Изменение и корректировка табеля учёта времени в 1С:ЗУП

Поменять табель в 1С:ЗУП 3.1 можно тремя способами, и выбор зависит от того, что именно не так. Если неверно показаны фактические часы — правим документ Табель. Если время раз в раз считается не по факту, а «как по плану» — дело в графике работы (Настройка → Графики работы сотрудников). Если нужно отметить отпуск, болезнь или прогул — вводим не табель, а отдельный документ-отклонение.

Путаница почти всегда в одном: в ЗУП по умолчанию время берётся из графика сотрудника, а не из табеля. Документ Табель нужен только там, где ведут сплошной учёт фактического времени, либо когда факт разошёлся с графиком. Разберём каждую ситуацию: как изменить явки, поправить буквенные коды, исправить уже проведённый документ, пересчитать зарплату и перенести данные на другой период.

Инструкция для конфигурации «1С:Зарплата и управление персоналом», редакция 3.1, интерфейс «Такси». В «1С:Бухгалтерии» с блоком зарплаты логика та же, но часть разделов называется иначе.

Откуда 1С:ЗУП берёт отработанное время

До первой правки важно понять, что программа считает источником истины. В ЗУП есть два способа учёта рабочего времени:

• 🗓️ По отклонениям (по умолчанию). Время считается строго по графику сотрудника. В течение месяца вы регистрируете только отклонения — отпуск, больничный, командировку. Если отклонений не было, человек «отработал по плану», и отдельный табель вводить не нужно.
• ⏱️ Сплошной учёт (по фактически отработанному времени). Каждый день заносится вручную документом Табель. Применяют там, где факт регулярно не совпадает с графиком: сменные производства, почасовая оплата, суммированный учёт.

Способ задаётся в настройках учёта рабочего времени. Пока включён учёт по отклонениям, редактировать «тот самый табель», который вы видите в печатной форме Т-13, напрямую нельзя — он собирается автоматически из графика и документов-отклонений. Чтобы изменить такой табель, меняют не его, а исходные данные: график или документ отклонения.

Что проверить перед тем, как править

Прежде чем менять цифры, убедитесь, что правите в правильном месте. Иначе исправление «съестся» при следующем пересчёте.

Отдельно про период. Если зарплата за месяц уже начислена и выплачена, прямая правка задним числом создаёт расхождение между выплаченной суммой и пересчитанной. В таком случае корректируют не старый документ, а делают доначисление или сторно в текущем месяце.

Как изменить явки в документе «Табель»

Это основной сценарий для сплошного учёта. Документ Табель находится в разделе Зарплата. Если в панели нет прямой ссылки, откройте журнал всех документов по зарплате и отберите по слову «табель».

1. Откройте существующий документ Табель за нужный месяц (или создайте новый кнопкой Создать).
2. Укажите организацию, месяц и подразделение — программа подтянет сотрудников с их графиками.
3. В табличной части найдите нужного человека. По каждому дню стоит буквенный код и количество часов.
4. Дважды кликните по ячейке дня и поменяйте код либо часы. Например, вместо Я 8 поставьте Я 4 для неполного дня или РВ 8, если это была работа в выходной.
5. Проверьте итоговые колонки — отработанные дни и часы за месяц пересчитаются автоматически.
6. Нажмите Провести и закрыть.

Норму рабочего времени, с которой программа сравнивает факт, задаёт производственный календарь . Если в вашем регионе был перенос выходного или праздник, а календарь в базе не обновлён, часы в табеле «поедут» относительно реальной нормы. Прежде чем винить табель, убедитесь, что производственный календарь на год загружен и актуален — он общий для всех расчётов времени.

Если менялось плановое время — правим график

Когда «неверный табель» на самом деле означает неправильно заданный рабочий день (например, стоит 8 часов, а должно быть 7), меняют график, а не табель:

1. Зайдите в Настройка → Графики работы сотрудников.
2. Откройте нужный график, исправьте часы или шаблон недели.
3. Перезаполните график на период кнопкой заполнения по шаблону.
4. После изменения графика перепроведите документы начисления за затронутые месяцы.

Как отметить отпуск, болезнь и другие отклонения

Отпуск, больничный, командировку, прогул в табель руками не вписывают — их регистрируют документами, а коды в табель программа проставит сама. Так данные попадут и в расчёт среднего заработка, и в пособия, и в печатную форму.

После проведения такого документа буквенный код появится в табеле автоматически. Если вы вдобавок поставите тот же код руками в документе Табель — получите задвоение. Выберите один способ.

Буквенные коды табеля: как заполнить и поменять

Коды в 1С соответствуют унифицированным формам Т-12 и Т-13 (Постановление Госкомстата № 1 от 05.01.2004). Чтобы поменять обозначение дня, в ячейке табеля меняют именно буквенный код. Частые коды:

Унифицированная форма Т-13 с 2013 года не обязательна — организация вправе применять свою форму. Но 1С:ЗУП печатает именно Т-13, и коды в ней стандартные, поэтому проще не изобретать свои обозначения.

Как исправить уже проведённый табель и пересчитать зарплату

Самый частый вопрос — что делать, если табель провели, а потом нашли ошибку. Порядок зависит от того, начислена ли уже зарплата.

Зарплата ещё не начислена. Просто откройте документ Табель, внесите правки и перепроведите. Затем заполните или перезаполните документ Начисление зарплаты и взносов за этот месяц — он подтянет исправленные данные.

Чтобы было понятнее, как часы влияют на сумму, разберём на окладе. Пусть оклад — 50 000 ₽, а в месяце 20 рабочих дней. Если в табеле по ошибке стоит 18 отработанных дней вместо 20, расчёт даст 50 000 / 20 × 18 = 45 000 ₽. После исправления на 20 дней начисление вернётся к полному окладу — 50 000 ₽, разница составит 5 000 ₽. Поэтому даже один-два неверных дня в табеле заметно меняют выплату, и перепроводить начисление после правки обязательно.

Зарплата начислена, но не выплачена. Исправьте табель, после чего в документе Начисление зарплаты и взносов нажмите пересчёт сотрудника (команда пересчёта по выделенным строкам в табличной части). Суммы пересчитаются с учётом новых часов.

Зарплата уже выплачена. Задним числом переписывать опасно: разъедется выплаченное и начисленное. Исправления делайте в текущем месяце — доначислением или сторнированием, а не правкой закрытого периода. Для этого в текущем Начислении зарплаты программа сама предложит доначисления и перерасчёты за прошлый период, если вы исправили в нём первичные документы.

1. Внесите изменение в первичный документ прошлого месяца (табель или отклонение).
2. Перейдите в начисление зарплаты текущего месяца.
3. Проверьте, что в нём появились строки доначисления/перерасчёта за прошлый период.
4. Проведите документ — разница уйдёт в текущую выплату.

Массовое изменение и перенос данных табеля

Когда править нужно не одного человека, а всё подразделение или перенести данные на другой период:

• 📋 Групповое заполнение. В документе Табель кнопка заполнения проставит всем сотрудникам явки по графику — дальше точечно меняете отклонения. Это быстрее, чем набивать каждую ячейку.
• 🔁 Перенос на другой месяц. Отдельной команды «перенести табель» нет. Создайте новый документ Табель на нужный месяц и заполните по графику — данные берутся из актуальных графиков, а не копируются из старого табеля. Копировать прошлый документ есть смысл только если состав и часы повторяются один в один.
• 👥 Смена подразделения или организации. Меняется в шапке документа — после этого перезаполните табличную часть, иначе останутся сотрудники старого отбора.

Частые ошибки при правке табеля

Частые вопросы