1С:Розница для магазина: путь от пустой базы до первого Z-отчёта

Пользоваться 1С:Розницей проще всего в таком порядке: сначала организация, магазин и касса, потом товары и цены, затем поступление остатков — и только после этого продажи в Рабочем месте кассира (РМК). Если пропустить хоть один шаг, касса либо не откроет смену, либо будет пробивать товары с нулевой ценой.

Руководство написано для 1С:Розницы 2.3 на платформе 8.3 с интерфейсом «Такси». Программа делится на две части: бэк-офис (документы, справочники, отчёты — работа товароведа и администратора) и РМК (окно кассира). Новичку полезно сразу понять, где какая работа делается, чтобы не искать продажу в списке документов, а цены — в окне кассы.

1. Что подготовить до установки и как запустить программу

Перед установкой соберите данные, без которых настройка встанет на полпути:

• 🏢 реквизиты организации: ИНН, КПП (для ООО), система налогообложения;
• 🏪 список магазинов и складов: сколько точек и где хранится товар;
• 🧾 модель онлайн-кассы, способ подключения (USB, сеть) и наличие драйвера;
• 💳 модель эквайрингового терминала, если принимаете карты;
• 📦 остатки товара на дату старта — лучше в таблице Excel;
• 🍷 для алкоголя — установленный УТМ и ключ с КЭП; для маркированных товаров — регистрация в «Честном знаке».

Установка стандартная: сначала платформа 1С:Предприятие 8.3, затем шаблон конфигурации Розницы, после чего в окне запуска добавляется новая информационная база из этого шаблона. Если база файловая и на одном компьютере, этого достаточно. Если касс несколько, базу размещают в общей сетевой папке или на сервере 1С, а каждый кассовый компьютер подключается к ней.

При первом запуске программа предлагает ввести реквизиты организации и основные настройки. Не закрывайте этот помощник: введённые в нём данные потом всё равно придётся заполнить вручную.

2. Настройка программы: организация, магазин, склад и пользователи

Основные настройки лежат в разделе Администрирование. Там включают функции, которые нужны именно вашему магазину: учёт по нескольким складам, работу с характеристиками товаров (размер, цвет), серийные номера, алкогольную продукцию, маркировку, дисконтные карты.

Включайте только то, чем реально пользуетесь. Каждая лишняя функция добавляет поля в документы и вопросы кассиру.

Дальше заполните три справочника по порядку:

1. Организации — ваше ИП или ООО. Проверьте систему налогообложения: от неё зависит, с какой ставкой НДС касса пробьёт чек.
2. Магазины — каждая торговая точка. В карточке магазина указывают вид цен по умолчанию и склад, с которого идёт продажа. Магазин без вида цен — главная причина «нулевых» чеков.
3. Склады — торговый зал, подсобка, оптовый склад. Для небольшого магазина достаточно одного склада.

Пользователей создают в Администрирование в настройках пользователей и прав. Кассиру дают профиль с доступом только к РМК и возвратам, товароведу — к поступлениям и ценам, владельцу — полные права. В карточке пользователя для кассира заполните ФИО: оно печатается в чеке как имя кассира, и это требование 54-ФЗ.

3. Справочники товаров, контрагентов и цены

Номенклатура

Товары ведутся в справочнике Номенклатура раздела НСИ. Перед вводом позиций настройте виды номенклатуры: «Продукты», «Алкоголь», «Обувь», «Услуги». Вид задаёт, какие реквизиты будут у товара: ставка НДС, единица измерения, характеристики, признак маркировки или алкогольной продукции.

Для каждой позиции заполните минимум:

• 📝 наименование, которое увидит покупатель в чеке;
• 📏 единицу измерения (шт, кг, л);
• 💰 ставку НДС, если вы плательщик;
• 🔢 штрихкод — без него кассир будет искать товар вручную.

При 500+ позициях не вводите товары по одному. Загрузите их из таблицы: в списке номенклатуры есть загрузка из внешнего файла, где колонки сопоставляются с реквизитами. Второй вариант — создавать карточки прямо при вводе первого поступления от поставщика.

Контрагенты

Поставщиков заносят в справочник Контрагенты: наименование, ИНН, КПП. Для работы с ЕГАИС и ЭДО ИНН обязателен — по нему программа сопоставляет входящие документы. Покупателей-физлиц в контрагенты заносить не нужно; для них есть дисконтные карты.

Цены

Розничную цену задаёт документ Установка цен номенклатуры. Порядок простой:

1. Создайте вид цен «Розничная» (если его нет) и укажите его в карточке магазина.
2. Откройте новый документ установки цен, выберите вид цен.
3. Заполните таблицу товарами — вручную, подбором или по документу поступления.
4. Введите цены, проведите документ.

Цена начинает действовать с даты документа. Если нужно поднять цены завтра с утра, поставьте завтрашнюю дату — сегодняшние продажи пойдут по старым ценам.

4. Касса: продажа, возврат и закрытие смены

Подключение кассы

Онлайн-касса подключается в Администрирование в настройках подключаемого оборудования. Нужно:

1. Установить на компьютер драйвер кассы от производителя.
2. Добавить экземпляр оборудования типа «ККТ с передачей данных», выбрать драйвер.
3. В настройке экземпляра указать порт и нажать проверку связи.
4. Создать кассу ККМ для магазина и привязать к ней это оборудование.
5. Указать рабочее место — компьютер, на котором стоит касса.

