Работа в ЗУП 3.1 с первого дня: от настройки до первой отчётности

Когда говорят «1С Кадры», почти всегда имеют в виду программу «1С:Зарплата и управление персоналом 8.3» (ЗУП 3.1). Начинающему хватит пяти шагов: пройти Настройка → Начальная настройка программы, заполнить организацию, подразделения и должности, принять сотрудников документом «Прием на работу», раз в месяц начислять зарплату документом «Начисление зарплаты и взносов» и сдавать отчёты из раздела Отчетность, справки.

Типичная ситуация: кадровик пришёл в компанию, где кадры раньше вели в Excel, и ему выдали пустую базу ЗУП. Ниже — порядок, в котором эту базу удобно заполнять, чтобы через месяц не переделывать приказы и не пересчитывать зарплату задним числом.

Установка ЗУП и начальная настройка программы

Программу ставят как любую конфигурацию на платформе 1С:Предприятие 8.3: платформа, затем создание информационной базы из шаблона ЗУП. Если базу разворачивает обслуживающая организация, кадровику остаётся получить ярлык и учётную запись.

При первом запуске программа сама предлагает пройти помощник начальной настройки. Если вы его закрыли, он открывается из Настройка → Начальная настройка программы. Помощник задаёт вопросы и по ответам включает нужные функции.

📌 Что помощник спросит и на что влияют ответы:

После помощника загляните в два раздела настроек, которые новичок обычно пропускает:

• ⚙️ Настройка → Кадровый учет — штатное расписание, электронные трудовые книжки, несколько графиков работы;
• ⚙️ Настройка → Расчет зарплаты — расчёт по сдельной оплате, удержания, исполнительные листы, учёт больничных и отпусков.

Галочка, которую не поставили здесь, — главная причина вопроса «у коллеги есть кнопка, а у меня нет».

Справочники в 1С Кадры: организации, подразделения, должности

Справочники — основа, на которую опираются все кадровые документы. Заполнять их лучше до первого приёма.

Организация

Карточка открывается из Настройка → Организации. Кроме реквизитов, проверьте в ней:

1. Учётную политику — ставки взносов и тариф (общий, для МСП и т. д.).
2. Ответственных лиц — руководителя, главного бухгалтера, кадровика. Их ФИО попадут в подписи приказов.
3. Налоговую инспекцию и регистрацию в СФР.

Если в группе несколько юрлиц, каждое заводится отдельной организацией. Обособленные подразделения с отдельным КПП оформляются там же, со своей регистрацией в налоговом органе.

Подразделения и должности

Подразделения ведутся деревом: «Отдел продаж» внутри «Коммерческой службы» и так далее. Должности — плоский список: «Бухгалтер», «Менеджер по продажам», «Кладовщик». Оба справочника есть в разделе Кадры.

🧩 Связка «подразделение + должность» — это и есть позиция штатного расписания, если вы его ведёте. Тогда при приёме программа подставит оклад и надбавки из позиции.

Графики работы

Графики живут в Настройка → Графики работы сотрудников. Для пятидневки обычно достаточно одного графика на 40 часов, заполненного по производственному календарю. Сменщикам и вахтовикам нужны свои графики — от них зависит норма времени и, значит, расчёт оклада.

Как принять сотрудника на работу в 1С Кадры

Приём оформляется в два этапа: сначала карточка человека, потом приказ.

Шаг 1. Карточка сотрудника

Откройте Кадры → Сотрудники и нажмите Создать. Заполните ФИО, дату рождения, пол, ИНН, СНИЛС, паспорт, адрес. Физическое лицо программа создаст сама.

Шаг 2. Документ «Прием на работу»

Откройте Кадры → Приемы, переводы, увольнения, нажмите Создать и выберите Прием на работу. Заполните:

1. Организацию, сотрудника, дату приёма.
2. Подразделение, должность, количество ставок, график работы.
3. Вид занятости: основное место работы, внешнее или внутреннее совместительство.
4. На вкладке «Оплата труда» — начисление «Оплата по окладу» и сумму, плюс надбавки.
5. Испытательный срок и номер трудового договора — если нужны в печатной форме.

Проведите документ. Из него печатаются приказ по форме Т-1 и трудовой договор. После проведения сотрудник появится в списках начисления зарплаты с даты приёма.

Шаг 3. Сведения для СФР

После приёма в списке появится задача отправить сведения о трудовой деятельности. Отчёт ЕФС-1 о приёме сдаётся не позднее рабочего дня, следующего за днём издания приказа. Документ формируется из проведённого приёма, вручную переписывать данные не нужно.

Кадровые приказы: перевод, отпуск, увольнение

Все изменения по сотруднику делаются документами, а не правкой карточки. Это правило новички нарушают чаще всего: исправили оклад прямо в карточке — и потеряли историю.

Кадровый перевод

В журнале Кадры → Приемы, переводы, увольнения создайте Кадровый перевод. Отметьте, что меняется: подразделение, должность, график, оплата. Повышение оклада без смены должности оформляется этим же документом или специальным документом изменения оплаты труда — оба есть в меню Создать журнала.

📅 Сведения о переводе в СФР подаются до 25-го числа месяца, следующего за месяцем перевода. Изменение только оклада в ЕФС-1 не попадает.

