Как вести заказы клиентов и поставщикам в 1С

Полноценные заказы с резервом товара живут в 1С:Управление торговлей (УТ 11), 1С:Управление нашей фирмой (УНФ), Комплексной автоматизации и ERP. В 1С:Бухгалтерии такого механизма нет — там есть только «Счёт на оплату», без резервирования и контроля отгрузки.

Прежде чем создать заказ клиента , в УТ 11 функциональность нужно включить: НСИ и администрирование → CRM и продажи → Оптовые продажи → Заказы клиентов. Без этого флажка в разделе «Продажи» документа «Заказы клиентов» просто не будет. Дальше — как создать, зарезервировать, проконтролировать и закрыть заказ, не плодя пересортицу и зависшие резервы.

Типы заказов и где включить их использование

Заказ — это намерение: клиент хочет купить, вы хотите закупить. Фактическое движение товара и денег идёт уже документами отгрузки, поступления и оплаты, а заказ связывает их и держит под контролем остаток долга и обеспечение.

Основные документы заказов в разных конфигурациях называются по-разному — это важно не путать:

В УТ 11 при включении заказов клиентов выбирают режим — поле Использование заказов клиентов как:

• 📄 Заказ как счёт — заказ печатает счёт и фиксирует договорённость, но товар не резервирует; отгрузка идёт свободно.
• 📦 Заказ только со склада — зарезервировать можно только то, что есть в наличии.
• 🏭 Заказ со склада и под заказ — можно принять заказ на товар, которого на складе нет, и тут же поставить его в потребность на закупку.

Для торговой фирмы чаще всего подходит третий режим — он закрывает и продажу с остатков, и работу «под заказ».

Как создать и провести заказ клиента

Откройте Продажи → Заказы клиентов → Создать. Дальше по шагам:

1. Выберите клиента и соглашение (или договор) — из него подтянутся вид цен, склад и условия оплаты.
2. На вкладке «Товары» добавьте позиции: номенклатуру, количество, цену. Цена заполнится по типу цен из соглашения; при необходимости правьте вручную.
3. Проверьте склад и дату отгрузки (поле «Желаемая дата») — по ней строится план обеспечения.
4. На вкладке «Доставка» при необходимости укажите адрес и способ доставки.
5. Задайте статус заказа и проведите документ кнопкой Провести или Провести и закрыть.

После проведения заказ встаёт в очередь на отгрузку и, если выбран резерв, занимает товар на складе. Сумма заказа попадает в ожидаемую выручку и в план поступления оплаты.

Условие оплаты тоже тянется из соглашения: предоплата, оплата по факту или кредит с отсрочкой. Если в соглашении задан график — например, 50% аванс и 50% после отгрузки, — программа напомнит о просроченном авансе и не даст отгрузить, пока предоплата не поступит, при включённом контроле. Это удобно: менеджер не отгрузит в минус без ведома бухгалтерии.

Отгружать заказ можно частями. Количество «к отгрузке» по каждой строке уменьшается по мере проведения реализаций, и заказ остаётся открытым, пока не отгружен весь объём. Поэтому один крупный заказ спокойно закрывается несколькими поставками в разные дни.

Резервирование товара под заказ

Резерв — это бронь остатка под конкретный заказ, чтобы его не продали другому. В УТ 11 вариант обеспечения задаётся построчно в табличной части (в зависимости от релиза столбец называется «Действия» или «Вариант обеспечения»):

• 🟢 Отгрузить — товар есть, отгружаем сразу, без резерва.
• 🔒 Резервировать на складе — бронируем из свободного остатка.
• 🎯 Обеспечивать обособленно — товар закупается или перемещается именно под этот заказ и не уходит в общий остаток.
• 📝 К обеспечению — товара нет, ставим в потребность, чтобы заказать поставщику.
• ⚪ Не обеспечивать — бронь не нужна (например, услуга).

Заполнить вариант сразу по всем строкам удобно кнопкой Обеспечение → Заполнить обеспечение: программа сама расставит «Отгрузить» по наличию и «К обеспечению» по дефициту.

