Новый принтер для 1С: от драйвера до первой ровной печатной формы

Чтобы поменять принтер в 1С, откройте любую печатную форму, затем в главном меню (значок с тремя полосками в левом верхнем углу) выберите Файл → Параметры страницы и укажите новый принтер в поле выбора принтера. Отдельного справочника принтеров в 1С нет: программа печатает через Windows и видит только те устройства, которые установлены в системе.

Поэтому замена принтера в 1С — это всегда две части. Сначала принтер ставят и проверяют в Windows, потом выбирают его в 1С и подгоняют поля и масштаб. Инструкция подходит для платформы 8.3 с интерфейсом «Такси» и общая для всех типовых конфигураций: БП 3.0, ЗУП 3.1, УТ 11 печатают одинаково.

Перед заменой принтера: что проверить заранее

Пять минут подготовки избавят от поисков «куда делась печать» в разгар закрытия месяца.

• 🖨️ Где работает 1С. Если 1С запускается на вашем компьютере (тонкий или толстый клиент), принтер нужен на этом компьютере. Если вы работаете через удалённый рабочий стол (RDP), печать идёт с терминального сервера — принтер должен быть виден там.
• 🔌 Как подключён принтер. USB, сеть (по IP-адресу) или общий принтер с другого компьютера. От этого зависит, как ставить драйвер.
• 📄 Какие формы печатаете чаще всего. ТОРГ-12, УПД, счета, платёжки, расчётные листки. Запишите две-три формы — по ним будете проверять результат.
• 📐 Текущие настройки страницы. Откройте самую «капризную» форму, зайдите в Файл → Параметры страницы и запишите поля, ориентацию и масштаб. После замены принтера их проще восстановить по записи, чем подбирать заново.
• 🔑 Права администратора Windows. Без них драйвер не установить. На рабочем месте в организации это обычно делает системный администратор.

Шаг 1. Драйвер и проверка печати в Windows

1С не работает с принтером напрямую. Если Windows не может напечатать страницу, 1С тоже не сможет.

1. Скачайте драйвер с сайта производителя принтера под вашу версию Windows (10, 11 или Windows Server 2016 и новее). Драйвер, который Windows ставит сама, часто урезан: нет двусторонней печати, неверные поля.
2. Подключите принтер и установите драйвер. Для сетевого принтера добавьте его по IP-адресу через Параметры → Bluetooth и устройства → Принтеры и сканеры (в Windows 10 — Параметры → Устройства → Принтеры и сканеры).
3. Напечатайте пробную страницу из свойств принтера.
4. Напечатайте что-нибудь из Блокнота или Word. Если пробная страница вышла, а документ нет — проблема в драйвере или очереди печати, а не в 1С.

Проверить, какие принтеры установлены и через какой драйвер, удобно в PowerShell:

Get-Printer | Select-Object Name, DriverName, PortName

Принтер по умолчанию

Если в 1С принтер явно не выбран, программа печатает на принтер Windows по умолчанию. В Windows 10 и 11 есть галочка «Разрешить Windows управлять принтером, используемым по умолчанию». Когда она включена, Windows сама меняет принтер по умолчанию на последний использованный. Из-за этого 1С внезапно «уходит» печатать на старый или сетевой принтер.

Снимите эту галочку и назначьте новый принтер основным. Сделать это можно и командой:

rundll32 printui.dll,PrintUIEntry /y /n "Имя принтера"

Имя принтера пишите ровно так, как его показывает Get-Printer.

Шаг 2. Как поменять принтер в 1С: выбор устройства и параметры страницы

Если 1С была открыта во время установки драйвера, закройте её и запустите заново. Тогда новый принтер точно появится в списке.

Выбор принтера для печатной формы

1. Откройте документ и нажмите кнопку Печать — сформируется печатная форма.
2. Откройте главное меню (три полоски в заголовке окна) и выберите Файл → Параметры страницы.
3. В поле принтера выберите новое устройство.
4. Проверьте размер бумаги (обычно A4), ориентацию, поля и масштаб.
5. Нажмите ОК и посмотрите результат через Файл → Предварительный просмотр.

Второй способ — сочетание Ctrl+P в окне печатной формы. Откроется стандартный диалог печати, где тоже можно выбрать принтер и число копий.

Что запоминает 1С

Параметры страницы в типовых конфигурациях запоминаются для каждой печатной формы и каждого пользователя отдельно. Отсюда две практические вещи:

• 📌 Если форм много, принтер выбирают в каждой из тех, что вы реально печатаете. Иначе форма, где принтер не задан, уйдёт на принтер по умолчанию.
• 👥 Настройка одного бухгалтера не меняет печать у коллег. Каждый пользователь настраивает свои формы сам, либо администратор копирует настройки (об этом ниже).

Шаг 3. Тестовая печать и разбор сбоев

Проверяйте не одну форму, а две-три из списка, который составили при подготовке. Обычно нужен набор: портретная форма (счёт), альбомная (ТОРГ-12 или УПД) и многостраничная (оборотно-сальдовая ведомость).

