Логистика в 1С:Управление торговлей — от приёмки до рейса

Пользоваться 1С для логистики удобнее всего в «1С:Управление торговлей 11» (или в КА 2 и ERP — там тот же складской блок): включите в настройках раздел Склад и доставка, переведите склады на ордерную схему и ведите приёмку, сборку и отгрузку через приходные и расходные ордера, а перевозку — через документ «Задание на перевозку». Остатки сверяйте документом «Пересчёт товаров» и отчётом «Ведомость по товарам на складах».

Типичная боль логиста — менеджер провёл реализацию, а товар на складе ещё не собран, машина уехала полупустой, а в конце месяца на складе минус. Ниже — как разнести эти этапы по документам так, чтобы склад, доставка и учёт видели одну и ту же картину. «1С:Бухгалтерия» для этого не подходит: в ней нет ордерных складов, распоряжений на отгрузку и рейсов, только учёт остатков.

Подготовка: склады, ордерная схема и справочники

Всё начинается с функциональных опций. Без них половины документов в меню просто нет.

Функциональные опции

Откройте НСИ и администрирование → Настройка НСИ и разделов → Склад и доставка. Что включить логисту:

• 🏬 Несколько складов — без этой галочки программа работает с одним складом.
• 📦 Ордерные склады — разделяет документ сделки (поступление, реализация) и складскую операцию (приходный, расходный ордер).
• 🗂 Складские помещения и адресное хранение — если товар лежит по зонам и ячейкам.
• 🚚 Управление доставкой — открывает задания на перевозку, зоны доставки и транспортные средства.
• 🔁 Перемещение товаров между складами — если складов больше одного.

Карточка склада

В справочнике «Склады и магазины» (раздел НСИ и администрирование) у каждого склада задаётся, с какой даты он работает по ордерной схеме — отдельно для поступления, отгрузки и перемещений. Здесь же указывают ответственного, тип склада (оптовый или розничный) и признак использования ячеек.

Не меняйте дату перехода на ордерную схему задним числом в рабочей базе: уже проведённые документы перестанут сходиться с ордерами, и остатки «к поступлению» и «к отгрузке» поплывут. Переход делайте с начала нового периода и после резервной копии.

Справочники для логистики

Чаще всего ломается именно вес. Если в номенклатуре он пустой, задание на перевозку покажет загрузку 0 кг, и планировать рейс по тоннажу будет нельзя.

Как в 1С принимать товар на склад

При ордерной схеме приёмка идёт в два документа. Менеджер по закупкам оформляет «Приобретение товаров и услуг» (поступление), кладовщик — «Приходный ордер на товары». Кто из них первый — не важно, программа сверяет их между собой.

Порядок приёмки

1. Закупщик проводит заказ поставщику . Склад видит ожидаемую поставку в рабочем месте Склад и доставка → Приемка.
2. Машина приходит. Кладовщик создаёт приходный ордер на основании распоряжения и вносит фактическое количество.
3. Если товар адресный, следом оформляется размещение по ячейкам.
4. Бухгалтерия или закупщик проводит поступление по документам поставщика.
5. Расхождения между ордером и поступлением видны в рабочем месте приёмки: недостача, излишек, пересорт.

Расхождения при приёмке

Недостача по факту — повод для акта о расхождениях и претензии поставщику. Излишек можно принять (если поставщик согласен довыставить документы) или вернуть.

Комплектация и отгрузка заказов клиентов

Отгрузка устроена зеркально. Документ сделки — «Реализация товаров и услуг» или заказ клиента в статусе «К выполнению». Складская операция — «Расходный ордер на товары».

Как товар попадает на сборку

Склад видит всё, что можно отгружать, в рабочем месте Склад и доставка → Отгрузка. Туда попадают распоряжения: заказы клиентов, реализации, перемещения, возвраты поставщикам. Кладовщик выбирает распоряжения и создаёт по ним расходный ордер.

У расходного ордера есть статусы. Их смысл удобно держать перед глазами:

Набор статусов зависит от настроек склада: если отбор не используется, ордер сразу оформляется как отгруженный.

Частичная отгрузка

Если на складе нашлось 80 из 100 единиц, в ордере ставят 80. Распоряжение остаётся открытым на 20 единиц и снова появится в рабочем месте отгрузки. Менеджер решает, ждать ли остаток или закрыть заказ.

