Новый предприниматель вместо старого: что делать с базой 1С Бухгалтерии

Поменять ИП в 1С — это не правка ИНН в карточке, а заведение новой организации: в той же базе (Главное → Организации → Создать) или в отдельной чистой базе. Старый ИП остаётся в программе со всей историей, новый начинает учёт с даты своей регистрации. Переписывать реквизиты в карточке старой организации можно только в одном случае: предприниматель тот же самый человек и ИНН у него не изменился.

Типичная ситуация: магазин вела мама, теперь бизнес переходит к сыну. Бухгалтер открывает карточку ИП, видит ФИО и ИНН и хочет их заменить. Если так сделать, все прошлые декларации, книги учёта и отчёты в программе «переедут» на нового человека. Правильный путь другой: старый ИП остаётся в учёте как закрытая организация, новый заводится рядом.

Чем смена ИП отличается от смены реквизитов

Индивидуальный предприниматель — это физическое лицо. ИНН принадлежит человеку, а не бизнесу. Поэтому «передать ИП» другому человеку нельзя: прежний предприниматель закрывается, новый регистрируется сам и получает свой ОГРНИП.

Для 1С отсюда три сценария:

🔹 Третий случай самый частый, и ему посвящена большая часть инструкции.

🔹 Второй случай коварен. ИНН совпадает, и хочется просто вписать новый ОГРНИП. Но период между закрытием и новой регистрацией, отдельные декларации за «старый» и «новый» периоды и разные налоговые режимы в одной карточке смешаются. Отдельная организация с тем же ИНН — чище.

Что с лицензией на программу

Лицензия 1С оформлена на того, кто её купил, и действует для рабочего места, а не для конкретного ИП в базе. Если программа куплена старым предпринимателем, а пользоваться будет новый, переоформление прав решают через партнёра 1С или по условиям лицензионного соглашения. Технически вести в базе другого ИП программа не мешает.

Подготовка: что закрыть по старому ИП

Прежде чем трогать базу, закройте учёт старого предпринимателя до даты прекращения деятельности.

1. Проведите все документы по последний рабочий день старого ИП.
2. Выполните закрытие месяца за последний месяц работы.
3. Сформируйте и сдайте отчётность за последний период: декларация по УСН или 3-НДФЛ, расчёты по сотрудникам, если они были.
4. Сохраните книгу учёта доходов и расходов (КУДиР) за последний год.
5. Сделайте резервную копию базы : Конфигуратор → Администрирование → Выгрузить информационную базу (файл .dt).

После сдачи отчётности поставьте дату запрета изменения для старой организации. Найдите её в разделе Администрирование в настройках пользователей и прав. Так никто случайно не проведёт документ «задним числом» за закрытого предпринимателя.

Вариант 1: второй ИП в той же базе

Самый быстрый способ сменить ИП в 1С Бухгалтерии. Подходит для версий ПРОФ и КОРП, где можно вести несколько организаций.

Включите учёт по нескольким организациям

1. Откройте Администрирование → Общие настройки.
2. Установите флажок Несколько организаций.
3. После этого в разделе Главное вместо «Реквизиты организации» появится список Организации.

Заведите нового ИП

1. Главное → Организации → Создать, выберите вид «Индивидуальный предприниматель».
2. Заполните ФИО, ИНН, ОГРНИП, дату регистрации, код налогового органа. Если есть интернет-поддержка, реквизиты подтянутся по ИНН.
3. На закладке с банковскими счетами добавьте расчётный счёт нового ИП. Счёт старого ИП к новому не привязывайте.
4. В учётной политике и настройках налогов укажите режим нового предпринимателя: УСН «доходы» или «доходы минус расходы», патент, ОСНО.

Сделайте нового ИП основным

В списке организаций выделите нового ИП и нажмите Использовать как основную. Новые документы будут создаваться сразу на него, и поле «Организация» не придётся каждый раз менять вручную.

Плюсы этого варианта:

• ✅ справочники номенклатуры, контрагентов и складов общие, их не надо переносить;
• ✅ история старого ИП рядом, можно смотреть старые документы;
• ✅ нет второй базы, которую надо обновлять.

Минусы:

• ❌ в отчётах легко забыть отбор по организации и получить суммы двух ИП сразу;
• ❌ база растёт, старые документы мешают при подборе.

Вариант 2: отдельная база для нового предпринимателя

Отдельную базу выбирают, когда старый ИП больше не нужен «под рукой», когда у вас версия на одну организацию, или когда бухгалтерия нового владельца будет у другого специалиста.

Как создать новую базу

1. В окне запуска 1С нажмите Добавить → Создание новой информационной базы.
2. Выберите конфигурацию «Бухгалтерия предприятия» из установленных шаблонов (без демо-данных).
3. Укажите каталог базы и запустите её.
4. Пройдите стартовый помощник: заполните реквизиты нового ИП и налоговый режим.

