Меняем номенклатуру в 1С: от карточки до массовой замены

Справочник лежит в Справочники → Товары и услуги → Номенклатура (Бухгалтерия 3.0) или в разделе НСИ и администрирование → Номенклатура (Управление торговлей 11). Открываете карточку — и меняете наименование, артикул, единицу, ставку НДС, вид номенклатуры. Это правка одной позиции.

Другой случай — когда одну номенклатуру нужно заменить на другую во всех документах (например, завели дубль) или поменять реквизит сразу у сотни позиций. Для этого в 1С есть отдельные механизмы: групповое изменение реквизитов и поиск дублей. Выбор способа зависит от того, правите вы одну карточку, меняете одно поле у многих или объединяете две позиции в одну.

Ещё вопрос «поменять номенклатуру» часто означает заменить товар в строке конкретного документа. Если документ можно перепровести — просто выбираете в табличной части другую позицию. Ниже разберём все варианты по порядку.

Что хранится в карточке и что безопасно править

В карточке номенклатуры собраны реквизиты, которые подставляются в документы по ссылке. Наименование, артикул, вид номенклатуры, единица измерения, ставка НДС, группа — это не копии в каждом документе, а ссылка на один объект.

Отсюда важное следствие: наименование хранится по ссылке, поэтому после переименования печатные формы уже проведённых документов покажут новое название. Если нужно сохранить старое название в прошлых накладных — переименование не подходит, заводите отдельную позицию.

Безопасно и без последствий для учёта меняются:

• 📝 комментарий, описание, дополнительные свойства;
• 🏷️ артикул, штрихкод;
• 📁 группа (папка) в справочнике — на проводки не влияет.

С осторожностью меняются поля, которые участвуют в подстановке в документы:

• 💰 ставка НДС — новое значение попадёт только в новые документы;
• 📦 единица измерения — при наличии остатков смена базовой единицы искажает количества;
• 🗂️ вид номенклатуры — от него зависят счета учёта в новых документах.

Правим одну карточку номенклатуры

Самый частый случай — поправить одну позицию.

1. Откройте список: Справочники → Товары и услуги → Номенклатура.
2. Найдите позицию. Удобно включить поиск по строке (поле над списком) и ввести часть наименования или артикул.
3. Двойным щелчком откройте карточку.
4. Измените нужные поля.
5. Нажмите Записать и закрыть.

Если поменяли ставку НДС или вид номенклатуры, помните: эти значения берутся в документ в момент его проведения. Старые документы останутся со старыми счетами и ставкой. Чтобы учёт пересчитался, проблемные документы нужно перепровести вручную или групповым перепроведением за период.

Как поменять счёт учёта номенклатуры

Частный, но важный случай правки — когда позиция уходит не на тот счёт (например, товар попадает на 41, а это материал для 10). Сам счёт в карточке напрямую не задаётся: он определяется регистром сведений «Счета учёта номенклатуры».

В Бухгалтерии 3.0 откройте Справочники → Товары и услуги → Счета учёта номенклатуры. Записи в регистре задают счета по комбинации «вид номенклатуры (или конкретная позиция) + склад + организация». Можно добавить строку под конкретную позицию с нужными счетами — она будет приоритетнее общей настройки по виду номенклатуры.

После правки регистра новые документы подставят верные счета. Уже проведённые документы счета не поменяют — их нужно перепровести.

Меняем одно поле сразу у многих позиций

Когда нужно у десятков позиций поменять, например, ставку НДС, вид номенклатуры или назначить общую группу, вручную открывать каждую карточку не нужно. Для этого есть стандартная обработка «Групповое изменение реквизитов».

Она входит в библиотеку стандартных подсистем и есть практически во всех типовых конфигурациях на 8.3. Запуск:

1. Включите команду «Все функции», если её нет: меню Сервис и настройки (значок в правом верхнем углу) → Настройки → Параметры → галочка Отображать команду «Все функции».
2. Откройте Все функции → Стандартные → Групповое изменение реквизитов.
3. В поле выбора объекта укажите справочник Номенклатура.
4. Через отбор или вручную ограничьте список изменяемых элементов (например, только одну группу).
5. На вкладке с реквизитами выберите поле и задайте новое значение.
6. Нажмите Изменить реквизиты.

Обработка меняет и обычные реквизиты, и, в ряде случаев, значения в табличных частях. Отбор можно задать по любому полю — это снижает риск зацепить лишнее.

В некоторых конфигурациях та же команда доступна прямо из списка номенклатуры через меню Ещё — название пункта может отличаться, поэтому универсальный путь через Все функции надёжнее.