Снять резерв можно и не закрывая заказ: достаточно сменить вариант строки с «Резервировать на складе» на «Отгрузить» или «Не обеспечивать» и перепровести документ . Если в соглашении задан срок резерва, бронь снимается автоматически по истечении срока — так остаток не висит бесконечно под заказом, по которому клиент пропал.

Заказ поставщику: от оформления до поступления

Когда по заказам клиентов накопилась потребность, оформляют заказ поставщику . Путь: Закупки → Заказы поставщикам → Создать. Строки можно заполнить вручную или собрать из дефицита — через обработку формирования заказов по потребностям в разделе «Закупки».

В заказе поставщику указывают поставщика, соглашение, склад поступления, цены закупки и дату поступления. Документ проходит несколько состояний по мере согласования и приёмки:

Приёмку оформляют на основании заказа: в самом заказе Создать на основании → Поступление товаров и услуг — тогда строки и количество подтянутся, а недопоставку легко увидеть. Если пришло меньше, остаток остаётся «к поступлению» до следующей партии либо закрывается вручную.

Контроль выполнения и отчёты по заказам

Отслеживать заказы «на глаз» в списке неудобно — для этого есть отчёты. Открываются из раздела Продажи (или Закупки) через команду Отчёты:

• Выполнение заказов клиентов — сколько заказано, отгружено, осталось отгрузить, оплачено.
• Ведомость по заказам / расчётам — долги и авансы по каждому заказу.
• Состояние обеспечения заказов — где товар зарезервирован, где в дефиците, что уже отгружено.

Для оперативного контроля удобно настроить отбор прямо в списке заказов: добавить колонку состояния и отфильтровать по статусу «к обеспечению» или «к отгрузке». Так видно очередь работы без отдельного отчёта.

Напоминания о просроченных заказах и датах отгрузки формирует подсистема «Текущие дела» / «Напоминания» — если она включена, менеджер увидит заказы, по которым подошёл срок.

Отдельно стоит смотреть не только отгрузку, но и деньги. По одному заказу может быть отгружено всё, а оплата зависнуть — такие заказы ловит ведомость по расчётам с отбором по заказу. Для руководителя полезна воронка продаж из раздела CRM: она показывает, сколько заказов на каком этапе и где застревают сделки. Это уже не про конкретный документ, а про общую картину спроса.

Связь заказа с реализацией, счётом и оплатой

Заказ — узел, из которого рождаются остальные документы. Всё создаётся по кнопке Создать на основании, чтобы данные не вводить заново:

• Счёт на оплату — для выставления клиенту; сумма и позиции берутся из заказа.
• Реализация товаров и услуг — отгрузка; после проведения уменьшает остаток «к отгрузке» по заказу.
• Поступление оплаты (платёжное поручение входящее / приходный кассовый ордер ) — закрывает долг по заказу.
• Заказ поставщику — если товар идёт под заказ клиента.

Благодаря этой связке в карточке заказа и в отчётах всегда видно, что уже отгружено и оплачено, а что осталось. Не оформляйте отгрузку и оплату отдельными документами «мимо» заказа — иначе заказ так и будет числиться невыполненным, а резерв зависнет.

Полностью отработанный заказ закрывается: статус «Закрыт» снимает остатки «к отгрузке» и «к обеспечению» и убирает заказ из текущей очереди. Недовыполненный заказ тоже можно закрыть вручную, если клиент отказался от части позиций.

Печать и выгрузка заказа

Печатные формы вызываются кнопкой Печать в самом документе заказа. Из заказа клиента обычно печатают:

• Счёт на оплату — для клиента и банка.
• Заказ клиента (бланк заказа) — для согласования состава и условий.

Из заказа поставщику печатают бланк заказа для отправки поставщику.

Выгрузить заказ во внешний файл можно двумя путями:

1. Печатную форму сохранить через Ещё → Сохранить в формате PDF, Excel (.xlsx) или Word.
2. Табличный документ на экране выгрузить тем же меню — в Excel, чтобы переслать прайс или спецификацию.

Для регулярного обмена заказами с контрагентом в электронном виде используют ЭДО или типовой обмен между базами — это уже не ручная выгрузка, а настройка интеграции в разделе «Администрирование».

Частые ошибки при работе с заказами

Частые вопросы