Работа в 1С:Розница 3.0 с нуля: от настройки кассы до закрытия смены

Пользоваться 1С:Розница 3.0 новичку проще всего в таком порядке: завести магазин, склад и кассу ККМ, подключить фискальный регистратор в Администрирование → Подключаемое оборудование, открыть рабочее место кассира (РМК), открыть смену и пробить первый чек. Вечером смену закрывают из того же РМК, и программа сама собирает продажи дня в документ «Отчёт о розничных продажах».

Типичная ситуация: магазин купил программу, внедренец уехал, а продавец утром должен открыть смену. Ниже порядок, по которому работают в 1С Розница 3.0 и администратор, и кассир, и управляющий. Разделы идут в той же последовательности, что и рабочий день.

1. Первичная настройка 1С Розница 3.0 и первый вход

Программа запускается через стартовое окно 1С: выбираете базу, нажимаете «1С:Предприятие», вводите пользователя и пароль. Кассир под учётной записью администратора не работает : у каждого сотрудника должна быть своя.

Для одной кассы хватает файловой базы на том же компьютере. Если касс две и больше или к базе одновременно подключаются кассир, товаровед и управляющий, базу кладут на сервер или в общую сетевую папку. Работать «каждый в своей копии» нельзя: остатки и чеки разъедутся.

Что заполнить до первой продажи

Без этих справочников РМК не откроется или будет пробивать чеки «в никуда»:

1. 🏢 Организация — реквизиты юрлица или ИП, система налогообложения. От неё зависит, что печатается в чеке.
2. 🏪 Магазин — торговая точка. К магазину привязаны склад, касса и вид цен.
3. 📦 Склад — откуда списывается товар при продаже. Для небольшой точки хватает одного склада на магазин.
4. 💳 Касса ККМ — учётная касса магазина, в которую «падает» выручка. К ней привязывается фискальный регистратор.
5. 🏷️ Вид цен — розничная цена, по которой продаёт кассир.
6. 👤 Пользователи — в Администрирование → Настройки пользователей и прав создайте учётные записи и назначьте кассирам ограниченный профиль доступа.

Товары и цены

Номенклатуру заводят вручную или загружают из файла поставщика. Минимальный набор полей для продажи: наименование, единица измерения, ставка НДС (если организация его платит), штрихкод. Цены устанавливают документом «Установка цен номенклатуры»: выбираете вид цен, добавляете товары, ставите цену и проводите.

Пока у товара нет розничной цены, кассир не сможет нормально его продать: строка встанет в чек с нулевой суммой. Поэтому новую поставку сначала проценивают, а потом выкладывают в зал.

Остатки при старте вводят приходной накладной от поставщика или документом ввода начальных остатков. Без остатков программа либо запретит продажу, либо уведёт склад в минус — зависит от настройки контроля остатков.

2. Как настроить рабочее место кассира

Рабочее место кассира — отдельная форма с крупными кнопками, рассчитанная на работу со сканером и сенсорным экраном. Кассир большую часть дня проводит только в ней.

Подключение оборудования

Оборудование подключают в Администрирование → Подключаемое оборудование. Порядок такой:

1. Установите на компьютер драйвер производителя ККТ (АТОЛ, Штрих-М и т. п.) нужной версии.
2. В 1С создайте экземпляр оборудования типа «Фискальные регистраторы», выберите драйвер и рабочее место.
3. Откройте настройку экземпляра, укажите порт или IP-адрес и выполните проверку связи.
4. Привяжите регистратор к кассе ККМ магазина.
5. Так же подключите сканер штрихкодов, при необходимости — дисплей покупателя и эквайринговый терминал.

Права и настройки РМК

Кассиру нужен профиль, который разрешает работу в РМК, но закрывает документы закупок, цены и отчёты по прибыли. Отдельно решите, кто может:

• ✋ удалять строку из уже набранного чека;
• 💸 давать ручную скидку и её максимальный процент;
• ↩️ оформлять возврат без старшего кассира;
• 🔓 открывать денежный ящик без продажи.

Горячие клавиши и раскладку кнопок задают в настройках РМК. Новичкам хватает трёх клавиш: поиск товара, оплата, отмена строки. Остальное лучше показать мышью, чем заставлять заучивать.

3. Как работать в 1С Розница 3.0 на кассе: продажа

Открытие смены

В начале дня кассир открывает РМК и нажимает «Открыть смену». Программа отправляет команду на фискальный регистратор, тот печатает отчёт об открытии смены. С этого момента чеки идут в фискальный накопитель.

Если смена на регистраторе осталась открытой со вчера и прошло больше 24 часов, ККТ не пробьёт новый чек. Сначала закройте старую смену, потом откройте новую.

Пробиваем чек

1. 🔍 Отсканируйте штрихкод. Товар без штрихкода найдите поиском по наименованию или артикулу.
2. 🔢 Поправьте количество. Для весового товара введите вес или считайте его с весов.
3. 🏷️ Скидки по маркетинговым акциям программа применяет сама. Ручная скидка — только если она разрешена профилем.
4. 💰 Нажмите оплату, выберите вид оплаты и введите сумму от покупателя.
5. 🧾 Подтвердите. Регистратор печатает чек, программа показывает сдачу.

Пример: товар на 1 270 ₽, покупатель даёт 2 000 ₽. Кассир вводит 2 000, программа показывает сдачу 730 ₽. Если покупатель платит 270 ₽ картой и 1 000 ₽ наличными, выбирают смешанную оплату и вводят обе суммы — в сумме те же 1 270 ₽.

Оплата картой и дисконтные карты

При оплате картой 1С передаёт сумму на подключённый эквайринговый терминал. Покупатель прикладывает карту, терминал печатает слип, и только после одобрения банка регистратор пробивает чек. Если терминал отказал, чек не пробивается — предложите другой способ оплаты.

