Изменение суммы аванса в 1С ЗУП и Бухгалтерии: до выплаты и после неё

Размер аванса в 1С хранится не в самой ведомости, а в настройках сотрудника. Чтобы его поменять, в 1С ЗУП 3.1 идут в карточку сотрудника (Кадры → Сотрудники), открывают ссылку Выплаты, учёт затрат и меняют способ расчёта аванса; в 1С Бухгалтерии 3.0 — через Зарплата и кадры → Настройки зарплаты → Порядок учёта зарплаты или в карточке сотрудника. После этого новую сумму подхватит ближайшая ведомость на аванс.

Частая ошибка — исправлять цифру прямо в платёжной ведомости и думать, что на этом всё. Если не изменить настройку, следующий месяц снова насчитает старую сумму. И наоборот: правка настройки не трогает уже проведённую ведомость за текущий период — её нужно перезаполнить отдельно. Ниже разберём оба случая: когда аванс ещё не выплачен и когда деньги уже ушли.

Где в 1С задаётся размер аванса

Аванс — это выплата за первую половину месяца. Трудовой кодекс (ст. 136) требует платить зарплату не реже чем каждые полмесяца, поэтому аванс есть у каждого сотрудника, и у каждого он может считаться по-своему.

В типовых конфигурациях предусмотрено три способа расчёта аванса:

• 💰 Фиксированной суммой — одно и то же число каждый месяц, например 20 000 ₽.
• 📊 Процентом от тарифа — доля оклада или тарифной ставки, чаще всего 40–50 %.
• 🧮 Расчётом за первую половину месяца — программа считает реальную зарплату по отработанным дням на дату аванса (только в ЗУП 3.1 и БП с расширенным учётом).

Где именно лежит эта настройка, зависит от конфигурации:

Какой способ выбрать, зависит от того, что для вас важнее — простота или точность:

• Фиксированная сумма удобна, когда оклады стабильны и сотрудники почти не берут отпуска и больничные в первой половине месяца. Минус — программа не смотрит на фактически отработанные дни: ушёл человек в отпуск с 1-го числа, а фиксированный аванс всё равно насчитается полностью.
• Процент от тарифа — компромисс. Он привязан к окладу, но тоже не учитывает прогулы и неявки первой половины месяца.
• Расчёт за первую половину месяца — самый точный: аванс равен реально заработанному на дату выплаты. Его стоит выбирать, если в первой половине месяца часто бывают отпуска, больничные, приёмы и увольнения.

Менять способ в середине года можно, но делайте это с начала месяца — иначе внутри одного периода окажутся две разные логики расчёта, и свериться будет сложнее.

Как поменять аванс до его выплаты

Это самый простой случай: ведомость ещё не оплачена, движений по деньгам нет. Порядок действий одинаков для ЗУП и Бухгалтерии.

1. Откройте карточку сотрудника и смените способ расчёта или сумму аванса.
2. Если ведомость на аванс за текущий период ещё не создана — просто создайте её, новая сумма встанет автоматически.
3. Если ведомость уже создана, но не оплачена — откройте её и нажмите Заполнить. Старые строки обновятся по новым настройкам.
4. Проверьте итоговую сумму и проведите документ.

Когда нужно изменить аванс одному сотруднику с конкретной даты, в 1С ЗУП 3.1 для этого есть отдельный документ «Изменение аванса» (Зарплата → см. раздел с изменениями оплаты труда). Он удобнее правки карточки, потому что хранит историю: видно, с какого месяца и почему размер стал другим.

Разница между правкой карточки и документом простая. Правка карточки меняет значение «навсегда» и не оставляет следов — через полгода вы не вспомните, когда и почему аванс стал другим. Документ изменения привязывает новую сумму к дате и остаётся в журнале, поэтому для разовых и плановых изменений он предпочтительнее. Карточку логично править только при первичной настройке или исправлении опечатки.

Ведомость на аванс с новой суммой

Сама выплата оформляется ведомостью. В типовых конфигурациях есть несколько её видов — по способу выдачи денег:

• Ведомость в банк — зачисление в рамках зарплатного проекта;
• Ведомость на счета — перечисление на личные карты сотрудников;
• Ведомость в кассу — выдача наличными.

Создают её в ЗУП в разделе Выплаты, в Бухгалтерии — в Зарплата и кадры → Ведомости в банк (или в кассу). Главное — в шапке документа выбрать выплату «Аванс», а не «Зарплата за месяц»: от этого зависит, какую сумму и какой НДФЛ подтянет кнопка Заполнить.

Если вы уже поменяли размер аванса в настройках, достаточно создать ведомость и нажать Заполнить — новая сумма встанет сама. Когда ведомость была создана раньше, чем вы правили настройку, старые цифры в ней останутся до повторного заполнения.

Как изменить аванс после того, как деньги уже ушли

Здесь важен не сам факт выплаты, а то, отражено ли в базе списание денег. Если по ведомости есть проведённое Списание с расчётного счёта или Выдача наличных, просто перезаполнить документ нельзя — суммы в учёте разойдутся с банком и кассой.

