Работа в 1С:Управление торговлей 11 с нуля: от настройки до отчёта о прибыли

Пользоваться 1С УТ 11 проще всего в таком порядке: включить нужную функциональность в разделе НСИ и администрирование, завести организацию, склады, виды номенклатуры и цены, а потом работать по цепочке «заказ → документ отгрузки или поступления → оплата», создавая каждый следующий документ кнопкой Создать на основании. Почти все проблемы новичков — пустые поля, «не та цена», отрицательные остатки — возникают, когда этот порядок нарушен.

Инструкция подходит для 1С:Управление торговлей 11 редакций 11.4 и 11.5 с интерфейсом «Такси». Новичку лучше пройти её на копии рабочей базы или на демобазе: создать один товар, одного клиента и провести полный круг от закупки до отчёта о прибыли. Полчаса такой практики дают больше, чем день чтения справки.

Интерфейс УТ 11 и первая настройка программы

Слева — панель разделов. В типовой УТ 11 это:

• 🏠 Главное — рабочий стол, частые документы;
• 🤝 CRM и маркетинг — партнёры, сделки, виды цен, скидки;
• 🛒 Продажи — заказы клиентов, реализации, возвраты;
• 📦 Закупки — заказы поставщикам, приобретения;
• 🏬 Склад и доставка — перемещения, пересчёты, списания;
• 💰 Казначейство — касса, банк, платёжные документы;
• 📊 Финансовый результат и контроллинг — закрытие месяца , прибыль;
• ⚙️ НСИ и администрирование — справочники, настройки, пользователи.

Внутри раздела ссылки сгруппированы: документы сверху, справочники и отчёты — ниже или в правой колонке. Если команды нет на панели, её почти всегда скрывает отключённая функциональность, а не нехватка прав.

Что включить до первого документа

1. Откройте НСИ и администрирование → Настройка НСИ и разделов. Подразделы повторяют панель: Предприятие, Склад и доставка, Продажи, Закупки, CRM и маркетинг и так далее.
2. В Предприятие отметьте, работаете ли вы с несколькими организациями и валютами.
3. В Склад и доставка решите, нужен ли учёт по нескольким складам и ордерная схема (подробно — в разделе про склад).
4. В Продажи и Закупки включите заказы, если работаете под заказ, и соглашения, если цены и условия оплаты у разных клиентов отличаются.
5. Заполните карточку организации: ИНН, КПП, банковский счёт, ответственных лиц для печатных форм.
6. Создайте пользователей в НСИ и администрирование → Настройки пользователей и прав и дайте каждому профиль групп доступа по участку: менеджер, кладовщик, кассир.

Начальные остатки

Если до УТ 11 учёт вёлся в другой программе, остатки товаров, долги клиентов и поставщиков, деньги в кассе и на счетах вводят документом Ввод остатков (раздел НСИ и администрирование, группа начального заполнения). Для каждого участка — свой вид операции. Дата ввода — последний день перед стартом, например 31 декабря, если работа в программе начинается с 1 января.

Справочники: номенклатура, партнёры и контрагенты

Виды номенклатуры — прежде товаров

Главное отличие УТ 11 от простых программ: товар нельзя создать без вида номенклатуры. Вид задаёт тип (товар, услуга, работа, набор, тара), набор дополнительных реквизитов, использование характеристик и серий, шаблон наименования.

Порядок такой:

1. НСИ и администрирование → Настройка НСИ и разделов → Номенклатура — включите характеристики и серии, если они нужны (размер и цвет одежды, сроки годности).
2. Создайте виды номенклатуры: «Обувь», «Бытовая химия», «Услуги доставки». Под каждый — своя ставка НДС по умолчанию и единица хранения.
3. Только после этого заводите карточки в справочнике Номенклатура (раздел НСИ и администрирование → группа НСИ).

В карточке товара проверьте четыре поля: вид номенклатуры, единицу хранения, ставку НДС и артикул. Единица хранения после проведения первых документов фактически не меняется — ошибка здесь потом исправляется только через новую карточку и пересортицу.

Партнёры и контрагенты — в чём разница

В УТ 11 их два справочника:

У одного партнёра может быть несколько контрагентов. Договор, счёт-фактура и акт сверки выписываются на контрагента, а скидки, соглашения и аналитика продаж привязаны к партнёру.

Если у вас всегда «одна фирма — один клиент», в настройках раздела CRM и маркетинг можно отказаться от раздельного ведения: тогда карточка партнёра и контрагента заводится одной формой. Решение лучше принять до ввода клиентов — потом разделять сложнее.

Цены

Цены в УТ 11 живут в двух местах:

• Виды цен (раздел CRM и маркетинг или Продажи, настройки цен) — «Закупочная», «Оптовая», «Розничная». Для вида цены задаётся, включает ли она НДС и как округляется.
• Документ Установка цен номенклатуры — фиксирует сами цены на дату. Новый документ — новая цена с этой даты, старая история сохраняется.

Розничную цену можно рассчитывать от закупочной по формуле, например «Закупочная × 1,4». Тогда после поступления товара достаточно перезаполнить документ установки цен.

Закупка у поставщика: от заказа до оплаты

Типовая цепочка закупки из четырёх документов, каждый следующий создаётся на основании предыдущего:

1. Заказ поставщику (Закупки → Заказы поставщикам). Укажите партнёра, контрагента, склад и товары. Заказ не меняет остатки — это план.
2. Оплата. Если работаете по предоплате, из заказа создайте Заявку на расходование ДС, а после согласования — Списание безналичных ДС в разделе Казначейство. При постоплате этот шаг идёт последним.
3. Приобретение товаров и услуг. Откройте заказ, нажмите Создать на основании → Приобретение товаров и услуг. Сверьте количество и цены с накладной поставщика, заполните номер и дату входящего документа. При проведении товар появляется на складе.
4. Счёт-фактура полученный — регистрируется из приобретения, если поставщик плательщик НДС.

