Как пользоваться фильтрами в 1С: отбор, поиск и варианты отчётов

Быстрее всего отфильтровать список в 1С так: встаньте на ячейку с нужным значением и нажмите Alt+F. Откроется расширенный поиск, где поле и значение уже подставлены. Нажмите «Найти», и в списке останутся только строки с этим значением. Снять фильтр — Ctrl+Q.

Для сложных условий («контрагент один из трёх, сумма больше 50 000, без пометки удаления») есть отбор в настройках списка: Ещё → Настроить список. В отчётах фильтры задаются в настройках отчёта и сохраняются как вариант. Всё ниже описано для платформы 8.3 и интерфейса «Такси». Механизм общий для платформы, поэтому одинаково работает в Бухгалтерии 3.0, ЗУП 3.1, УТ 11 и других типовых конфигурациях.

Какие бывают фильтры в 1С и когда какой нужен

В 1С слово «фильтр» обычно означает одно из четырёх. Они отличаются скоростью и тем, сохраняются ли между сеансами.

Кроме этого, на многих формах списков есть быстрые отборы прямо в шапке. Например, в журналах документов БП 3.0 вверху стоят поля «Организация» или «Контрагент». Заполнили поле — список сразу сузился. Это тот же отбор, только вынесенный разработчиками на форму.

Правило выбора простое:

• 🔹 нужно найти один документ — строка поиска;
• 🔹 нужно оставить строки с конкретным значением в колонке — Alt+F;
• 🔹 условий два и больше или фильтр нужен каждый день — отбор в настройках;
• 🔹 фильтруются цифры для анализа — отборы отчёта.

Быстрый фильтр в списке: поиск и Alt+F

Строка поиска

Над любым списком справа есть поле поиска с лупой. Введите слово и нажмите Enter. Программа ищет введённый текст по колонкам списка и оставляет подходящие строки.

Полезные приёмы:

1. 📌 Ищите по фрагменту. Для номера 0000-000123 достаточно ввести 123.
2. 📌 Ищите по ИНН. В справочнике контрагентов это быстрее, чем по названию с кавычками и «ООО».
3. 📌 Сбрасывайте поиск крестиком в поле или Ctrl+Q. Иначе при следующем открытии формы удивитесь, куда делись строки.

Расширенный поиск по колонке

Это главный приём, который экономит больше всего времени.

1. Встаньте курсором на ячейку. Например, в колонке «Контрагент» на строке с ООО «Ромашка».
2. Нажмите Alt+F. Тот же пункт есть в меню Ещё → Расширенный поиск.
3. В окне уже заполнены «Где искать» (колонка) и «Что искать» (значение ячейки).
4. Выберите вариант сравнения: по части строки, по началу строки или точное совпадение.
5. Нажмите «Найти».

Над списком появится плашка с условием. Можно повторить для другой колонки: например, сначала отфильтровать по контрагенту, затем по организации. Условия сложатся.

Пример. В журнале «Реализация (акты, накладные, УПД)» нужно увидеть все отгрузки ООО «Ромашка» по одной из трёх организаций. Встаёте на ячейку с «Ромашкой» — Alt+F — «Найти». Затем на ячейку с нужной организацией — снова Alt+F — «Найти». Два нажатия вместо ручного ввода.

Отбор с условиями: И, ИЛИ, «в списке», «не заполнено»

Когда одного значения мало, откройте Ещё → Настроить список. На вкладке «Отбор» слева перечислены доступные поля, справа — текущие условия.

Как добавить условие

1. Перетащите поле слева направо или выделите его и нажмите кнопку добавления.
2. В колонке «Вид сравнения» выберите условие.
3. В колонке «Значение» укажите значение.
4. Проверьте, что галочка слева от условия стоит. Без неё условие не действует.
5. Нажмите «Завершить редактирование».

Виды сравнения, которые нужны чаще всего:

Группы ИЛИ и НЕ

По умолчанию все условия в отборе работают через «И»: строка должна удовлетворять каждому. Если нужно «или», добавьте группу. В командной панели отбора есть кнопка создания группы, где выбирается «Группа ИЛИ» или «Группа НЕ». Условия перетаскиваются внутрь группы.

Пример условия для журнала поступлений:

Группа И (по умолчанию)
├─ Пометка удаления = Нет
├─ Группа ИЛИ
│   ├─ Сумма документа > 100 000
│   └─ Комментарий содержит "срочно"
└─ Организация = ООО "Альфа"

Получите документы «Альфы» без пометки удаления, у которых либо крупная сумма, либо пометка «срочно» в комментарии.

Отбор по периоду

Для журналов документов период удобнее задавать не через отбор, а отдельной командой. В меню «Ещё» списка есть команда установки периода (обычно с иконкой календаря). Она открывает окно с готовыми вариантами: месяц, квартал, год, произвольный интервал. Период корректно учитывает конец дня, поэтому ловушки из плашки выше здесь нет.

Когда вместо фильтра лучше подсветка

Иногда скрывать строки нельзя: бухгалтер сверяет весь журнал, но хочет сразу видеть проблемные документы. Для этого в том же окне Ещё → Настроить список есть вкладка «Условное оформление».

Условие задаётся так же, как отбор: поле, вид сравнения, значение. Только вместо скрытия строки вы выбираете оформление: цвет текста, фон, жирный шрифт.

