Замена номера телефона работника в 1С 8.3
Содержание
Номер телефона работника в 1С хранится не в карточке сотрудника, а в карточке физического лица — в блоке контактной информации. Чтобы его поменять, откройте нужное физлицо и отредактируйте строку с телефоном, затем запишите карточку. Весь процесс занимает меньше минуты.
Главная путаница здесь одна: кадровики правят телефон в документе или в списке сотрудников и удивляются, что он «не меняется». Ниже — где именно лежит номер, как его заменить в ЗУП и Бухгалтерии, и что ещё затронет это изменение: уведомления, Кабинет сотрудника , синхронизацию баз.
Где 1С хранит телефон работника
В конфигурациях на платформе 8.3 данные о человеке разнесены по двум справочникам:
- 🧑 Физическое лицо — личные данные: ФИО, дата рождения, ИНН, СНИЛС, адреса, телефоны, электронная почта. Контактная информация живёт именно здесь.
- 💼 Сотрудник — это «место работы» физлица в конкретной организации (должность, оклад, кадровые документы). Карточка сотрудника ссылается на физлицо, но своего телефона не хранит.
Из-за этого телефон у человека один на все его места работы. Если специалист оформлен в двух организациях одной базы, у него два сотрудника, но одно физлицо — и один номер.
В ЗУП справочник физлиц доступен всегда. В Бухгалтерии он появляется, когда в программе ведётся учёт зарплаты и кадров: если раздел Зарплата и кадры у вас не включён, физлиц в привычном виде вы не увидите, и телефон сотрудника там менять будет негде — для кадровой работы такие организации используют ЗУП.
Отсюда вывод: менять номер нужно в физлице. Правка в списке сотрудников или в кадровом приказе на номер не влияет.
Как изменить номер в карточке физического лица
Порядок действий одинаков в ЗУП 3.1 и в Бухгалтерии 3.0, различается только путь в меню.
| Конфигурация | Где открыть физлиц |
|---|---|
| ЗУП 3.1 | Кадры → Физические лица |
| Бухгалтерия 3.0 | Зарплата и кадры → Физические лица |
Дальше:
- Откройте список физических лиц и найдите нужного человека. В большом списке удобнее не листать, а начать набирать фамилию — список отфильтруется по введённым буквам. Если проще идти от сотрудника — откройте карточку сотрудника и перейдите по ссылке на его личные данные (ссылка с ФИО ведёт в физлицо).
- В карточке физлица найдите блок контактной информации — строки с телефоном, мобильным телефоном, электронной почтой и адресом.
- Щёлкните по значению старого телефона и введите новый номер. Для телефона 1С подставляет маску, вводите цифры без лишних символов.
- Нажмите
Записать и закрыть.
После записи номер автоматически подтянется во все новые печатные формы и документы, где он выводится. Старые уже распечатанные или сохранённые документы номер не обновляют — их при необходимости формируют заново.
Рабочий, мобильный и добавочный — как не перепутать
В контактной информации телефон бывает нескольких видов: рабочий, мобильный, иногда домашний. Это отдельные строки, и программа различает их. Прежде чем править, посмотрите, какой именно номер устарел — чтобы не заменить рабочий телефон мобильным.
Номер можно ввести просто строкой, а можно открыть форму ввода и заполнить поля по отдельности: код страны, код города, сам номер и добавочный. Добавочный (внутренний) номер задаётся в своём поле — не дописывайте его через дефис к основному, иначе маска телефона может сбиться.
Заменить номер или добавить второй
Если у человека появился новый номер взамен старого — правьте существующую строку. Если старый тоже остаётся актуальным (например, рабочий городской и личный мобильный), не затирайте его: добавьте в контактную информацию ещё одну строку нужного вида и впишите туда новый номер. Тогда в карточке будут оба.
Проверьте, что правите именно то физлицо. У полных тёзок в базе часто заводят два физлица по ошибке — тогда номер «меняется», но не у того человека. Ориентируйтесь на ИНН или СНИЛС.
Если телефон не отображается в карточке
Иногда поля для телефона в карточке не видно — значит, в настройках контактной информации этот вид для физлиц отключён. Включить набор полей (телефон, email, адрес) можно в настройках видов контактной информации; названия разделов настройки могут отличаться по релизу. Если прав на настройку нет — обратитесь к тому, кто администрирует базу.
Телефон контрагента и организации
Запрос «поменять телефон в 1С» нередко относится не к работнику, а к контрагенту или к собственной фирме. Механизм тот же — блок контактной информации в карточке, меняется только справочник.
- 🏢 Контрагент — раздел
Справочники → Контрагенты, открываете карточку, правите телефон в контактной информации. - 🏛 Своя организация — карточка организации (раздел с организациями в настройках), блок реквизитов и контактов. Этот номер попадает в счета, акты и накладные, поэтому после правки стоит сформировать один документ и посмотреть печать.