Документы для водителя

Из реализации печатаются товарная накладная или УПД и транспортная накладная по форме из Правил перевозок грузов. Электронную транспортную накладную (ЭТрН) отправляют через оператора ЭДО, если перевозчик и грузополучатель к этому готовы.

Транспортная логистика: рейсы, машины и маршруты

Включённая опция управления доставкой даёт логисту два инструмента: способ доставки в заказе и документ «Задание на перевозку».

Способ доставки в заказе

В заказе клиента на вкладке доставки менеджер указывает, как товар уедет к покупателю:

• 🙋 самовывоз — клиент забирает сам, задание на перевозку не нужно;
• 🚚 до клиента — везём своим транспортом, адрес и время доставки обязательны;
• 🤝 силами перевозчика — отдаём ТК, в заказе указывают перевозчика и адрес передачи.

Заполненные адрес, зона доставки и желаемое время — основа для планирования рейса. Без них логист видит только список заказов без географии.

Задание на перевозку

Документ создают в Склад и доставка → Задания на перевозку. Порядок:

1. Укажите склад отправления, дату и время рейса.
2. Выберите транспортное средство и водителя. Программа подставит грузоподъёмность и объём.
3. Подберите распоряжения: отбор по зоне доставки и дате отгрузки сокращает список до нужного района.
4. Проверьте итог по весу и объёму. Если сумма превышает возможности машины, уберите часть распоряжений в следующий рейс.
5. Расставьте порядок точек вручную — так, как поедет водитель.
6. Распечатайте из задания маршрутный лист (печатные формы — в командной панели документа) и передайте водителю вместе с документами.

Пример расчёта загрузки. Машина — 1 500 кг и 9 м³. В рейс поставлены три заказа: 620 кг / 3,1 м³, 480 кг / 2,4 м³ и 350 кг / 2,8 м³. Итого 1 450 кг и 8,3 м³ — рейс проходит и по весу, и по объёму, запас 50 кг.

Сравнение способов вести доставку

Инвентаризация и контроль остатков на складе

Логист отвечает не только за движение, но и за то, чтобы остаток в программе совпадал с полкой.

Пересчёт товаров

В ордерной схеме складская инвентаризация оформляется документом «Пересчёт товаров». Он не меняет учёт сам по себе — только фиксирует расхождение.

1. Создайте пересчёт по складу, помещению или группе номенклатуры.
2. Распечатайте бланк без учётного количества — так кладовщик не подгоняет цифры.
3. Внесите фактические данные. Программа покажет отклонения.
4. По излишкам оформите «Оприходование излишков товаров», по недостачам — «Списание недостач товаров». Если найден пересорт, его оформляют отдельным документом пересортицы.

Проводите пересчёт, когда по складу нет движений: незакрытые ордера за время подсчёта дадут ложные расхождения.

Циклическая проверка

Большой склад не останавливают целиком. Удобнее пересчитывать по одной зоне или товарной группе каждую неделю. Самые ходовые позиции — чаще, неликвид — раз в квартал.

Контроль отрицательных остатков

В настройках раздела склада можно включить контроль оперативных остатков. Тогда расходный ордер не проведётся, если товара на складе нет. Без контроля минус появляется «молча» и всплывает только при закрытии месяца.

Аналитика и складские отчёты для логиста

Складские отчёты открываются из раздела Склад и доставка. Логисту хватает двух отчётов и двух рабочих мест.

Метрики, которые стоит считать

Из этих отчётов логист собирает свою картину эффективности:

• ⏱ время от заказа до отгрузки — дата заказа против даты расходного ордера в статусе «Отгружен»;
• 📉 доля частичных отгрузок — заказы, по которым было несколько ордеров;
• 🚛 загрузка рейса — вес груза в задании, делённый на грузоподъёмность машины;
• 🧮 точность остатков — число позиций без расхождений при пересчёте, делённое на число проверенных позиций.

Пример: за неделю пересчитали 400 позиций, расхождения нашли по 12. Точность остатков — 388 / 400 = 97 %. Если показатель падает ниже 95 %, ищите, какой этап пропускают: чаще всего это размещение после приёмки или возвраты от клиентов.

Частые ошибки логистов в 1С