1С:УНФ с нуля: настройка, продажи, склад и деньги

1С:УНФ часто путают с 1С:Бухгалтерией и ждут от неё проводок, дебета с кредитом и баланса. Этого в программе нет: УНФ ведёт управленческий учёт — заказы, продажи, склад, деньги и производство так, как их видит владелец, а не бухгалтер. Отдельно есть упрощённый налоговый блок для ИП на УСН и патенте; для полноценного регламентированного учёта УНФ связывают с 1С:Бухгалтерией.

Чтобы пользоваться 1С:УНФ, достаточно освоить несколько документов: заказ, накладную, приход денег и расход. Ниже — как настроить базу под свой бизнес (торговля, услуги, склад, производство), завести справочники и провести первые операции от продажи до отчёта для руководителя.

С чего начать: настройка базы под свою фирму

При первом запуске пустой базы УНФ предлагает помощник начального заполнения. Если вы его пропустили, всё то же самое вводится вручную.

1. Заполните реквизиты организации или ИП в разделе Компания. Укажите наименование, ИНН, систему налогообложения.
2. В разделе Настройки включите только нужные блоки: несколько складов, производство, розницу, валюты, партионный учёт. Лишние функции прячут интерфейс — отключённое всегда можно включить позже.
3. Заведите кассы и расчётные счета (раздел Деньги). Без них не получится оформить оплату.
4. Через документ Ввод начальных остатков занесите стартовые остатки товаров, денег и задолженностей, если переходите с другой программы или с бумаги.

Рабочую дату и период, с которого начинаете вести учёт, стоит определить заранее: документы до этой даты вносить не нужно, их заменят начальные остатки. Если переходите в середине года, остатки вводятся на последнее число предыдущего месяца, а новые операции — текущей датой.

Интерфейс УНФ построен по разделам слева: Компания, CRM, Продажи, Закупки, Производство, Деньги, Налоги, Анализ. Начальная страница (рабочий стол) собирает мониторы с ключевыми показателями — выручкой, остатком денег, задолженностью. Их набор настраивается под себя.

Справочники: номенклатура, контрагенты, склады

Любой документ в УНФ ссылается на справочники, поэтому их заполняют первыми. Минимальный набор — номенклатура, контрагенты и склады.

Номенклатура. Товары, услуги, работы, материалы и продукция хранятся в справочнике Номенклатура (доступен из разделов Продажи и Закупки). У каждой позиции задаются:

• 🏷️ вид — товар, услуга, работа, набор или продукция;
• 📦 единица измерения и, при необходимости, характеристики (цвет, размер) и серии;
• 💰 цены — через документ Установка цен или прямо в карточке, если видов цен один.

Не плодите карточки-дубли. Если товар продаётся в штуках и коробках, заведите одну позицию и настройте упаковки, а не две карточки.

Контрагенты. Покупатели и поставщики лежат в одном справочнике Контрагенты. По ИНН программа подставит реквизиты из реестра автоматически, если подключена интернет-поддержка (раздел Компания, настройки сервисов). Одного контрагента можно использовать и как покупателя, и как поставщика — отдельные карточки для этого заводить не нужно.

Склады. Если складов несколько, включите учёт по складам в Настройки. Тогда в каждом документе появится поле выбора склада, и остатки будут считаться раздельно.

Продажи и работа с клиентами

Типовая цепочка продажи в УНФ: Заказ покупателя → счёт на оплату → поступление денег → Расходная накладная (для товаров) или Акт выполненных работ (для услуг). Если предоплата не нужна, заказ можно пропустить и выписать накладную сразу.

Как оформить продажу товара:

1. В разделе Продажи создайте Заказ покупателя, выберите контрагента, добавьте позиции и цены.
2. По кнопке создания на основании выпишите Счёт на оплату и отправьте клиенту.
3. После оплаты отразите поступление денег (касса или банк — см. раздел про деньги).
4. При отгрузке создайте Расходную накладную на основании заказа — остаток товара на складе уменьшится.

Статус заказа (в работе, выполнен, закрыт) виден в списке заказов — по нему удобно отслеживать, что ещё не отгружено и не оплачено.

CRM. В разделе CRM ведут клиентскую базу, историю взаимодействий, задачи и воронку продаж. Воронка показывает, сколько сделок на каждом этапе — от первого контакта до оплаты. События (звонки, письма, встречи) привязываются к контрагенту, и вся переписка собирается в его карточке. Напоминания о звонках и задачах выводятся на рабочий стол, чтобы менеджер не терял сделки. Для розничных продаж через онлайн-кассу используется отдельное рабочее место кассира в разделе Продажи.

Печатные формы (счёт, накладная, акт, УПД) формируются из документа по кнопке печати и отправляются клиенту на почту прямо из программы. Логотип и реквизиты в формах подставляются из карточки компании, поэтому их достаточно заполнить один раз.

Закупки, склад и инвентаризация

Поступление товара оформляется в разделе Закупки. Логика зеркальна продажам: Заказ поставщику → оплата → Приходная накладная, которая увеличивает остаток на складе.