Примеры, которые реально выручают:

• 🔴 сумма документа больше 300 000 — красный текст;
• 🟡 комментарий не заполнен — жёлтый фон;
• ⚪ контрагент в группе «Закрытые» — серый текст.

Подсветка сохраняется вместе с остальными настройками списка. Её можно включить в набор, сохранённый под своим именем.

Как сохранить фильтр и не настраивать его заново

Настройки списка запоминаются сами

Всё, что вы задали через Ещё → Настроить список, программа сохраняет для вашего пользователя. Закрыли форму, открыли завтра — отбор на месте. Это удобно и одновременно источник частых жалоб «пропали документы».

Чтобы держать несколько наборов условий под рукой:

1. Настройте отбор.
2. В окне настройки списка откройте меню «Ещё» и выберите «Сохранить настройки».
3. Дайте имя: например, «Неоплаченные поставщики Альфа».
4. В следующий раз выберите там же «Восстановить настройки» и нужное имя.

Вернуть список в исходный вид — Ещё → Установить стандартные настройки в том же окне. Сбросятся отбор, сортировка, условное оформление и группировка.

Варианты отчётов

В отчётах наборы фильтров живут в вариантах. Настроили «ОСВ по счёту 60 только по поставщикам из группы «Импорт»» — сохраните:

1. Откройте отчёт и задайте отборы в настройках.
2. Выберите Ещё → Сохранить вариант отчета.
3. Укажите название и кому вариант будет доступен: только вам или всем пользователям.

Сохранённый вариант потом выбирается в форме отчёта через «Ещё» и попадает в список вариантов. Если включить ему видимость в панели отчётов раздела, он откроется одним щелчком.

Фильтры в отчётах: что умеют настройки

Отчёты в типовых конфигурациях построены на системе компоновки данных (СКД). Отбор в них мощнее, чем в списке.

Быстрые и подробные настройки

В шапке отчёта обычно уже стоят поля периода, организации, иногда счёта. Это быстрые настройки: поменяли значение — нажали «Сформировать».

Остальные отборы — по кнопке «Настройки». Во многих отчётах окно открывается в простом виде. Переключение на расширенный вид даёт вкладки отбора, полей, сортировки, структуры и оформления. В расширенном виде доступны те же группы И/ИЛИ/НЕ, что и в списках.

Отбор по итогам группировки

Частая задача: «покажи контрагентов с оборотом больше 1 000 000». Если поставить условие «Сумма > 1 000 000» в общий отбор, отчёт проверит каждую строку-документ, а не итог по контрагенту. Результат будет неверным.

Правильно:

1. Перейдите в расширенные настройки, на вкладку структуры.
2. Выделите группировку «Контрагент».
3. В её собственных настройках задайте отбор по ресурсу «Сумма» больше 1 000 000.

Тогда фильтр применится к итогу группировки. Контрагенты с тремя платежами по 400 000 попадут в отчёт (итог 1 200 000), хотя ни один платёж порог не превышает.

Расшифровка вместо нового отбора

Двойной щелчок по сумме в отчёте открывает расшифровку: отчёт по составляющим этой цифры или сам документ. Часто это быстрее, чем перенастраивать отборы. В оборотно-сальдовой ведомости так можно дойти от итога по счёту до карточки счёта и до проводки.

Список в таблицу

В любом списке есть Ещё → Вывести список. Команда выгружает отфильтрованный список в табличный документ, который сохраняется в Excel. Удобно, когда нужен разовый отчёт по журналу, а готового отчёта нет: сначала отбор, потом вывод.

Горячие клавиши для поиска и отбора

Ещё несколько привычек, которые ускоряют работу:

• ⌨️ Заполняя «Значение» в отборе, начинайте печатать прямо в поле. 1С предложит подходящие элементы справочника, открывать форму выбора не нужно.
• ⌨️ Для вида сравнения «В списке» значения добавляются подбором: можно отметить несколько элементов за один заход.
• ⌨️ Колонку, по которой фильтруете часто, перетащите левее. Встать на неё и нажать Alt+F станет проще.
• ⌨️ Щелчок по заголовку колонки сортирует список. Отсортировать по сумме и посмотреть верх часто быстрее, чем задавать «больше».

Типичные ошибки с фильтрами

Забытый отбор. Поставили фильтр неделю назад, сегодня не видите половины документов. Проверьте плашку над списком и вкладку «Отбор». Помогает Ctrl+Q или стандартные настройки.

Конец периода без времени. Описанная выше ловушка с датой. В сверках она даёт расхождение ровно на документы последнего дня.

«Равно» вместо «В группе». Для иерархических справочников условие «Номенклатура = Канцтовары» вернёт только позиции, где выбрана сама папка, то есть почти ничего. Для всех вложенных элементов нужен вид сравнения «В группе».

Фильтр по итогу в общем отборе отчёта. Разобрано в разделе про отчёты: условие на сумму проверяется построчно, пока его не перенесли в группировку.

Отбор в чужом варианте. Пользователь изменил отбор в общем варианте отчёта и сохранил его. Теперь у всех отчёт показывает одну организацию. Изменения общего варианта лучше сохранять под новым именем.

Снятая галочка. Условие есть в списке, но флажок слева выключен. Оно не работает , хотя выглядит заданным. Бывает и наоборот: старое условие с галочкой мешает новому.

Частые вопросы