Отборы в списках и отчётах 1С 8.3: от строки поиска до групп ИЛИ

Пользоваться отбором в 1С проще, чем кажется: в любом списке откройте меню Ещё, выберите команду настройки списка и на вкладке «Отбор» добавьте поле, условие и значение. Для разовой задачи хватает строки поиска в правом верхнем углу формы или сочетания Ctrl+F.

Частое заблуждение — что отбор «удаляет» документы из списка. Ничего не удаляется: программа просто прячет строки, которые не подходят под условие. Отсюда и главная жалоба «пропали все накладные» — отбор остался от прошлого раза. Ниже всё описано для платформы 8.3 с интерфейсом «Такси», механизм общий для Бухгалтерии 3.0, ЗУП 3.1, УТ 11 и других типовых конфигураций.

Где живут отборы и чем они отличаются

В 1С 8.3 отбор встречается в трёх местах. Логика у них одна, а возможности разные.

📌 Плюс в формах документов и справочников часто есть поля быстрого отбора прямо над списком. Например, в журналах Бухгалтерии 3.0 это поле «Организация», в списке счетов-фактур — контрагент. Заполнили поле — список сузился, очистили — вернулся полный.

Как устроена строка условия

Любой отбор в 1С состоит из четырёх частей:

1. ✅ Флажок использования — включает и выключает условие, не удаляя его.
2. 🏷️ Поле — по чему фильтруем: «Контрагент», «Сумма документа», «Дата».
3. ⚖️ Вид сравнения — «Равно», «В списке», «Больше» и т. д.
4. 🎯 Значение — конкретный контрагент, число, дата или список значений.

Флажок пригодится чаще, чем кажется. Собрали сложный отбор, но сегодня одно условие не нужно — снимите галочку. Завтра поставите обратно и не будете набирать заново.

Быстрый отбор по строке поиска и Ctrl+F

Для повседневной работы настройка списка не нужна. Хватит поиска.

Простой поиск

1. Откройте список, например Продажи → Реализация (акты, накладные, УПД) в Бухгалтерии 3.0.
2. Щёлкните в поле поиска справа над таблицей.
3. Наберите часть названия контрагента, номер документа или сумму.
4. Нажмите Enter. Список покажет только совпадения, найденный текст подсветится.

Отменить поиск — крестик в поле или Ctrl+Q.

Расширенный поиск по колонке

Когда слово встречается в разных колонках и результатов слишком много, ищите в конкретном поле:

1. Встаньте на ячейку нужной колонки, например «Контрагент».
2. Нажмите Alt+F. Откроется окно расширенного поиска, где колонка уже выбрана.
3. Укажите, что искать, и способ совпадения: по началу строки, по части строки или точное совпадение.
4. Нажмите «Найти».

💡 Если встать на ячейку со значением и открыть расширенный поиск, значение подставится само. Так за два действия получается список всех документов по одному контрагенту.

Условия сравнения: что выбрать под задачу

Вид сравнения определяет, какие строки останутся. Ошибка в нём — самая частая причина «неправильного» результата.

Нюансы, которые знает практик

• 🗂️ «Равно» с группой справочника ищет ровно это значение. В документах по полю «Номенклатура» такой отбор вернёт пустоту: в строках указаны товары, а не группы. Нужна группа со всем деревом — берите «В группе».
• 🔢 «Подобно» понимает символы % (любое количество любых символов) и _ (ровно один символ). Шаблон ТМЦ-___ найдёт ТМЦ-001, но не ТМЦ-0001.
• 🕳️ «Не заполнено» — лучший способ найти дыры в данных: номенклатуру без единицы измерения, сотрудников без СНИЛС, документы без договора.
• 📅 Даты сравниваются с точностью до секунды. Условие «Дата меньше или равно 31.03» без указания времени может отрезать документы, проведённые 31 марта в течение дня. Ставьте «Меньше 01.04».

Отбор по реквизиту связанного объекта

Поле в окне выбора можно раскрыть плюсиком. Так фильтруют не по самому контрагенту, а по его свойствам:

1. В настройке списка на вкладке «Отбор» нажмите «Добавить» или выберите поле в левой части.
2. Найдите поле «Контрагент» и раскройте его.
3. Выберите вложенный реквизит, например «ИНН» или «Основной договор».
4. Задайте условие.

Пример: в списке реализаций нужно увидеть все отгрузки контрагентам с ИНН на «77». Поле Контрагент.ИНН, вид сравнения «Начинается с», значение 77.

Логика И, ИЛИ и НЕ в составном отборе

Если в отборе несколько строк, по умолчанию они связаны через И. Документ попадёт в список, только если выполнены все условия сразу.

Пример: «Контрагент = ООО Альфа» и «Сумма больше 50 000». Останутся только крупные документы Альфы.

Когда нужно ИЛИ

Задача: показать документы, где либо сумма больше 500 000 ₽, либо не заполнен договор. Через И такой отбор не собрать.

1. Добавьте оба условия на вкладке «Отбор».
2. Выделите их мышью с зажатым Ctrl.
3. В командной панели вкладки найдите команду группировки условий и выберите тип «Группа ИЛИ».
4. Условия окажутся внутри группы. Проверьте, что флажок использования стоит и у группы, и у её строк.