Отпуск

Ежегодный отпуск оформляется документом «Отпуск» в разделе Зарплата. В документе укажите период отпуска — программа сама посчитает средний заработок и сумму отпускных. Печатается приказ Т-6.

Отпускные нужно выплатить не позднее чем за три дня до начала отпуска. Поэтому документ создают заранее и выплачивают отдельной ведомостью, а не вместе с зарплатой.

Перед этим полезно посмотреть остатки дней. Отчёт об остатках отпусков есть в разделе Кадры → Кадровые отчеты. График отпусков на год заводится документом «График отпусков» — по нему программа подсказывает, у кого скоро отпуск.

Увольнение

Документ Увольнение создаётся в том же журнале приёмов и переводов. Укажите дату и основание по ТК РФ. Программа сама предложит компенсацию за неиспользованный отпуск и рассчитает окончательный расчёт. Печатается приказ Т-8, записка-расчёт Т-61.

С увольняемым рассчитываются в последний рабочий день. ЕФС-1 об увольнении — не позднее следующего рабочего дня, как и при приёме.

Больничный

Больничный в ЗУП оформляется документом «Больничный лист». Сейчас электронные листки нетрудоспособности приходят из СФР, их можно загрузить в программу, а не вводить руками. Первые три дня оплачивает работодатель, остальное — Социальный фонд напрямую сотруднику.

Начисление зарплаты и удержания

Месячный цикл в ЗУП выглядит так:

Как работает документ начисления

Создайте документ, выберите месяц и организацию, нажмите Заполнить. Программа подтянет всех работающих сотрудников, рассчитает оклад по графику, учтёт отпуска и больничные, удержит НДФЛ и начислит взносы.

Пример: оклад 60 000 ₽, в месяце 22 рабочих дня, сотрудник 5 дней был в отпуске. Оплата по окладу за 17 дней: 60 000 / 22 × 17 = 46 363,64 ₽. Отпускные посчитаны отдельно документом «Отпуск» и в эту сумму не входят.

Удержания

Постоянные удержания (профсоюзные взносы, добровольное страхование) назначаются документом в разделе Зарплата. Алименты и другие взыскания оформляются документом «Исполнительный лист» — его включают в настройках расчёта зарплаты. Программа сама применит ограничение по проценту из исполнительного документа и посчитает удержание от суммы после НДФЛ.

Связка с бухгалтерией

Сама ЗУП проводок в бухгалтерском смысле не делает. Начисленную зарплату, НДФЛ и взносы передают в 1С:Бухгалтерию через синхронизацию: Администрирование → Синхронизация данных. Договоритесь с бухгалтером, кто и когда запускает обмен, и не меняйте закрытые месяцы без предупреждения.

Отчётность из ЗУП в ФНС и СФР

Все регламентированные отчёты собраны в Отчетность, справки → 1С-Отчетность. Нажмите Создать, выберите отчёт и период, затем Заполнить.

📊 Основные отчёты работодателя и сроки:

Если подключён сервис электронной отчётности, отчёт отправляется прямо из программы и там же видны статусы. Без сервиса отчёт выгружают в файл и отправляют через оператора ЭДО.

Отчёты и аналитика: что смотреть кадровику и расчётчику

Кроме регламентированных форм, в ЗУП много внутренних отчётов. Начинающему хватит пяти.

• 🧾 Расчётный листок — Зарплата → Отчеты по зарплате. Первая проверка после начисления: видно каждое начисление, удержание и долг на конец месяца.
• 📈 Свод начислений, удержаний и выплат — там же. Сводная картина по организации или подразделению.
• 💰 Анализ начисленных налогов и взносов — в разделе Налоги и взносы, среди отчётов по налогам и взносам. Сверка с РСВ перед отправкой.
• 👥 Штатные сотрудники — Кадры → Кадровые отчеты. Список с должностями, окладами и датами приёма на любую дату.
• 🏖 Остатки отпусков — там же. Нужен перед составлением графика отпусков и при увольнении.

Любой отчёт можно настроить: в форме есть кнопка настроек, где добавляют поля, группировки и отборы. Удобную настройку сохраните под своим именем, чтобы не собирать её заново каждый месяц.

Типичные ошибки новичков в 1С Кадры

Ошибки ниже не повторяют шаги, а показывают, что ломается, если от них отступить.

1. ❌ Начислили зарплату до ввода отпусков и больничных. Документ начисления посчитал полный оклад. Исправление: ввести отпуск, затем перезаполнить начисление. Порядок «сначала межрасчётные документы, потом начисление» экономит перерасчёты.
2. ❌ Исправили закрытый месяц. Изменили приём за прошлый месяц — программа создаст перерасчёт в текущем, а сданные отчёты уже не совпадут с базой. Если правка неизбежна, сразу готовьте корректировку отчётов.
3. ❌ Выплата без ведомости. Деньги перечислили из банк-клиента, а ведомость не провели. В расчётном листке висит долг, НДФЛ не удержан.
4. ❌ Внутреннее совместительство как второй человек. Совместитель — это второй сотрудник у того же физлица, а не новое физлицо.
5. ❌ Одна дата на всё. Приказ о приёме датирован днём выхода, хотя подписан раньше. Дата документа и дата приёма — разные поля; ЕФС-1 считается от даты приказа.
6. ❌ Работа под общей учётной записью. В журнале регистрации не видно, кто менял документ. Заведите каждому пользователю свою учётную запись с нужными ролями.

Частые вопросы