Смена оклада в 1С ЗУП 2.5: кадровые документы и начисления

Оклад одному работнику в 1С 8.2 (конфигурация «Зарплата и управление персоналом», редакция 2.5) меняют документом «Кадровое перемещение организаций»: в нём на закладке с плановыми начислениями указывают новый размер оклада и дату, с которой он действует. Нескольким сотрудникам сразу — документом «Изменение плановых начислений работников организаций», а при повышении всем на коэффициент — «Индексация заработка организаций».

Речь именно о редакции 2.5 на платформе 8.2 со старым интерфейсом (обычные формы, а не «Такси»). В 1С 8.3 — ЗУП 3.1 — документы называются иначе, но логика та же: оклад это плановое начисление, и его перебивают кадровым документом, а не правкой справочника.

Ключевая мысль, которая убирает большинство ошибок: оклад в ЗУП 2.5 нельзя поменять правкой справочника. Его всегда перебивают кадровым документом с конкретной датой действия, а размер привязан к плановому начислению сотрудника, а не к виду расчёта.

Какое кадровое основание нужно до ввода в программу

Оклад — существенное условие трудового договора. Поменять его «одной галочкой» нельзя: сначала оформляют кадровые документы, и только потом отражают в 1С.

Возможны два пути:

• 💼 По соглашению сторон (ст. 72 ТК РФ) — самый частый случай: повышение, пересмотр по итогам аттестации. Оформляют дополнительное соглашение к трудовому договору и приказ.
• ⚠️ По инициативе работодателя (ст. 74 ТК РФ) — когда меняются организационные или технологические условия труда. Работника предупреждают письменно не позднее чем за два месяца. Снижать оклад «задним числом» нельзя.

Унифицированная форма приказа с 2013 года необязательна — организация вправе применять свой бланк. Но сам приказ и подписанное допсоглашение должны быть на руках до того, как вы проводите документ в программе: дата приказа станет датой действия нового оклада.

В приказе и соглашении фиксируют три вещи, которые затем попадут в 1С: кому меняется оклад, новый размер и дату, с которой он действует. Если этих данных нет под рукой, вводить документ в программу рано — иначе придётся переделывать датой задним числом и перепроводить расчёт.

Где в 1С 8.2 хранится размер оклада

В ЗУП 2.5 оклад — это плановое начисление сотрудника с видом расчёта Оклад по дням (для почасовой оплаты — Оклад по часам). Виды расчёта лежат в плане видов расчёта «Основные начисления организаций».

Запомните главное отличие от справочных данных: сам размер оклада хранится не в виде расчёта, а в кадровых документах по конкретному работнику. Поэтому, чтобы поменять сумму, вы не правите справочник — вы вводите новый кадровый документ, который «перебивает» прежнее плановое начисление с нужной даты.

Чем отличаются два «окладных» вида расчёта:

• Оклад по дням — оплата за месяц делится на норму рабочих дней по графику и умножается на отработанные дни. Это стандартный оклад для пятидневки.
• Оклад по часам — то же, но исходя из нормы часов. Применяют при суммированном учёте рабочего времени и сменных графиках.

Размер оклада всегда привязан к графику работы сотрудника: именно из графика берётся норма времени за месяц. Если у работника неверный график, сумма посчитается не так, как в приказе, хотя сам оклад введён правильно. Поэтому при смене оклада заодно стоит убедиться, что график актуален.

Где именно задаётся оклад:

Если в программе ведётся штатное расписание и включён контроль соответствия, порядок усложняется: сначала нужно изменить оклад (или вилку «от и до») по самой позиции штатного расписания документом «Изменение штатного расписания организаций», и лишь затем проводить кадровое перемещение сотрудника. Иначе при проведении программа предупредит, что оклад выходит за рамки штатки.

Проверить, ведётся ли штатное расписание, можно в настройках параметров учёта (раздел кадрового учёта) — там есть флаг использования штатного расписания и контроля при приёме и перемещении.

Если штатка ведётся с контролем, порядок такой:

1. Документом «Изменение штатного расписания организаций» поднимите оклад (или верхнюю границу вилки «от и до») по нужной позиции.
2. Только после этого проводите кадровое перемещение сотрудника с новой суммой.

Если сделать наоборот, программа при проведении перемещения предупредит о несоответствии штатному расписанию и не даст закрыть документ , пока оклад не впишется в вилку по должности.

Пошагово: смена оклада одному работнику

Разберём базовый сценарий — повышение оклада одному сотруднику, без штатного расписания или когда вилка по должности уже позволяет новую сумму.

