Как найти документ, контрагента или сумму в базе 1С 8.3

Чтобы быстро найти данные в базе 1С, откройте нужный список (документы, справочник, журнал) и нажмите Ctrl+F: курсор встанет в строку поиска в правом верхнем углу формы. Введите часть номера, названия, ИНН или суммы — список сразу сократится до строк, где есть это значение в любой колонке.

Если строка поиска выдаёт слишком много лишнего, переходите к расширенному поиску по конкретной колонке (Alt+F) или к отбору в настройках списка. Для поиска сразу по всей базе служит полнотекстовый поиск — его нужно один раз включить в администрировании. Всё это работает в интерфейсе «Такси» на платформе 8.3 одинаково в Бухгалтерии, ЗУП и Управлении торговлей.

Строка поиска в списке: самый быстрый способ

Строка поиска есть почти в каждой форме списка: в журнале документов, в справочнике, в регистре. Она ищет введённый текст во всех видимых колонках сразу.

Как пользоваться:

1. Откройте список, например Покупки → Поступление (акты, накладные, УПД).
2. Нажмите Ctrl+F или щёлкните в поле «Поиск» над списком.
3. Введите фрагмент: 123, Ромашка, 7701.
4. Нажмите Enter или подождите — список отфильтруется.
5. Чтобы вернуть весь список, нажмите Ctrl+Q или крестик в строке поиска.

Что удобно искать строкой поиска:

• 🔢 номер документа — достаточно последних цифр, нули и префикс вводить не нужно;
• 🏢 контрагента — по части названия или по первым цифрам ИНН, если колонка ИНН выведена в список;
• 📝 комментарий — если колонка «Комментарий» видна в списке;
• 💰 сумму — но только в том виде, в каком она показана в колонке.

Найденный текст подсвечивается в строках. Это помогает понять, по какой колонке сработало совпадение: иногда число «150» находится не в сумме, а в номере документа.

Расширенный поиск по одной колонке

Когда строка поиска находит слишком много, ограничьте поиск одним полем. Для этого есть расширенный поиск.

Главный приём практика — вызывать его прямо с нужной ячейки:

1. Встаньте курсором на ячейку в колонке, по которой хотите искать. Например, на сумму в колонке «Сумма».
2. Нажмите Alt+F.
3. Откроется окно расширенного поиска. Поле «Где искать» уже будет заполнено этой колонкой, а значение — содержимым ячейки.
4. Исправьте значение на нужное и выберите вариант сравнения.
5. Нажмите «Найти».

Варианты сравнения в окне расширенного поиска:

Расширенный поиск можно повторить несколько раз подряд: каждый новый поиск накладывается на предыдущий. Так получается поиск по нескольким полям одновременно — сначала по контрагенту, затем по сумме.

Отбор по дате, сумме и другим реквизитам

Строка поиска и расширенный поиск ищут совпадение. Когда нужен диапазон — «все поступления больше 100 000 рублей за март» — используйте период и отбор.

Период списка

В журналах документов есть ограничение по периоду. Откройте меню Ещё → Установить период и задайте даты. Если период установлен, документы за его пределами не попадут в список и строка поиска их не найдёт.

Это частая причина ситуации «документ точно есть, а поиск пустой». Проверьте период до того, как искать дальше.

Отбор через настройки списка

Для условий «больше», «меньше», «в списке», «заполнено» откройте настройку списка через меню «Ещё». На вкладке отбора:

1. Добавьте поле, например «Сумма документа».
2. Выберите вид сравнения: «Больше или равно».
3. Укажите значение 100000.
4. Добавьте второе поле — «Дата», вид сравнения «Интервал» или два условия «Больше или равно» / «Меньше или равно».
5. Нажмите «Завершить редактирование».

Отбор поддерживает и поля, которых нет в колонках: организацию, склад, ответственного, договор. Через точку можно уйти глубже — например, отобрать документы по ИНН контрагента через поле «Контрагент.ИНН».

Быстрые отборы над списком

Во многих списках Бухгалтерии и Управления торговлей над таблицей уже стоят поля быстрого отбора: «Организация», «Контрагент», «Склад». Они работают быстрее любой настройки — выбрали значение, и список отфильтрован.

Как найти элемент справочника

В справочниках есть своя специфика: иерархия, групповые папки и ввод по строке прямо в поле документа.

Поиск в иерархическом справочнике

Номенклатура и контрагенты обычно разбиты по группам. Строка поиска находит элементы во всех группах, но иногда пользователь стоит внутри папки и видит только её содержимое.

Если элемент «не находится»:

• 📂 переключите вид через Ещё → Режим просмотра → Список — группы исчезнут, будут видны все элементы подряд;
• 🔼 поднимитесь на верхний уровень иерархии и повторите поиск;
• 🗑️ проверьте, не помечен ли элемент на удаление — такие элементы показываются перечёркнутыми.

