Смена должности работника в 1С:ЗУП 3.1 и Бухгалтерии 3.0

Должность сотрудника в 1С меняют не в его карточке, а отдельным документом «Кадровый перевод» с датой, с которой перевод вступает в силу. В 1С:ЗУП 3.1 он лежит в журнале Кадры → Приёмы, переводы, увольнения, в 1С:Бухгалтерии 3.0 — в разделе Зарплата и кадры среди кадровых документов. Так программа сохранит историю: до даты перевода человек числится на старой должности, после — на новой.

Самая частая ошибка — переправить название прямо в справочнике должностей или в приказе о приёме. Тогда должность задним числом поменяется у всех периодов и у всех сотрудников, кого она касается. Ниже — как сделать правильно в ЗУП, Бухгалтерии и ERP, что проверить до перевода и как убедиться, что всё встало на место.

Что проверить до оформления перевода

Перевод затрагивает не только кадры, но и плановые начисления (оклад, надбавки) и штатное расписание. Прежде чем создавать документ, пройдитесь по короткому списку.

Пара пояснений к пунктам.

• 📁 Справочник должностей в ЗУП открывается из раздела Настройка (пункт Должности). Если нужной должности там нет, заведите её заранее — в документе перевода выбирать «на лету» неудобно.
• 🗂️ Штатное расписание. Если в программе включена настройка его ведения, новую должность в переводе получится выбрать только тогда, когда она есть в утверждённом штатном расписании подразделения. Нет позиции — сначала проведите изменение ШР.
• 📅 Дата перевода — это число, с которого человек считается на новой должности. От неё зависит, по какому окладу начислится зарплата за месяц. Ошибка в дате — самая дорогая: пересчёт придётся делать вручную.

Перевод сотрудника в 1С:ЗУП 3.1

В ЗУП для смены должности используется документ «Кадровый перевод». Он фиксирует новую должность, подразделение, график и плановую оплату.

1. Откройте Кадры → Приёмы, переводы, увольнения.
2. Нажмите Создать и выберите «Кадровый перевод».
3. В поле Сотрудник выберите нужную запись. Если на человека заведено несколько записей (основное место и совместительство), выберите именно ту, по которой идёт перевод.
4. Укажите Дату перевода — число, с которого действует новая должность.
5. Отметьте, что меняется должность, и в поле Должность выберите новую. При необходимости здесь же меняется Подразделение.
6. Если вместе с должностью меняется оклад или набор надбавок, перейдите к блоку оплаты труда и укажите новые плановые начисления. Если оклад не трогать, он останется прежним — проверьте это до проведения.
7. При необходимости скорректируйте график работы.
8. Проведите документ кнопкой Провести и закрыть.

После проведения в карточке сотрудника и в кадровых отчётах с даты перевода будет отображаться новая должность. Старый период останется нетронутым.

Если вместе с должностью меняется ставка или занятость

Перевод часто идёт в связке с другими изменениями, и их удобно оформить одним документом, а не несколькими.

• 📐 Размер ставки. Если человек переходит, скажем, с полной ставки на 0,5 (или наоборот), новый размер указывают в блоке оплаты труда вместе с должностью. Начисления пересчитаются по новой ставке с даты перевода.
• ⏰ График работы. Когда новая должность предполагает другой режим (например, сменный вместо пятидневки), поменяйте и график в том же документе — иначе табель и расчёт останутся по старому режиму.
• 🔄 Вид занятости. При переходе между основным местом и совместительством одной сменой должности не обойтись: это разные трудовые отношения, и тут нужен не перевод, а оформление увольнения с приёмом либо специальный порядок — см. раздел о совместителях.

Если должность нужно просто уточнить

Когда человек остаётся на той же работе, а меняется лишь формулировка в справочнике (опечатка, новое штатное название), перевод не нужен — это правка справочника. Но учтите: переименование элемента «Должности» меняет название сразу во всех документах и периодах, где он встречается. Если старое название должно сохраниться в истории, заведите новую должность и оформите перевод.

Как сменить должность в 1С:Бухгалтерии 3.0

В Бухгалтерии кадровый учёт упрощён, и набор доступных документов зависит от настроек.