Что смотреть на листе:

• ✂️ не обрезан ли край таблицы или подписи;
• 📏 не «переехала» ли последняя строка или подписи на вторую страницу;
• 🔁 печатаются ли обе стороны, если включена двусторонняя печать ;
• 🔢 совпадает ли число копий с тем, что задано в форме.

Сетевой, удалённый и виртуальный принтер в 1С

Сетевой принтер

Сетевой принтер для 1С ничем не отличается от локального, если он установлен в Windows. Подключение по IP-адресу надёжнее, чем через общий доступ с чужого компьютера: такой компьютер выключат — и печать встанет.

Удалённый рабочий стол (RDP, терминальный сервер)

Здесь чаще всего возникают сюрпризы при замене принтера.

• При перенаправлении принтера в RDP-сеансе к его имени добавляется пометка вида «(перенаправлено 3)». Номер меняется от сеанса к сеансу.
• 1С запоминает имя принтера. В следующем сеансе принтера с таким именем уже нет, и форма печатается на принтер по умолчанию.

Решения по надёжности:

Веб-клиент и печать в PDF

В веб-клиенте 1С печать идёт через браузер. Принтер выбирают в окне печати браузера, а параметры страницы 1С работают ограниченно.

Виртуальный принтер «Microsoft Print to PDF» полезен для проверки: напечатайте в него форму до и после смены параметров и сравните. Если нужен просто файл, проще сохранить печатную форму кнопкой сохранения в PDF прямо из окна формы.

Печать в базе на много пользователей

Когда с одной базой работают 10–30 человек, замена принтера затрагивает всех. Чтобы не настраивать каждого вручную:

1. Договоритесь об именах. Назовите принтеры в Windows понятно и одинаково на всех рабочих местах: «Бухгалтерия-1этаж», а не «HP LaserJet Pro M404 (копия 2)». Так настройки, скопированные между пользователями, сработают у всех.
2. Один эталонный пользователь. Настройте печатные формы у одного пользователя, затем скопируйте его настройки остальным (см. раздел о настройках ниже).
3. Пакетная печать. Чтобы не гонять принтер по одному документу, выделите в списке несколько документов и нажмите Печать — 1С сформирует формы сразу по всем выделенным.
4. Тяжёлые отчёты — в файл. Ведомость на 200 листов надёжнее сохранить в PDF и печатать из файла: если очередь зависнет, не придётся формировать отчёт заново.

Печать всегда выполняется на стороне клиента, а не на сервере 1С. В клиент-серверном варианте форма формируется на сервере, но на бумагу отправляется с того компьютера, где открыт клиент. Ставить драйверы принтеров на сервер 1С бесполезно, если пользователи работают не через RDP на этом же сервере.

Поля, масштаб и макеты печатных форм после смены принтера

У каждого принтера своя неподпечатываемая зона: у одного 4 мм от края, у другого 6 мм. Отсюда типичная картина: на старом принтере УПД помещалась на лист, на новом последняя колонка обрезана.

Порядок исправления — от простого к сложному:

1. Масштаб. В Файл → Параметры страницы включите подгонку по ширине страницы. Это решает большинство случаев с широкими формами.
2. Поля. Уменьшите левое и правое поле на 2–5 мм. Слишком малые поля принтер всё равно не пропечатает, проверьте результат на бумаге.
3. Ориентация и размер бумаги. Новый драйвер иногда по умолчанию ставит Letter вместо A4 — отсюда сдвиги на 6 мм по высоте.
4. Макет печатной формы. Только если менять приходится сам вид формы (ширину колонок, расположение подписей). В БП 3.0 и ЗУП 3.1 макеты правят в Администрирование → Печатные формы, отчеты и обработки → Макеты печатных форм. Изменённый макет хранится в базе и не теряется при обновлении, но его стоит сверять с новыми версиями формы после обновлений.

Как сохранить и перенести настройки печати

Параметры страницы хранятся в информационной базе в настройках пользователя, а не в файлах на компьютере. Поэтому при переходе на другой компьютер они сохраняются, а сброс кэша 1С их не трогает.

Копирование настроек другим пользователям

В БП 3.0 и ЗУП 3.1 откройте Администрирование → Настройки пользователей и прав → Настройки пользователей. Выберите пользователя-эталон и скопируйте его настройки нужным коллегам. Копировать можно не всё подряд, а выборочно — отметьте только нужные группы настроек.

Сброс неудачных настроек

Если форма после экспериментов печатается криво и проще начать заново, в той же обработке настройки пользователя можно очистить. Учтите: очистка затронет и другие сохранённые настройки выбранной группы (например, внешний вид форм), поэтому чистите выборочно.

Резервная копия

Отдельно выгрузить «только настройки печати» типовыми средствами нельзя. Настройки входят в обычную резервную копию базы. Если вы годами подгоняли формы под старый принтер, перед массовой очисткой настроек сделайте копию базы — это единственный способ вернуть всё как было.

Частые вопросы о смене принтера