Типичный пример: по группе товаров изменили ставку НДС. Задаёте объект Номенклатура, отбор по нужной группе, реквизит «Ставка НДС» и новое значение. Обработка пройдёт по всем позициям группы за один проход вместо ручного открытия каждой карточки.

Как поменять номенклатуру прямо в документе

Запрос «поменять номенклатуру» нередко означает не правку справочника, а замену товара в строке конкретного документа — поступления, реализации, заказа.

1. Откройте документ. Если он проведён, снятие проведения не обязательно — строки табличной части редактируются и в проведённом документе, но изменения потом нужно записать и перепровести.
2. В строке товара щёлкните по полю Номенклатура и выберите другую позицию.
3. Проверьте, что подтянулись верные единица, цена и ставка НДС — при смене позиции часть значений обновляется, часть остаётся от прежней строки.
4. Нажмите Провести или Провести и закрыть.

Менять позицию сразу в десятках документов вручную не нужно: если цель — заменить одну номенклатуру на другую везде, это задача объединения дублей из следующего раздела.

Заменяем одну номенклатуру на другую во всех документах

Это ключевая задача, которую карточкой не решить. Ситуация типовая: одну и ту же позицию завели дважды (разные менеджеры, импорт из разных источников), по обеим прошли документы, остатки разъехались. Нужно слить две позиции в одну так, чтобы история и остатки сошлись.

Для этого служит обработка «Поиск и удаление дублей» — она не просто помечает лишнее, а заменяет ссылки в документах и регистрах на выбранный главный элемент.

1. Откройте Все функции → Стандартные → Поиск и удаление дублей.
2. В поле «Искать в» выберите справочник Номенклатура.
3. Задайте критерий сравнения — обычно по наименованию, при необходимости добавьте артикул.
4. Нажмите Найти дубли. Программа сгруппирует похожие позиции.
5. В каждой группе отметьте главный элемент — тот, что останется (значок в строке группы).
6. Нажмите Удалить дубли.

Что происходит дальше: во всех документах и регистрах ссылки на дубли заменяются на главный элемент, а дубли помечаются на удаление. Остатки, которые висели на лишней позиции, переносятся на главную.

Помеченные на удаление дубли окончательно убираются стандартной процедурой Администрирование → Обслуживание → Удаление помеченных объектов. Напрямую удалить позицию, по которой есть документы, система не даст — сначала замена, потом удаление.

Как это выглядит в разных конфигурациях

Механизмы одинаковые — различается только путь к справочнику. «Групповое изменение реквизитов» и «Поиск и удаление дублей» вызываются через Все функции во всех конфигурациях на платформе 8.3.

Терминология тоже немного расходится: в Бухгалтерии поле группировки называется видом номенклатуры и завязано на счета учёта, в Управлении торговлей важнее вид номенклатуры для правил учёта и номенклатурные группы для аналитики продаж. Смысл правки один — меняете реквизит в карточке или группой.

Что проверить после изменений: остатки и отчёты

Любая замена номенклатуры отражается на складском и бухгалтерском учёте, поэтому результат стоит сверить.

После объединения дублей или смены счетов проверьте:

• 📊 Остатки товаров — что количество на складе по главной позиции сошлось с суммой двух прежних.
• 📒 Оборотно-сальдовую ведомость по счёту 41 (или 10 для материалов) с отбором по номенклатуре — что не осталось «висящих» остатков на удалённой позиции.
• 🧾 Движения документа (команда Дт/Кт или отчёт по проводкам) по нескольким перепроведённым документам.

Если после замены в ОСВ видно остаток на позиции, которой уже нет в списке, значит часть документов не перепровелась. Перепроведите их за нужный период: в Бухгалтерии — через Операции → Групповое перепроведение документов.

Частые ошибки при изменении номенклатуры

Ошибки здесь редко про «нажал не туда» — чаще про неверные ожидания от того, как 1С хранит данные.

• Ждут, что старые документы пересчитаются сами. Смена ставки НДС или вида номенклатуры в карточке влияет только на новые документы. Старые нужно перепроводить.
• Переименовывают, чтобы «сохранить историю». Наименование хранится по ссылке — прошлые накладные покажут новое название. Нужна старая история — заводите новую позицию.
• Пытаются удалить позицию с движениями напрямую. Система не даст. Сначала замена ссылок через поиск дублей, затем удаление помеченных.
• Объединяют дубли без резервной копии. Замена ссылок необратима штатными средствами. Копия обязательна.
• Меняют базовую единицу измерения при наличии остатков. Количество на складе пересчитается неверно. Единицу безопасно задавать до первых поступлений.
• Объединяют дубли по слишком грубому критерию. Если сравнивать только по первым словам наименования, в одну группу попадут разные товары. Добавьте артикул в критерии сравнения и проверяйте группы перед заменой.

Частые вопросы