Расхождение с поставщиком (недовложение, брак) оформляется не правкой приобретения задним числом, а документом Возврат товаров поставщику или корректировкой — так сохраняется история и правильная сумма долга.

Продажа клиенту: заказ, отгрузка, оплата

Продажа зеркальна закупке:

1. Заказ клиента (Продажи → Заказы клиентов). Выберите партнёра — соглашение, вид цены и условия оплаты подставятся сами. Добавьте товары: цена заполнится по виду цены из соглашения.
2. Статус заказа. Пока заказ в статусе «На согласовании», товар под него не резервируется. Переведите его в «К выполнению» — заказ станет активным, по строкам можно поставить резерв со склада.
3. Счёт на оплату печатается прямо из заказа (Печать → Счёт на оплату).
4. Реализация товаров и услуг — Создать на основании из заказа. При проведении списывается остаток и возникает долг клиента. Отсюда же печатаются ТОРГ-12 или УПД.
5. Оплата — Поступление безналичных ДС или Приходный кассовый ордер в разделе Казначейство. Выписку банка обычно загружают обменом с клиент-банком, и платежи сами распределяются по заказам и реализациям.

Соглашения и сделки

Соглашение — это условия работы с клиентом: какой вид цены, какая отсрочка, какие скидки. Бывают типовые (на группу клиентов, например «Опт от 100 тыс.») и индивидуальные (на одного партнёра). Если менеджер жалуется, что «цена не та», первым делом проверьте, какое соглашение выбрано в заказе, и действует ли в нём нужный вид цены на дату документа.

Сделка — это воронка продажи: от первого звонка до отгрузки. Для розничных продаж и продаж «с колёс» её можно не включать.

Возврат от клиента

Используйте Возврат товаров от клиента, созданный на основании реализации. Документ сам подтянет цены и себестоимость отгрузки. Сторнировать реализацию или удалять её после оплаты нельзя — собьются взаиморасчёты и счета-фактуры.

Складской учёт и инвентаризация в УТ 11

Простой или ордерный склад

Это главная развилка складского учёта в Управлении торговлей 11.

Схема задаётся в карточке склада (НСИ и администрирование → Склады и магазины) и может различаться для поступления и отгрузки. Меняйте её в начале месяца, когда все ордера закрыты.

Внутренние складские операции

• 🔁 Перемещение товаров — между своими складами;
• 🔀 Пересортица товаров — если пришла одна позиция, а учли другую (размер, цвет, артикул);
• 🗑️ Списание недостач товаров — бой, порча, недостача;
• ➕ Оприходование излишков товаров — найденные излишки;
• 🏢 Внутреннее потребление товаров — товар со склада ушёл на нужды компании.

Все они — в разделе Склад и доставка.

Как провести инвентаризацию

1. Создайте Пересчёт товаров по складу (можно по группе номенклатуры или по ячейкам).
2. Документ заполнится учётными остатками. Распечатайте бланк для пересчёта без колонки учётного количества, чтобы кладовщики считали честно.
3. Внесите фактическое количество и переведите пересчёт в статус выполненного.
4. По результатам на основании пересчёта создайте Оприходование излишков товаров и Списание недостач товаров.
5. Пересортицу (минус по одному размеру, плюс по соседнему) оформите отдельным документом до списания, иначе вы спишете товар, который на самом деле лежит на полке под другим артикулом.

Анализ продаж и отчёты: что смотреть каждую неделю

Отчёты разбросаны по разделам — в каждом есть ссылка Отчёты внизу панели. Минимальный набор:

Почему прибыль «прыгает» в начале месяца

Себестоимость в УТ 11 окончательно рассчитывается обработкой Закрытие месяца (раздел Финансовый результат и контроллинг). До её запуска отчёт о валовой прибыли показывает предварительную себестоимость. После закрытия цифры уточняются — иногда на несколько процентов.

Отсюда правило: отчёты по прибыли за прошлый месяц смотрите и отправляйте руководителю только после закрытия месяца. Текущий месяц — как ориентир.

Как настроить отчёт под себя

В любом отчёте есть кнопка Настройки: можно добавить группировку (по менеджеру, по виду номенклатуры, по партнёру), отбор и сортировку. Готовый вариант сохраните через Ещё → Сохранить вариант — он появится в списке отчёта только у вас или у всех, как выберете.

Например, «Валовая прибыль по менеджерам за неделю с отбором по складу» — три минуты настройки, и отчёт открывается одной кнопкой каждый понедельник.

С какими трудностями сталкиваются новички в УТ 11

• ❗ Отрицательные остатки. Реализация проведена раньше приобретения или на другой склад. Проверьте даты и склад в документах, а не отключайте контроль остатков.
• ❗ Документ не создаётся на основании. Чаще всего заказ не в статусе «К выполнению» или уже полностью выполнен. Посмотрите статус и состояние заказа в списке.
• ❗ Не видно раздела или документа. Функциональность выключена в Настройка НСИ и разделов или у пользователя нет профиля доступа.
• ❗ Правка закрытого периода. Изменение документов прошлого месяца после закрытия месяца сбивает себестоимость — закрытие придётся перезапускать. Если есть дата запрета изменения, программа не даст провести документ .