Смена кассира в 1С:Управление торговлей 11: пользователь, права и РМК

Заменить кассира в 1С:Управление торговлей 11 — это три действия, а не одна кнопка: завести нового пользователя, дать ему права на работу в РМК и закрыть смену прежнего кассира. Перерегистрировать кассу в ОФД или менять что-то в фискальном накопителе при этом не нужно — оператор, который пробивает чеки, в налоговой не регистрируется.

Повод бывает разный: уволился продавец, вышел новый человек на подмену во время отпуска, перевели сотрудника на другую точку. Со стороны учёта всё сводится к настройке учётной записи и прав. Кадровое оформление (приём, увольнение, договор о матответственности) УТ 11 не ведёт — это задача ЗУП или бухгалтерии.

Ниже — порядок действий для типовой УТ редакции 11.5 в интерфейсе «Такси». Пути к разделам стабильны между релизами.

Кто считается кассиром в УТ 11 и что именно меняем

В УТ 11 кассир — это пользователь информационной базы, который открывает рабочее место кассира (РМК) и пробивает чеки на подключённом фискальном регистраторе. Отдельного справочника «Кассиры» нет: роль определяется правами учётной записи.

Поэтому «замена кассира» на практике означает две связки:

• 👤 Учётная запись — новому сотруднику нужен свой пользователь с паролем и правами. Работать под чужим логином нельзя: именно из учётной записи в чек попадает ФИО кассира.
• 🧾 Касса и смена — на одной кассе ККМ одновременно открыта только одна смена. Пока прежний кассир её не закрыл, новый не начнёт пробивать чеки.

Шаг 1. Заводим пользователя и даём права на работу в РМК

Пользователи создаются в разделе НСИ и администрирование → Настройки пользователей и прав → Пользователи. Нажмите «Создать» и заполните карточку:

1. Полное имя — фамилия, имя, отчество сотрудника. Это имя печатается в кассовом чеке как реквизит «Кассир», поэтому вводите его аккуратно, без сокращений.
2. Имя для входа — логин, по которому кассир заходит в программу.
3. Аутентификация — задайте пароль (или настройте вход по учётной записи ОС, если так принято в организации).
4. Установите флажок «Вход в программу разрешён».

Права назначаются через группы доступа. Откройте в карточке пользователя закладку «Права доступа » (или Настройки пользователей и прав → Группы доступа) и включите пользователя в группу, профиль которой разрешает розничные продажи в РМК. В типовой поставке есть предопределённый профиль для продавцов-кассиров — назначьте его, а не права администратора.

Если в организации используют связь пользователя с физическим лицом, укажите его в карточке — тогда ФИО в документах и чеке подтянётся из справочника и не разойдётся с кадровыми данными.

Когда магазинов или организаций несколько, одного профиля мало: кассир с базовыми правами увидит продажи и кассы всех точек. Чтобы этого не было, включите ограничение доступа на уровне записей (НСИ и администрирование → Настройки пользователей и прав) и в группе доступа привяжите кассира к его магазину, складу или организации. Тогда в списках ему будут доступны только свои документы и своя касса, а чужую выручку он не откроет.

Шаг 2. Проверяем кассу ККМ и подключённое оборудование

Сам фискальный регистратор при смене кассира остаётся прежним. Но стоит убедиться, что новый пользователь получит к нему доступ.

• Касса ККМ. В справочнике НСИ и администрирование → Казначейство (раздел с кассами и банковскими счетами) или в настройках розничных продаж проверьте, что нужная касса ККМ действующая и привязана к вашему магазину (складу).
• Рабочее место и оборудование. Фискальный регистратор подключается к конкретному рабочему месту (компьютеру), а не к пользователю. Настройки хранятся в разделе НСИ и администрирование → РМК и подключаемое оборудование. Если новый кассир садится за тот же ПК — ничего не трогаем. Если за другой — там же подключите фискальный регистратор к новому рабочему месту.
• Настройки РМК. Общие правила работы кассы (форма расчётов, скидки, права на возврат) задаются в настройках РМК и применяются ко всем, кто работает на этой кассе. Отдельно под нового кассира их менять не нужно.

Таблица ниже показывает, что при замене кассира меняется, а что остаётся:

Шаг 3. Закрываем смену прежнего кассира и открываем новую

Это ключевой момент. На одной кассе не может быть двух открытых смен одновременно. Пока смена прежнего кассира открыта, новый не сможет начать работу, а программа выдаст предупреждение.

Порядок передачи:

1. Прежний кассир (или любой пользователь с правами) открывает РМК и формирует отчёт о закрытии смены — печатается Z-отчёт, фискальный регистратор закрывает смену.
2. Проверяется совпадение наличных в денежном ящике с суммой по отчёту, оформляется инкассация или выемка при необходимости.
3. Новый кассир заходит под своим логином, открывает РМК и формирует отчёт об открытии смены. С этого момента в чеках печатается уже его ФИО.