Терминал эквайринга, сканер штрихкодов и весы подключаются там же, отдельными экземплярами.

Работа кассира в РМК

Кассир запускает РМК из раздела Продажи. Рабочий день выглядит так:

1. Открытие смены. Касса печатает отчёт об открытии смены. Без открытой смены чек не пробить.
2. Продажа. Сканируете штрихкод или ищете товар по наименованию, меняете количество, нажимаете оплату. Выбираете наличные, карту или смешанную оплату, вводите сумму, полученную от покупателя. Программа показывает сдачу, касса печатает чек.
3. Возврат в день покупки. В РМК есть возврат по чеку: находите исходный чек, отмечаете возвращаемые позиции, пробиваете чек возврата прихода.
4. Выемка. Когда в ящике много наличных, кассир делает выемку из РМК — касса фиксирует изъятие.
5. Закрытие смены . Касса печатает Z-отчёт, а программа формирует документ Отчёт о розничных продажах — итог смены по товарам и оплатам.

5. Остатки товаров и пересчёт

Остатки появляются в программе только через документы. Первый — ввод начальных остатков на дату старта (его удобно заполнить загрузкой из таблицы). Дальше товар приходит документом Поступление товаров от поставщика и уходит продажами через РМК.

Другие складские документы:

• 🔄 Перемещение товаров — между складами или магазинами;
• ➕ Оприходование товаров — излишки, найденные товары;
• ➖ Списание товаров — бой, порча, истёкший срок;
• 📋 Пересчёт товаров — инвентаризация.

Как провести инвентаризацию

1. Закройте смену или выберите время без продаж — иначе остатки поплывут во время пересчёта.
2. Создайте пересчёт по складу, заполните учётные остатки из программы.
3. Распечатайте бланк или считайте товар сканером (ТСД) и внесите фактическое количество.
4. Проверьте расхождения. Сначала ищите ошибки: непроведённое поступление, товар под другим штрихкодом, пересортица одинаковых позиций.
5. На основании пересчёта оформите оприходование излишков и списание недостач.

Отрицательные остатки в Рознице обычно разрешены, чтобы кассир не стоял с очередью, если товароведа нет на месте. Это удобно, но копит ошибки: раз в неделю смотрите ведомость остатков и разбирайте минусы.

6. Отчёты: что продаётся и сколько зарабатывает магазин

Отчёты собраны в разделе Отчеты. Для повседневной работы хватает нескольких:

В каждом отчёте есть настройка: группировки (по магазину, товару, кассиру), отборы и период. Сохраните удачный вариант — в следующий раз не придётся настраивать заново.

Валовая прибыль считается правильно, только если поступления проведены с закупочными ценами. Товар, проданный в минус без поступления, попадёт в отчёт с нулевой себестоимостью, и прибыль окажется завышенной.

7. Подключение онлайн-кассы, ЕГАИС и маркировки

ОФД и онлайн-касса

Сама 1С с ОФД не связывается — чек в налоговую отправляет касса через своего оператора фискальных данных. От программы требуется правильно передать в кассу состав чека: наименование, цену, ставку НДС, признак предмета расчёта, а для маркированного товара — код маркировки. Договор с ОФД и регистрацию кассы в ФНС делают отдельно.

ЕГАИС для алкоголя

Для продажи алкоголя нужен УТМ — транспортный модуль, который ставится на компьютер магазина и работает с КЭП. В Рознице включают учёт алкогольной продукции, указывают адрес УТМ и связывают магазин с кодом организации в ЕГАИС (ФСРАР ID).

Порядок работы:

1. Входящая ТТН от поставщика приходит из ЕГАИС в программу.
2. Товар из ТТН сопоставляют с номенклатурой.
3. Принятие ТТН подтверждают в ЕГАИС, оформляют поступление.
4. Крепкий алкоголь продаётся с обязательным сканированием акцизной марки, пиво и слабоалкогольные напитки — без марки, но с последующим учётом продаж в ЕГАИС.

Маркировка «Честный знак»

Для маркированных товаров (обувь, одежда, табак, молочка, вода и другие группы) настраивают подключение к ГИС МТ. Приёмка идёт через ЭДО с УПД, где указаны коды маркировки. На кассе кассир сканирует код DataMatrix с каждой единицы — обычный штрихкод EAN для маркированного товара не подходит.

Для части товарных групп перед продажей касса проверяет код через разрешительный режим. Если касса или программа не поддерживают такую проверку, продажа будет блокироваться — следите за обновлениями конфигурации и прошивки кассы.

8. Частые ошибки новичков и как их исправить

Ещё две ошибки, которые всплывают через месяц-другой:

• 🧮 Неправильная ставка НДС в карточках. Пробитые чеки уже ушли в ОФД, и исправлять их придётся чеками коррекции. Проверьте ставки на первых 10 товарах до старта продаж.
• 🗂 Нет резервных копий. Файловую базу Розницы копируйте хотя бы раз в день на другой диск или в облако. Копию делайте при закрытой программе или выгрузкой базы в файл .dt через Конфигуратор.

Частые вопросы