Кадры → Физические лица (ЗУП) или Зарплата и кадры → Физические лица (Бухгалтерия).Справочники → Контрагенты, блок контактной информации.Нужно ли обновлять номер в кадровых документах
Частый вопрос: раз телефон есть в трудовом договоре и личной карточке, не надо ли переоформить сами кадровые документы? Короткий ответ — нет.
Документы приёма на работу, кадрового перевода, отпусков и увольнений телефон в себе не хранят. Они ссылаются на сотрудника и физлицо, а контактные данные подтягивают из карточки физлица в момент печати. Поэтому:
- 📄 уже проведённые кадровые документы править из-за смены телефона не нужно;
- 🖨 печатные формы (трудовой договор, личная карточка, согласия) при повторном формировании возьмут уже новый номер;
- 📁 бумажный экземпляр со старым номером остаётся как есть — это не ошибка, актуальная версия хранится в базе.
Исключение — если по регламенту компании при смене контактов оформляется дополнительное соглашение или уведомление. Тогда это отдельный документ кадрового учёта, а не правка старых.
Телефон работника — персональные данные. Храните их в базе в актуальном виде и не передавайте третьим лицам без основания; порядок обработки у вас определён положением о персональных данных.
Номер для уведомлений и Кабинета сотрудника
Если в базе настроена рассылка СМС (например, расчётные листки или напоминания), сообщения уходят на номер из контактной информации физлица. Отдельного «телефона для уведомлений» в программе нет — используется тот же номер, что вы правите в карточке. Поэтому после смены номера дополнительно настраивать рассылку не нужно: следующее сообщение уйдёт уже на новый телефон.
Сами настройки отправки СМС (провайдер, параметры подключения) задаются в разделе Администрирование — в блоке органайзера и сервисов. Провайдера при смене номера сотрудника менять не требуется.
Если СМС перестали приходить именно этому человеку — сначала проверьте, что в физлице стоит мобильный номер в правильном формате (с кодом страны), а не городской или с опечаткой.
Сервис «1С:Кабинет сотрудника» выдаёт работникам доступ к расчётным листкам, справкам и заявлениям. Приглашение в кабинет сотрудник получает по контактным данным из физлица, а вход в мобильное приложение привязан к номеру телефона.
Поэтому при смене номера важна последовательность:
- Сначала обновите телефон в карточке физлица.
- Затем в настройках сервиса (раздел работы с Кабинетом сотрудника в ЗУП) проверьте приглашение этого работника.
- Если человек уже входил по старому номеру, ему может потребоваться новое приглашение или повторная авторизация по новому номеру.
Точные пункты меню сервиса зависят от релиза ЗУП, но отправка и отзыв приглашений всегда собраны в одном месте — ищите раздел, посвящённый Кабинету сотрудника.
Телефон и учётная запись пользователя
Вход в саму программу 1С работает по логину и паролю (или по доменной учётной записи), а не по телефону. В карточке пользователя (Администрирование → Настройки пользователей и прав → Пользователи) отдельного поля с личным мобильным номером для входа нет — менять там при смене телефона нечего.
Связь простая: пользователь может быть сопоставлен с физлицом, и тогда все номера берутся из физлица. Правьте телефон в одном месте — в карточке физического лица — и он автоматически будет актуален везде, где программа его использует.
Это удобно и тем, что не нужно помнить все места, где фигурирует номер: расчётные листки, СМС, Кабинет сотрудника, печатные формы договоров и справок обращаются к одной и той же контактной информации физлица. Обновили её — обновилось всё, что программа формирует после этого.
Передаётся ли новый номер при синхронизации
Если у вас настроен обмен между ЗУП и Бухгалтерией (или с другой базой), физические лица в них сопоставляются по ИНН, СНИЛС и ФИО. А вот контактная информация в стандартные правила обмена обычно не входит как ключевое поле и может не переноситься автоматически.
Проверить это легко: после обмена откройте в принимающей базе то же физлицо и сравните номер. Совпадает — ничего делать не нужно. Отличается — значит, контакты обменом не переносятся, и держать их в двух базах актуальными придётся вручную.
Практический вывод:
- поменяли номер в ЗУП — после очередной синхронизации загляните в физлицо в Бухгалтерии;
- если номер там остался старым, поправьте его вручную тем же способом;
- не пытайтесь «чинить» это пересозданием физлица — получите задвоение и расхождение данных по сотруднику.
Никогда не удаляйте и не пересоздавайте физлицо, чтобы «обновить» телефон. К физлицу привязаны кадровая история, начисления и документы — удаление оборвёт эти связи.
Что проверить после замены номера
Короткий контроль избавляет от сюрпризов, когда телефон понадобится в документе или рассылке.
Если после правки что-то идёт не так, частые ситуации разбирает подсказка ниже.
Отдельно про печатные формы: трудовой договор, справки и приказы берут контактные данные на момент формирования. Если документ уже распечатан и подшит, задним числом номер в нём не поменяется — при необходимости переформируйте и распечатайте заново.