Меняем сумму в 1С: ручная правка, пересчёт и массовая замена

Сумма в табличной части документа 1С почти всегда считается сама: количество умножается на цену, сверху или внутри ложится НДС. Чтобы изменить сумму вручную, откройте документ, снимите проведение и поправьте нужную ячейку — программа пересчитает связанные поля. Если документ попал в закрытый период, прямую правку не делают: сумму меняют корректировочным документом.

Выбор способа зависит от того, где стоит документ. Черновик правят прямо в форме. Проведённый документ сначала распроводят. Документ закрытого периода исправляют отдельным документом-корректировкой, чтобы не трогать уже сданную отчётность. Разберём каждый случай с точными действиями, числами и предупреждениями — от разовой правки одной строки до массовой замены по списку и правки через код.

Откуда берётся сумма в строке и как поправить её руками

В документах 1С (БП 3.0, УТ 11, ЗУП 3.1 и других на платформе 8.3) сумма строки — расчётное поле. Формула простая:

Сумма = Количество × Цена
НДС   = Сумма × Ставка (если налог «сверху»)
       или выделяется из суммы (если «в том числе»)
Всего = Сумма + НДС (при ставке «сверху»)

Поэтому прямую правку поля Сумма программа тут же пересчитывает обратно — стоит изменить количество или цену, и сумма вернётся к произведению. Это сбивает с толку новичков: кажется, что «1С не даёт поменять сумму».

На практике меняют не саму сумму, а то, из чего она складывается:

• 📝 Цену — если ошиблись в прайсе или вводите ручную скидку.
• 🔢 Количество — если неверно указали объём.
• 💰 Ставку и способ расчёта НДС — в шапке документа поле выбора «НДС сверху» / «НДС в том числе».

Короткий пример. В строке стоит 10 штук по 500 ₽ — сумма 5 000 ₽. Нужно сделать 4 800 ₽. Если просто вписать 4 800 в поле Сумма, при следующем пересчёте вернётся 5 000. Правильно — поставить цену 480 ₽ (4 800 ÷ 10) либо указать количество, дающее нужное произведение. Тогда сумма зафиксируется.

Отдельно стоит понимать разницу между суммой строки и суммой документа. Сумма документа в подвале — это сумма всех строк плюс НДС по правилам шапки. Поэтому иногда достаточно поправить одну строку, а иногда — пересобрать весь документ, если изменились общие условия (тип цен, валюта, организация).

Если документ ещё не проведён (серая, непроведённая строка в списке), правка занимает несколько секунд: открыли, изменили ячейку, нажали Провести и закрыть.

Ручная правка или автоматический пересчёт — что выбрать

Два подхода решают разные задачи. Ручная правка — для единичного исправления. Автоматический пересчёт — когда поменялись исходные данные (курс, цены по типу цен, тариф) и суммы должны пересобраться по правилам конфигурации.

Перед автоматическим пересчётом в проведённом документе сделайте копию базы или выгрузите документ — пересчёт затирает ручные корректировки строк без предупреждения.

Автоматический пересчёт запускают кнопкой перезаполнения табличной части или командой пересчёта цен и валюты в шапке. Он удобен, когда исходники изменились системно. Для точечной правки он избыточен и опасен — проще поправить руками.

Как изменить сумму в уже проведённом документе

Проведённый документ уже сформировал движения по регистрам (проводки, партии, взаиморасчёты). Поэтому порядок такой:

1. Откройте документ из списка.
2. Снимите проведение: кнопка Ещё → Отменить проведение (документ станет непроведённым).
3. Измените количество, цену или ставку НДС — сумма пересчитается.
4. Проверьте итог в подвале табличной части.
5. Нажмите Провести — движения перезапишутся по новым суммам.

Чек-лист, чтобы не получить расхождений после правки суммы:

Отдельный случай — оплата и отгрузка уже связаны. Если поменять сумму реализации после того, как прошла оплата, образуется разница по счёту 62: аванс или задолженность. Проверьте её в оборотно-сальдовой ведомости по контрагенту и при необходимости поправьте документ оплаты.

Правка суммы в закрытом периоде: корректировка вместо редактирования

Закрытый период защищён датой запрета изменения (Администрирование → Настройки пользователей и прав → Даты запрета изменения). Прямую правку программа не пропустит, и это правильно: за период уже сдана отчётность.

Сумму в закрытом периоде меняют специальными документами:

• Корректировка реализации — исправить сумму или количество в документе продажи.
• Корректировка поступления — то же для покупки.
• Операция (бухгалтерский и налоговый учёт) — ручная проводка, когда типового документа-корректировки нет.

Корректировочный документ делает движения на разницу: он не переписывает старый документ, а добавляет исправляющие проводки нужной датой. Это соответствует порядку исправления ошибок по ПБУ 22/2010, а для налогов — статьям 54 и 81 НК РФ (при необходимости подаётся уточнённая декларация).