Копия старой базы с чисткой — когда это оправдано

Есть соблазн загрузить .dt старой базы в новую, поменять реквизиты и удалить документы. Так делать не стоит: в копии останутся движения по регистрам, данные регламентированных отчётов и настройки, привязанные к старому ИП. Ошибки всплывут в первой же декларации.

Копию с чисткой используют только тогда, когда справочников очень много и других способов переноса нет. В этом случае удаляют документы старого ИП, затем помеченные объекты, и обязательно проверяют оборотно-сальдовую ведомость: до ввода остатков она должна быть пустой.

Перенос справочников и начальных остатков

Справочники

Внутри одной базы справочники уже общие. Между базами есть несколько путей:

Остатки: почему их нельзя просто «перекинуть»

Новый ИП не наследует имущество старого. Товар, основные средства и долги переходят к нему только по сделке. Поэтому остатки нового предпринимателя — это не копия сальдо старого, а результат реальных операций:

• 📦 Товары. Старый ИП продаёт товар новому (реализация у старого, поступление у нового). Если товар не продавали, у нового ИП его остатка нет.
• 🏭 Основные средства. Продажа, дарение или аренда у прежнего владельца. Вводить их «остатком» без документа нельзя.
• 💳 Долги покупателей и поставщикам. Переходят по договору уступки или перевода долга. Без договора долги остаются у старого ИП.
• 💰 Деньги. На расчётный счёт нового ИП поступает только то, что на него реально перечислили.

Если всё же есть остатки, которые надо отразить на дату начала учёта (например, полученный по договору товар до запуска базы), вводите их через помощник ввода начальных остатков в разделе Главное. Остатки вводятся по счетам с датой на день раньше начала учёта.

Касса, ОФД и онлайн-сервисы нового ИП

Онлайн-касса зарегистрирована в ФНС на ИНН конкретного предпринимателя. Новому ИП её нужно снять с учёта у старого владельца и зарегистрировать заново.

Порядок с кассовым аппаратом

1. Старый ИП закрывает смену и формирует отчёт о закрытии фискального накопителя.
2. Касса снимается с учёта через личный кабинет ФНС старого предпринимателя.
3. В кассу ставится новый фискальный накопитель: закрытый накопитель повторно не используется.
4. Новый ИП заключает договор с оператором фискальных данных (ОФД) и регистрирует кассу на себя.
5. Регистрацию в самой кассе (запись ИНН, ФИО, регистрационного номера) выполняют через утилиту или драйвер производителя, либо через форму подключаемого оборудования 1С, если драйвер это поддерживает.

Настройка в 1С

1. Откройте Администрирование → Подключаемое оборудование и проверьте настройки кассы. Тест подключения должен пройти без ошибок.
2. В карточке кассы ККМ укажите нового ИП как организацию. Если в базе два ИП, заведите для нового отдельную кассу, а старую не удаляйте — к ней привязаны прошлые чеки и отчёты о розничных продажах.
3. Пробейте тестовый чек и сверьте в нём ИНН и ФИО продавца.

Чек-лист сервисов, которые привязаны к ИНН

Сотрудники и налоговый режим нового ИП

Работники

Работники к новому ИП автоматически не переходят: работодатель меняется. Обычно используют перевод к другому работодателю с письменного согласия сотрудника (статья 72.1 и пункт 5 статьи 77 ТК РФ) или увольнение и новый приём.

В 1С это два набора документов:

• у старого ИП — увольнение с окончательным расчётом и отчётность по сотрудникам;
• у нового ИП — приём на работу, новая карточка в справочнике «Сотрудники» с привязкой к новой организации.

Физическое лицо в справочнике «Физические лица» общее, его второй раз заводить не нужно, если оба ИП в одной базе.

Налоги

Новый ИП после регистрации по умолчанию на общей системе. Чтобы применять УСН с даты регистрации, уведомление подают не позднее 30 календарных дней (пункт 2 статьи 346.13 НК РФ). В 1С выберите режим в настройках налогов нового ИП с той же даты, что указана в уведомлении. Иначе программа посчитает НДФЛ и НДС, которых у предпринимателя нет.

Какой вариант выбрать

Ошибки при смене ИП и как их исправить

Отчёт показывает суммы обоих ИП. В ОСВ, КУДиР и анализе продаж не задан отбор по организации. Откройте настройки отчёта и выберите нового ИП.

Документы ушли на старого ИП. Новый не назначен основным, или пользователь создаёт документы копированием старых. Исправьте поле «Организация» в документе и перепроведите. Для массовой правки сначала поставьте дату запрета по старому ИП: программа не даст сохранить документ на закрытый период и подскажет, где ошибка.

1С-Отчётность не отправляет декларацию нового ИП. Заявление подключено на старый ИНН. Нужно новое заявление для нового предпринимателя.

Касса пробивает чек со старыми реквизитами. Реквизиты зашиты в фискальный накопитель при регистрации. Правка в 1С этого не меняет — нужна перерегистрация кассы.

В КУДиР нового ИП попали доходы прошлого года. Дата начала учёта нового ИП раньше даты его регистрации. Проверьте дату регистрации в карточке и даты первых документов.

Частые вопросы