Разберём два частых сценария.

Аванс оказался завышен (переплата). Вариантов два:

• Удержать излишек из зарплаты за вторую половину месяца. В ЗУП это делается документом удержания; при окончательном расчёте сотрудник получит меньше на сумму переплаченного аванса. Удерживать можно не любую сумму: Трудовой кодекс ограничивает общий размер удержаний по инициативе работодателя, поэтому крупную переплату иногда приходится погашать в несколько месяцев.
• Если удерживать нечего (например, сотрудник в отпуске за свой счёт), оформить возврат переплаты от работника. Списать переплату «в минус» следующего аванса без оформленного удержания нельзя — иначе расчёты с сотрудником перестанут биться с выплатами.

Аванс оказался занижен (недоплата). Доплату проводят отдельной ведомостью с видом выплаты «Аванс» на разницу. Перезаполнять исходную оплаченную ведомость не нужно — иначе собьются данные о фактически перечисленных суммах.

Небольшой пример. Сотруднику выплатили аванс 20 000 ₽, а по договорённости должно быть 30 000 ₽. Не трогайте первую ведомость: создайте новую на аванс, в сумме укажите разницу 10 000 ₽ (за вычетом НДФЛ с этой разницы) и выплатите её. В учёте останутся два факта выплаты, которые в сумме дадут верный аванс, а банк и касса сойдутся с базой.

Если же аванс выплачен не тому сотруднику, нужна не доплата, а полная отмена ошибочной операции с последующим возвратом денег и правильной выплатой — к доплате на разницу этот случай не сводится.

Если выплата отражена ошибочно целиком (не того сотрудника, не та сумма, дубль), её сторнируют: открывают платёжный документ и делают сторнирующую операцию либо помечают на удаление и перепроводят цепочку. После этого формируют корректную ведомость заново.

Что происходит с НДФЛ при пересчёте аванса

С 2023 года зарплата считается полученной в день выплаты (НК РФ, ст. 223), поэтому НДФЛ удерживают с каждой выплаты, включая аванс. Значит, стоит поменять сумму аванса — изменится и удержанный налог.

Как это отражается в программе:

• Если аванс считается расчётом за первую половину месяца, НДФЛ рассчитывается в документе начисления за первую половину месяца, а удерживается в ведомости. Поменяли начисление — перезаполните ведомость, чтобы налог пересчитался.
• Если аванс фиксированный или процентом, при выплате всё равно удерживается НДФЛ с этой суммы. Увеличили аванс — вырастет и удержанный налог в ведомости.

Посчитаем на цифрах. Оклад 60 000 ₽, аванс — 50 % от тарифа, то есть 30 000 ₽. НДФЛ по ставке 13 % с аванса составит 3 900 ₽, на руки сотрудник получит 26 100 ₽. Если поменять аванс на фиксированные 20 000 ₽, налог станет 2 600 ₽, а к выплате выйдет 17 400 ₽. То есть при любой смене суммы аванса автоматически пересчитываются и удержанный налог, и деньги к выдаче — перепроверять нужно оба значения.

После любой правки проверьте две вещи: сумму к выплате «на руки» и сумму удержанного НДФЛ. Удобный инструмент — отчёт Анализ НДФЛ по месяцам (ЗУП) или Анализ зарплаты по сотрудникам.

Перечисление НДФЛ в бюджет тоже привязано к выплате. Если вы сторнировали аванс и перечислили деньги позже, проверьте, не сдвинулся ли срок уплаты налога по этой выплате.

Особенности в 1С:ЗУП 3.1

В ЗУП 3.1 логика аванса завязана на документ «Начисление за первую половину месяца» — он нужен, только если выбран способ «расчётом». Для фиксированного аванса и процента этот документ не создаётся: сумма берётся сразу в ведомости.

Короткий чек-лист правки аванса для одного сотрудника без изменения оклада:

Если аванс меняется с определённой даты у многих сотрудников, не правьте карточки по одной. Используйте документ изменения оплаты труда или «Изменение аванса» списком — так сохранится история и не придётся вспоминать, кому и что вы меняли.

В Бухгалтерии 3.0 отдельного документа начисления за первую половину месяца при простом учёте нет: аванс обычно задают фиксированной суммой или процентом, а правят через Начисление зарплаты с видом «Аванс» и ведомость на выплату.

Типичные ошибки при смене аванса

Эти промахи встречаются чаще всего — и все они приводят к расхождениям в учёте.

Ещё одна неочевидная ситуация: сотрудник устроился в середине месяца, а аванс задан фиксированной суммой. Программа насчитает полный фиксированный аванс, хотя отработана половина срока. В таком случае для новичков логичнее ставить способ «расчётом за первую половину месяца» — тогда сумма будет пропорциональна отработанному времени.

Частые вопросы