Складской учёт в 1С: путь товара от приёмки до пересчёта

Работа кладовщика в 1С сводится к четырём документам: поступление (или приходный ордер), реализация (или расходный ордер), перемещение и инвентаризация. В 1С:Бухгалтерии 3.0 они собраны в разделах Покупки, Продажи и Склад, в 1С:Управлении торговлей 11 — в разделах Закупки, Продажи и Склад и доставка.

Главная беда склада в программе — расхождение «в базе есть, на полке нет». Почти всегда оно растёт из трёх мест: товар приняли без документа, отгрузили раньше проведения или перемещали «на словах». Ниже — порядок работы, при котором остатки в 1С совпадают с полкой.

Подготовка склада и рабочего места кладовщика в 1С

Перед первой приёмкой настройте четыре вещи. Без них кладовщик будет либо видеть лишнее, либо не сможет провести документ .

Справочник складов

📦 Каждое физическое место хранения — отдельный элемент справочника. Основной склад, магазин, склад брака, ответственное хранение — разные склады, даже если они в одном здании.

• в БП 3.0 справочник открывается из раздела Справочники → Склады;
• в УТ 11 — НСИ → Склады и магазины;
• в УТ 11 несколько складов включают в НСИ и администрирование → Настройка НСИ и разделов → Склад и доставка, там же — ордерная схема и перемещения.

Ордерная или обычная схема (УТ 11)

В УТ 11 у склада есть выбор. При обычной схеме накладная поставщика сразу увеличивает остаток. При ордерной менеджер оформляет накладную, а кладовщик подтверждает факт приёмки отдельным приходным ордером.

Права и ограничение по складу

Кладовщику не нужны цены закупки и взаиморасчёты с поставщиками. Создайте пользователя и дайте ему профиль с правами на складские документы, а не полные права.

Если складов несколько и каждый кладовщик отвечает за свой, включите ограничение доступа на уровне записей: в УТ 11 это флажок в НСИ и администрирование → Настройки пользователей и прав. После этого в группе доступа указывают, какие склады человек видит.

Основной склад и начальная страница

В персональных настройках пользователя задайте основной склад — он будет подставляться в новые документы. На начальную страницу вынесите списки ордеров или поступлений: кладовщик открывает программу и сразу видит, что ждёт приёмки.

Приёмка товара на склад: от накладной до проведения

Обычная схема (БП 3.0, УТ 11 без ордеров)

1. Откройте Покупки → Поступление (акты, накладные, УПД) в БП или Закупки → Документы закупки (все) в УТ.
2. Создайте документ с видом «Товары» и укажите поставщика, договор и склад.
3. Заполните строки: подбором из справочника или сканером штрихкодов (курсор в табличной части, сканируете упаковку).
4. Сверьте количество с фактом, а не с бумажной накладной. Если пришло меньше — правьте количество в документе и фиксируйте расхождение с поставщиком актом.
5. Нажмите Провести и закрыть.

Ордерная схема (УТ 11)

1. Менеджер оформляет поступление или заказ поставщику .
2. Кладовщик открывает Склад и доставка → Приходные ордера и видит распоряжения к поступлению.
3. Создаёт приходный ордер на основании распоряжения, сканирует товар, проводит.
4. Расхождения программа покажет при сверке накладной и ордера — менеджер разбирает их с поставщиком.

Если товара нет в справочнике

Новую позицию создаёт тот, кто отвечает за справочник номенклатуры, — обычно не кладовщик. Если создаёте сами, сразу заполните единицу измерения, вид номенклатуры и штрихкод. Позиция «Болт» без размера через месяц превратится в три дубля.

Отгрузка со склада: резерв и контроль остатков

Резерв под заказ (УТ 11)

В УТ 11 отгрузка начинается с заказа клиента. В табличной части заказа для каждой строки выбирают вариант обеспечения: зарезервировать на складе, отгрузить сразу, обеспечить позже. Зарезервированный товар другим менеджерам уже недоступен, хотя физически лежит на полке.

Отгружают так:

1. Менеджер создаёт на основании заказа реализацию (Продажи → Документы продажи (все)).
2. При ордерной схеме кладовщик в Склад и доставка → Расходные ордера видит распоряжение, собирает товар, сканирует и проводит расходный ордер.
3. При обычной схеме остаток уменьшается в момент проведения реализации.

Отгрузка в БП 3.0

В БП резервов нет. Отгрузка — документ Продажи → Реализация (акты, накладные, УПД) с видом «Товары». Остатки списываются при проведении.

Контроль отрицательных остатков

Минус на складе — признак, что документы идут не в том порядке. Не разрешайте его без причины:

• 🔒 в БП 3.0 флажок «Разрешить списание запасов при отсутствии остатков» находится в Администрирование → Проведение документов — держите его выключенным;
• 🔒 в УТ 11 контроль остатков включается в настройках раздела Склад и доставка, после чего документ с нехваткой не проведётся.

Не включайте списание в минус «на время», чтобы провести одну накладную. Через неделю флажок забудут, и себестоимость поедет по всей базе.