Если в магазине есть карты лояльности, кассир сканирует карту покупателя до оплаты. Программа подставит скидку, положенную по карте, и привяжет продажу к покупателю. Потом по этим данным видно, сколько и как часто покупает постоянный клиент.

Отложенный чек и маркированный товар

Покупатель ушёл за забытым товаром — чек можно отложить и обслужить следующего. Потом отложенный чек возвращают в работу и допробивают.

Маркированный товар (обувь, одежда, молочная продукция, табак и т. п.) сканируют по коду маркировки, а не по обычному штрихкоду. Программа проверяет код и передаёт его в чек. Если код не проходит проверку, продавать такую единицу нельзя — отложите её и разберитесь с поставщиком.

4. Возвраты и исправление ошибок в чеке

Ошибки на кассе бывают трёх видов, и исправляются они по-разному.

Возврат от покупателя

Возврат в РМК оформляют на основании исходного чека: находят чек продажи по номеру или дате, отмечают возвращаемые позиции и количество, проводят. Регистратор печатает чек с признаком «возврат прихода», деньги выдаются тем же способом, которым платили.

• 💳 Оплата была картой — возврат идёт на карту через терминал.
• 💵 Оплата была наличными — выдаёте наличные из кассы. Если в ящике не хватает денег, сначала сделайте внесение из сейфа.

Возврат в день продажи и через неделю для кассира выглядят почти одинаково: исходный чек ищется и после закрытия его смены. Разница в отчётности — возврат попадёт в отчёт той смены, когда его оформили, а не той, когда продали.

Сроки и условия возврата для покупателя определяет закон о защите прав потребителей, а не программа. 1С только оформляет операцию — решение о приёме товара принимает продавец.

Чек коррекции

Чек коррекции пробивают, если расчёт не был отражён на ККТ или отражён неверно: например, касса зависла и продажа прошла без чека. Кассир сам такой чек обычно не делает — это задача старшего кассира или бухгалтера. Сумма и признак расчёта в коррекции должны совпадать с реальной операцией.

5. Закрытие смены, выемка и кассовая дисциплина

Внесение и выемка

Утром в ящик кладут размен — это внесение. Днём лишнюю наличность забирают в сейф или инкассацию — это выемка. Обе операции делают из РМК: регистратор печатает подтверждение, программа фиксирует движение денег.

Если положить размен «молча», без внесения, к вечеру в ящике окажется больше, чем знает программа. Расхождение придётся объяснять.

Закрытие кассовой смены

1. Сделайте выемку выручки, оставив размен на завтра (или заберите всё — как принято в магазине).
2. Нажмите в РМК «Закрыть смену».
3. Регистратор печатает отчёт о закрытии смены (Z-отчёт).
4. 1С формирует «Отчёт о розничных продажах» за смену: в нём собраны все чеки, возвраты и оплаты по видам.
5. Проверьте, что отчёт проведён: только после этого товар списывается со склада в учёте.

Пример сверки: внесение утром 3 000 ₽, наличные продажи 41 500 ₽, возврат наличными 1 200 ₽, выемка днём 30 000 ₽. В ящике должно быть 3 000 + 41 500 − 1 200 − 30 000 = 13 300 ₽. Если пересчитали 13 100 ₽ — недостача 200 ₽, ищите её до ухода кассира.

Что требует 54-ФЗ

• 🕐 Смена на ККТ не может длиться больше 24 часов.
• 🧾 Чек выдаётся при каждом расчёте, включая возврат.
• 📡 Данные уходят оператору фискальных данных. Если связь пропала, регистратор копит чеки и отправит их позже, но бесконечно работать без связи нельзя — по истечении допустимого срока ККТ перестанет пробивать чеки.

6. Аналитика в 1С Розница: продажи, остатки и ассортимент

Управляющему мало знать, что касса работает. Ему нужно видеть, что продаётся, что лежит и где теряются деньги.

Какие отчёты смотреть каждую неделю

• 📊 Продажи по товарам, магазинам и кассирам — что приносит выручку и у кого из кассиров больше всего возвратов и ручных скидок.
• 📦 Остатки на складе — что заканчивается и что лежит без движения.
• 💹 Валовая прибыль — какие позиции продаются почти без наценки.
• 🧾 Отчёты о розничных продажах — нет ли непроведённых смен.

Отчёты открывают из разделов «Продажи» и «Склад» — в каждом есть ссылка на группу отчётов. Любой отчёт можно настроить: добавить группировку по магазину, отбор по группе товаров, период.

Ассортимент и закупки

Из отчёта по остаткам видно товары, которые стоят без продаж 60–90 дней. Это кандидаты на акцию или вывод из ассортимента. Быстро уходящие позиции заказывают поставщику, а приходуют поступлением товаров.

Для сети из нескольких точек пригодится перемещение между складами: товар, который лежит в одном магазине, часто продаётся в другом.

Инвентаризацию удобно делать со сканером или терминалом сбора данных: фактическое количество попадает в документ без ручного ввода, а программа сама показывает расхождение с учётом.

7. Типичные ошибки новичка

• ❌ Работа без своей учётной записи. Все чеки висят на «Администраторе» — непонятно, кто пробил возврат.
• ❌ Непроведённый отчёт о розничных продажах. Чеки есть, а товар со склада не списан, остатки завышены.
• ❌ Остатки уходят в минус. Продавали то, что не оприходовали. Сначала поступление, потом продажа.
• ❌ Новые цены без документа. Цену поправили на ценнике, но не в 1С — кассир пробивает старую.
• ❌ Смена не закрыта вечером. Утром регистратор отказывается работать, пока не закроют вчерашнюю.

8. Частые вопросы по работе в 1С Розница 3.0