Работа в 1С:Касса: от открытия смены до Z-отчёта

1С:Касса — кассовое приложение для розницы: кассир открывает смену, пробивает чеки, принимает оплату наличными и картой, оформляет возвраты и в конце дня закрывает смену. Работает на компьютере, планшете или смартфоне (Windows, Android, iOS) и подключается к онлайн-кассе с фискальным накопителем — то есть к той самой технике, которая по закону передаёт чеки в ОФД.

Чтобы пользоваться 1С:Касса на рабочем месте, кассиру нужны три вещи: учётная запись сотрудника, открытая смена и подключённый фискальный регистратор. Всё остальное — сканер штрихкодов, эквайринговый терминал, денежный ящик — подключается к тому же устройству и упрощает работу, но без них можно пробить чек вручную.

Дальше — полный порядок действий за смену: как войти, открыть смену, пробить продажу, сделать возврат, продать маркированный товар и закрыть кассу с отчётом. Пути и кнопки описаны для актуальной версии приложения; если ваш экран отличается, ориентируйтесь на смысл действия.

Что нужно для старта и из чего состоит рабочий экран

Рабочее место кассира в 1С:Касса — это одно окно. Сверху обычно строка с номером смены и именем кассира, слева или по центру — каталог товаров плитками и поле поиска, справа — чек (список пробитых позиций) и крупная кнопка перехода к оплате.

Перед первой продажей убедитесь, что готово оборудование:

• 🧾 Фискальный регистратор подключён и на связи — без него касса не напечатает чек и не передаст его в ОФД.
• 📷 Сканер штрихкодов определяется системой (проверьте — сканируйте любой товар, позиция должна встать в чек).
• 💳 Эквайринговый терминал подключён, если принимаете карты.
• 💵 Денежный ящик подключён к фискальному регистратору — он открывается автоматически при оплате наличными.

Если товара нет в каталоге, продать его по штрихкоду не получится — сообщите администратору, не пытайтесь «подобрать похожий». Чек с неверной номенклатурой придётся сторнировать.

Что будет, если пропадёт интернет. 1С:Касса продолжает пробивать чеки и без связи: фискальный накопитель сохраняет документы локально и сам отправит их в ОФД, когда связь восстановится. По 54-ФЗ на передачу чека в ОФД отводится 30 дней — за это время достаточно хотя бы раз выйти в сеть. А вот проверку кодов маркировки без интернета касса выполнить не сможет, поэтому маркированный товар лучше пробивать при рабочем соединении.

Вход кассира: учётная запись и ПИН-код

Каждый кассир работает под своей учётной записью — так выручка и чеки привязываются к конкретному сотруднику, а не ко всей кассе «общим котлом».

1. Запустите приложение 1С:Касса на рабочем устройстве.
2. На экране входа выберите своё имя из списка сотрудников либо введите логин.
3. Введите ПИН-код (короткий цифровой пароль кассира). Его задаёт администратор при добавлении сотрудника.
4. После входа открывается рабочий экран с каталогом и пустым чеком.

ПИН-код у каждого сотрудника свой. Не передавайте свой ПИН коллегам и не записывайте его на стикере возле кассы — под вашей учётной записью проходят все продажи и возвраты, и при расхождении кассы вопросы будут к вам.

Если ПИН не подходит, его сбрасывает администратор в настройках сотрудника — восстановить код самостоятельно на кассе нельзя.

Кассиры могут меняться в течение одной смены: закрывать смену для этого не нужно. Уходя с рабочего места, завершите свой сеанс (выход из учётной записи), а сменщик войдёт под своим ПИН-кодом. Смена при этом остаётся открытой, а продажи каждого кассира учитываются отдельно.

Открытие смены и денежный ящик

Смену нужно открыть до первой продажи. В большинстве случаев касса предлагает открыть её автоматически при попытке пробить первый чек, но лучше сделать это сознательно в начале дня.

1. В меню кассы найдите команду открытия смены (обычно пункт Смена → Открыть смену или кнопка на стартовом экране).
2. Фискальный регистратор напечатает отчёт об открытии смены — короткий чек с датой, временем и номером смены. Это фискальный документ, он уходит в ОФД.
3. Если ведёте учёт наличных, внесите в кассу разменный фонд — сумму мелочи на сдачу. В 1С:Касса это операция внесения наличных (Смена → операции с наличными → Внесение).

Денежный ящик подключён к фискальному регистратору и открывается сам при оплате наличными или при внесении/изъятии денег. Открыть его вручную без операции по кассе обычно нельзя — это защита от злоупотреблений.

Как пробить чек продажи: пошаговый алгоритм

Основная операция кассира. Порядок один и тот же — отличается только способ оплаты.