Группа НЕ

«Группа НЕ» инвертирует всё, что внутри. Полезна, когда проще описать, что исключить. Например, внутрь кладут два условия «Склад = Основной» и «Сумма меньше 1 000», а получают всё, кроме мелочи с основного склада.

Вложенные группы

Группы можно класть друг в друга. Типичная конструкция:

И
├── Организация = ООО «Ромашка»
└── Группа ИЛИ
    ├── Сумма документа > 500 000
    └── Договор: Не заполнено

Читается так: документы «Ромашки», у которых либо крупная сумма, либо пустой договор.

Как сохранить отбор и вернуть всё как было

Списки документов и справочников

Настройки списка 1С запоминает сама — для каждого пользователя и каждой формы отдельно. Закрыли журнал с отбором, открыли завтра — отбор на месте.

Отсюда два следствия:

• 👍 сложный отбор не надо собирать каждый раз;
• 👎 забытый отбор незаметно прячет документы.

Чтобы вернуть заводской вид, в меню Ещё выберите команду Установить стандартные настройки. Сбросятся отбор, сортировка, группировка и условное оформление этой формы. Другим пользователям сброс не мешает.

Отчёты

В отчётах сохранение устроено через варианты:

1. Настройте отбор, период, группировки.
2. В меню Ещё формы отчёта выберите команду сохранения варианта отчёта.
3. Задайте понятное имя, например «ОСВ по 60 — поставщики Москвы».
4. Если программа предлагает выбрать, кому вариант доступен, решите: только вам или всем.
5. Сохраните. Вариант появится в списке вариантов этого отчёта.

Позже вариант выбирают там же, через Ещё, или в панели отчётов раздела.

Отбор в отчётах: анализ данных без выгрузки в Excel

В отчётах отбор работает так же, как в списке, но ограничивает уже данные, из которых строится результат.

Как поставить отбор в отчёте

1. Откройте отчёт, например оборотно-сальдовую ведомость по счёту.
2. Нажмите «Показать настройки» или «Настройки», в зависимости от отчёта.
3. Перейдите на вкладку «Отбор» (в отчётах на БСП она может называться «Отборы»).
4. Добавьте поле, условие, значение. Работают те же группы И/ИЛИ/НЕ.
5. Нажмите «Сформировать».

Часть отборов вынесена прямо на форму отчёта: организация, период, иногда склад или подразделение. Это и есть быстрые отборы отчёта — менять их можно без захода в настройки.

Отбор по полю или по ресурсу

В отчётах есть тонкость. Условие на поле аналитики («Контрагент», «Номенклатура») отбирает исходные записи. Условие на итоговую сумму работает после подсчёта.

Пример: в ведомости по 62 нужны только покупатели с долгом больше 100 000 ₽.

• Отбор «Сумма документа больше 100 000» отрежет мелкие отгрузки, но покупатель с десятью отгрузками по 20 000 пропадёт, хотя должен он 200 000.
• Правильно ставить условие на конечное сальдо. В расширенном режиме настроек отчётов на СКД такие условия задаются для ресурсов, обычно на отдельной закладке или в отборе по группировке.

Пример: долги трёх покупателей за квартал

Руководитель просит показать задолженность только по трём крупным клиентам.

1. Откройте оборотно-сальдовую ведомость по счёту 62, период — квартал.
2. В настройках добавьте отбор по полю «Контрагент» с видом сравнения «В списке».
3. Подберите в список трёх клиентов.
4. Сформируйте отчёт и сохраните его как отдельный вариант, чтобы через квартал не собирать заново.

Тот же приём работает в ЗУП: в расчётных листках и сводах отбор по подразделению или списку сотрудников сужает выборку до нужного отдела.

Связка с расшифровкой

Двойной щелчок по сумме в отчёте открывает расшифровку. Расшифровка уже несёт отбор по строке, где вы щёлкнули: контрагенту, счёту, периоду. Это самый быстрый способ дойти от итога до конкретных документов без ручной настройки.

Типичные ошибки при работе с отборами

• 📆 Забытый период. Помимо отбора, у журналов документов бывает свой период просмотра, его задают через меню Ещё. Отбор снят, а документов всё равно нет — проверьте период.
• 🔁 Противоречивые условия через И. «Контрагент = Альфа» и «Контрагент = Бета» в одной группе И вернут пустой список. Нужен «В списке» или группа ИЛИ.
• 🧩 Отбор в форме выбора. Когда вы выбираете контрагента из документа, открывается отдельная форма выбора, и её отбор запоминается отдельно от основного списка справочника. Не находите элемент при выборе, хотя в справочнике он есть, — проверьте отбор именно в этой форме.
• 👥 Общий вариант отчёта. Один бухгалтер переделал вариант, у второго «сломался» отчёт. Личные доработки — в личный вариант.
• 🐢 «Содержит» на огромных таблицах. Поиск подстроки не использует индексы и может грузить сервер. В рабочее время на журнале за несколько лет лучше сузить период.

Частые вопросы