Новый кассир в 1С: ордера, кассовая книга и чеки без путаницы в подписях

Чтобы поменять кассира в 1С 8.3 Бухгалтерия, откройте Главное → Организации, карточку своей организации и раздел Подписи: там укажите нового кассира и дату, с которой он работает. Эта настройка попадает в подпись кассира в ПКО, РКО и кассовой книге. ФИО в фискальном чеке берётся из другого места — из пользователя, под которым пробивают чек.

Отсюда и типичная путаница: кассира сменили в карточке, а в чеке по-прежнему старая фамилия. Или наоборот: завели новому сотруднику логин, а в ордерах стоит прежняя подпись. Кассир живёт в трёх местах, и менять их удобнее в определённом порядке.

Где хранится кассир в Бухгалтерии 3.0: три разных места

В БП 3.0 нет одного переключателя «кассир». Есть три независимые настройки, и каждая отвечает за свой документ.

📌 Если в организации касса без онлайн-ККТ (например, только выдача под отчёт), хватит первой строки. Если чеки пробиваются из 1С — нужны все три.

1. Меняем кассира в подписях организации с датой начала

Это основной шаг. Именно отсюда программа подставляет фамилию в строки «Кассир», «Получил кассир» и «Выдал кассир».

1. Откройте Главное → Организации и дважды щёлкните по своей организации.
2. Разверните раздел Подписи.
3. В поле Кассир выберите нового сотрудника из списка физических лиц.
4. Перейдите по ссылке истории рядом с полем и проверьте дату, с которой действует новое значение. Если дата не та — исправьте её на первый рабочий день нового кассира.
5. Нажмите Записать и закрыть.

Не перезаписывайте прежнего кассира «задним числом» без даты. История подписей нужна как раз для того, чтобы старые ордера печатались со старой фамилией. Если затереть запись, при повторной печати ПКО за прошлый месяц в нём появится новый кассир — а оригинал в папке подписан другим человеком.

Если в организации несколько касс или кассиров

В подписях организации указывается один кассир на дату. Когда в смене работают двое, обычно поступают так:

• 👤 в подписях оставляют старшего кассира — того, кто подписывает кассовую книгу;
• 🖨️ за фискальные чеки отвечает каждый под своим логином (об этом ниже);
• ✍️ если ордер подписывает другой сотрудник, его фамилию в печатной форме можно поправить вручную перед печатью — табличный документ в 1С редактируется. Но такая правка не сохраняется, при повторной печати вернётся значение из подписей.

Должность и подпись в печатной форме

Расшифровка подписи формируется из ФИО физического лица в виде «фамилия и инициалы». Если в ордере кривая расшифровка, проблема в справочнике физических лиц: проверьте, что фамилия, имя и отчество заполнены в отдельных полях, а не одной строкой.

Факсимиле для ордеров не используют: ПКО и РКО подписывают собственноручно. Раздел Логотип и печать в карточке организации к кассиру отношения не имеет.

2. Учётная запись и права доступа нового кассира

Если новый кассир будет сам работать в базе, ему нужен отдельный пользователь. Работать под логином предшественника нельзя: в чеки уйдёт чужая фамилия, а в журнале регистрации не разобрать, кто что провёл.

Создаём пользователя

1. Администрирование → Настройки пользователей и прав → Пользователи → Создать.
2. В поле Полное имя впишите ФИО полностью — это имя увидит кассовый аппарат.
3. В поле Физическое лицо выберите сотрудника из справочника. Через эту связь в чек попадает ИНН кассира, если ККТ и драйвер его передают.
4. Задайте имя для входа и пароль, при необходимости включите аутентификацию Windows.
5. Запишите карточку.

Выдаём права

Откройте в карточке пользователя Права доступа и включите его в нужные группы доступа. Список готовых профилей посмотрите в Администрирование → Настройки пользователей и прав → Профили групп доступа.

• ✅ Если подходящий профиль есть — используйте его.
• 🧩 Если нет — скопируйте близкий профиль (например, бухгалтерский) и уберите лишние роли. Так новый сотрудник не получит доступ к зарплате и банку, если это ему не нужно.
• 🔒 Ограничение по организациям включается в группе доступа, если в базе их несколько.

3. Как сменить кассира при входе в программу

Когда за одним компьютером работают по очереди, пользователь меняется простым перезапуском: закройте 1С и откройте базу заново, в окне входа выберите свою фамилию и введите пароль.

Чтобы фамилия была в выпадающем списке, в карточке пользователя должен стоять флажок Показывать в списке выбора. Если его снять, имя придётся вводить вручную — для кассовых компьютеров это даже удобнее: посторонний не видит, какие логины есть в базе.