Поиск прямо в поле документа

Не обязательно открывать справочник. В поле «Контрагент» или «Номенклатура» внутри документа начните набирать текст. Программа покажет выпадающий список совпадений — это ввод по строке.

Что можно набрать:

• 🔤 часть наименования: бумага а4;
• 🔢 ИНН контрагента — в Бухгалтерии контрагент подбирается и по ИНН;
• 🏷️ артикул или код номенклатуры, если в конфигурации включён поиск по ним.

Если подходящего варианта нет, нажмите F4 — откроется полная форма выбора со строкой поиска и отборами. Shift+F4 очищает поле.

Когда находится два одинаковых элемента

Типичная картина: в справочнике два «ООО Вектор» с одним ИНН. Искать дальше бесполезно — нужно чистить дубли. В типовых конфигурациях на БСП для этого есть обработка «Поиск и удаление дублей» в разделе Администрирование → Обслуживание. Она сравнивает элементы по выбранным полям и переносит ссылки на оставляемый элемент.

Перед объединением дублей сделайте резервную копию базы — замена ссылок затрагивает все документы, где встречался удаляемый элемент, и откатить её вручную тяжело.

Поиск в отчётах и печатных формах

Готовый отчёт — это табличный документ. В нём работает свой поиск, не связанный со строкой поиска списков.

Найти строку в сформированном отчёте

1. Сформируйте отчёт, например оборотно-сальдовую ведомость по счёту.
2. Щёлкните в любом месте таблицы отчёта.
3. Нажмите Ctrl+F — откроется окно поиска по табличному документу.
4. Введите текст: фамилию, название контрагента, сумму.
5. Для перехода к следующему совпадению нажимайте F3.

Сумму ищите в том формате, в каком она напечатана: с пробелами между разрядами и запятой. 150000 и 150 000,00 для поиска — разные строки.

Отобрать данные ещё до формирования

Если отчёт огромный, искать по готовой таблице неудобно. Лучше сузить его заранее:

• ⚙️ откройте «Настройки» отчёта и на вкладке отборов укажите контрагента, договор или номенклатуру;
• 📅 сократите период до месяца или квартала;
• 🧾 в стандартных отчётах Бухгалтерии (ОСВ по счёту, анализ счёта, карточка счёта) отбор по субконто задаётся в самих настройках.

Расшифровка вместо поиска

Нашли сумму в отчёте и хотите понять, из каких документов она сложилась? Не ищите документы вручную. Дважды щёлкните по ячейке — откроется расшифровка: другой отчёт или карточка счёта со списком документов. Из карточки двойным щелчком открывается сам документ.

Полнотекстовый поиск по всей базе

Когда вы не знаете, в каком списке лежит нужное, — помните только фразу из комментария или кусок адреса, — нужен полнотекстовый поиск. Он ищет сразу по всем справочникам и документам.

Как включить

1. Откройте Администрирование → Общие настройки.
2. Найдите группу «Полнотекстовый поиск» и включите флажок полнотекстового поиска данных.
3. Нажмите «Обновить индекс» — первый раз на большой базе это может занять от нескольких минут до часа.
4. Дальше индекс обновляется регламентным заданием. В файловой базе регламентные задания выполняются, только пока кто-то работает в программе.

Как искать

Поле общего поиска находится в шапке окна программы. Введите фразу — программа покажет найденные команды, разделы и, если индекс построен, объекты базы.

В запросе полнотекстового поиска работают операторы:

Полнотекстовый поиск учитывает словоформы: по запросу «договор» найдутся и «договора», и «договору».

Чего полнотекстовый поиск не найдёт

• 🆕 документы, созданные после последнего обновления индекса;
• 🔒 объекты, на которые у пользователя нет прав;
• 🔢 суммы и даты — он рассчитан на текст, для чисел удобнее отбор в списке.

Горячие клавиши для поиска

Короткая шпаргалка. Все сочетания работают в интерфейсе «Такси» на платформе 8.3.

Полный список сочетаний для своей версии платформы откройте в меню программы: раздел справки содержит пункт «Сочетания клавиш».

Почему поиск «не работает»: частые промахи

Большинство жалоб на поиск сводятся к нескольким сценариям. Каждый проверяется за минуту.

• ⏳ Остался старый поиск. Условие из прошлого сеанса висит над списком. Пользователь ищет внутри уже отфильтрованных строк.
• 🏢 Не та организация. Быстрый отбор по организации стоит на другой фирме, и документ скрыт.
• 🔀 Перепутали колонку. Строка поиска нашла число в номере, а не в сумме. Смотрите на подсветку совпадения.
• ✍️ Опечатка в справочнике. Контрагент записан как «Ромашка» с латинской «а» или с двумя пробелами. Ищите по ИНН — он не зависит от написания.
• 📄 Ищут не в том месте. Счёт-фактура выданный — это отдельный документ со своим списком, он не отображается в журнале реализаций как самостоятельная строка.
• 🧱 Ищут в отчёте сумму без пробелов. В табличном документе число хранится как напечатанный текст.

Частые вопросы