Отдельно разберитесь с деньгами в ящике. При закрытии смены пересчитайте наличные и сверьте их с суммой по отчёту о закрытии смены. Выручку сдайте выемкой денежных средств или инкассацией, а разменный фонд передайте новому кассиру и оформите внесение при открытии его смены. Так на начало работы нового продавца в кассе будет ровно та сумма, которую он принял, — это и есть точка, от которой считают его ответственность.

Если прежний кассир уже уволился и физически не может закрыть смену, её закрывает любой сотрудник с правами: заходит в РМК на этой кассе и формирует отчёт о закрытии смены. Привязки «только свою смену закрывает тот, кто открыл» в программе нет.

Нужно ли перерегистрировать кассу в ОФД или менять данные ФН

Короткий ответ — нет. Это главное заблуждение по теме.

Кассир (оператор, который пробивает чек) не входит в регистрационные данные ККТ. В налоговой и у оператора фискальных данных зарегистрированы организация, адрес установки, модель кассы и фискального накопителя — но не список продавцов. ФИО кассира передаётся в каждом чеке как отдельный реквизит и формируется из учётной записи 1С на лету.

Перерегистрация ККТ (через личный кабинет ФНС или ОФД) и замена сведений в фискальном накопителе нужны в других случаях:

• 🔁 сменился оператор фискальных данных (ОФД);
• 🏠 изменился адрес или место установки кассы;
• 🏢 поменялись реквизиты владельца (название, ИНН организации);
• 💾 закончился ресурс фискального накопителя и его меняют на новый;
• ⚙️ изменились параметры работы (например, перешли с офлайн-режима на передачу данных).

Смены кассира в этом списке нет. Поэтому ни заявление в ФНС, ни действия в кабинете ОФД при замене продавца не требуются.

Временная подмена кассира: отпуск, болезнь, подработка

Разовая подмена настраивается так же, как постоянная замена, с двумя оговорками.

Первая — не передавайте новому человеку логин и пароль прежнего кассира. Это самая частая и самая опасная ошибка. Если подменный продавец работает под чужой учётной записью, в чеках печатается чужое ФИО, а вся выручка в отчётах записывается на отсутствующего сотрудника. При недостаче спросить будет не с кого, а разнести продажи по людям задним числом уже не выйдет.

Правильно — завести подменному кассиру собственного пользователя с тем же профилем прав, что и у основного. Работы на пять минут, а история продаж останется честной.

Вторая оговорка касается возврата основного сотрудника. Когда он выходит, временную учётную запись достаточно заблокировать — снять флажок «Вход в программу разрешён». Удалять её не нужно: продажи за дни подмены должны остаться в базе.

Что делать со старым пользователем: заблокировать, а не удалять

После ухода кассира возникает соблазн удалить его учётную запись. Делать этого не стоит.

На пользователя ссылаются все его документы — чеки ККМ, отчёты о розничных продажах, выемки денежных средств. Если пометить запись на удаление, программа не даст её удалить, пока существуют эти документы, а если удалить принудительно — в отчётах по кассирам появятся «битые» ссылки и данные о выручке перестанут корректно разворачиваться.

Правильный порядок:

1. В карточке прежнего пользователя снимите флажок «Вход в программу разрешён». Логин сохранится, но войти под ним уже нельзя.
2. При необходимости пометьте запись как недействительную — она уйдёт из рабочих списков выбора, но останется в истории.
3. Отзовите группы доступа, которые больше не нужны.

Так вы сохраняете полную историю продаж по прежнему кассиру и закрываете ему вход одним действием. Выручку старого кассира можно посмотреть в отчётах по розничным продажам с отбором по кассиру за нужный период — это пригодится при сверке остатка по кассе и при разборе спорных ситуаций уже после ухода сотрудника.

Частые ошибки при замене кассира

Почти все проблемы возникают на двух шагах — права и смена. Самые типичные:

• 🚫 Новый кассир не может войти. Не установлен флажок «Вход в программу разрешён» или не задан пароль. Проверьте карточку пользователя.
• 🔒 Вошёл, но не открывается РМК или недоступна касса. Пользователь не включён в группу доступа с правами на розничные продажи. Добавьте нужный профиль, не выдавая прав администратора.
• 🧾 В чеке печатается не то ФИО. Смену открыли под старой учётной записью либо не заполнено полное имя нового пользователя.
• ⏱ Программа не даёт открыть смену. Не закрыта смена прежнего кассира. Сформируйте отчёт о закрытии смены на этой кассе.
• 🔌 Фискальный регистратор не отвечает на новом компьютере. Оборудование подключается к рабочему месту, а не к человеку. На новом ПК подключите фискальный регистратор заново в разделе РМК и оборудования.

Частые вопросы