Откройте Зарплата и кадры → Настройки зарплаты (блок настроек учёта зарплаты) и посмотрите на параметры:

При полном кадровом учёте порядок тот же, что в ЗУП: в разделе Зарплата и кадры среди кадровых документов создаёте «Кадровый перевод», указываете дату и новую должность.

При упрощённом учёте отдельного документа перевода нет. Новую должность указывают в кадровой записи сотрудника. Это допустимо, только если прежняя должность не должна сохраняться в истории, — для полноценной истории переводов включите полный кадровый учёт или ведите кадры в ЗУП.

В 1С:ERP и Комплексной автоматизации зарплатный блок построен на том же движке, что и ЗУП. Должность меняют тем же документом «Кадровый перевод» в разделе кадров — логика и поля совпадают с ЗУП 3.1.

Смена должности у совместителей и внешних работников

Здесь важно различать физическое лицо и запись «Сотрудник». Физлицо — это человек, а «Сотрудник» — его трудовые отношения по конкретному месту работы. У одного физлица может быть несколько записей «Сотрудник».

• 👤 Внутренний совместитель — то же физлицо, но вторая запись «Сотрудник» (по совместительству). Должность меняют переводом именно по этой записи, основное место при этом не затрагивается.
• 🧑‍💼 Внешний совместитель — отдельное физлицо и отдельная запись «Сотрудник». Перевод оформляют обычным «Кадровым переводом» по этой записи.
• 🔁 Если совместительство становится основным местом (или наоборот) — это не простая смена должности. Правильно оформить увольнение по одной записи и приём по другой либо перевод с изменением вида занятости, в зависимости от кадровой политики.

Ключевой момент: выбирайте в поле Сотрудник ту запись, по которой реально меняется должность. Если выбрать не ту, перевод уйдёт не в то трудовое отношение, и в отчётах должность «переедет» не там, где нужно.

Массовая смена должностей и переименование

Когда на новую должность переводят сразу группу людей (например, при реорганизации отдела), по одному оформлять долго.

Кадровый перевод списком. В ЗУП 3.1 в журнале Кадры → Приёмы, переводы, увольнения создайте документ «Кадровый перевод списком». В нём:

1. Укажите общую дату перевода.
2. Подберите сотрудников в табличную часть.
3. Задайте новое подразделение и должность — их можно проставить сразу всем подобранным строкам.
4. При необходимости скорректируйте оплату и проведите документ.

Один документ заменит десятки отдельных переводов, и в кадровой истории каждый сотрудник получит корректную запись.

Переименование должности для всех сразу. Если задача не в переводе людей, а в том, чтобы у всех сменить формулировку должности (переименовали отдел, уточнили штатное название), достаточно переименовать элемент в справочнике Должности. Изменение подхватится везде, где эта должность указана.

Как проверить, что должность изменилась правильно

После проведения перевода стоит убедиться, что данные встали корректно и в нужную дату.

• 📊 Отчёт «Штатные сотрудники» (раздел Кадры → Кадровые отчёты) покажет, кто на какой должности числится на указанную дату. Поставьте дату после перевода — должна быть новая должность, дату до — старая.
• 📋 Личная карточка Т-2 содержит раздел с приёмами и переводами. По нему видно всю цепочку должностей сотрудника с датами.
• 🔀 Отчёт «Движение кадров» покажет приёмы, переводы и увольнения за период — удобно, когда нужно проверить сразу всю группу после массового перевода.
• 💰 Начисления. Откройте расчётный листок или документ начисления зарплаты за месяц перевода и проверьте, что оклад посчитан по правильным периодам: до даты перевода — по старому, после — по новому.

Если в отчёте должность не поменялась, частые причины — перевод не проведён, выбрана не та запись «Сотрудник» или дата перевода позже той, на которую вы смотрите. Отдельно сверьте подразделение: при переводе в другой отдел сотрудник пропадёт из прежнего списка и появится в новом — иногда его «не находят» просто потому, что ищут в старом подразделении.

Ошибки при смене должности и как их не допустить

Отдельно про штатное расписание: если оно ведётся и в нём жёстко задано число ставок по должностям, перевод не пройдёт, пока в новой позиции есть свободная ставка. Это не ошибка программы, а контроль — сначала приведите ШР в соответствие.

Частые вопросы