1. Добавьте товар в чек. Отсканируйте штрихкод, либо найдите позицию в каталоге по названию/артикулу и нажмите на плитку. Товар встанет в чек с ценой из каталога.
2. Укажите количество, если его больше одного: выберите позицию в чеке и введите число (поле количества или кнопки «+»/«−»).
3. Примените скидку, если она положена: на позицию или на весь чек. Скидки, доступные кассиру, настраивает администратор.
4. Перейдите к оплате — крупная кнопка Оплата (или К оплате). Касса покажет итоговую сумму.
5. Выберите способ оплаты:
   • Наличные — введите полученную сумму, касса посчитает сдачу и откроет денежный ящик.
   • Карта (безналичный) — проведите оплату на эквайринговом терминале, дождитесь подтверждения.
   • Смешанная оплата — часть наличными, часть картой: укажите суммы по каждому виду.
6. Пробейте чек. Фискальный регистратор напечатает кассовый чек и передаст его в ОФД.
7. Предложите покупателю электронный чек. По 54-ФЗ покупатель вправе получить чек на телефон или email — введите контакт в соответствующее поле до печати, если покупатель об этом просит.

Если при пробитии чека касса выдаёт ошибку связи с фискальным регистратором, не пробивайте продажу «мимо кассы» — проверьте подключение регистратора и повторите. Чек, не ушедший в ОФД, — это нарушение, а не мелочь.

Возврат товара и сторно позиции

Нужно различать две ситуации: исправить чек до оплаты и вернуть деньги за уже проданный товар.

Сторно (удаление позиции до оплаты). Пока чек не пробит, лишнюю строку можно просто удалить: выделите позицию в чеке и нажмите удаление (значок корзины или Удалить). Весь незавершённый чек отменяется отдельной командой отмены чека.

Возврат (деньги за пробитый товар). Если чек уже пробит и покупатель возвращает покупку:

1. Откройте операцию возврата (Возврат в меню кассы или Чеки → выбрать чек продажи → Вернуть).
2. Найдите чек продажи, по которому идёт возврат. Возврат по чеку корректнее, чем «возврат без основания»: подтянутся правильные товары, цены и коды маркировки.
3. Отметьте позиции и количество к возврату — можно вернуть не весь чек, а часть.
4. Выберите способ возврата денег. Возврат идёт тем же способом, что и оплата: оплатили картой — возврат на карту, платили наличными — наличными из кассы.
5. Проведите возврат. Фискальный регистратор напечатает чек возврата прихода и передаст его в ОФД.

Возврат маркированного товара имеет особенность — о ней ниже.

Продажа маркированного товара и Честный ЗНАК

Маркированные товары (обувь, духи, шины, молочка, вода, одежда и другие группы из перечня) продаются через код маркировки — двумерный код DataMatrix на упаковке. Касса не просто пробивает такой товар, а проверяет его код в системе маркировки. Это и есть разрешительный режим: кассовая программа онлайн спрашивает у системы маркировки, можно ли продавать именно эту единицу, и блокирует продажу, если ответ отрицательный.

Как пробить маркированный товар:

1. Добавьте товар в чек сканированием кода маркировки (DataMatrix), а не обычного линейного штрихкода. Касса распознает маркированную позицию.
2. Касса обращается к системе маркировки и проверяет код. Если код не проходит проверку (не найден, уже продан, выведен из оборота) — касса предупредит об этом. По правилам разрешительного режима продавать товар с «проблемным» кодом нельзя.
3. При успешной проверке позиция встаёт в чек с признаком маркировки. В кассовом чеке формируется реквизит «код товара».
4. Пробейте чек как обычно. Данные о продаже уходят в ОФД, а оттуда — в систему маркировки: код выводится из оборота.

Возврат маркированного товара. При возврате код маркировки должен вернуться в оборот. Поэтому возврат оформляйте строго по чеку продажи — так касса знает, какой именно код возвращать. Если упаковка с кодом повреждена и код не читается, зовите администратора: такой возврат оформляется отдельно.

Отдельно про весовой и разливной товар: его маркируют не на каждую единицу, а на партию или короб. Такие позиции пробиваются по обычному штрихкоду или через выбор из каталога, код DataMatrix на каждую фасовку не сканируется. Если сомневаетесь, нужно ли сканировать код у конкретного товара, — ориентируйтесь на упаковку: есть на ней квадратный код DataMatrix, значит, сканируйте его.

Закрытие смены, Z-отчёт и сверка кассы

В конце рабочего дня смену нужно закрыть — это и есть снятие Z-отчёта.

1. Перед закрытием при необходимости снимите X-отчёт (отчёт о текущем состоянии расчётов) и сверьте ожидаемую выручку.
2. Если по кассе была инкассация — оформите изъятие наличных (Смена → операции с наличными → Изъятие), чтобы в ящике осталась только сумма разменного фонда.
3. Запустите закрытие смены (Смена → Закрыть смену).
4. Фискальный регистратор напечатает отчёт о закрытии смены (Z-отчёт): в нём итоги по наличным и безналичным, количество чеков, суммы возвратов. Документ уходит в ОФД.
5. Сверьте кассу: пересчитайте наличные в денежном ящике. Сумма должна сойтись с данными отчёта (выручка наличными минус возвраты и изъятия плюс разменный фонд).

Снимать Z-отчёт несколько раз за день, чтобы «посмотреть выручку», не нужно: для этого есть X-отчёт, который ничего не закрывает. Каждый Z-отчёт закрывает смену, и после него новые продажи пойдут уже в следующую смену — это усложнит сверку и отчётность.

После закрытия смены касса возвращается к экрану входа или предлагает открыть новую смену. На этом рабочий день кассира в 1С:Касса завершён.