1. Откройте журнал кадровых документов и создайте новый документ «Кадровое перемещение организаций» (находится в разделе кадрового учёта).
2. В шапке выберите организацию и сотрудника, которому меняете оклад.
3. Укажите дату приказа и дату действия изменения — она должна совпадать с датой из приказа. Это ключевой реквизит: с неё начнёт действовать новый оклад.
4. Перейдите на закладку с плановыми начислениями. В табличной части строкой с видом расчёта Оклад по дням задайте новый размер оклада.
5. Если прежнее начисление нужно закрыть (а при смене размера оклада это почти всегда так), убедитесь, что по новому документу старая сумма заменяется, а не добавляется второй строкой. В противном случае у работника окажется два оклада сразу.
6. При необходимости заполните остальные данные перемещения (подразделение, должность — если они тоже меняются).
7. Проведите документ.

После проведения новый оклад будет подхвачен ближайшим документом «Начисление зарплаты работникам организаций» за соответствующий месяц.

Из самого документа кадрового перемещения обычно можно вывести на печать приказ о переводе — печатные формы доступны в командной панели документа. Это не отменяет приказ, подписанный руководителем, но удобно для единообразия кадровых бумаг.

Массовое изменение окладов и индексация заработка

Когда оклад меняют не одному, а группе сотрудников, вводить десятки кадровых перемещений вручную не нужно — для этого есть отдельные документы.

Изменение плановых начислений работников организаций. Документ позволяет одной операцией добавить, изменить или прекратить плановое начисление сразу для списка работников. Для смены оклада выбирают действие по изменению начисления, подбирают сотрудников и указывают новые суммы. Подходит, когда новые оклады у всех разные.

Индексация заработка организаций. Применяется, когда оклады повышают на единый коэффициент — например, индексация на 7 %. Вы задаёте коэффициент, подбираете сотрудников, и программа сама пересчитывает их оклады.

Пример с индексацией: при окладе 40 000 ₽ и коэффициенте 1,07 новый оклад составит 42 800 ₽ (40 000 × 1,07). Программа посчитает это по всем выбранным работникам и сформирует новые плановые начисления с указанной даты.

В обоих документах сотрудников добавляют через подбор: вручную по списку либо отбором по подразделению. Проверьте список перед проведением — лишний человек в подборе означает ошибочно изменённый оклад, которого в приказе нет.

Ещё один момент, о котором часто забывают: повышение окладов влияет на средний заработок. Если оклады подняли всем сотрудникам подразделения или организации, при расчёте отпускных и других выплат по среднему за предыдущий период 1С применяет повышающий коэффициент (ст. 139 ТК РФ и порядок расчёта среднего заработка). Это штатное поведение, но суммы отпускных после индексации окажутся выше, чем «вручную» прикинутые по старому среднему — это не ошибка.

Проверка: пересчитался ли оклад

После проведения кадрового документа убедитесь, что зарплата считается по новой сумме, — не ждите конца месяца.

Что проверить:

• Начисление зарплаты. Создайте или перепроведите документ «Начисление зарплаты работникам организаций» за нужный месяц и посмотрите сумму по сотруднику. Если месяц уже был начислен до смены оклада — документ нужно перезаполнить и перепровести, иначе он помнит старую сумму.
• Расчётный листок. Отчёт «Расчётный листок организаций» по работнику покажет, какой оклад и за какой период начислен. Удобно, когда оклад сменился в середине месяца: в листке видно две строки — по старой и новой сумме.
• Анализ начисленной зарплаты. Отчёт по подразделению или организации поможет проверить массовую смену окладов и индексацию: суммы по всем сотрудникам сразу.

Отдельно пересчитывать НДФЛ и страховые взносы не нужно: они считаются от начисленной суммы, поэтому после правильного изменения оклада и перепроведения зарплаты новые суммы налогов и взносов встанут автоматически. Напомним, что с 2023 года взносы администрирует СФР (бывший ФСС и ПФР), но на порядок смены оклада в программе это не влияет.

Главный признак корректного ввода — у работника одно действующее плановое начисление «Оклад по дням» с новым размером, а прежнее закрыто датой изменения. Если видите две открытые строки оклада, зарплата задвоится.

Типичные ошибки при смене оклада

• 🔴 Два оклада одновременно. Новый размер добавили отдельной строкой, а старое начисление не закрыли. Итог — задвоенная зарплата. Решение: вводить смену через кадровое перемещение, которое перебивает прежнее начисление, а не дописывает новое.
• 🔴 Неверная дата действия. Поставили середину месяца вместо 1-го числа — оклад посчитался пропорционально и сумма «не бьётся» с приказом.
• 🔴 Забыли про штатное расписание. При включённом контроле программа не даёт провести перемещение с окладом выше вилки. Сначала меняют позицию штатного расписания, потом сотрудника.
• 🔴 Не перепровели начисление зарплаты. Месяц был рассчитан до смены оклада, документ начисления помнит старую сумму. Перезаполните и проведите заново.
• 🔴 Путают оклад и тариф. Для почасовой оплаты используется вид расчёта Оклад по часам (часовая тарифная ставка), а не Оклад по дням. Смена не того вида расчёта ничего не изменит в расчёте.

Частые вопросы