Возвраты от покупателя и поставщику

Возврат — тоже складская операция, и оформлять его минусом в новой реализации нельзя.

• ↩️ товар вернул покупатель: в БП 3.0 документ «Возврат товаров от покупателя» в разделе Продажи, в УТ 11 — «Возврат товаров от клиента»; создавайте его на основании исходной реализации, тогда цена и себестоимость подтянутся сами;
• ↪️ возвращаете поставщику: «Возврат товаров поставщику» на основании поступления;
• 🧾 если вернули брак, принимайте его на отдельный склад, а не в основной остаток.

Возврат на основании документа сохраняет связь с исходной отгрузкой: через полгода по ней видно, какую партию и по какой цене вернули.

Перемещение товаров между складами

Перемещение — единственный правильный способ показать, что товар уехал с основного склада в магазин или на склад брака. Списание на одном складе и оприходование на другом ломают себестоимость и историю партий.

1. Откройте Склад → Перемещения товаров (БП 3.0) или Склад и доставка → Перемещения товаров (УТ 11).
2. Укажите склад-отправитель и склад-получатель.
3. Добавьте товары подбором или сканером. Кнопка заполнения по остаткам переносит всё, что числится на складе, — удобно при закрытии точки.
4. Проведите документ.

💡 В УТ 11 при ордерной схеме на отправителе и получателе перемещение порождает два ордера: расходный у одного кладовщика и приходный у другого. Пока второй не проведён, товар числится в пути, а не на складе-получателе. Это нормально и помогает ловить «потерянные» в дороге коробки.

Инвентаризация на складе в 1С без ошибок

Инвентаризация обязательна перед годовой отчётностью и при смене материально ответственного лица (ст. 11 закона № 402-ФЗ). Остальные сроки организация задаёт сама.

Порядок в БП 3.0

1. Остановите движения по складу: никаких приёмок и отгрузок на время пересчёта.
2. Создайте Склад → Инвентаризация товаров, укажите склад и заполните по остаткам — колонка учётного количества заполнится данными программы.
3. Распечатайте опись без учётного количества и отдайте счётной группе. Так люди считают полку, а не подгоняют под цифру.
4. Внесите фактическое количество в документ.
5. На основании инвентаризации создайте «Списание товаров» по недостачам и «Оприходование товаров» по излишкам.
6. Для бумажного комплекта распечатайте из документа опись ИНВ-3.

Порядок в УТ 11

При ордерной схеме кладовщик фиксирует факт документом «Пересчёт товаров», а результат оформляют инвентаризационной описью. Дальше:

• излишки — «Оприходование излишков товаров»;
• недостачи — «Списание недостач товаров»;
• плюс по одной позиции и минус по похожей — «Пересортица товаров».

Все документы есть в Склад и доставка, найдите их по названию в списке раздела.

Складские отчёты: что проверять каждый день

Три отчёта закрывают основные вопросы кладовщика и руководителя.

В УТ 11 отчёт по доступности показывает не только остаток, но и сколько из него зарезервировано. Именно туда смотрят, когда менеджер спрашивает «можно продать?».

💡 Если ведомость показывает минус на конец дня — ищите документ, проведённый задним числом. Отсортируйте документы склада по дате и времени: виновник обычно на виду.

Работа с маркированным товаром на складе

Обувь, одежда, шины, молочка, вода и другие группы товаров требуют работы с кодами маркировки в системе «Честный знак» (ГИС МТ). Для склада это значит одно: каждую единицу или упаковку при приёмке и отгрузке сканируют не по штрихкоду EAN, а по коду маркировки (DataMatrix).

Что меняется в работе:

• ✅ поступление от поставщика приходит по ЭДО как УПД; кладовщик открывает форму проверки и подбора маркированной продукции из документа и сканирует коды;
• ✅ коды, которых нет в УПД, программа покажет как лишние — такую единицу принимать нельзя, пока поставщик не исправит документ;
• ✅ при отгрузке коды сканируют так же, и они уходят покупателю в УПД;
• ✅ в базе должен быть настроен обмен с ГИС МТ и подключена электронная подпись.

Для маркировки нужен двумерный сканер. Линейный сканер, который читает обычные штрихкоды, DataMatrix не возьмёт.

Сканеры, ТСД и принтеры этикеток

Без сканера складская работа в 1С превращается в поиск позиций по справочнику. С ним приёмка сотни строк занимает минуты.

Что подключают

Список оборудования ведут в НСИ и администрирование → РМК и оборудование → Подключаемое оборудование (УТ 11) или Администрирование → Подключаемое оборудование (БП 3.0).

Частая проблема со сканером

Сканер, работающий в режиме эмуляции клавиатуры, «печатает» код в то поле, где стоит курсор. Если код попадает не в документ, а в строку поиска — переведите сканер в режим COM-порта по инструкции производителя и подключите через драйвер 1С. Тогда документ ловит скан, где бы ни был курсор.

Чтобы сканер находил товар, у позиции должен быть штрихкод. Его записывают в карточке номенклатуры (в УТ 11 — отдельный список штрихкодов, у одной позиции их может быть несколько: штука, упаковка, коробка).

Частые вопросы