Работа кладовщика в 1С: от приёмки до инвентаризации
Содержание
Отдельной коробки «1С:Склад» для версии 8.3 в обычной поставке нет — склад ведут внутри торговых конфигураций: «Управление торговлей» (УТ 11), «ERP» и «Розница». Для кладовщика это означает одно: вся его работа — приёмка, размещение, отбор, отгрузка и пересчёт — строится вокруг ордерной схемы склада. Товар физически принимают и отгружают по складским ордерам, а бухгалтерские документы (поступление, реализация) оформляют отдельно, часто в другое время и другим человеком.
Дальше — по порядку: как включить ордерный склад , подключить терминал сбора данных и провести каждую складскую операцию. Пути меню приведены для УТ 11, в ERP они совпадают по смыслу, в Рознице набор документов короче.
Ордерная схема: что включить до первой операции
Ордерный склад разделяет финансовый и физический учёт. Поступление товаров
и услуг отражает долг перед поставщиком, а Приходный ордер на товары фиксирует, что товар реально въехал на склад. Пока ордер не проведён, остаток по складу не меняется, даже если поступление уже в базе.
Включают схему в разделе НСИ и администрирование → Настройки разделов → Склад и доставка. Здесь отмечают использование ордерных складов, а затем в карточке самого склада (НСИ и администрирование → Склады) задают, как он работает:
- 📦 ордер на отгрузку — товар уходит только после расходного ордера;
- 📥 ордер на приёмку — товар приходит только после приходного ордера;
- 🗺️ адресное хранение — склад разбит на ячейки, и программа подсказывает, куда класть и откуда брать.
Адресное хранение — отдельный режим. Если ячеек в карточке склада нет, не ищите в документах поле ячейки — его там не будет. Сначала настройте топологию склада, потом работайте с размещением.
Роль кладовщика в системе прав обычно ограничена складскими документами и справочником номенклатуры на чтение. Цены и взаиморасчёты ему не нужны — это зона менеджера и бухгалтера.
Подключение ТСД и торгового оборудования
Терминал сбора данных (ТСД) — главный инструмент кладовщика. Сканировать штрихкоды мышкой в форме документа можно, но на реальном потоке это не работает .
Оборудование подключают в разделе НСИ и администрирование → РМК и подключаемое оборудование. Там добавляют рабочее место, выбирают тип устройства (сканер штрихкода, ТСД, принтер этикеток) и драйвер. После установки драйвера обязательно нажмите Тест устройства — если терминал не отозвался, дело почти всегда в драйвере или кабеле, а не в 1С.
ТСД в торговых конфигурациях работает в двух режимах:
| Режим | Как устроен | Когда выбрать |
|---|---|---|
| Офлайн | Терминал выгружает задания файлом, кладовщик собирает в отрыве от базы, потом загружает результат | Слабый Wi-Fi, большой склад, бюджетные ТСД |
| Онлайн | Мобильное рабочее место связано с базой в реальном времени | Устойчивая сеть, нужен мгновенный остаток |
Для офлайн-обмена в УТ есть документы выгрузки заданий на терминал и загрузки собранных данных обратно. Онлайн-режим разворачивают через мобильное рабочее место 1С, которое ставят на сам терминал под Android.
Если один ТСД делят несколько кладовщиков, настройте вход по сотруднику. Тогда в документах будет видно, кто именно принял или отгрузил партию — это снимает половину споров о недостачах.
Приёмка товара на склад
Приёмка начинается с распоряжения. Распоряжением служит либо Заказ поставщику, либо Приобретение товаров и услуг, либо прямое поступление без заказа. Кладовщик открывает список Склад и доставка → Приёмка (рабочее место приёмки) и видит, что ожидается к поступлению.
Порядок действий:
- Выберите распоряжение из списка ожидаемых поступлений.
- Создайте на его основании
Приходный ордер на товары. - Сканируйте товар ТСД или вводите количество вручную по каждой строке.
- Сверьте фактическое количество с заявленным — расхождения программа подсветит.
- Проведите ордер. Товар встал на остаток склада.
Если по факту приехало меньше, чем в накладной, проводят ордер на реальное количество, а расхождение фиксируют отдельно — это зона менеджера, который свяжется с поставщиком. Кладовщик не правит сумму поставки, он отвечает за штуки.
На адресном складе сразу после приёмки формируется задание на размещение — товар из зоны приёмки нужно разнести по ячейкам хранения.
Размещение и внутренние перемещения
На адресном складе товар не лежит «вообще на складе» — у каждой позиции есть ячейка. После приёмки программа создаёт задание на размещение: куда отнести принятый товар. Кладовщик подходит с ТСД, сканирует товар и ячейку, подтверждает — остаток в зоне приёмки гаснет, в ячейке хранения появляется.