Массовая замена сумм в списке документов

Когда одинаковую правку нужно внести в десятки документов, ручной перебор не вариант. В БП 3.0 для этого есть обработка Групповое изменение реквизитов (Администрирование → Обслуживание → Групповое изменение реквизитов).

Она меняет реквизиты объектов — например, ставку НДС, статью затрат, склад. Но табличную часть и расчётные суммы она напрямую не пересчитывает, поэтому порядок такой:

1. Выделите в списке нужные документы (фильтром по периоду, контрагенту, организации).
2. В групповой обработке задайте новое значение реквизита (например, ставку НДС).
3. После изменения перепроведите документы — суммы и НДС пересчитаются при проведении.

Если нужно именно пересчитать суммы по новым ценам или курсу сразу в пачке документов, типовой обработки «пересчитай всё» нет — такую задачу решают перепроведением группы документов (Операции → Групповое перепроведение документов) либо внешней обработкой под конкретную конфигурацию.

Типичный сценарий массовой правки — задним числом поменяли ставку НДС в договоре, и нужно пересобрать десятки реализаций за квартал. Порядок: отфильтровали список по контрагенту и периоду, групповым изменением проставили новую ставку, затем групповым перепроведением дали суммам пересчитаться. Отчётность за квартал при этом не должна быть сдана — иначе это уже корректировки через уточнённую декларацию, а не массовая правка.

Суммы с НДС и в валюте: что пересчитывается

НДС. В шапке документа есть переключатель способа расчёта: налог считается «сверху» или «в том числе». От него зависит итог:

• При ставке 20 % и способе «сверху»: сумма 100 000 ₽ → НДС 20 000 ₽ → всего 120 000 ₽.
• При способе «в том числе»: всего 100 000 ₽ → НДС 16 666,67 ₽ → сумма без НДС 83 333,33 ₽.

Поменяете способ расчёта — изменится итоговая сумма документа, даже если цифры в строках прежние. Поэтому при правке суммы сначала проверьте этот переключатель.

Валюта. В валютном документе сумма в рублях — производная: сумма в валюте умножается на курс. Чтобы изменить рублёвую сумму, меняют либо сумму в валюте, либо курс (команда Цены и валюта в шапке). Курс подтягивается из справочника валют на дату документа; если он не загружен, впишите вручную.

Пример пересчёта. Счёт на 1 000 €, курс на дату документа 100 ₽ — рублёвая сумма 100 000 ₽. Загрузили уточнённый курс 101 ₽ и пересчитали: сумма в рублях стала 101 000 ₽, разница 1 000 ₽. Сумма в валюте при этом не меняется — меняется только рублёвый эквивалент.

При смене курса по уже проведённому валютному документу появляется курсовая разница — её движения формируются при закрытии месяца, отдельно править их не нужно.

Если расчёты с контрагентом ведутся в валюте, а оплата приходит в рублях, следите за тем, в какой валюте заведён договор. Сумма взаиморасчётов считается по валюте договора, и правка суммы документа без оглядки на договор даёт расхождение по счёту 60 или 62.

Изменение сумм программно: обработкой или в расширении

Когда правок много и они по правилу, суммы меняют кодом — внешней обработкой или через расширение конфигурации (расширения доступны с платформы 8.3.6). Прямое изменение типовой конфигурации без расширения снимает её с поддержки, поэтому так не делают.

Базовый приём — пройти по строкам табличной части и пересчитать поле. Обратите внимание: сумму меняют вместе с зависимыми полями, иначе проведение их перезапишет.

// Пример: поднять цену на 10 % и пересчитать сумму
Для Каждого Строка Из Документ.Товары Цикл
    Строка.Цена  = Строка.Цена * 1.1;
    Строка.Сумма = Строка.Количество * Строка.Цена;
КонецЦикла;
Документ.Записать(РежимЗаписиДокумента.Проведение);

Если объект большой, не считайте границу цикла от изменяемой коллекции и не склеивайте число со строкой без Формат(). Для вывода суммы в сообщение используйте Формат(Строка.Сумма, "ЧДЦ=2; ЧРД=,"), а не простую конкатенацию.

Кто и когда менял сумму: журнал и версионирование

Чтобы увидеть, кто правил документ, в 1С есть два механизма.

Журнал регистрации (Администрирование → Обслуживание → Журнал регистрации) фиксирует сам факт изменения: пользователь, дата, время, какой объект записан. Отфильтруйте по документу и пользователю — увидите, когда его трогали.

Версионирование объектов хранит содержимое версий, то есть позволяет сравнить суммы «до» и «после». Его включают в настройках (Администрирование → Общие настройки → История изменений) и указывают, для каких документов хранить версии. После этого в самом документе появляется команда Ещё → История изменений — там видно, какое поле и с какого на какое значение изменилось.

Частые вопросы