Как пользоваться 1С:Розница 2.3 — от первого запуска до отчётов магазина

Чтобы начать работать в 1С:Розница 2.3, нужно пройти пять шагов: завести организацию и магазин, создать склад и кассу ККМ, подключить фискальный регистратор и сканер, загрузить номенклатуру с ценами — и только потом открывать смену в рабочем месте кассира (РМК). Всё остальное — закупки, пересчёты, отчёты — строится на этих справочниках.

Типичная боль новичка: касса не пробивает чек, потому что у товара нет цены, или остатки «уходят в минус», потому что поступление не провели. Если идти по порядку — справочники, цены, поступление, смена, — таких сбоев не будет.

Подготовка базы: магазин, склад, касса и рабочее место кассира

Розница — программа оперативного учёта магазина. Она ведёт товары, цены, кассовые смены и остатки, но не формирует бухгалтерские проводки и не считает зарплату. Бухгалтерию обычно ведут в отдельной базе 1С:Бухгалтерии и получают туда данные через синхронизацию.

Что заполнить до первой продажи

1. 🏢 Организация — реквизиты юрлица или ИП, ИНН, система налогообложения. От неё зависят данные в чеке.
2. 🏬 Магазин — ключевой справочник Розницы. К магазину привязываются склады, кассы, виды цен и правила продажи.
3. 📦 Склад — хотя бы один торговый зал. Если товар хранится отдельно, заведите второй склад (например, «Подсобка») и перемещайте товар документом.
4. 💳 Касса ККМ — касса магазина, через которую идут розничные чеки. Для каждого фискального регистратора нужна своя касса ККМ.
5. 🔌 Подключаемое оборудование — фискальный регистратор, сканер штрихкодов, эквайринговый терминал, весы, принтер этикеток. Оборудование подключается в разделе Администрирование через список подключаемого оборудования: выбираете тип, драйвер, рабочее место и проверяете связь кнопкой проверки устройства.

Рабочее место и пользователи

Каждый компьютер в магазине — отдельное рабочее место. Оборудование привязывается именно к рабочему месту, поэтому на втором кассовом компьютере регистратор придётся подключить заново.

Кассирам заведите отдельных пользователей с ограниченными правами: продажа, возврат, открытие и закрытие смены . Права на изменение цен и удаление документов оставьте администратору и товароведу. Это защищает от «тихих» правок цен и сторно задним числом.

Товары и цены в 1С:Розница 2.3

Справочник Номенклатура — основа всего учёта. Ошибка на этом шаге потом тянется в чеки, отчёты и маркировку.

Как правильно завести номенклатуру

• 🏷️ Вид номенклатуры — задаёт общие свойства группы: используются ли характеристики (размер, цвет), серии, упаковки, нужна ли маркировка, ставка НДС по умолчанию. Сначала создайте виды («Одежда», «Продукты», «Обувь»), потом карточки товаров.
• 📏 Единица измерения — штуки или килограммы для весового товара. Поменять её после продаж сложно, поэтому решите сразу.
• 🔢 Штрихкод — привязывается к товару, а при использовании характеристик — к конкретному сочетанию «товар + размер + цвет». Без штрихкода кассиру придётся искать позицию вручную.
• 💰 Ставка НДС — проверьте до первой продажи: она уходит в чек и в фискальные данные.

Если товаров сотни, не вводите их руками. Загрузите список из файла поставщика или таблицы через загрузку данных в списке номенклатуры, а штрихкоды подтяните при первом поступлении от поставщика.

Виды цен и установка цен

В Рознице цены живут отдельно от карточки товара. Сначала создаёте виды цен — например, «Закупочная» и «Розничная», затем документом «Установка цен номенклатуры» назначаете конкретные суммы.

Розничную цену удобно считать от закупочной по наценке. Пример: закупка 400 ₽, наценка 35 % → розничная цена 540 ₽ (400 × 1,35). Округление до 9 или до 10 рублей задаётся в настройках вида цены.

Закупки: поступление товара от поставщика

Остаток в Рознице появляется только после проведённого документа. Пока поступление не проведено, кассир увидит товар в справочнике, но остаток будет нулевым или отрицательным.

Порядок работы с поставщиком

1. Создайте поставщика в справочнике контрагентов: ИНН, КПП, договор при необходимости.
2. При работе по заказам оформите заказ поставщику — он фиксирует, что и по какой цене ждёте.
3. Когда товар приехал, создайте документ «Поступление товаров» — на основании заказа или вручную. Укажите магазин, склад, поставщика, номер и дату накладной.
4. Заполните табличную часть: сканером по штрихкодам, загрузкой из файла или подбором. Проверьте количество и цены против бумажной накладной.
5. Проведите документ. Остатки на складе увеличатся.
6. Если наценку считаете от закупки — сразу сделайте установку цен на основании поступления.

Для маркированного товара поступление удобнее принимать через ЭДО: входящий УПД загружается в документ, коды маркировки подтверждаются в ГИС МТ, и только после этого товар можно продавать без блокировки на кассе.

Возврат и расхождения

• 🔁 Брак или пересорт от поставщика — оформите возврат товаров поставщику на основании поступления. Остаток уменьшится, долг перед поставщиком тоже.
• 📉 Недовоз — исправьте количество в поступлении до проведения или зафиксируйте расхождение актом, если ваша схема приёмки это предусматривает.
• 🚚 Перемещение между магазинами — документ перемещения товаров: со склада одного магазина на склад другого. Отправитель списывает, получатель приходует.

Продажи через РМК и работа с покупателями

Рабочее место кассира открывается из раздела Продажи. Это отдельная полноэкранная форма, где кассир пробивает чеки, принимает оплату и закрывает смену.