Перемещение между складами или между организациями оформляют документом Перемещение товаров (Склад и доставка → Перемещение товаров). На ордерном складе он тоже разбивается на две части: расходный ордер на складе-отправителе и приходный ордер на складе-получателе. Пока получатель не оприходовал груз приходным ордером, товар числится «в пути».
Товар «в пути» — частый источник паники на инвентаризации. Он не лежит ни на одном складе физически, но и не потерян. Прежде чем искать недостачу, проверьте остатки в пути между вашими складами.
Внутри одного адресного склада перекладку из ячейки в ячейку оформляют отдельным заданием на перемещение — например, когда товар переносят из зоны приёмки в зону отбора или уплотняют остатки.
Отбор, сборка и отгрузка заказов
Отгрузка — зеркало приёмки. Распоряжением выступает Заказ клиента или Реализация товаров и услуг. Кладовщик работает в списке Склад и доставка → Отгрузка и видит заказы, готовые к сборке.
Схема сборки заказа:
- Из распоряжения создаётся задание на отбор — что и из каких ячеек взять.
- Кладовщик с ТСД обходит ячейки по маршруту, сканирует товар, подтверждает отбор.
- Собранный заказ попадает в зону упаковки или сразу к отгрузке.
- На основании распоряжения создаётся
Расходный ордер на товары. - После проведения расходного ордера товар списывается с остатка склада.
На адресном складе маршрут отбора программа выстраивает сама — по расположению ячеек, чтобы кладовщик не бегал по складу зигзагами. На обычном ордерном складе маршрута нет, собирают по списку.
Проведённый расходный ордер уменьшает физический остаток, но не заменяет реализацию. Если забыть оформить реализацию, товар уйдёт со склада, а в учёте выручки и себестоимости его не будет. Поэтому расходный ордер и реализацию всегда держат в паре.
Частичную отгрузку программа разрешает: если собрали не весь заказ, расходный ордер проводят на отобранное количество, остаток остаётся в задании на отбор.
Инвентаризация: пересчёт, излишки и недостачи
Инвентаризация на ордерном складе идёт в три документа, и путать их нельзя:
- Пересчёт товаров — кладовщик фиксирует фактические остатки (сам или через ТСД). Документ сравнивает факт с учётом и показывает отклонения.
- Оприходование излишков товаров — если факт больше учёта, излишки ставят на приход.
- Списание недостач товаров — если факта меньше, разницу списывают.
Открывают всё это в разделе Склад и доставка. Сначала проводят пересчёт, и уже на его основании создают документы излишков и недостач — так суммы и позиции подтянутся автоматически, без ручного переноса.
Перед пересчётом «заморозьте» склад: закройте приёмку и отгрузку по инвентаризируемой зоне. Если во время пересчёта товар продолжает двигаться, отклонения будут ложными, и вы спишете то, что на самом деле просто отгрузили в этот момент.
На адресном складе пересчёт ведут по ячейкам — это удобно, потому что можно инвентаризировать склад частями, зона за зоной, не останавливая работу целиком.
Решение по расхождениям — зона материальной ответственности, а не кладовщика единолично. Оприходование и списание обычно проводит тот, кто отвечает за результат инвентаризации, по итогам разбирательства.
Приёмка и отгрузка маркированного товара
Маркированный товар (обувь, одежда, парфюм, вода, молочка, табак и другие группы) идёт через систему «Честный ЗНАК» и её товарный блок ГИС МТ. Для кладовщика это добавляет один обязательный шаг — работу с кодами маркировки DataMatrix.
Перед работой включают интеграцию с системой маркировки в разделе НСИ и администрирование (блок обмена с государственными системами) и подключают сканер, читающий двумерные коды DataMatrix — обычный одномерный сканер их не возьмёт.
Приёмка маркированного товара. Поставщик присылает электронный УПД с кодами маркировки через оператора ЭДО. Кладовщик сканирует коды на коробках и единицах товара, а 1С сверяет их с составом входящего документа:
- код совпал с УПД — позиция принята;
- кода нет в документе или он битый — строку в приёмку не включают, разбираются с поставщиком.
После подтверждения приёмки право собственности на коды переходит к вам в ГИС МТ. Принять маркированный товар без сверки кодов нельзя — немаркированный остаток на продажу вы потом легально не выведете.
Отгрузка. При оптовой отгрузке коды маркировки уходят покупателю в составе электронного УПД. В рознице вывод из оборота происходит в момент продажи через онлайн-кассу: касса передаёт код в ОФД, ОФД — в «Честный ЗНАК».
Частые ошибки кладовщика в 1С
Большинство «пропаж» и «глюков» на складе — это не сбой программы, а незакрытый ордер или неверная настройка. Разберите симптом до того, как звать программиста.
Приходного ордера на товары.Ещё одна типичная ошибка — вводить количество вручную вместо сканирования «чтобы быстрее». Так в базу попадает пересортица, которую находят только на инвентаризации, через недели. Сканер медленнее на одной коробке, но точнее на тысяче.