Ярлык на рабочий стол под конкретного кассира

Для каждого кассира можно сделать свой ярлык с параметрами запуска:

"C:\Program Files\1cv8\common\1cestart.exe" ENTERPRISE /F"D:\Bases\Buh" /N"Иванова А.С." /P"пароль"

• /F — путь к файловой базе (для серверной используют /S"сервер\база");
• /N — имя пользователя для входа;
• /P — пароль.

4. Кассир в чеке онлайн-кассы и в РМК

По закону о ККТ в чеке обязательны должность и фамилия того, кто провёл расчёт (если расчёт не автоматический). Касса берёт эти данные из 1С в момент пробития.

Чеки из Бухгалтерии 3.0

В Бухгалтерии чек обычно пробивают из приходного кассового ордера или документа по оплате картой. ФИО кассира берётся из текущего пользователя: его полного имени и связанного физического лица. Поэтому, чтобы в чеке появилась новая фамилия, достаточно:

1. завести новому кассиру пользователя (раздел 2);
2. войти под ним в программу;
3. открыть кассовую смену и пробить чек .

Подписи организации на чек не влияют. Это частая причина жалоб «поменяли кассира, а в чеке старый».

Рабочее место кассира

Полноценное рабочее место кассира (РМК) с быстрым набором товаров и сменами есть в 1С:Рознице, УНФ и Управлении торговлей. В Бухгалтерии 3.0 розница обычно учитывается отчётами о розничных продажах, которые приходят из кассовой программы или вводятся вручную.

Если чеки бьются в РМК другой программы, кассира меняют там: входом под своим пользователем. В Бухгалтерию в этом случае попадают уже итоги смены, и ФИО кассира в учёте не нужно.

Смена кассира посреди кассовой смены

Фамилия кассира пишется в каждый чек отдельно, а в отчёт об открытии смены — фамилия того, кто её открыл. Технически сменить кассира без закрытия смены можно: новый сотрудник входит под своим логином и продолжает бить чеки.

На практике смену чаще закрывают при передаче кассы. Причина не в 1С, а в деньгах: Z-отчёт фиксирует выручку, и её проще сверить с наличными в ящике, пока оба кассира на месте.

5. Кассир в уже проведённых ПКО, РКО и реализациях

Проведённые документы на смену кассира не реагируют одинаково — зависит от того, откуда берётся фамилия.

Как поправить «Ответственного» в документах

Поле Ответственный внизу формы ПКО, РКО, реализации заполняется автоматически пользователем, который создал документ. На печать кассира оно не влияет, но по нему фильтруют списки и отчёты.

Если нужно переназначить его в нескольких десятках документов, не открывайте каждый. Воспользуйтесь обработкой группового изменения реквизитов в разделе Администрирование → Обслуживание: выберите вид документа, отберите по периоду и старому ответственному, укажите нового. Перед массовой правкой сделайте копию базы .

Реализация с оплатой наличными

В самой реализации кассира нет. Наличную оплату оформляет ПКО, введённый на основании, — фамилия подставится из подписей организации на его дату. Если ПКО создан раньше, чем вы поменяли кассира в подписях, перепроводить его не нужно: печатная форма каждый раз берёт данные заново.

6. Если в ордере или чеке не тот кассир: проверка по журналу регистрации

Сначала определите, где ошибка. Подход разный.

Кто и когда пробил или провёл документ

Журнал регистрации открывается через Администрирование → Обслуживание → Журнал регистрации. Полезные отборы:

• 👤 Пользователь — все действия конкретного кассира за смену;
• 📄 Данные — история изменений одного ордера: кто создал, кто перепровёл, кто поменял сумму;
• 🕒 Период — от времени открытия до закрытия смены.

Там же видно, кто входил в программу под логином прежнего кассира после его ухода. Если такие входы есть — сразу смените ему пароль или запретите вход.

Пробитый чек с неверной фамилией

Фискальный чек после пробития уже ушёл оператору фискальных данных, отредактировать его нельзя. Возврат и повторный чек ради одной фамилии делать не стоит: они меняют выручку смены и создают лишние фискальные документы. Достаточно служебной записки о том, кто фактически работал, и исправленной настройки на будущее.

7. Передача кассы новому кассиру: не только 1С

Смена кассира — это и смена материально ответственного лица. Методические указания по инвентаризации прямо требуют пересчитать ценности при такой смене, а с новым кассиром заключают договор о полной материальной ответственности.

Остаток для сверки удобно смотреть в оборотно-сальдовой ведомости по счёту 50 или в самой кассовой книге за день передачи. Расхождение с фактом — повод разобраться до того, как новый кассир подпишет акт.

Частые вопросы