) — отгрузка покупателям.
• 🧾 Счёт-фактуру поставщика регистрируют кнопкой внизу формы поступления: укажите номер и дату. Для реализации счёт-фактура выписывается из формы документа.
• 💳 Продажи → Счета покупателям — счета на оплату, которые потом удобно вводить «на основании».

💡 Вводите документы «на основании»: из счёта — реализацию, из реализации — счёт-фактуру. Связанные документы подтянут товары, цены и договор, и ошибок в суммах будет меньше.

Что формируют основные документы

Склад

В разделе Склад: «Перемещение товаров» между складами, «Инвентаризация товаров», «Списание товаров» и «Оприходование товаров» по её итогам. Материалы в производство отпускают «Требованием-накладной» — оно есть в разделах Склад и Производство.

Производство и затраты

Выпуск продукции отражают документом «Отчет производства за смену» (Производство). Для услуг выпуск не оформляют: затраты накапливаются на 20 или 26 счёте и закрываются в конце месяца. Прочие расходы (аренда, связь) вводят «Поступлением» с видом «Услуги» и выбирают счёт затрат 20, 25, 26 или 44 и статью затрат.

5. Зарплата и кадры в 1С:Бухгалтерии

В 1С:Бухгалтерии есть встроенный упрощённый учёт кадров и зарплаты. Для небольших штатов его хватает. При сложных начислениях, сменных графиках и большом штате зарплату ведут в 1С:ЗУП и передают в Бухгалтерию проводки.

Настройка

Зарплата и кадры → Справочники и настройки → Настройки зарплаты. Выберите, где ведётся учёт: в этой программе или во внешней. Задайте способ отражения в учёте по умолчанию (например, Дт 26 Кт 70), дату выплаты и тариф взносов.

Ежемесячный цикл

1. 👤 Сотрудники — Зарплата и кадры → Сотрудники, кадровые документы: «Прием на работу», «Кадровый перевод», «Увольнение».
2. 💰 Начисление — Зарплата и кадры → Все начисления → создать «Начисление зарплаты». Документ сам считает НДФЛ и страховые взносы. Больничные и отпуска вводятся отдельными документами до начисления.
3. 💸 Выплата — «Ведомость в банк» или «Ведомость в кассу», затем списание с расчётного счёта или РКО на основании ведомости.

Что формирует начисление:

С 2023 года ФСС объединён с ПФР в Социальный фонд (СФР), и отчёты по взносам сдаются уже в новой структуре — об этом в разделе про отчётность.

6. Регламентные операции и закрытие месяца

Закрытие месяца — обязательный шаг. Без него не посчитается себестоимость, амортизация и финансовый результат, а баланс будет неверным.

Путь: Операции → Закрытие месяца. Выберите месяц и организацию, нажмите «Выполнить закрытие месяца». Помощник сам выстроит регламентные операции в правильном порядке:

• 🏭 начисление амортизации ОС и НМА;
• 📅 списание расходов будущих периодов;
• 💱 переоценка валютных средств (если есть валюта);
• 📊 расчёт себестоимости и закрытие счетов 20, 23, 25, 26, 44;
• 📈 определение финансового результата, расчёт налога на прибыль (для ОСНО);
• 📆 в декабре — реформация баланса.

Что делать, если закрытие «краснеет»

Пункты, выполненные с ошибкой, подсвечиваются красным. Щёлкните по такому пункту — программа покажет текст ошибки. Частые причины:

• нет остатка товара при списании себестоимости — проверьте даты поступления и реализации;
• не заполнен счёт затрат или статья затрат в документе;
• перед закрытием требуется перепроведение документов: помощник сам предлагает перепровести документы за месяц, соглашайтесь.

НДС на ОСНО

Для плательщиков НДС отдельно работает Операции → Регламентные операции НДС (или «Помощник по учёту НДС»): формирование записей книги покупок и книги продаж, восстановление НДС. Без этих операций декларация по НДС заполнится не полностью.

Проверка перед отчётностью

Сначала откройте Отчеты → Оборотно-сальдовая ведомость: на счетах 20, 25, 26, 44, 90, 91 сальдо на конец месяца должно быть нулевым (кроме незавершённого производства на 20). Затем запустите Отчеты → Экспресс-проверка — она найдёт отрицательные остатки, незаполненные счета-фактуры, расхождения БУ и НУ.

7. Формирование и сдача отчётности из 1С

Все формы собраны в Отчеты → Регламентированные отчеты. Нажимаете «Создать», выбираете форму и период, затем «Заполнить» — программа подставит данные из учёта.

Какие отчёты и когда

Точный перечень форм для вашей организации удобно смотреть в «Списке задач» раздела Главное: программа показывает предстоящие отчёты и платежи по вашим настройкам налогов.

Отправка

Через сервис 1С-Отчётность отчёты уходят в ФНС и СФР прямо из формы отчёта кнопкой «Отправить». Перед отправкой нажмите «Проверить» — встроенный контроль найдёт ошибки формата и контрольных соотношений. Без сервиса отчёт выгружается файлом и отправляется через стороннего оператора ЭДО.

💡 После отправки следите за статусом в разделе отчётов: ФНС присылает квитанцию о приёме или уведомление об отказе. Только квитанция о приёме означает, что отчёт сдан.

Частые вопросы