Как заменить работника в 1С: увольнение, приём и передача дел

Чтобы поменять сотрудника в 1С, отдельного документа «Замена» нет: заменить работника — это два кадровых действия подряд. Сначала проводите Увольнение прежнего, затем Приём на работу нового на ту же штатную единицу. В 1С:ЗУП 3.1 оба документа лежат в разделе Кадры, в 1С:Бухгалтерии 3.0 — в разделе Зарплата и кадры.

Если человек уходит не насовсем, а на время — в отпуск, на больничный, в декрет, — замена сотрудника оформляется иначе: срочным договором на период отсутствия основного работника или совмещением должностей. Ниже разберём оба варианта, а заодно то, о чём забывают чаще всего: передачу прав доступа в базе и смену ответственных лиц, иначе платёжки и накладные будут уходить с фамилией уволенного.

Три сценария замены: выберите свой

От сценария зависит, какие документы заводить. Путать их нельзя: временную замену оформлять увольнением — ошибка, за которую к компании есть вопросы у трудовой инспекции.

Дальше идёт самый частый случай — постоянная замена: один уволился, другого приняли.

Что проверить до замены сотрудника

Пять минут подготовки экономят перерасчёт после закрытия месяца.

• 📋 Ведётся ли штатное расписание. Если да (Кадры → Штатное расписание в ЗУП), после увольнения штатная единица освобождается и становится вакантной. Нового сотрудника принимаете на ту же позицию — оклад, надбавки и подразделение подтянутся из штатки.
• 📅 Все документы по уходящему введены. Больничные, отпуска, командировки за последний месяц. Документ, введённый после даты увольнения, придётся проводить исправлением.
• 🏖️ Остаток отпуска сходится с кадровым учётом. Отчёт Кадры → Кадровые отчёты → Остатки отпусков на дату увольнения. Расхождение разбирайте до расчёта компенсации, а не после.
• 💳 Нет незакрытых удержаний. Исполнительные листы, займы, подотчёт. В последнем расчёте их нужно удержать или передать справкой.
• 🔐 Был ли уходящий МОЛ или ответственным. Кассир, кладовщик, подписант в реквизитах организации — всё это меняется отдельно (раздел 6).

Увольнение прежнего работника

Первый шаг замены — корректно закрыть трудовые отношения с тем, кто уходит.

1. Откройте Кадры → Увольнения (в ЗУП) или Зарплата и кадры → Кадровые документы → Увольнение (в Бухгалтерии) и нажмите Создать.
2. Выберите Сотрудника и укажите Дату увольнения — это последний рабочий день, он оплачивается и входит в стаж (ст. 84.1 ТК РФ).
3. В поле Основание увольнения выберите статью ТК РФ из справочника. Формулировка уйдёт в приказ и в сведения для СФР, поэтому текст должен точно соответствовать кодексу.
4. Проверьте компенсацию за неиспользованный отпуск — программа считает дни сама по остаткам на дату увольнения.
5. Отметьте Рассчитать зарплату, если расчёт выдаёте в день увольнения (ст. 140 ТК РФ требует именно этого), и проверьте суммы на вкладках.
6. Нажмите Провести и закрыть. Из документа печатаются приказ по форме Т-8 и записка-расчёт Т-61.

Окончательный расчёт при увольнении обычно складывается из трёх частей: зарплата за отработанные дни последнего месяца, компенсация за неиспользованный отпуск и, если основание это предполагает, выходное пособие. ЗУП собирает всё в одном документе. Если сотрудник отгулял отпуск авансом, программа покажет удержание за неотработанные дни — проверьте, что оно не превышает 20% от выплаты (ограничение ст. 138 ТК РФ); остаток в таком случае работник возвращает добровольно.

После проведения не забудьте про отчётность. Подраздел 1.1 формы ЕФС-1 (бывшая СЗВ-ТД) по увольнению подаётся в СФР не позднее следующего рабочего дня. СФР — это объединённый с 2023 года фонд, бывшие ПФР и ФСС; напоминаем об этом один раз, дальше по тексту пишем просто «фонд».

Приём нового работника на освободившееся место

Когда увольнение проведено, штатная единица свободна — принимаем на неё замену.

1. Откройте Кадры → Приёмы на работу (ЗУП) или Зарплата и кадры → Кадровые документы → Приём на работу (Бухгалтерия), нажмите Создать.
2. Если физлица ещё нет в базе, создайте новую карточку сотрудника. Не дописывайте данные нового человека в карточку уволенного — это разные люди, их стаж, доходы и вычеты смешивать нельзя.
3. Укажите Дату приёма, подразделение и должность. При ведении штатного расписания выберите ту же вакантную позицию, что освободилась после увольнения.
4. Проверьте оклад и надбавки на вкладке Оплата труда. Из штатки они подставятся автоматически, вручную — вводите по трудовому договору.
5. Заполните вычеты по НДФЛ, если работник принёс заявление, и реквизиты для перечисления зарплаты.
6. Проведите документ. Печатается приказ о приёме и, при необходимости, трудовой договор.