Складские операции внутри фирмы — отдельные документы:

• Перемещение запасов — переброска товара между складами;
• Оприходование запасов — постановка на учёт излишков (например, по итогам инвентаризации);
• Списание запасов — брак, порча, расход на собственные нужды.

Инвентаризация. Чтобы сверить фактический остаток с учётным, создайте документ Инвентаризация запасов. Программа подставит учётные количества, вы впишете фактические. По расхождениям на основании инвентаризации формируются оприходование (на излишки) и списание (на недостачи).

Производство: спецификации и выпуск продукции

Производственный блок включается в Настройки. Основа учёта — спецификация: состав изделия, то есть какие материалы и в каком количестве нужны на единицу продукции.

Как собрать выпуск:

1. Заведите Спецификацию на продукцию — перечислите материалы и нормы расхода.
2. Создайте Заказ на производство, укажите, что и сколько выпустить. Программа покажет потребность в материалах и их наличие.
3. Оформите выпуск документом производства: материалы спишутся со склада, а готовая продукция оприходуется по рассчитанной себестоимости.

Для простых случаев — когда из комплектующих собирают набор без отдельного цеха — подойдёт документ Сборка (разборка). Он разбирает комплект на составляющие или, наоборот, собирает набор из позиций.

В себестоимость продукции входят не только материалы, но и дополнительные затраты — например, работа сдельщиков или услуги подрядчика. Их добавляют в документ выпуска, чтобы цена готового изделия отражала реальные расходы, а не только стоимость сырья.

Если реальный расход материалов отличается от нормы в спецификации, корректируйте его в документе выпуска — иначе себестоимость и остатки материалов разойдутся с фактом. По документу Заказ на производство удобно отслеживать, что уже выпущено, а что в работе: статус заказа меняется по мере оформления выпусков.

Деньги: касса, банк и кассовая дисциплина

Все движения денег проходят через раздел Деньги. Наличные и безнал учитываются раздельно по кассам и счетам.

Основные документы:

• 💵 Приходный кассовый ордер и Расходный кассовый ордер — наличные в кассу и из кассы;
• 🏦 Поступление на счёт и Списание со счёта — безналичные операции;
• 🔄 обмен с банком — выписки загружаются напрямую через 1С:ДиректБанк или файлом формата 1C:Enterprise – Клиент банка.

Деньги удобнее отражать на основании заказа или накладной — тогда оплата сразу привязывается к сделке и закрывает задолженность. Платёж без привязки к документу повиснет авансом или переплатой.

Оплату картой через терминал отражают операцией эквайринга: на счёт поступает сумма за вычетом комиссии банка, и УНФ разносит её отдельно от выручки. Так в отчётах видно, сколько реально дошло до счёта, а сколько удержал банк.

Кассовая дисциплина. Если принимаете наличные от населения, нужна онлайн-касса по 54-ФЗ: чек пробивается в момент расчёта. Для расчётов наличными по кассе действует Указание Банка России № 3210-У — лимит остатка кассы, оформление ПКО и РКО. Лимит остатка кассы ИП и малый бизнес вправе не устанавливать, но отказ лучше закрепить приказом.

Пользователи и права доступа

Как только с базой работает больше одного человека, настройте пользователей — это задаётся в разделе Настройки. Каждому сотруднику заводят отдельный вход, а доступ выдают по роли.

• 🧑‍💼 менеджеру — продажи, заказы и клиенты;
• 📦 кладовщику — приход, отгрузка, перемещения и инвентаризация;
• 💵 кассиру — касса и рабочее место ККМ;
• 👔 руководителю — отчёты и мониторы без права править документы.

Разделение прав не только про безопасность. Оно убирает из интерфейса лишние разделы: кладовщик не видит выручку и зарплату, а менеджер — настройки учёта. Работать в своей зоне становится проще.

Отчёты для владельца: что смотреть каждый день

Аналитика собрана в разделе Анализ, а самые важные цифры выносятся на начальную страницу в виде мониторов. Для малого бизнеса достаточно нескольких отчётов.

• 📈 Валовая прибыль — сколько заработали на продажах за вычетом себестоимости, с разбивкой по товарам и клиентам.
• 💰 Движение денежных средств — откуда деньги пришли и куда ушли; помогает не уйти в кассовый разрыв.
• 📊 Доходы и расходы — финансовый результат за период.
• 📦 Остатки запасов — что и сколько лежит на складах.
• 🧾 Расчёты с покупателями и поставщиками — кто должен вам и кому должны вы.

Начните с мониторов на рабочем столе: выручка за день, остаток денег, просроченная задолженность. Детальные отчёты открывайте, когда монитор показал отклонение и нужно понять причину. Любой отчёт настраивается под себя — период, группировки, отборы по складу или менеджеру — а готовую настройку можно сохранить, чтобы не собирать её заново.

Для ИП на УСН и патенте в разделе Налоги УНФ помогает рассчитать налог и сформировать КУДиР по данным учёта. Сложную отчётность (НДС, бухгалтерский баланс) здесь не ведут — для этого выгружают данные в 1С:Бухгалтерию.

Частые вопросы