Цикл кассовой смены

1. Открытие смены. Кассир открывает смену — регистратор печатает отчёт об открытии. Без открытой смены чек не пробить.
2. Продажа. Товар добавляется сканером или поиском. Кассир выбирает оплату: наличные, карта через эквайринг, смешанная оплата. Чек фискализируется и уходит в ОФД.
3. Возврат. Возврат за текущую смену делается из РМК по исходному чеку. Возврат за прошлые дни оформляется отдельным чеком возврата с указанием исходной продажи.
4. Внесение и выемка. Размен утром и инкассация вечером проводятся отдельными операциями в РМК — так касса в программе совпадает с ящиком.
5. Закрытие смены. Кассир закрывает смену, регистратор печатает Z-отчёт. Программа формирует «Отчёт о розничных продажах» — итоговый документ смены, который списывает проданный товар и фиксирует выручку.

Маркированный товар на кассе

Для товаров с маркировкой «Честный знак» кассир сканирует код DataMatrix с упаковки, а не обычный штрихкод. Программа проверяет код и передаёт его в чек. Если товар выведен из оборота, просрочен или не числится за вами в ГИС МТ, при разрешительном режиме продажа будет заблокирована.

Что проверить, если кассир не может продать маркированный товар:

• 📷 сканер читает 2D-коды и настроен на передачу служебных символов кода;
• 🗂️ в виде номенклатуры включён учёт маркируемой продукции нужной товарной группы;
• 🔐 у организации есть доступ к ГИС МТ, сертификат подписи не просрочен;
• 📥 товар принят от поставщика через ЭДО и числится за вашей организацией.

Скидки, карты и бонусы

Розница поддерживает маркетинговые инструменты без доработок:

• 🎟️ Информационные карты — дисконтные и бонусные карты покупателей. Карта привязывается к владельцу, по ней накапливается история покупок.
• 🏷️ Скидки и наценки — по условиям: сумма чека, время, день недели, количество товара, предъявленная карта.
• ⭐ Бонусные программы — начисление баллов за покупку и списание их при оплате.

Правила скидок создавайте по одному и проверяйте на тестовом чеке. Когда несколько условий срабатывают одновременно, программа применяет их по заданному порядку совместного применения — проверьте, что итоговая скидка не превышает задуманную.

Остатки и пересчёт товаров (инвентаризация)

Инвентаризация в Рознице — это сравнение остатков в программе с фактическим количеством на полке и в подсобке. Основной документ — «Пересчёт товаров».

Как провести пересчёт

1. Закройте кассовую смену или выберите время без продаж. Иначе остатки «поплывут» прямо во время подсчёта.
2. Создайте документ «Пересчёт товаров» по складу. Заполните его учётными остатками.
3. Распечатайте бланк для пересчёта или считайте товар сканером — на кассовом компьютере или терминале сбора данных.
4. Внесите фактическое количество. Программа покажет отклонение по каждой позиции.
5. По результатам оформите оприходование излишков и списание недостач — документы создаются на основании пересчёта.
6. Пересортицу (недостача одного размера и излишек другого той же модели) зачтите документом пересортицы, а не двумя отдельными операциями.

Как держать остатки в порядке

• 🗓️ Пересчитывайте ходовые группы раз в неделю, а весь магазин — раз в месяц или квартал.
• 🔍 Проверяйте отрицательные остатки ежедневно, отбором в отчёте по остаткам.
• 🚫 Запретите продажу при нулевом остатке, если ассортимент небольшой и приёмка дисциплинирована. Для больших магазинов это часто тормозит кассу — решайте по ситуации.

Отчёты: выручка, прибыль и остатки

Отчёты собраны в каждом разделе — Продажи, Склад, Закупки, Маркетинг. Откройте нужный раздел и найдите в нём команду со списком отчётов.

Какие отчёты смотреть

• 📊 Анализ продаж — выручка по товарам, группам, магазинам, кассирам и дням. Ответ на вопрос «что продаётся».
• 💹 Валовая прибыль — выручка минус себестоимость по товарам и группам. Показывает, какие позиции реально зарабатывают.
• 📦 Остатки товаров — что лежит на складе сейчас и в каком количестве. Отбор по отрицательным значениям быстро находит проблемы.
• 🕐 Продажи по времени и чекам — средний чек, количество чеков, пиковые часы. Помогает планировать смены кассиров.
• 🔁 Оборачиваемость — сколько дней товар лежит до продажи. Залежавшиеся позиции — кандидаты на акцию.

Настройка отчёта под себя

Любой отчёт можно перестроить: сменить группировки, добавить отбор по магазину или периоду, сохранить вариант под своим именем. Сохранённый вариант открывается одним щелчком, не нужно каждый раз заново выставлять отборы.

Расписание рассылки отчётов по почте настраивается для сохранённых вариантов — удобно получать сводку по выручке всех магазинов утром.

Связь с бухгалтерией и обновление программы

Розница не ведёт бухгалтерский учёт. Чтобы бухгалтер видел поступления, выручку и списания, настраивают синхронизацию данных с 1С:Бухгалтерией 3.0 — в разделе Администрирование. Выбираете правила обмена, указываете базу-получатель и периодичность.

Что важно при обмене:

• 📅 Договоритесь о дате начала обмена и не правьте документы за закрытые периоды в Рознице после выгрузки.
• 🧾 Отчёты о розничных продажах уходят в Бухгалтерию сводно за смену — по ним бухгалтер видит выручку и списание товара.
• 🔄 После каждого обновления любой из двух баз проверьте, что обмен проходит без ошибок.

Обновление Розницы выполняйте из интернет-поддержки или вручную файлом обновления. Перед обновлением сделайте резервную копию базы и обновляйтесь в нерабочее время: в момент применения изменений структуры кассиры не смогут работать, а открытые сеансы придётся завершить.

Частые вопросы