Подраздел 1.1 ЕФС-1 по приёму подаётся так же — не позднее следующего рабочего дня после издания приказа. Новому сотруднику в течение трёх рабочих дней по его заявлению выдайте форму СТД-Р, если он выбрал электронную трудовую книжку.

Если принимаете на ту же должность, но на другой оклад или подразделение, не копируйте условия уволенного «как было». Каждое поле нового документа заполняется по трудовому договору с новым работником — даже если по факту это та же ставка. Иначе в учёт уйдут устаревшие надбавки, которых в новом договоре нет.

Временная замена на период отсутствия

Если основной работник ушёл в отпуск, на больничный или в декрет, место за ним сохраняется — увольнять его нельзя. Заменить сотрудника здесь можно двумя способами.

Срочный договор с новым человеком. Берёте замещающего на время отсутствия основного (ст. 59 ТК РФ). В документе Приём на работу отметьте, что трудовой договор срочный, и укажите, что он действует до выхода основного работника. Дату окончания в явном виде можно не ставить — она наступит в день, когда основной сотрудник вернётся. Когда он выйдет, временного оформляете документом Увольнение по п. 2 ч. 1 ст. 77 ТК РФ (истечение срока договора).

Совмещение действующим сотрудником. Обязанности отсутствующего поручают работнику, который уже трудится в компании, с доплатой по соглашению сторон (ст. 60.2 и 151 ТК РФ). В 1С:ЗУП это оформляется кадровым документом о совмещении: указываете, кто и кого замещает, размер доплаты и период. Доплата попадёт в начисление зарплаты автоматически, пока действует период совмещения.

Передача прав доступа и ответственных лиц

Кадровые документы — половина дела. Вторую половину — доступ к базе и подписи в документах — программа сама не переносит.

Пользователь и права. Учётную запись уволенного не удаляйте, а отключите: Администрирование → Настройки пользователей и прав → Пользователи, снимите флажок Вход в программу разрешён. Удаление порвёт историю: во всех его документах автор станет «не найден». Для нового сотрудника заведите отдельного пользователя и назначьте те же профили групп доступа, что были у прежнего, — так права совпадут без ручной настройки по одной роли.

Ответственные лица организации. Если уволенный был подписантом, смените его в карточке организации: в 1С:Бухгалтерии это Главное → Организации → карточка → Ответственные лица (руководитель, главный бухгалтер, кассир). Иначе новые платёжки, счета-фактуры и накладные пойдут с фамилией уволенного.

Материально ответственное лицо. Если уходит кассир или кладовщик, передача оформляется инвентаризацией кассы или склада на дату замены и новым договором о материальной ответственности. В 1С смените МОЛ в настройках соответствующего склада или кассы, иначе документы движения ценностей подставят прежнего.

Задачи и напоминания. Проверьте, не висят ли на уволенном незакрытые задачи в бизнес-процессах или согласованиях — их нужно переназначить, иначе маршрут встанет.

Доступ к обмену и сервисам. Если уволенный был подключён к 1С-Отчётности, электронной подписи или банковскому обмену от своего имени, перевыпустите сертификат и смените реквизиты подписанта. Электронная подпись оформляется на конкретное физлицо, и после ухода человека подписывать его ключом новые документы нельзя.

Акт приёма-передачи дел. Когда меняется бухгалтер, кассир или кладовщик, дела передают по акту: остатки, незакрытые документы, пароли к сервисам, состояние сверок с контрагентами и фондами. В 1С это не документ, а организационный шаг, но именно он защищает нового сотрудника — он отвечает за учёт с момента приёма, а не за чужие ошибки до него. Инвентаризацию кассы или склада проводят на дату передачи, чтобы зафиксировать остаток, который принимает новый МОЛ.

Где оформлять замену в разных конфигурациях 1С

Порядок действий одинаков, а меню и глубина кадрового учёта различаются. Замену оформляют там, где ведётся зарплата и кадры.

Когда кадры ведут в 1С:ЗУП, а бухучёт в 1С:Бухгалтерии, замену оформляют в ЗУП — там заводят увольнение и приём, а в Бухгалтерию начисления попадают синхронизацией. Дублировать кадровые документы в обеих базах не нужно: это задвоит начисления и взносы.

Проверка: что посмотреть после замены

Убедитесь, что замена прошла чисто, до закрытия месяца.

• 👥 Списочная численность. Отчёт Кадры → Кадровые отчёты по сотрудникам на текущую дату: уволенного в списке работающих быть не должно, новый — должен.
• 🧮 Штатная расстановка. Если ведёте штатку, сверьте, что позиция занята новым работником, а не числится и за старым, и за новым одновременно.
• 💰 Начисления за месяц. В расчётном листке уволенного — только дни до даты увольнения, у принятого — с даты приёма. Пересечения по одной ставке быть не должно.
• 📨 Отчётность сдана. Обе ЕФС-1 (по увольнению и по приёму) приняты фондом, протоколы без ошибок.

Частые вопросы о замене сотрудника в 1С